Оптимизации бизнес процессов: пошаговая инструкция и разбор ошибок

Содержание

Оптимизация бизнес-процессов для чайников на примерах

Оптимизация бизнес-процессов — это набор дел, которые можно сделать, чтобы бизнес-процесс работал лучше. Что значит лучше, что это за действия и как их сделать читайте в этой статье. Она большая, приготовьтесь.

Внимание, упрощение! В статье упоминается оптимизация. В математическом смысле это поиск экстремума функции при заданных ограничениях. В процессах надо бы еще и найти идеальный граф (схему) по которому следует пройти процессу, чтобы быть оптимизированным. К сожалению, количество всех возможных графов не определено, поэтому оптимизация (в математическом смысле) процессов невозможна. Поэтому в статье под оптимизацией понимаются просто улучшения. ¯\_(ツ)_/¯

Что такое бизнес-процесс

Оптимизация бизнес-процессов требует наличия этих самых процессов. Процесс — это последовательность действий, направленная на получение ценности для заказчика процесса.

Например, вы заказали диван через интернет с доставкой. Диван, который стоит у вас дома — это ваша цель. А у интернет-магазина есть бизнес-процесс, который в итоге должен вам диван довезти.

Процессы можно рисовать (моделировать, подробнее о том как начать это делать) по-разному. Я советую BPMN — это такой набор значков и правил их применения, он одновременно понятный и выразительный. Можно рисовать сложно и передать все нюансы, а можно рисовать просто,чтобы поняли вообще любые люди.

Вот так может выглядеть бизнес-процесс в BPMN

Рисовать такие значки можно бесплатно на сервисе storm, он еще и правила применения проверит. Оптимизация бизнес-процессов, смоделированных в BPMN, удобна — картинки наглядные, и при этом мощные — отобразят любой процесс.

Для оптимизации потребуется картинка процесса и историческая информация о том, как он работает. Картинку можно получить поговорив с коллегами или читая регламенты. Историческая информация разбросана по информационным системам типа 1С, Битрикса, ERP или эксель файлам. Информацию оттуда можно достать с помощью process mining.

Что можно оптимизировать

Оптимизация бизнес-процессов подразумевает, что нам что-то не нравится. Не нравится нам могут:

Скорость:
Долго делают конкретную заявку.
Большая очередь для того, чтобы заявку вообще взяли в работу.
Стоимость:
Дорого запустит процесс в работу первый раз.
Большие затраты на зарплаты внутри.
Нет заявок. Оборудование, люди и процесс простаивают.
Отсутствие контроля — когда непонятно, кто что делает и где конкретные заявки.

Оптимизация бизнес-процессов требует, чтобы вы поняли, что вам не нравится. Вам нужна цель, выраженная в числах (именно тут будет полезна историческая информация). Иногда целью может быть один пункт, но часто они связаны. Например: менеджер долго перебивает заявку из почты в 1с, а мы ему еще и платим за это зарплату.

Оптимизация бизнес-процессов — главный секрет

Если менеджер долго перебивает заявку в 1с, а мы ему за это платим деньги — кажется логичным эту задачу заменить автоматизацией. Но автоматизация тоже стоит денег, сил и времени. Практически у каждого действия, которые мы можем предложить как оптимизацию, есть положительные и отрицательные эффекты.

Оптимизация бизнес процессов это игра с ненулевой суммой: это значит что можно предпринимать такие действия, которые что-то улучшают сильнее, чем портят.

Предоставьте, что у ваших действий есть характеристика А, которая измеряется в «полезностях». Она состоит из пользы минус вред.

А=Польза-Вред.

При этом таких А у вас много:

А1=Польза1-Вред1.

и сами «пользы» и вредности состоят в каких-то своих отношениях

Польза=Польза*4/Польза1*Вред2.

Ваша задача при оптимизации бизнес-процессов — найти такие отношения и выбрать самые лучшие А в граничных условиях и целях оптимизации.

