Оптимизация бизнес процессов: пошаговая инструкция и разбор ошибок

Содержание

Оптимизация бизнес-процессов: приемы, подходы, цели, примеры

Главная цель любого бизнеса — минимизировать издержки и нарастить прибыль. С этой целью часто прибегают к оптимизации отдельных бизнес-процессов.

Поговорим о том, какими методами это можно сделать, приведем все этапы оптимизации и расскажем, что в итоге может получить владелец бизнеса.

Что такое бизнес-процесс

Бизнес-процесс — это определенная последовательность действий, которая приводит к конкретному результату. У каждого процесса в бизнесе есть своя цель, ничто не происходит просто так.

На количество и особенности бизнес-процессов влияют:

  1. Специфика самого бизнеса, сфера деятельности предприятия.
  2. Масштабы субъекта — мелкий бизнес или крупное производство.
  3. Личные качества владельца и руководства.

На практике существуют три вида бизнес-процессов:

  1. Основной. Направлен на увеличение прибыли и удовлетворение клиентов.
  2. Вспомогательный. Нацелен на обеспечение бесперебойной, штатной работы предприятия.
  3. Управленческий. Определяет стратегию развития фирмы и всех ее подразделений.

Цели оптимизации данных бизнес-процессов:

  • Автоматизация работы.
  • Регламентация деятельности.
  • Совершенствование планирования.
  • Совершенствование контроля и учета.
  • Налаживание эффективной связи между отделами и подразделениями.
  • Повышение качества продукции.
  • Снижение затрат.
  • Улучшение всех финансовых показателей.
  • Расширение, развитие бизнеса.
  • Получение дополнительных средств на расширение бизнеса.

Когда нужно оптимизировать бизнес-процессы

Признаем, что в нашей стране многие субъекты хозяйственной деятельности работают без оптимизации бизнес-процессов. Однако, в ряде случаев она необходима:

  1. Увеличивается штат, принимаются новые сотрудники.
  2. Увеличивается количество структурных подразделений.
  3. Есть проблемы в работе предприятия.

В частности, проблемы могут быть связаны с недостатком информации у исполнителей-сотрудников, с медленным принятием решений руководством, отсутствием контроля за результатами работы, напряжением в коллективе, ростом издержек.

Для примера приведем вам основные проблемы предприятия, торгующего через интернет:

  • Звонки клиентов просто игнорируются.
  • Заказы обрабатываются медленно, пропадают, путаются.
  • Клиенты жалуются на некачественное обслуживание.
  • Консультанты не могут дать исчерпывающей и понятной информации.
  • Сроки доставки товаров срываются.
  • Товар поступает в просроченном или поврежденном виде.
  • Клиенты не получают информацию об акциях и скидках.
  • Сайт не развивается, не обновляются новости и описания товаров.

Все эти проблемы могут привести к банкротству интернет-магазина, услугами которого прекратят пользоваться. Наглядный пример ситуации, когда оптимизация деятельности просто необходима.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Выделим шесть методов оптимизации бизнес-процессов:

  1. Изменение. Начинают применяться другие методы работы с поставщиками и клиентами, меняется подход к технологиям и товарным запасам.
  2. Исключение. Устраняются причины проблем, например, сокращаются производственные уровни и неэффективные сотрудники.
  3. Упрощение. Некоторые процессы становятся проще, в разумных пределах, сокращается их продолжительность.
  4. Ускорение. Автоматизация процессов, проведение параллельного инжиниринга.
  5. Стандартизация. Адаптация всех процессов работы к конкретным стандартам.
  6. Обеспечение взаимодействия. Налаживание эффективных связей между разными отделами и структурными подразделениями.

Все этапы оптимизации бизнес-процессов

Приведем вам алгоритм оптимизации бизнес-процессов, который подходит и для малого, и для крупного бизнеса:

  1. На первом этапе нужно определиться, с какой целью будет проводиться оптимизация деятельности фирмы. Например, для уменьшения сроков хранения товаров на складе, сокращения времени с момента их производства до реализации. Чаще всего на этом этапе в компании устраивается мозговой штурм, проводится обсуждение с привлечением минимум 5–10 штатных специалистов во главе с руководителем. Они обсуждают, что именно нужно изменить в компании, чтобы добиться достижения первоочередной цели.
  2. Определяются элементы бизнес-процессов. Это субъект, объект, вход-выход, то есть начало и окончание процесса, а также совокупность всех функций. Корректировать можно сразу все элементы бизнес-процесса или только отдельные составляющие. Нужно выделить всех субъектов процесса, их обязанности, функции, границы ответственности.

Важно

Если нельзя выделить ответственного за проведение всего бизнес-процесса, его нужно разбить на части, чтобы определить, кто ответственен за каждую из них.

Для примера приведем входы-выходы первичной документации в бухгалтерии: товарная накладная сначала поступает на склад, потом в отдел материально-технического обеспечения, затем в производственную службу и уже после этих трех подразделений в бухгалтерию. В итоге документ проходит слишком длительный этап согласования и учета. Его вполне можно сократить до цепочки «склад-бухгалтерия», а остальным отделам отправлять копии документа. И бизнес-процесс учета будет оптимизирован.

Важно

Если у бизнес-процесса нет выхода, то есть конечного пункта, он никуда не направлен, его вообще можно исключать, смысл отсутствует.

  1. Подготовка к оптимизации бизнес-процессов. Нужно распределить обязанности между всеми участниками. Часто повторяющиеся, простые операции поручаются рядовым сотрудникам, более сложные — специалистам. В итоге увеличится скорость протекания процессов, уменьшатся трудозатраты.
  2. Внедрение изменений в бизнес-процессы. Приступаем к реализации составленного плана, призванного достичь конкретной цели. Нужно внести изменения в локальные документы фирмы, донести план до всего коллектива. Важно привлекать и информировать сотрудников, чтобы все принимали участие в оптимизации бизнеса.

Приведем для примера план оптимизации бизнес-процессов, разработанный в такой известной корпорации, как Ford:

  1. Выявление самых проблемных мест в работе завода.
  2. Составление плана по улучшению ситуации.
  3. Подбор команды, которая будет этим заниматься.
  4. Подробное описание проблемы.
  5. Выявление методов, которые могут ее сдерживать на первом этапе.
  6. Анализ всех составляющих проблемы.
  7. Разработка корректировок деятельности.
  8. Внедрение и валидации корректировок.
  9. Разработка превентивных мер.
  10. Решение проблемы.

Последовательность, как видим, четкая. Все начинается с обнаружения проблемы и заканчивается ее решением. Пропускать этапы нельзя, нужно действовать четко, по плану, поступательно.

Основные ошибки при оптимизации бизнес-процессов 

Главные ошибки при оптимизации бизнес-процессов допускают именно управленцы, руководители:

  • Они часто формально относятся к делу. Вместо того, чтобы скрупулезно изучить ситуацию, составить план, назначить ответственных, проинформировать подчиненных, начальник просто издает приказ: «Ликвидировать проблему на участке N, впредь не допускать подобного». Как ликвидировать, как не допускать, непонятно.
  • Игнорирование методологического подхода в пользу интуитивного. Руководитель просто не разбирается в технологии производства, особенностях и принципах бухучета и маркетинга.
  • Метод оптимизации процесса выбирается неверно. Проблема не определена до конца, нет плана, руководство некомпетентно. В итоге инструменты улучшения ситуации выбираются неправильно, не соответствуют проблеме и поставленным задачам.
  • Начальство высшего звена лично руководит всем процессом оптимизации. Понятно, что отстранять руководство нельзя. Но непосредственно оптимизацией должны управлять специалисты в данной сфере. А руководство — просто контролировать реализацию составленного плана. И содействовать профессионалам, помогать им.

Цели оптимизации бизнес-процессов

Как свидетельствуют отзывы управленцев, оптимизация бизнес-процессов на практике помогает добиться следующих целей:

  • Поставленные задачи удается решить раньше, процессы ускоряются.
  • Наладились контакты между различными отделам и вспомогательными службами предприятия.
  • Клиенты довольны.
  • Финансовое положении компании улучшилось.
  • Появились возможности для расширения бизнеса и завоевания новых рынков.
  • Появились свободные ресурсы, которые можно направлять на развитие компании.
  • Расходы снизились, стали более эффективными.
  • Разрешилась проблема с удвоением функций.
  • В коллективе нормальная рабочая обстановка.
  • Можно заниматься стратегическим планированием.

Заключение

Пренебрегать оптимизацией бизнес-процессов могут только владельцы и руководители компаний, где все исключительно хорошо. У них нет проблем. Если же на каком-то этапе бизнеса возникают вопросы, развитие прекращается, возникают сложности в той или иной сфере — значит, пора заниматься оптимизацией.