Граничные условия — это, например, деньги. Всю неэффективность в процессах можно засыпать деньгами, приставив к каждому клиенту по персональному менеджеру с MBA. Только клиенты не будут за это платить деньги, если им это не нужно.

Поэтому оптимизация бизнес-процессов требуется практически везде.

Как внедрять оптимизацию бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов сложная задача — сесть и понять все связи в бизнесе за раз и придумать идеальный процесс невозможно — связей слишком много. А если сесть и все таки начать во всем разбираться, то информация, полученная в начале изучения станет неактуальной. Поэтому необязательно пытаться найти связи аналитически, делать это можно и эмпирически.

Для понимания того, работают ли наши действия и какие существуют связи мы можем проводить эксперименты: ставим небольшую цель оптимизации, понимаем в цифрах ее значение сейчас и понимаем кого значения хотим добиться. А после осуществляем наш эксперимент и смотрим что получилось.

Например, хотим сократить скорость обработки запроса на диван. Сейчас это 96ч. В качестве действия решили заранее готовить каркасы самых популярных моделей. В итоге сократили срок до 78 ч. Хорошо это или нет? Кажется да, но у нас вырастут запасы готовых каркасов — а это замороженные деньги.

Поэтому когда мы делаем даже небольшие эксперименты, следить нужно за всеми показателями процесса(сроки, затраты, очередь на исполнение процессов и т.д.). В США существует центр, в котором для всех типовых процессов придумали метрики, можно ориентироваться на них. Вот перевод от коллег из ELMA.

Это центр производительности и качества процессов в США, они придумывают метрики для базовых процессов. По ссылке можно посмотреть перевод.

Здравый смысл и оптимизация бизнес-процессов

Полагаться на логику и здравый смысл в вопросах оптимизации бизнес-процессов опасно. Об это много сказано в книге Голдратта «Цель».

Оптимизация бизнес-процессов интересно рассмотрена в этой книге

Скажем, некие детали нужно обработать на станке. Перед этой обработкой станок нужно целый час настраивать именно для неё. А для других деталей нужно целый час перенастраивать по-другому. Очевидно, что рационально группировать детали по кучкам: один раз настроили станок по-первому и обработали всю первую кучку; потом по-второму и обработали всю вторую; и так далее. А вот перенастраивать туда-сюда и обрабатывать разные детали по одной — неэффективно, потому что теряется много времени на перенастройку, во время которой станок простаивает. Согласны?

А вот и попались! Мы вообще никак не можем судить о том, что эффективнее, глядя на один этот станок, потому что это одна из ста работ на конвейере! Возможно, из-за того, что мы экономим на перенастройке этого станка, у нас вторая кучка лежит и ждёт своей очереди на обработку, в то время, когда весь остальной завод стоит и ждёт именно эту вторую кучку. И на самом деле мы своей «оптимизацией» сделали этот станок узким местом, хотя он мог бы, даже с учётом затрат времени на перенастройку, своевременно обеспечивать следующие этапы производства «исходниками».

Поэтому нужно держать «большую картинку» происходящего в голове или диаграммах.

Примеры конкретных оптимизаций бизнес-процессов и их влияния

Я разделяю примеры ниже на 3 категории:

Оптимизация уровня процесса — это когда мы как-то меняем схему выполнения процесса. Например, звонили клиенту перед встречей, а теперь стали слать СМСку.
Оптимизация среды — это когда меняется что-то вокруг процесса. Понизили цену на товар, заменили сотрудников на более дешевых.
Оптимизация задачи — это когда мы взяли одну конкретную задачу в процессе и улучшили её. Например, задача «Проверить корректность паспорта» — человек долго разбирается в фотографиях паспорта, поэтому мы натравили робота и задачи стали выполнятся быстрее.