Уверены, что наша простая и понятная инструкция поможет вам в этом.

Оптимизация бизнес-процессов — подробное руководство

Чтобы бизнес работал эффективно, важно чтобы каждый член команды четко выполнял возложенные на него задачи, а все производственные процессы обеспечивали достижение главной цели – регулярный рост прибыли. Неотъемлемой частью любого успешно развивающегося проекта является оптимизация бизнес-процессов.

Оптимизировать бизнес стоит всем. Почему?

Оптимизация бизнес-процессов необходима в следующих случаях:

  • когда требуется увеличение
    производительности;
  • чтобы повысить качество
    обслуживания;
  • для обеспечения конкурентной
    способности предприятия;
  • для соответствия отдельных
    процессов новым требованиям рынка;
  • для повышения прибыльности
    предприятия;
  • с целью сокращения штата и
    увеличения производительности предприятия;
  • в случае расширения компании;
  • при сокращении производительности;
  • при плановой модернизации бизнеса
    для повышения его прибыльности.

Оптимизировать бизнес можно на любом этапе его развития, главное изначально правильно определить текущие проблемы и подобрать методы их исправления.

Правила качественной оптимизации

Оптимизация бизнес-процессов проводится для улучшения продаж, увеличения эффективности работы и устранения недостатков. Каким бы методом не оптимизировалась деятельность компании, важно чтобы при этом соблюдалось несколько основных правил:

  1. Перед тем, как оптимизировать производство, нужно выделить и разграничить все происходящие в нем бизнес-процессы, оценить его текущую эффективность, выделить успехи на рынке, имеющиеся риски, особенности ведения бизнеса и ход протекания процессов. Также необходимо тщательно изучить структуру компании, количество ее сотрудников, отделов, структурных подразделений.
  2. Изначально оптимизация начинается «от частного к общему», то есть определяется цель, затем модель ее оптимизации и осуществляется внедрение проекта. Если же требуется системное изменение бизнеса, а не некоторых процессов, это уже называется реинжиниринг бизнес-процессов.
  3. Оптимизация должна быть гибкой. Перед началом ее внедрения необходимо изучить деятельность компании и определить целесообразность оптимизирования тех или иных процессов, которые на текущий момент приносят прибыль, чтобы не ухудшить показатели по ним.
  4. В ходе оптимизации следует учитывать человеческий фактор, поскольку не весь персонал будет позитивно реагировать на изменения, особенно когда предполагается сокращение рабочих мест.

Оптимизация бизнес-процессов — методы

Выбор методики оптимизации бизнес-процессов зависит от особенностей бизнеса, его целей и желаемого результата. Принято выделять 4 основных метода.

  • Оптимизация бизнес-процессов - пример Пример бизнес-процесса от Elma
  • Оптимизация бизнес-процессов - пример Пример бизнес-процесса от Террасофт
  1. Инжиниринг – комплексное внедрение инновационных технологических
    решений.
  2. Реинжиниринг бизнес-процессов – полный отказ от используемых на текущий
    момент методов и бизнес-процессов.
  3. Непрерывное совершенствование. На оптимизацию этим методом уходит много
    времени, но при этом не останавливается производственный процесс, а систематически
    совершенствуется.
  4. Всеобщее управление качеством – разработка нового продукта, отвечающего
    всем рыночным требованиям. Метод может использоваться параллельно с уже
    работающим проектом либо полностью заменять старую продукцию.

Для непрерывного
развития бизнеса обязательным условием является правильная и профессиональная
оптимизация его процессов.

Похожие статьи

Навигация по записям

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство

В зависимости от решения обнаруженных проблем, могут использоваться разные технологии оптимизации. Важно понимать, что единых решений для всех отраслей и случаев не существует — нужно продумывать и анализировать каждую отдельно взятую ситуацию.

Стандартизация

Крупные компании могут столкнуться с тем, что в каждом филиале документация ведется по-разному. Проблемы с отчетностью и логистикой в этом случае неизбежны, а это значит — потеря времени на выполнение простейших задач.

Стандартизация предполагает единые правила работы для любого филиала. Одна компания — одни требования. Создать единые стандарты выполнения процессов — это первый шаг на пути к оптимизации компании. При создании этого свода правил нужно учесть не только опыт других предприятий, но и специфику отрасли и каждого отдела в отдельности.

Исключение

Некоторые фазы выполнения задачи можно объединить с другими и тем самым упростить. К примеру, при устройстве на работу кандидат отправляет резюме, общается с менеджером по персоналу, затем с начальником отдела и, наконец, с директором компании. Общение с HR в данном случае — лишний шаг, проще создать подробную анкету, где присутствовали бы все вопросы, которые нужны менеджеру по персоналу. А вот собеседование с руководителем отдела необходимо, так он сможет оценить уровень кандидата и его профессиональные навыки. Этап собеседования с директором тоже можно исключить, если только он не предпочитает тотальный контроль.

Важно анализировать процессы и выбирать для исключения действительно ненужные этапы. Без анализа слишком велика вероятность избавиться от необходимых элементов.

Изменение

После анализа бизнес-процесса будут заметны точки, позволяющие его оптимизировать. К примеру, изменить материалы или технологии — это оптимизация расходов. Любое изменение нужно делать осознанно и не занижать качество товара или услуги, руководствуясь одной лишь ценой.

Стоит отметить, что некоторые изменения нужно тестировать. К примеру, ресторан может запустить сезонное меню. Если блюда придутся по душе клиентам, то они станут постоянными. Утвержденные изменения должны действовать во всех отделах и филиалах компании — это как раз пример стандартизации изменений.

Отладка взаимодействия

Процесс сильно замедляется, когда отдельные его этапы выполняют отделы, не контактирующие между собой. В большой компании из-за отсутствия взаимодействия между отделами сотрудники могут дублировать задачи, выполняя тем самым лишнюю работу. Это непродуктивно и невыгодно.

Отдельные рабочие единицы должны взаимодействовать, будь то сотрудники или целые отделы. В небольшой фирме хватит и классической планерки, где каждый будет отчитываться о своих выполненных и планируемых задачах. В компаниях с большим количеством сотрудников на таких спринтах присутствуют только руководители, поэтому задачи должны дублироваться на досках вроде Trello или Monday. Помогут и общие чаты — так сотрудники смогут уточнить информацию и узнать, не дублируются ли задания.

Обучение методам оптимизации бизнес-процессов в организации



Процессный подход к управлению бизнесом основывается на формировании групп операций, приводящих к тому или иному значимому результату – будь то повышение прибыли, улучшение качества продукции или завоевание определенной доли рынка. Таким образом, руководитель обращает внимание не на формальную деятельность различных подразделений, а непосредственно на реальную работу всей фирмы в целом, используя методы оптимизации бизнес-процессов. Благодаря этому удается находить нестандартные решения, что приведет в конечном итоге, например, к улучшению работы логистов или упрощению взаимодействия сотрудников разных отделов. Вне процессного подхода такие результаты получить сложнее, потому что разные подразделения решают свои задачи и не имеют отношения друг к другу.


Бизнес-процессы происходят внутри любой компании независимо от того, осознают ли менеджеры их существование и пытаются ли манипулировать ими сознательно. Поэтому первый шаг руководителя – выделить существующие процессы и реформировать их таким образом, чтобы конечные цели достигались наиболее эффективно. За последние десятилетия выработаны разнообразные методы оптимизации бизнес-процессов в организации. Для примера рассмотрим пять наиболее распространенных и проверенных.

Методика быстрого анализа решения (FAST)


В основе этого довольно простого подхода лежит так называемый мозговой штурм. Группа специалистов, имеющих то или иное отношение к конкретному бизнес-процессу, на протяжении краткого периода времени сосредотачивает все усилия на его совершенствовании. Этап экспресс-анализа ситуации и выработки идей длится не более двух дней, этап внедрения улучшений – не более 90 дней. Обсуждение чаще всего организуется в форме очного совещания, хотя современные информационные технологии в последнее время стали позволять организовать «встречу» и дистанционно.


В ходе переговоров любой участник имеет право предлагать любые усовершенствования, которые, по его мнению, позволили бы в течение трех месяцев добиться заметного улучшения финансовых или иных результатов бизнес-процесса. Присутствующий на совещании или ознакомленный с его итогами руководитель предприятия, или уполномоченный им топ-менеджер принимает финальное решение касательно каждой выдвинутой идеи. Если он решает ее опробовать, то автор нововведения в дальнейшем несет ответственность за успех или провал.

Бенчмаркинг


В рамках этой методики все процессы, важные для фирмы, сравниваются с аналогичными сторонами деятельности конкурентов, лидеров рынка, известных своим успехом компаний. В ходе систематического сравнительного анализа и с применением иных механизмов оценки вырабатывается план совершенствования процессов.


Один из самых успешных примеров применения бенчмаркинга – опыт американской компании Xerox, которая в 1979 году переживала тяжелый кризис, не выдерживая конкуренции на рынке оргтехники с японскими фирмами. Специалисты Xerox внимательно изучили опыт успешных конкурентов, специально посетив Японию. В итоге предприятию удалось укрепить свои позиции еще на несколько десятилетий, хотя надо сказать, что в 2018 году оно все же было поглощено японской Fujifilm. Так или иначе, этот опыт вошел в учебники менеджмента, а бенчмаркинг заслужил славу эффективной методики оптимизации бизнес-процессов.   

Перепроектирование


Этот подход обычно применяется не в условиях кризиса, а для «дежурного» совершенствования нормально работающих бизнес-операций. Ни один процесс не может вечно функционировать без изменений. Рынок развивается, внутренняя и внешняя обстановка меняется, изобретаются новые технологии, накапливается критический груз проблем. Желательно не дожидаться, когда ситуация станет проблемной, а своевременно вносить в свою деятельность необходимые поправки.


Команда, занимающаяся перепроектированием, составляет схему процесса, после чего из этой модели стараются устранить лишнюю бюрократию, дублирование действий, стандартные ошибки. Весь цикл стараются сократить, удачные наработки становятся основой формализованных стандартов. Ставится вопрос о внедрении новых технологий. Затем процесс начинает работать по обновленной схеме.

Инжиниринг


В ходе инжиниринга все комплексы деловых операций максимально точно и полно описываются, определяются пути их совершенствования, отслеживается необходимость перемен. Это наиболее мягкая, эволюционная методология оптимизации бизнес-процессов. По сути она представляет собой основную повседневную деятельность любого менеджера, использующего в своей работе процессный подход. 

Реинжиниринг бизнес-процессов (Business process reengineering, BPR)


Это самый радикальный вариант полного переосмысления всех процессов внутри организации. Реинжинирингом занимается команда профессиональных опытных менеджеров. Каждый комплекс операций сначала описывается как есть, а затем – в идеальном виде. Следующий этап – максимальное приближение реальности к идеалу. Конечно, в большинстве случаев достижение полной аналогии невозможно. Но все перемены, которые в принципе могут быть произведены, должны произойти.


Реализовать такой проект очень сложно и дорого. Поэтому к этой методике прибегают либо фирмы в состоянии кризиса, которым уже нечего терять, либо наоборот, лидеры рынка, которые могут себе позволить столь дорогостоящее совершенствование ради сохранения своей позиции.


Нередко реинжиниринг применяется на стадии перехода от устаревшего функционального стиля управления к современному процессному. В прошлом руководитель воспринимал компанию как комплекс подразделений, теперь же – как совокупность бизнес-процессов. При смене стиля требуется выделить эти процессы, и грамотно усовершенствовать каждый из них.


В наши дни ни одной крупной компанией нельзя управлять интуитивно – специалистами накоплен солидный багаж знаний и опыта, и руководитель, ими не обладающий, однозначно проигрывает в жесткой конкурентной борьбе.


Необходимые знания можно получить, например, в ВШБИ НИУ ВШЭ на программе профессиональной переподготовки  «Операционная эффективность бизнеса и совершенствование бизнес-процессов», а так же на программе повышения квалификации «Оптимизация бизнес-процессов». 

← Назад к списку

Оптимизация бизнес-процессов компании и организации

Любой руководитель должен стремиться к повышению эффективности работы предприятия. Добиться этой цели помогает описание и оптимизация бизнес-процессов. Существует множество методик оптимизации, однако для успешного решения задачи следует учитывать множество факторов. В этой статье мы рассмотрим поэтапное проведение оптимизации бизнес-процессов, познакомимся с основными моделями и узнаем, как избежать частых ошибок.

Содержание:

Оптимизация бизнес-процессов компании поэтапно

Процедура включает в себя пять основных этапов:

  • описание процессов;
  • назначение ответственных лиц;
  • начало оптимизации;
  • автоматизация основных процессов;
  • подведение итогов.

Каждый из этих этапов мы далее рассмотрим подробнее.

Описание бизнес-процессов компании

С чего начинается управление бизнес-процессами?

Любой рынок – это нестабильная, динамичная система, в которой необходимо максимально оперативно реагировать на любые изменения. По этой причине оптимизация бизнес-процессов требуется любой компании, которая стремится постоянно развиваться и составлять достойную конкуренцию другим.

Системы и софт по управлению бизнес-процессами

Существует три критерия приоритетности, которые позволяют понять, какие бизнес-процессы нуждаются в оптимизации больше других:

  • Важность. Определяется величиной вклада конкретного процесса в решение ключевых задач организации;
  • Проблемность. Под данным термином подразумевается разница между запланированным и реальным состоянием бизнес-процесса;
  • Возможность реализации изменений. Для оптимизации подходят процессы, требующие для внедрения изменений минимальное количество временных и финансовых затрат.

Оценить, насколько актуальным является тот или иной процесс, можно также по следующим критериям:

  • качество финального продукта;
  • рабочий процесс сотрудников;
  • простота систем бизнес-процессов компании.

Основные этапы оптимизации

Описание основные этапов оптимизации (пример)

Описание. Оптимизация бизнес-процессов компании начинается с выяснения, что и как функционирует. Это кажется достаточно очевидным, однако некоторые организации пропускают этот шаг и вначале оптимизируют процессы, а затем задумываются, на что это повлияет. Оптимальный способ разобраться в рабочих процессах – изучить цепочку добавленной стоимости и понять, как формируется конечная цена продукции. Таким образом вы сможете вычислить основные точки «входа» и «выхода».

Назначение ответственных лиц. Важный этап оптимизации бизнеса – назначить специалистов, ответственных за каждый этап. Руководители должны непрестанно трудиться над повышением эффективности, а потому их обязанности должны быть прописаны максимально четко.

Выполнение оптимизации, борьба с проблемными зонами. Для этого нужно оценить все бизнес-процессы, исключить дублирование обязанностей, проанализировать эксплуатацию ресурсов, ликвидировать потери и т.д.

Автоматизация. Приступать к этому действию можно только после того, как будут пройдены стадии регламентации и оптимизации. Важно понимать, что внедрение автоматических систем не поможет преодолеть сложную ситуацию, если в бизнес-процессах отсутствует упорядоченность.

Подведение итогов. Оптимизация бизнеса должна принести следующие результаты: формализация бизнес-модели, уменьшение количества ошибок, ликвидация дублирующихся обязанностей, внедрение системы KPI для мотивации сотрудников, регламентация бизнес-процессов, минимизация нарушений, уменьшение ненужных расходов.

Описание основных моделей оптимизации

Существует множество моделей оптимизации: для решения практически любой проблемы можно разработать собственную систему. Опишем самые распространенные виды:

Теория игр

Способность прогнозировать поступки конкурентов – важное преимущество для компании. Оптимизация процессов в компании на основе теории игр позволяет предсказывать реакцию конкурирующих предприятий на различные изменения: повышение цен, предложение дополнительного обслуживания, освоение новой продукции и т.д. Однако ситуации реального мира изменяются очень быстро, поэтому спрогнозировать ответные действия конкурентов не всегда является возможным.

Модель теории очередей

Она же – модель оптимального обслуживания. Позволяет определить, какое число каналов обслуживания оптимально при данном уровне потребностей клиентов. Данная модель оптимизации процессов позволяет сбалансировать издержки при слишком малом или большом количестве каналов.

Модель управления запасами

Позволяет свести к минимуму негативные последствия чрезмерного накопления запасов и снизить издержки.

Модель линейного программирования

Такая система оптимизации бизнес-процессов помогает определить оптимальный способ распределения ресурсов, чтобы разрешить производственные трудности. Применяют такой способ оптимизации в следующих случаях: укрупненное планирование производства, планирование ассортимента изделий, маршрутизация производства, управление технологическим процессом, регулирование запасов, календарное планирование производства, распределение работников по местам и т.д.

Имитационное моделирование

Основная идея данного метода — в том, чтобы исследовать свойства, характеристики и особенности реальной системы на основе некой модели. Такой способ используют в случаях, когда математические методы или линейное программирование оказывается слишком сложным.

Экономический анализ

Построение экономической модели основано на анализе безубыточности – определении точки, в которой доход уравнивается с издержками.