1. Автоматизириуй (оптимизация задачи)

Вместо того, чтобы люди делали что-то руками (копировали информацию, составляли счета) нанимаем и программистов и они пишут программу, которая это делает за людей.

Уменьшится срок исполнения процесса.
Уменьшится стоимость обработки одного процесса.
Освободятся людские ресурсы, что потенциально дает возможность обслуживать больше процессов теми же усилиями.

Вырастет капитальная стоимость процесса — нужно найти программиста, сформулировать задачу и т.д.
Нужно поддерживать написанную программу, т.е. нужны ресурсы разработчика и администратора.

Когда применять

Массовые операции, измеряются тысячами повторений в день. При этой оптимизации вы обмениваете операционные затраты на зарплату людей внутри процесса на зарплату программистов вне процесса. И ускоряете процесс.

Представьте, что у вас есть бизнес-процесс

Оптимизация бизнес-процессов — пример

Каждая стрелочка — это передача информации следующему участнику процесса. Если у вас нет автоматизации, то передаваться информация будет по почте, телефону, телеграмму или устно. Это занимает время, ненадёжно и это очень сложно контролировать. Если автоматизировать процесс с помощью BPMS, то вы решите эти проблемы.

2. Пусть сделает потребитель (оптимизация процесса)

Часть задач по бизнес-процессу перекладываем на того, кто его заказывает. Пусть клиент сам собирает себе еду (супермаркет), оформляет полную подробную заявку на кредит (банки) или описывает что произошло в подробном заявлении (судебная система).

Уменьшится срок исполнения процесса.
Уменьшится стоимость обработки одного процесса .
Освободятся людские ресурсы, что потенциально дает возможность обслуживать больше процессов теми же усилиями

Потеря в конверсии — однозначно какие-то клиенты не захотят разбираться во всех ваших формах данных и уйдет к конкуренту.
Рост операционных затрат, т.к. данные от клиентов нужно обязательно проверять.
Снижение лояльность клиентов.

Когда применять

Когда клиент не может отказаться от ваших услуг — вы государство или монополист. Или это сервисные процессы, например обмен товара по гарантии. Так же можно применять при огромном количестве процессов, когда вам выгодно, чтобы не любой «интересующийся» занимал ваши ресурсы в процессе.

Заявка на кредит на сайте банка. Как клиенту, вам придется заполнить кучу полей. Собирать их по телефону или при встрече банку было бы дорого. Банк немного теряет в конверсии (что лечится), но получает информацию, с которой сразу выполняет процесс.

3. Все за потребителя (оптимизация уровня процесса)

Противоположная пункту №2 оптимизация. Делаем всё за клиента, ему достаточно проявить малейший интерес к продукту.

Рост конверсии.
Рост лояльности

Увеличение срока процесса.
Рост операционных затрат на обработку заявок.

Когда применять

Стоимость вашего продукта высока.
Продукт-процесс предполагают такой сервис.
Имеется простой в операционных ресурсах и их нечем нагрузить.
Проблемы с количеством заявок и нужно обработать все.

Шубы в Турции. Вы только войдете в магазин — вас усадят, будут вам носить шубы, поить чаем и рассказывать какой классный у продавца продукт.

3. Неблокирующий контроль(оптимизация уровня процесса)

Заменяем необходимость согласовывать заявки\документы и т.д. на просмотр результатов выполнения таких заявок.

Ускорение процесса.
Сокращение операционных затрат.

Потенциально рост «мусорных» процессов, которые не стоило делать.

Когда применять

Согласование номинально.
Стоимость обработки одной заявки низкая.
Уже есть согласующие.
Согласование носит характер «Ок \ НЕ ОК», а не принятие решений.
Можно применять на маленьких суммах, или если заявку подает руководитель и т.д.

Вот так выглядит процесс до оптимизации

А вот здесь мы внедрили еженедельный пост-контроль

4. Параллельный кратчайший путь (оптимизация уровня процесса)

Просматриваем процесс на попарную зависимость задач и выстраиваем последовательность так, чтобы всё было максимально параллельно.