Методы оптимизации процессов и их описание

Существует также несколько методов, которые можно использовать в качестве дополнения к моделированию:

  • Платежная матрица. Данный метод позволяет выбрать оптимальный вариант из нескольких предложенных. Его полезно использовать, когда существует ограниченное количество альтернатив и результат принятого решения определяется тем, какие события произойдут в будущем времени (что невозможно предсказать с полной определенностью).
  • Дерево решений. Схематическое представление проблемы позволяет учесть разные направления действий и возможные результаты, чтобы сравнить альтернативы. Использовать этот метод можно для сложных ситуаций, в которых принятие одного решения ведет за собой последующие.
  • Прогнозирование. В нем используется накопленный опыт и допущения относительно будущего. Существуют экономические и социальные прогнозы, а также прогнозы развития технологий и конкуренции.

 

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

При использовании системы оптимизации бизнеса встречаются различные ошибки. Рассмотрим самые популярные:

  1. Неверная постановка задачи. Для того, чтобы вам дали правильный ответ, нужно вначале поставить правильный вопрос. Невозможно получить нужные сведения о том, какие бизнес-процессы нуждаются в оптимизации, если некорректно поставить задачу. Например, оптимизировать работу компании вам не поможет анализ деятельности бухгалтерского отдела, если у предприятия просто нет доходов.
  2. Несоразмерность задач с усилиями. Часто встречаются описания процессов, которые не связаны с основной целью предприятия. Характеристики этих процессов не помогут в оптимизации и приведут только к лишним затратам времени и усилий.
  3. Неверно выбранные средства оптимизации. Например, для автоматизации деятельности маленькой фирмы едва ли станет оправданной покупка программы стоимостью более нескольких тысяч долларов. При выборе инструмента нужно исходить из финансовых возможностей компании. Необходимо помнить, что программное обеспечение станет только вспомогательным, а не основным элементом оптимизации.

Мы надеемся, что данная описание оптимизации бизнес-процессов компании окажется полезной, и вы успешно выполните оптимизацию бизнес-процессов своего предприятия.

Методы оптимизации бизнес-процессов в организации

Методы оптимизации бизнес-процессов в организации могут применяться по отдельности, но наибольший эффект достигается при их комплексном применении, ниже сформирован эффективный сценарий комплексного применения по оптимизации бизнес-процесса из 9 методов оптимизации.

Методы оптимизации бизнес-процессов в организацииМетоды оптимизации бизнес-процессов в организации

Методы перечисленны поэтапно, согласно рекомендованном порядку их реализации:

  1. Первичное ранжирование бизнес-процессов, необходимо выявить наиболее приоритетные процессы для анализа, на основании выгоды и сложности их оптимизации, согласно стратегическому менеджменту.
  2. SWOT-анализ– анализ слабых, сильных сторон, выявление внешних угроз и возможностей анализируемого бизнес-процесса.
    На данном этапе формируется общая картина о текущем состоянии бизнес-процесса, а также влияние внешних факторов на него.
  3. Бенчмаркинг процесса – если есть возможность сравнить улучшаемый процесс с аналогичным в другой или в Вашей компании, желательно использовать эту возможность. Сложность данного метода заключается в сборе достаточного количества информации для изучения, так как часто доступ к источникам информации часто ограничен.
    Результаты изучения аналогичного процесса могут помочь найти наилучшие пути решения поставленных задач, а также избежать возможных ошибок.
  4. Метод причин-следствий (диаграмма Исикавы) – на данном этапе необходимо выявить причины вызывающие проблемы в процессе, можно обойтись без построения диаграммы, но ее визуализация поможет лучше ориентироваться в проблематике анализируемого процесса. Задачу упрощает наличие результатов SWOT-анализа и бенчмаркинга.
    Данный этап обеспечивает наиболее полное выявление причинно-следственных связей в бизнес-процессе.
  5. Мозговой штурм и повторное ранжирование бизнес-процессов, на данном этапе для всех выбранных бизнес-процессов на 1 этапе был проведен анализ (2,3,4 этапы), на основании которого лучше всего пересмотреть приоритеты по очереди оптимизации бизнес-процессов. Данное мероприятие можно провести в формате мозгового штурма.
    На текущем этапе формируются окончательный план оптимизации бизнес-процессов в компании на среднесрочный период.
  6. Анализ бизнес-логики процесса, детальный анализ всех этапов, их связей и очередности, цель анализа выявление нарушенной логики в бизнес-процессе. С данным анализом очень хорошо сочетается философия «Бритвы Оккамы» — устраняем элементы не несущие полезности для потребителя или бизнеса. На данном этапе также можно сформировать список предложений по автоматизации конкретных элементов.
  7. Оценка фрагментарности процесса, между участниками, выполняющими разные функции бизнес-процесса существует организационный разрыв, он имеет отрицательное влияние на эффективность процесса в целом, но может нивелироваться хорошо отлаженной коммуникацией между участниками или автоматизацией последовательности переходов (например, конвейер).
  8. Автоматизация бизнес-процессов, для эффективной автоматизации требуется провести всю перечисленную выше экспертизу бизнес-процесса, которая выявит текущие слабые места или возможные перспективы для улучшения. Хорошо реализованное решение уменьшает нагрузку на участников процесса и создает в нем стабильный поток.
  9. Анализ и оптимизация бизнес-процессов на основе показателей (KPI), отслеживание ключевых показателей в процессе позволяют оперативно обнаруживать сбои в работе, поэтому необходимо поставить их на постоянный мониторинг, возможно понадобится разработать определенный отчет в корпоративных системах, но не всегда это возможно из-за технических или физических ограничений.
    Также владение информацией о динамике KPI позволяет дополнительно определять и модерировать тенденции развития процесса.
    Инструменты для мониторинга KPI необходимо спланировать при автоматизации бизнес-процессов.

Применение методов оптимизации бизнес-процессов в организации

Применять перечисленные методы оптимизации бизнес-процессов в организации необходимо в порядке их завершения, так как последующие этапы зависят от результатов более ранних этапов и даже планирование поздних этапов бывает сложно реализуемо, когда результаты от предыдущего этапа не были проанализированы.

Например, проведение автоматизации без анализа логики процесса и его фрагментарности может привести к:

  1. Затратам на разработку излишнего функционала;
  2. Неверной последовательности в цепочке работы;
  3. Очевидно лишним модулям, не несущим полезного действия компании;
  4. Ухудшению, а не улучшению бизнес-процесса в целом.

На мой взгляд, по мере оптимизации и улучшения всех бизнес-процессов компании, так или иначе, происходит постепенное приближение к концепции управления «6 Сигм» — концепция управления производством, разработанная в корпорации Motorola в 1986 году и популяризированная в середине 1990-х. Суть концепции сводится к необходимости улучшения качества выходов каждого из процессов, минимизации дефектов и статистических отклонений в операционной деятельности.

Оптимизация бизнес-процессов организации в системе ELMA BPM

Главная задача бизнеса — увеличение прибыли, и оптимизация бизнес-процессов на предприятии один из способов достижения этой цели. Процессный подход, который лежит в основе системы автоматизации бизнес-процессов ELMA, предусматривает оптимизацию, как неотъемлемую составляющую развития компании и средство сохранения лидирующих позиций в конкурентной среде.

Если рассматривать оптимизацию в целом, то она представляет собой поиск наилучшего решения, которое в результате даст максимальный эффект для бизнеса с минимальными затратами. Невозможно предусмотреть и спрогнозировать все риски и изменения на рынке, поэтому внесение корректировок в уже работающие в компании операции логично и обосновано. Оптимизация бизнес-процессов в организации преследует аналогичные цели: максимально эффективно настроить задачи в системе ELMA, чтобы минимизировать время выполнения операций, финансовые затраты, а также рационально использовать рабочее время сотрудников.

Оптимизация бизнес-процессов компании в ELMA

Работа с бизнес-процессами в системе ELMA на практике может гибко подстраиваться под изменяющиеся условия отрасли или внутренние преобразования в компании. Во время работы у пользователей могут появляться рациональные предложения по улучшению операций, которые были упущены на стадии моделирования. Это стандартное действие, особенно на старте работы системы и активном включении в работу в ELMA реальных пользователей.

Для того, чтобы внести изменения в работающую задачу не потребуется специальных навыков или помощи программиста. Вся информация о той или иной задаче, которые выполняет сотрудник, хранится в виде отдельных страниц — карточке задачи. В веб-интерфейсе можно переназначать ответственных исполнителей и совершать другие настройки.

Бизнес оптимизация при должной доработке операций может принести видимые результаты и положительно сказаться на эффективности и сокращении времени на выполнение той или иной операции.

Оптимизация бизнес-процесса в BPM-системе ELMAОптимизация бизнес-процесса в BPM-системе ELMA

Цели и задачи оптимизации

  • Повысить качественные показатели товара или услуги.

  • Сократить влияние человеческого фактора (например, потерю документации из-за невнимательности исполнителя).

  • Улучшить показатели управляемости компании.

  • Сформировать понятную систему контроля результатов отдельных сотрудников и отделов.

  • Сократить издержки производства.

  • Выстроить четкую систему ответственности.

  • Исключить повторение функций между работниками и подразделениями.

  • Сократить время на выполнение ключевых задач.

  • Регламентировать все основные операции в компании.

  • Выявить пошаговый план организации и структуру.

  • Автоматизировать рутинные действия.

  • Соответствие требованием отчетных организаций, а также клиентов.

  • Улучшение коммуникации: руководство организации и сотрудники.

Это не полный список тех целей и задач, которые могут решить услуги по оптимизации бизнес-процессов. Для компании важно определить первостепенные цели. Это поможет грамотно выстроить работу и достичь поставленного результата.

Когда надо оптимизировать процессы

Даже при удовлетворительной работе организации, можно найти возможность повысить качество услуг: сократить время обслуживания клиента, охватит больший объем потребителей, внести корректировки в сопутствующие услуги. Оптимизация процессов компании требуется в нескольких ситуациях:

  1. Когда необходимо расширение предприятия.

  2. Если требуется повышение качественных характеристик обслуживания клиентов.

  3. Если в занимаемой отрасли существует высокая конкуренция.

  4. Перед руководством стоит цель повышения прибыльности предприятия.

  5. При необходимости сокращения штата сотрудников и сохранения производительности.

  6. Когда требуется повысить производительность или наоборот сократить.

  7. Когда в компании намечены плановые преобразования с целью увеличения прибыли.

  8. При изменении требований к тем или иным задачам.

Если в организации уже используется BPM-система ELMA, то оптимизировать услуги, можно не останавливая ее работу и даже не прибегая к помощи программистов.

Правила эффективной оптимизации

Цели оптимизации бизнес-процессов — рост продаж, повышение эффективности работы, снижение издержек и нивелирование недостатков в работе организации. Для того, чтобы результаты проведенных изменений максимально соответствовали ожидаемым, необходимо произвести целый ряд изменений. При этом преобразование существующих операций в компании может происходит, как перед непосредственным моделированием и внедрением BPM-системы ELMA, так и уже во время работы программного продукта.

При этом описание и оптимизация бизнес-процессов могут производится по разным методам, которых существует огромное множество. Их отличают по принципу деятельности, длительности и эффективности. Существуют основные правила, которые позволят произвести преобразования с целью повышения прибыли предприятия наиболее эффективно вне зависимости от выбранного метода.

Основа оптимизации

Главная задача преобразования бизнес-процессов — повысить эффективность управления, а значит необходимо изменить операции так, чтобы они были более продуктивными. Для этого требуется произвести предварительную работу — обозначить все ключевые операции предприятия и их характеристики, например:

  • Продолжительность.

  • Результативность.

  • Элементы задачи.

  • Количество задействованных сотрудников.

Эти данные затем лягут в основу моделирования на начальном этапе работы с системой автоматизации. Если в компании уже используется BPM-система ELMA, то этот этап значительно упрощается, так как все данные по задачам хранятся в веб-интерфейсе. Кроме того, все действия по операциям становятся прозрачными для руководства компании, и можно взглянуть на него со стороны, поэтому провести анализ системы и узнать все необходимые характеристики можно в кратчайшие сроки.

Оптимизация от частного к общему

Описание подхода состоит в том, что в ходе преобразований внимание уделяется отдельным упущениям в продуктивности. Это не обязательно могут быть внутренние элементы операции, влияние могут оказывать и внешние факторы. Например, это могут следующие моменты:

  • Продолжительность операции.

  • Количество задействованных сотрудников.

  • Конкуренция на рынке.

  • Специфика рынка.

  • Ценовая политика компании.

  • Качество реализуемого товара или услуги.

На основе анализа делаются выводы, изначально необходимо иметь цель, затем оценивается модель оптимизации и уже потом проводится ее реализация и внедрение. Важно, чтобы процессы в компании не противоречили бизнес-процессам, используемым в системе автоматизации. Наглядность системы позволяет руководству отследить ход выполнения каждой задачи и выявить слабые места в цепочке действий. Ключевой метод и подход от общего к частному называется реинжиниринг. Когда происходит радикальное преобразование бизнес-процессов на предприятии.

Гибкость оптимизации в системе ELMA

BPM-система имеет возможность гибко изменять процессы и сглаживать недочеты, которые могут проявится не сразу, например, через некоторое время после преобразований. Изменения происходят в программе Дизайнер ELMA. Любой пользователь компании, назначенный ответственным за эту работу, может внести правки «на ходу». Одна из особенностей системы — быстрота внесения корректировок и возможность оперативно проверить их эффективность на практике.

Количество изменений операций в системе не ограничено, преобразования можно вносить до достижения желаемого результата. Даже если задача уже эффективно работает некоторое время, в будущем она может потребовать корректировки. Если менеджмент компании будет вести регулярный мониторинг, то в системе можно отследить негативные предпосылки по каждой операции и выявить слабые участки. Если произведенные преобразования не сказались положительно, и характеристика процесса ухудшилась, это можно будет отследить и вернуться к предыдущей схеме.

Место оптимизации в работе BPM-системы ELMA

Оптимизация бизнеса — это логичное звено в развитии компании. Улучшение бизнес-процессов является неотъемлемой составляющей в работе BPM-системы ELMA, которая включает: моделирование, исполнение, улучшение и контроль.

На первом этапе процессы моделируется в программе Дизайнер ELMA, при этом эта работа не требует привлечения программиста, а удобный интерфейс позволяет настроить все быстро и с учетом требований рынка. После процессы становятся исполняемыми, и задачи и данные отправляются назначенным исполнителям.

Именно после этого этапа, как правило, и происходит оптимизация и вносятся необходимые корректировки. Преобразования процессов могу происходит и под влиянием изменений рыночных условий или перестановок внутри компании.

Как можно преобразовать процесс, мы подробно разобрали на примере в статье 6 паттернов оптимизации бизнес-процессов. Паттерны, которые мы выделили, помогут грамотно произвести изменения.

Полный цикл работы в системе ELMAПолный цикл работы в системе ELMA

Эффект оптимизации

Своевременная оптимизация бизнес-процессов в BPM-системе ведет к следующим улучшениям в управлении предприятием:

  • Сокращение времени на выполнение задач.

  • Улучшение коммуникации между различными отделами организации.

  • Повышение лояльности клиентов.

  • Сокращение издержек на выполнение одной операции.

  • Возможность масштабирования бизнеса.

  • Появление дополнительных ресурсов.

  • Повышение эффективности управляемости организации.

  • Возможность стратегического планирования.

Эти изменения возможны лишь при комплексном подходе и руководстве в работе принципами процессного офиса. Преимущества BPM-системы в гибкой адаптации и способности оперативно подстраиваться под потребности бизнеса. ELMA оперативно меняется и подстраивается под меняющие бизнес-процессы компании. Использование системы автоматизации позволяет структурировать и привести к порядку процессы в организации и сделать их выполнение четким и формализованным.

Оптимизация / управление бизнес-процессами и цифровая трансформация

Есть много способов взглянуть на организацию и, следовательно, на то, как трансформировать и оптимизировать ее различные «компоненты». Одно из возможных взглядов — рассматривать организации как группу людей, работающих вместе для достижения одной или нескольких общих целей.

Вторая потенциальная точка зрения — смотреть на организации как на экосистемы людей, при этом границы и цели организации выходят за рамки причинного измерения людей, работающих для достижения цели.И третий способ взглянуть на организации — это рассматривать их как системы информационных сетей, как это делает Джон Манчини из AIIM в своем законе Манчини (читайте интервью) .

Эти представления уже демонстрируют некоторые возможности оптимизации: оптимизация бизнес-процессов (бизнес-процессы касаются шагов и задач для обслуживания людей и достижения цели) , оптимизация рабочего процесса, организационная оптимизация, оптимизация сотрудничества, управление информацией в смысле оптимизации, список продолжается.

Business process optimization Business process optimization

Оптимизация бизнес-процессов: целостный подход к комплексной задаче

Еще один способ взглянуть на организацию — это увидеть ее как набор тесно взаимосвязанных бизнес-процессов, людей и информации, в которых бизнес-процессы сосредоточены на результате , в первую очередь ориентированный на клиента (с клиентом в самом широком смысле) , но также потенциально с выходом следующего подключенного бизнес-процесса (в конечном итоге также с учетом «клиента»).

Примеры бизнес-процессов варьируются от процесса адаптации клиентов до процесса управления страховыми выплатами. Он похож на другие взгляды, но очень приближает нас к управлению бизнес-процессами (BPM) как к дисциплине, организационному видению, практике и способу улучшения и управления процессами, сначала с точки зрения операций, а все больше и с других точек зрения (конечно же, BPM). не нов и эволюционировал), близко к клиенту и его реальности взаимодействия с организацией — и, следовательно, к клиентскому опыту.