Ускорение процесса.

Немного капитальных затрат на реализацию изменений.

Когда применять

Всегда, процессы по-умолчанию должны проходить такую оптимизацию.

Это задача о кратчайшем пути, есть несколько вариантов её решения.

Схема без оптимизации кратчайшего пути

Самый простой в контексте бизнес-процессов — идти справа-налево, рассматривать каждую задачу и задавать вопрос «От выполнения каких других задач зависит эта задача?» и рисовать такие связи на схеме. При этом транзитивные связи не учитываются. Таким образом можно обнаружить другую последовательность задач, которую можно выполнить параллельно.

Схема с оптимизацией кратчайшего пути

5.Ближе к клиенту (оптимизация уровня среды)

Находится там, где наш клиент непосредственно думает о покупке, формулирует потребность или ждёт от нас обратную связь.

Увеличение трафика процесса.
Сокращение срока выполнения процесса.
Повышение лояльности.

Увеличение операционных затрат.

Когда применять

До клиента приходится добираться, чтобы оказать услугу.
Существуют места, где повышенная концентрация клиентов.

Страховая компания занималась расследованиями ДТП: клиент звонил и называл адрес ДТП, а на место выезжал инспектор. Он ехал долго, клиентам не нравилось. Страховая компания проанализировала самые частые места ДТП и пустила инспекторов колесить по ним. Таким образом существенно сократился срок приезда инспектора, потому что он оказался ближе к клиенту.

6. И еще немного банальных оптимизаций

Исключить действия в процессе, которые не используются далее.
Объединить несколько последовательных задач от разных сотрудников в одну и сделать сотрудника более универсальным.
Облегчить выполнение конкретных задач для сотрудников, сделав удобные подсказки, чек-листы, интерфейсы.
Собирать всю важную информацию на самом старте процесса, а не вытягивая её по чуть-чуть из потребителя.
Вынести задачи на аутсорс.
Взять аутсорсинговых задач на свой процесс.

Как вы видите, оптимизации часто существуют парами — выбор той или иной оптимизации зависит от граничных условий и задачи.

Где найти еще идеи для оптимизации бизнес-процессов

Много идей и принципов придумывания оптимизации можно почерпнуть в теории решения изобретательских задач. Философическую составляющую оптимизации процессов можно изучить в диалектике. Математическую составляющую можно найти в оптимизационных задачах, теории графов , сетях Петри.

Как вам статья? Всё понятно? Поделитесь вашим мнением или примерами классных оптимизаций в комментариях.

А еще поделитесь материалом в соц.сетях, если он показался вам полезным.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Оптимизация бизнес-процессов: методы, инструменты, пошаговое руководство с примерами

Любая коммерческая компания нацелена на прибыль. А ее объем всегда зависит от качества услуг, скорости их исполнения, размера клиентской базы, производительности. На любом этапе развития проекта может возникнуть вынужденная стагнация. И даже если остановки не совершилось, существуют переломные моменты, когда всю деятельность необходимо немного модернизировать, изменять некоторые аспекты. Тогда прибыль будет расти скачкообразно. Появятся новые горизонты и реальные возможности их освоения, возрастут ресурсы. Именно эту процедуру усовершенствования мы и разберем в данном обзоре. Взглянем, на оптимизацию бизнес-процессов компании – что это такое, какие существуют методики и правила, нюансы, для чего необходима эта операция, как ее исполнить с примерами и детальным руководством.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Определение

Начнем с азов. Любое одно действие или целый комплекс, совершаемых предприятием и является данным бизнес-процессом. Суть заключается в том, что он всегда направлен на решение конкретной задачи и достижение цели. Доставка оборудования, продажа товара на точке, поступление новинок, маркетинговые акции. Или более широкие пласты – изучение рынка, реализация продукции в определенной географической локации. В любом случае порядок действий можно оптимизировать, улучшать. Технология на предприятии зачастую несовершенная, всегда найдутся более рентабельные пути.