В настоящее время управление бизнес-процессами часто сводится к одной его части: оптимизации бизнес-процессов. Оптимизация бизнес-процессов затем используется как синоним управления бизнес-процессами (что на самом деле не так) , которое включает в себя множество элементов, которые необходимо отобразить и улучшить.

Это касается всех форм оптимизации, будь то функциональные, на уровне бизнес-процессов и даже тактические. При трансформации бизнес-процессов нам также необходимо учитывать несколько компонентов.Когда мы добавляем трансформацию бизнеса и цифровую трансформацию в уравнение, появляется еще больше элементов, которые нужно сопоставить, улучшить и связать, и построить более «целостные» мосты, в том числе на уровне бизнес-процессов.

Цифровая трансформация не происходит просто так. Вам нужна стратегия цифровой трансформации. Такая стратегия де-факто требует наведения нескольких мостов. Список людей, процессов, целей, информации, технологий, функций, отделов можно продолжить.

Если смотреть на трансформацию на практике, управление бизнес-процессами и оптимизация бизнес-процессов часто (а в некоторых областях — все чаще) рассматриваются как способ добиться этого.

В конце концов, как дисциплина, управление бизнес-процессами предполагает целостный взгляд на организацию как на серию взаимосвязанных бизнес-процессов, которые необходимо согласовать, улучшить и т. Д. Целостность — это также путь цифровой трансформации.

Оптимизация бизнес-процессов, цифровая трансформация и совершенствование информации сочетаются с ориентацией на клиента

Более того, бизнес-процессы связаны с согласованными результатами, бизнес-целями и очень часто с клиентами (и другими людьми в экосистеме предприятия) .

Это второй хороший аргумент в пользу «использования» управления бизнес-процессами в контексте трансформации (и оптимизации), помимо целостного. Оптимизация бизнес-процессов — это оптимизация отдельных бизнес-процессов в рамках этой целостной перспективы.

И это соответствует нашим потребностям в оптимизации, ориентированной на клиента. Клиенты и другие заинтересованные стороны не видят наших разрозненных структур или подразделений, они взаимодействуют с нашими организациями в контексте бизнес-процесса, и результат этого процесса — это то, что они (хотят) видеть.

Итак, с управлением бизнес-процессами мы объединяем взгляды на организации как на экосистемы людей, как на системы информационных сетей и как на целевые бизнес-процессы — с учетом (внутренних и внешних) клиентов, на макроуровне и на уровне. конкретных бизнес-процессов.

Единственное, что нам нужно учитывать, — это неопределенность и непредсказуемость, одна из причин, по которым вы видите все большее внимание к управлению делами, гибкости, бережливому производству и схватке, о чем мы поговорим в следующей статье.

Оптимизация бизнес-процессов и управление ими в условиях непредсказуемости

Проблема в том, что вы можете организовать, структурировать и планировать только в определенной степени, в зависимости от объема и проекта.

Возьмем уже упомянутый закон Манчини. Он начинается так: «Организации — это системы информационных сетей. Они работают эффективно только при наличии четких и предсказуемых информационных потоков внутри этих сетей и между ними.”

В этом заключается первая проблема в контексте случаев, когда информационные потоки менее предсказуемы, чем когда-либо. Просто подумайте о процессе обработки страховых случаев, обо всех исключениях и различных формах информации, которые могут входить в контекст одного страхового случая. Вот где на сцену выходит BPM и продвинутое управление делами.

Итак, неудивительно, что BPM вызывает (возобновившийся) интерес не только в контексте цифровой трансформации, но и в сфере управления информацией.Более чем когда-либо бизнес-процессы взаимосвязаны, и контент / информация являются ключевыми для растущего числа процессов.

Прежде чем углубиться в такие темы, как оптимизация бизнес-процессов, управление бизнес-процессами и динамическое или расширенное управление делами в области цифровой трансформации и управления информацией, несколько слов о системах и решениях.

Оптимизация бизнес-процессов и управление ими: дисциплина и концентрация внимания на результатах, а не на системах

Управление бизнес-процессами слишком часто рассматривается как инструмент, платформа, решение: система управления бизнес-процессами.

Этот системный подход является классическим явлением: каждый раз, когда возникает «новый» взгляд на организации или на конкретные проблемы, системы вскоре следуют за ними. Необходимость быть более клиентоориентированной и управлять отношениями с клиентами привела к созданию систем управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Необходимость управлять корпоративным контентом привела к созданию систем управления корпоративным контентом (ECM). Идея использования технологий для автоматической оптимизации взаимодействия с клиентами привела к созданию систем автоматизации маркетинга.

И, конечно же, рассмотрение организаций с точки зрения бизнес-процессов привело к созданию систем управления бизнес-процессами (BPM). Следует сказать, что систем, однако, никогда не бывает достаточно для управления сложностью (любым аспектом) организации. Они традиционно имеют тенденцию приводить к довольно изолированному взгляду, при котором основное внимание уделяется системе, а не целостной перспективе, взглядам и конечным целям, которым они соответствуют. В своих попытках управлять сложностью системы упрощают сложность, что в конечном итоге приводит к новым вызовам и новым сложностям, поскольку системы не предназначены для обработки человеческих и организационных реалий, они предназначены для достижения результата в рамках набора функций, которые были определены как критически важные. для этих реалий.

Итак, хотя управление бизнес-процессами путают с системами управления бизнес-процессами, нам нужно смотреть на него за пределами систем.

Каждый взгляд на организацию имеет свои преимущества и ограничения. В эпоху цифровой трансформации с такими явлениями, как разрушение, непредсказуемость и развитие сверхсознательных способностей для — по определению неопределенного — будущего, эти ограничения показывают еще больше, как и ограничения систем, которые мы всегда использовали.Хотя эти системы на практике оказываются важными, как мы увидим в следующих сообщениях в блогах, они никогда не были сутью.

Верхнее изображение: Shutterstock — Авторское право: Photon photo — Все остальные изображения являются собственностью их соответствующих владельцев.

.

Что такое оптимизация процесса? Шаги и детали

Организации каждый день сталкиваются с проблемой — производить больше и меньше тратить. Чтобы расти, менеджеры ищут способ улучшить свои процессы таким образом, чтобы это привело к снижению затрат и пониманию того, что каждый процесс представляет в бизнесе.

Неважно, какие инструменты, технологии и ресурсы вложены. Бессмысленно, сколько денег было вложено или хотя бы усилий команды. Неоптимальный процесс никогда не даст максимально эффективного результата. Оптимизация процессов может дать вашей компании способ сократить деньги, время и ресурсы, затрачиваемые на процесс, что приведет к лучшим бизнес-результатам.

Каковы этапы оптимизации процесса?

Основная цель оптимизации процесса — сократить или устранить потери времени и ресурсов, ненужные затраты, узкие места и ошибки при достижении цели процесса. Мы тратим время на исправление ошибки только в том случае, если ошибка существует. Недостаточно знать это, но нужно знать, как этого добиться.Ниже приведены шаги, чтобы туда добраться.

Идентифицировать

Во-первых, нам нужно определить, какие потребности в оптимизации процессов существуют в вашей компании. Подумайте о процессе в вашей компании, который стоит вам больше, чем должен, или вызывает недовольство клиента или даже стресс между сотрудниками.

Теперь задайте вопросы об этом процессе, стремясь определить, что является его ядром, неизменными элементами.

  • Какова конечная цель процесса? Каким должен быть результат?
  • Где начинается и заканчивается процесс?
  • Какие действия являются частью процесса, проходящего через стадии?
  • Какие отделы и люди задействованы?
  • Какая информация передается между шагами?

В этот момент мы спрашиваем, что это за процесс, а не как его делать.

Переосмысление

Пришло время составить карту процесса, беспокоясь о том, как выполнять каждый шаг, о том, как протекает процесс, о том, что является оптимизацией для этого процесса. Задайте себе и своей команде следующие вопросы:

  • Есть ли лучший способ выполнить этот процесс?
  • Как именно проходит этот процесс?
  • Сколько бумаги (например) используется в этом процессе?
  • Сколько времени нужно на завершение процесса?
  • Сколько времени теряется на доработку и исправление ошибок?
  • Где останавливается процесс?

Очень важно иметь микро и макро зрение.Каждая деталь важна, начиная с того, как написано письмо, до понимания того, чего хочет клиент.

Сравните ответы на эти вопросы с ответами в первом задании, и, возможно, вы обнаружите, что задачи, которые казались важными, являются одноразовыми.

См. Также: как составить карту ваших процессов.

Орудие

После изучения процесса на этом уровне детализации и определения возможностей изменений и потребностей в улучшении, пора применить процесс по-новому. Это тонкая часть оптимизации бизнес-процессов.

Очень важно, как для цели процесса, так и для цели оптимизации бизнес-процессов, чтобы все приняли новый процесс и внедрили изменения.

Таким образом, мы можем проверить результаты, собрать данные и увидеть, были ли улучшения реальными или нет. Может случиться так, что процесс завершится не так, как мы ожидали, что персонал не привык к этому, что внедрение было выполнено некорректно, поэтому необходимо начинать проект заново.

Вы также можете быть заинтересованы в постоянном улучшении.

Автоматизация

Настаивать на одних и тех же ошибках и ожидать разных результатов — вот рецепт неудачи.

Автоматизируйте процессы, которые доказали свою эффективность, и распространяйте их по всей компании, чтобы увидеть результаты в сокращении затрат, предотвращении ошибок, сокращении потерь и увеличении производства.

Чтобы узнать больше об автоматизации, прочтите об автоматизации рабочего процесса.

На изображении ниже вы можете увидеть пример автоматизации процесса с использованием HEFLO:

Task managemenet

Task Form

Монитор

Task Form На протяжении всего процесса оптимизации, мониторинга, мониторинга и мониторинга.После автоматизации вы обязательно найдете новые точки улучшения и узкие места. Выявите их, переосмыслите процесс, внедрите его и автоматизируйте.

Как и все процессы в управлении бизнес-процессами, этот проект является циклическим. Если сделать это только один раз, это не предложит вашей организации никакого решения. Если это встроено в корпоративную культуру, это принесет удовлетворение клиентов, счастье сотрудников, высокую прибыльность и сокращение потерь, невиданного ранее.

Обязательно ищите надежное программное обеспечение при оптимизации процессов вашей компании.Результаты окупятся только в том случае, если процесс работает удовлетворительно.

На видео ниже вы можете увидеть, как создать панель управления:

.

% PDF-1.4
%
5 0 obj
>
endobj
8 0 объект
(Предисловие)
endobj
9 0 объект
>
endobj
12 0 объект
(Стохастические модели)
endobj
13 0 объект
>
endobj
16 0 объект
(Вероятность)
endobj
17 0 объект
>
endobj
20 0 объект
(Случайные переменные)
endobj
21 0 объект
>
endobj
24 0 объект
(Ожидания и моменты)
endobj
25 0 объект
>
endobj
28 0 объект
(Несколько случайных величин и независимость)
endobj
29 0 объект
>
endobj
32 0 объект
(Условная возможность)
endobj
33 0 объект
>
endobj
36 0 объект
(Уровни опасности)
endobj
37 0 объект
>
endobj
40 0 объект
(Некоторые важные дистрибутивы)
endobj
41 0 объект
>
endobj
44 0 объект
(Предельные теоремы)
endobj
45 0 объект
>
endobj
48 0 объект
(Оценка параметров)
endobj
49 0 объект
>
endobj
52 0 объект
(Моделирование Монте-Карло)
endobj
53 0 объект
>
endobj
56 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
57 0 объект
>
endobj
60 0 объект
(Упражнения)
endobj
61 0 объект
>
endobj
64 0 объект
(Процесс Пуассона)
endobj
65 0 объект
>
endobj
68 0 объект
(Мотивация)
endobj
69 0 объект
>
endobj
72 0 объект
(Однородный пуассоновский процесс)
endobj
73 0 объект
>
endobj
76 0 объект
(Слияние и разделение)
endobj
77 0 объект
>
endobj
80 0 объект
(Неоднородный пуассоновский процесс)
endobj
81 0 объект
>
endobj
84 0 объект
(Оценка параметров и прогнозирование)
endobj
85 0 объект
>
endobj
88 0 объект
(Другие процессы прибытия)
endobj
89 0 объект
>
endobj
92 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
93 0 объект
>
endobj
96 0 объект
(Упражнения)
endobj
97 0 объект
>
endobj
100 0 объект
(Регенеративные процессы)
endobj
101 0 объект
>
endobj
104 0 объект
(Стохастические процессы)
endobj
105 0 объект
>
endobj
108 0 объект
(Дискретно-событийное моделирование)
endobj
109 0 объект
>
endobj
112 0 объект
(Теория обновления)
endobj
113 0 объект
>
endobj
116 0 объект
(Моделирование долгосрочных средних)
endobj
117 0 объект
>
endobj
120 0 объект
(Долгосрочное среднее и предельное распределение)
endobj
121 0 объект
>
endobj
124 0 объект
(Прибытие Пуассона см. Среднее время)
endobj
125 0 объект
>
endobj
128 0 объект
(Парадокс времени ожидания)
endobj
129 0 объект
>
endobj
132 0 объект
(Уравнения стоимости и закон Литтла)
endobj
133 0 объект
>
endobj
136 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
137 0 объект
>
endobj
140 0 объект
(Упражнения)
endobj
141 0 объект
>
endobj
144 0 объект
(Цепи Маркова)
endobj
145 0 объект
>
endobj
148 0 объект
(Цепи Маркова с дискретным временем)
endobj
149 0 объект
>
endobj
152 0 объект
(Цепи Маркова с непрерывным временем)
endobj
153 0 объект
>
endobj
156 0 объект
(Процессы рождения-смерти)
endobj
157 0 объект
>
endobj
160 0 объект
(Марковское свойство)
endobj
161 0 объект
>
endobj
164 0 объект
(Помимо ПАСТА)
endobj
165 0 объект
>
endobj
168 0 объект
(Неоднородные по времени цепочки)
endobj
169 0 объект
>
endobj
172 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
173 0 объект
>
endobj
176 0 объект
(Упражнения)
endobj
177 0 объект
>
endobj
180 0 объект
(Модели организации очередей)
endobj
181 0 объект
>
endobj
184 0 объект
(Классификация)
endobj
185 0 объект
>
endobj
188 0 объект
(Основы обозначений и организации очередей)
endobj
189 0 объект
>
endobj
192 0 объект
(Односерверные однотипные очереди)
endobj
193 0 объект
>
endobj
196 0 объект
(Многосерверные однотипные очереди)
endobj
197 0 объект
>
endobj
200 0 объект
(Очереди разного типа на одном сервере)
endobj
201 0 объект
>
endobj
204 0 объект
(Сети массового обслуживания)
endobj
205 0 объект
>
endobj
208 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
209 0 объект
>
endobj
212 0 объект
(Упражнения)
endobj
213 0 объект
>
endobj
216 0 объект
(Инвентарные модели)
endobj
217 0 объект
>
endobj
220 0 объект
(Цели и обозначения)
endobj
221 0 объект
>
endobj
224 0 объект
(Модель одного заказа)
endobj
225 0 объект
>
endobj
228 0 объект
(Множественные модели детерминированного спроса)
endobj
229 0 объект
>
endobj
232 0 объект
(Модели стохастического спроса с несколькими порядками)
endobj
233 0 объект
>
endobj
236 0 объект
(Многоступенчатые и многопозиционные модели)
endobj
237 0 объект
>
endobj
240 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
241 0 объект
>
endobj
244 0 объект
(Упражнения)
endobj
245 0 объект
>
endobj
248 0 объект
(II Моделирование)
endobj
249 0 объект
>
endobj
252 0 объект
(Процесс моделирования)
endobj
253 0 объект
>
endobj
256 0 объект
(Введение и определения)
endobj
257 0 объект
>
endobj
260 0 объект
(Шаги в процессе моделирования)
endobj
261 0 объект
>
endobj
264 0 объект
(Деловые проблемы)
endobj
265 0 объект
>
endobj
268 0 объект
(Общая структура модели)
endobj
269 ​​0 объект
>
endobj
272 0 объект
(Сбор и анализ данных)
endobj
273 0 объект
>
endobj
276 0 объект
(Верификация и валидация)
endobj
277 0 объект
>
endobj
280 0 объект
(Субоптимизация)
endobj
281 0 объект
>
endobj
284 0 объект
(Модель или нет?)
endobj
285 0 объект
>
endobj
288 0 объект
(Создатели моделей и владельцы проблем)
endobj
289 0 объект
>
endobj
292 0 объект
(Навыки и отношения конструкторов моделей)
endobj
293 0 объект
>
endobj
296 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
297 0 объект
>
endobj
300 0 объект
(Упражнения)
endobj
301 0 объект
>
endobj
304 0 объект
(Модель и свойства системы)
endobj
305 0 объект
>
endobj
308 0 объект
(Создание против оценки)
endobj
309 0 объект
>
endobj
312 0 объект
(Колебания и неопределенность)
endobj
313 0 объект
>
endobj
316 0 объект
(Вычислительная сложность)
endobj
317 0 объект
>
endobj
320 0 объект
(Объем и размер моделей)
endobj
321 0 объект
>
endobj
324 0 объект
(Командные задачи и игры)
endobj
325 0 объект
>
endobj
328 0 объект
(Надежность)
endobj
329 0 объект
>
endobj
332 0 объект
(Выбор техники решения)
endobj
333 0 объект
>
endobj
336 0 объект
(Динамический против статического)
endobj
337 0 объект
>
endobj
340 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
341 0 объект
>
endobj
344 0 объект
(Упражнения)
endobj
345 0 объект
>
endobj
348 0 объект
(Модельно-ориентированные компьютерные системы)
endobj
349 0 объект
>
endobj
352 0 объект
(Классификация)
endobj
353 0 объект
>
endobj
356 0 объект
(Модули оптимизации)
endobj
357 0 объект
>
endobj
360 0 объект
(Платформы)
endobj
361 0 объект
>
endobj
364 0 объект
(Системы поддержки принятия решений)
endobj
365 0 объект
>
endobj
368 0 объект
(Интеграция и взаимодействие с другими системами)
endobj
369 0 объект
>
endobj
372 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
373 0 объект
>
endobj
376 0 объект
(Упражнения)
endobj
377 0 объект
>
endobj
380 0 объект
(III Приложения)
endobj
381 0 объект
>
endobj
384 0 объект
(Обзор приложения)
endobj
385 0 объект
>
endobj
388 0 объект
(Управление сервисными операциями)
endobj
389 0 объект
>
endobj
392 0 объект
(Первичный процесс)
endobj
393 0 объект
>
endobj
396 0 объект
(Аспекты продукта)
endobj
397 0 объект
>
endobj
400 0 obj
(Инвентарь)
endobj
401 0 объект
>
endobj
404 0 объект
(Ресурсы)
endobj
405 0 объект
>
endobj
408 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
409 0 объект
>
endobj
412 0 объект
(Упражнения)
endobj
413 0 объект
>
endobj
416 0 объект
(Производство)
endobj
417 0 объект
>
endobj
420 0 объект
(Поточные линии)
endobj
421 0 объект
>
endobj
424 0 объект
(Производственная система Toyota)
endobj
425 0 объект
>
endobj
428 0 объект
(Терминология и характеристика)
endobj
429 0 объект
>
endobj
432 0 объект
(Магазины вакансий)
endobj
433 0 объект
>
endobj
436 0 объект
(Производственное планирование)
endobj
437 0 объект
>
endobj
440 0 объект
(Планирование проекта)
endobj
441 0 объект
>
endobj
444 0 объект
(Надежность и обслуживание)
endobj
445 0 объект
>
endobj
448 0 объект
(Распространение и выездное обслуживание)
endobj
449 0 объект
>
endobj
452 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
453 0 объект
>
endobj
456 0 объект
(Упражнения)
endobj
457 0 объект
>
endobj
460 0 объект
(Здравоохранение)
endobj
461 0 объект
>
endobj
464 0 объект
(Введение)
endobj
465 0 объект
>
endobj
468 0 объект
(Методы улучшения)
endobj
469 0 объект
>
endobj
472 0 объект
(Модель и классификация проблем)
endobj
473 0 объект
>
endobj
476 0 объект
(Решения по вместимости подопечных)
endobj
477 0 объект
>
endobj
480 0 объект
(Динамическое распределение кроватей)
endobj
481 0 объект
>
endobj
484 0 объект
(Запись на прием к амбулаторному пациенту)
endobj
485 0 объект
>
endobj
488 0 объект
(Решения о возможностях амбулаторных отделений)
endobj
489 0 объект
>
endobj
492 0 объект
(Проблемы с планированием нескольких единиц)
endobj
493 0 объект
>
endobj
496 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
497 0 объект
>
endobj
500 0 объект
(Упражнения)
endobj
501 0 объект
>
endobj
504 0 объект
(Колл-центры)
endobj
505 0 объект
>
endobj
508 0 объект
(Введение)
endobj
509 0 объект
>
endobj
512 0 объект
(Моделирование call-центра)
endobj
513 0 объект
>
endobj
516 0 объект
(Управление персоналом)
endobj
517 0 объект
>
endobj
520 0 объект
(Некоторые свойства формулы задержки Эрланга)
endobj
521 0 объект
>
endobj
524 0 объект
(Улучшение управления персоналом)
endobj
525 0 объект
>
endobj
528 0 объект
(Вариативность и гибкость)
endobj
529 0 объект
>
endobj
532 0 объект
(Обобщения формулы задержки Эрланга)
endobj
533 0 объект
>
endobj
536 0 объект
(Несколько навыков)
endobj
537 0 объект
>
endobj
540 0 объект
(Расписание смен)
endobj
541 0 объект
>
endobj
544 0 объект
(Долгосрочное планирование)
endobj
545 0 объект
>
endobj
548 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
549 0 объект
>
endobj
552 0 объект
(Упражнения)
endobj
553 0 объект
>
endobj
556 0 объект
(Управление доходами)
endobj
557 0 объект
>
endobj
560 0 объект
(Цена)
endobj
561 0 объект
>
endobj
564 0 объект
(Условия для управления доходами)
endobj
565 0 объект
>
endobj
568 0 объект
(Одноресурсные модели)
endobj
569 0 объект
>
endobj
572 0 объект
(Мультиресурсные модели)
endobj
573 0 объект
>
endobj
576 0 объект
(Дальнейшее чтение)
endobj
577 0 объект
>
endobj
580 0 объект
(Упражнения)
endobj
581 0 объект
>
endobj
584 0 объект
(Библиография)
endobj
585 0 объект
>
endobj
593 0 obj>
поток
x څ QN0 + | 81V @% nky (vHUAxw3veDD (| hQDWwT