Для чего нужно оптимизировать

Стоит помнить, что модернизация – это очень затратное дело. Оно включает не только трату ресурсов, но и работу практически всех сотрудников предприятия. Таким образом, постоянно проводить улучшение – это неэкономично. Но в деятельности компании всегда есть те самые ключевые точки, когда это сделать жизненно необходимо. Ведь это простой и эффективный способ увеличить прибыль иногда более, чем на 100%.

Часто сотрудники считают, что оптимизация бизнес-процессов в организации – это фактически первый звоночек о сокращениях. И боятся такой инициативы, переживая за рабочие места. На самом деле, ситуация немного иная. Конечно, если в целях экономии какая-то должность просто не нужна, если количественный фактор необходимых работников превышен, то сокращение вполне возможно. Но так же и появление новых мест. Ведь улучшить саму процедуру производства, которая позволит увеличить объем продукции в два раза посредством найма всего пары новых сотрудников, реально.

Что можно модернизировать

Для ответа на данный вопрос посмотрим, какие существуют предпосылки необходимости этого комплекса процедур. На пустом месте обычно такие методики не инициируются, если возникла нужда, значит что-то не в порядке. Тревожных звоночков может быть масса. Но одни из них являются ключевыми, а другие побочными.

Итак, причины следующие:

Слишком медленно принимаются важные решения, замедленно управление, а реализация отстает от сроков. Эффективность в этом случае ощутимо снижается. Любой достигнутый результат может быть получен за более короткий срок, а значит, часть работы уходит впустую.
Страдает качество. Это относится к услугам, товарам, исполнению рутинных обязанностей сотрудниками. Все может не удовлетворять критериям качества. Важно заявить параметры, которые в принципе при данных условиях достижимы. Ведь яркий пример ошибок современных компаний в том, что они ставят заведомо недостижимый при текущих условиях уровень качества.
Нарушена логика сфер управления. Неясно, кто за что отвечает, какие действия находится в той или иной компетенции.
Плохая коммуникация внутри организации, отделы не успевают друг за другом.
Количество производства снижается по сравнению с числом нанятого персонала.

Во всех этих случаях необходимо оптимизировать процесс. А направить это действием можно на следующие аспекты:

Темпы – производства, реализации, обработки заявок клиентов, передачи и доставки товара.
Цену – покупка оборудования, себестоимость конкретной позиции, расчеты с сотрудниками, итоговая стоимость для клиента.
Управление – грамотное распределение обязанностей.

4 главных правила

Запустить процедуру не так уж и сложно. Но для этого нужно выбрать цели и задачи, сферу, на которую будет направлена работа. Определиться с методикой, инструментами, способами. Выявить масштабы внедрения, необходимость коренной перестройки функционирования.

Но стратегий на данный момент множество, возможностей – море, выбор затруднен. В любом случае, какой бы метод ни был признан наилучшим в условиях компании, всегда стоит ориентироваться на 4 правила, которые остаются актуальными во всех вариациях улучшения.

Первое – фундамент

Хорошая система работает без сбоев только тогда, когда внедрению предшествовал грамотный анализ. Опытный бизнес-оптимизатор всегда начинает работу со знакомства с проектом. Оценивает уровень и качество производства, текущие риски, прибыль, количество сотрудников. Разбирает, сколько отделов, какие они показывают результаты на разных этапах работы, от кого больше отдачи. Какие стоит упразднить, а какие расширить.

Нужно наглядное описание, лучше всего в форме схемы. И лишь когда она уже есть на руках, стоит переходить к каким-либо разработкам. Иначе неясны становятся не только цели и задачи, но также и слабые места, над которыми и нужно работать. Порой работа над одной сферой не дает результатов, потому что она тесно связана со второй, которая также неразвита. Лучше смотреть на вещи в целом.

Второе – постепенность

Всегда стоит работать, начиная движения от частного к общему. Оценивать все причины, которые вывели предприятие к такому состоянию. Смотреть не только на то, что отдел плохо работает и что у него мало продаж. А еще и на цену, заявленную компанией, привлекательность товара в глазах покупателя, активность маркетинговой политики.

Третье – целевое воздействие

Оптимизация бизнес-процессов малого предприятия, средних компаний и даже огромных холдингов всегда работает на основе гибкой политики. Это значит, что комплекс должен легко подстраиваться под нужды всей организации в целом. Ведь любое неточное вмешательство, может улучшить показатели одной сферы и ухудшить в другой, которая работала стабильно. Предприятие – это живой организм, поэтому нельзя тронуть одни нерв и не задеть другие.

Четвертое – сокращение порой выгодно

Несмотря на то что это очень непопулярная среди работников инициатива, которая не находит одобрения и понимания, а порой это обязательный путь. Особенно в том случае, если рабочие обязанности распределены неправильно. Как простой пример, на который можно ориентироваться – отделы привлечения клиентов, продажи товара и доставки. Именно первый из них отвечает за то, сколько фактически появится новых клиентов у проекта. Остальные лишь обрабатывают заявку, не влияют на объем. То есть, больше сил должно быть направлено на первый отдел. Но если в нем всего 2-3 сотрудника, а в остальных по целому десятку, то силы распределены нелогично. Два отдела нужно срочно сокращать, а первый, напротив, увеличивать. Но сотрудника из доставки же нельзя перевести в маркетинг, он не имеет навыков. Поэтому придется увольнять.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Методы оптимизации бизнес-процессов

Различным стратегиям и методикам в этой сфере уже много лет. Появились они на Западе, где первые умы в экономической мысли задумались об упрощении, снижении затрат, улучшении работы. С тех пор наука шагнула далеко вперед, появились совершенно новые методы, которые все же основывались на трудах первооткрывателей.

На что именно ориентироваться – это вопрос сугубо индивидуального характера. Каждая компания уникальна, у нее есть собственные факторы, отличающиеся от персональных характеристик любого другого проекта. Да и цели, задачи, слабые места и сферы, нуждающиеся в модернизации, не сходятся. Поэтому сначала тщательный анализ – потом выбор стратегии действий.

Инжиниринг

Данная схема предназначается для выхода на новый пласт информационного характера. Фактически это консультация широкого профиля, направленная на обучения, анализ, ввод новых технология и сокращение уже существующих. Ракурс может быть почти любой. Это и производственная стадия, логистика, доставка товара, исполнение услуг. Все стадии деятельности попадают под описание.

Зачастую это платные консультации, когда профессионалы и эксперты в области дают свои практические рекомендации по усовершенствованию действующего на предприятии механизма эксплуатации объектов и реализации производственных мощностей.

Реинжиниринг

Схожий метод, только он характеризуется коренной перестройкой. Когда практически все механизмы на объекты полностью удаляются. Начинается ввод новых технологий с чистого листа. В таком ракурсе предприятие может даже полностью сменить профиль деятельности. Но зачастую оно просто переходит на более современную и совершенную систему.

Постоянное совершенствование

Такие инструменты оптимизации бизнес-процессов используются в условиях нестабильного рынка. Когда он находится в постоянной динамике. Подстроится под него без вмешательства на всех стадиях не получится. Необходимо в непрекращающемся режиме вносить правки, дорабатывать, исключать потерявшие эффективность приемы, пополнять запасы новинок.

Веяние Total Quality Management

Это разработка и внедрение продукта, который для текущего рынка является абсолютно новым. Работа под конкретную временную точку, способ, который будет актуален и результативен именно сейчас.

Как внедрять новую схему

Успех определяется человеком. Только тот, кто назначен руководителем всего комплекса сможет реально изменить существующее положение вещей. Если выбран верный ракурс, назначена хорошая стратегия, то плохой исполнитель легко все это похоронит на корню. Поэтому всегда обращайте внимание на того, кто будет внедрять новшества.

Он же зачастую и выбирает группу, ответственную за реализацию. Тут от подбора кадров зависит также результат всей работы. Нужны специалисты узкого профиля, которые конкретно в данной области уже обладают опытом. В половине случаев ошибки возникают из-за неправильного выбора сторонней компании. Тех, кто будет анализировать, рекомендовать, совершать действия по внедрению, поставлять новые товары.

Сейчас процедура улучшения во многом завязан на усовершенствовании учета, кассовых операций и адаптации к новым законам. Глобальная маркировка продукции заставляет почти все предприятия полностью перестраивать рабочие процессы.

Отличным союзником станет компания «Клеверенс». Ведь это:

Решение коробочного типа, направленное на российский сегмент рынка. Все предложения идеально подходят для предприятий, которые действуют на территории РФ. Учитывается специфика местного рынка.
Индивидуальные решения для фирм. Это пример оптимизации с учетом целей и задач. Исходя из глубокого анализа нужд, структуру работы предприятия.
Упрощенные приложения. Мы уточняли, что одной из трех важнейших задач являются темпы исполнения и производства. Учет и обработка данных тоже относятся к этому разделу. А с программами от «Клеверенс» управление может взять на себя всего один сотрудник, вооруженный смартфоном. Фактически, это не только повышение скорости, но и снижение затрат работников. То есть, фактор экономии.

Конкретные примеры использования процедур

Взглянем на несколько простейших из них.

Одним из вариантов может стать перекладывание обязанностей организации на своего клиента. Заполнение бланков, полей анкет, механические действия. Тогда, когда на создание заявок придется выделить целый новый отдел, который будет обрабатывать их, записывать со слов клиента, помешать данные в базу. Конечно, этот принцип работает лишь в том случае, если клиент не может отказаться от исполнителя. Но есть и примеры, когда обязанность переходит на заказчика в добровольном порядке. В заведениях общепита просят, но не заставляют посетителей убрать за собой посуду.
Другой пример, когда всю работу клиента берет на себе предприятие. То есть, смысл меняется полностью. Все, что должен делать заказчик, выполняют за него сотрудники. Как в элитных ресторанах, когда не успевает человек осушить бокал, как невидимый официант подливает вновь. В таком случае трудозатраты растут, но тянут за собой и конверсию, а также оправдывают более высокую цену на товар или услугу.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство и инструкция

Составим небольшой алгоритм действий, чтобы читатель понимал, как реализация и внедрение будет выглядеть вживую. Какие включает в себя этапы, в какой последовательности.

Итак, действовать предстоит следующим образом:

Изучаем рентабельность. То есть, подсчитывают все ключевые показатели, соотносится время, затраченные ресурсы и предположительный результат. А также обращается внимание на то, как сотрудники воспринимают новшества. Если позитивно, то процесс внедрения будет проще и быстрее.
Исключается пустая работа. Весь алгоритм полностью проверяется на наличие процедур, которые можно сократить. Избавляемся от ненужного. А также сравниваем результативность каждого такого действия и затраченные на него ресурсы.
Создаем схемы процесса, которые отвечают всем целям и задачам. Ориентироваться нужно именно на цель, а не на ресурсы. Уже потом стоимость можно уменьшать путем снижения некоторых аспектов. Но для базы создаем именно идеальный порядок с высшими показателями эффективности.
Анализируем итог, документально фиксируем результаты, сравниваем с ожиданиями.

Основные ошибки

Посмотрим, чего стоит избегать. Какие недочеты чаще всего допускаются исходя из статистики:

Решения без объемного анализа. Всегда следует взвесить все плюсы и минусы.
Привлечение специалистов, которые