.

Реинжиниринг бизнес-процессов против оптимизации бизнес-процессов — Уроки бизнес-аналитика

Существует множество методологий улучшения процессов, которые можно применять в проектах улучшения процессов. Хотя некоторые из них широко известны, большинство из них представляют собой вариации темы. Двумя наиболее распространенными являются: 1) оптимизация бизнес-процессов (BPO), также известная как оптимизация, и 2) реинжиниринг бизнес-процессов (BPR).

BPO и BPR — это два разных подхода к улучшению процессов, и их необходимо понимать в контексте улучшения бизнес-процессов, чтобы определить, какой подход лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR) обычно проводится для выявления и устранения организационных барьеров, препятствующих потоку процессов для создания «радикальных» изменений, в то время как BPO более тонкий в своем подходе. BPR сталкивается со значительным количеством критики на протяжении многих лет, поскольку часто приводит к снижению морального духа сотрудников и увольнениям в свете значительных изменений, которые с этим связаны. Двумя ранними сторонниками BPR являются Майкл Хаммер и Джеймс Чампи, опубликовавшие в 90-х годах книгу «Реинжиниринг корпорации».Они подчеркнули, что в некоторых случаях радикальное проектирование и реорганизация — единственный способ снизить затраты и улучшить качество.

Вот некоторые ключевые различия между BPO и BPR:

1. В то время как BPO или оптимизация выполняется для улучшения процессов в рамках существующей организационной структуры, BPR делается для существенных улучшений, позволяющих организации отказаться от общепринятых взглядов и подходов. тем самым создавая повсеместные изменения.

2. BPR — это превентивный метод, который должен применяться в качестве принципа во всем бизнесе, независимо от того, есть ли проблемы, в то время как BPR часто применяется для отражения надвигающихся бедствий.Некоторые, однако, утверждают, что независимо от того, внедрен ли BPO в организации или нет, BPR все еще может быть необходим в ответ на изменения в правовой / политической среде.

3. BPO часто рассматривается как текущий ремонт / техническое обслуживание и может использоваться для достижения быстрых результатов, в то время как BPR больше фокусируется на улучшении организационных операций в масштабах всего предприятия, что требует значительного времени для выполнения.

Вот краткое руководство для принятия решения о применении BPO / BPR:

Используйте оптимизацию бизнес-процессов, когда:

  1. Существующий процесс уже нанесен на карту / задокументирован
  2. Существующий процесс в основном работает, но недостаточно хорошо, некоторые области нуждаются в улучшении
  3. Вы сосредоточены на процессе, а не на реализации всеобъемлющей бизнес-стратегии.

Используйте реинжиниринг бизнес-процессов в следующих случаях:

  1. Существующий процесс является избыточным или требует переосмысления и значительных улучшений.
  2. Процесс в основном больше не работает и требуется капитальный ремонт. Все согласны с тем, что текущий процесс бесполезен и его нужно менять.
  3. Ваша цель — общая стратегия, а не конкретная задача

Какой подход лучше?

Это зависит от обстоятельств, с которыми сталкивается бизнес.Хотя усилия по улучшению процессов должны направляться организационными усилиями, важно поместить эти подходы в контекст, чтобы определить, какой из них подходит.

.

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован.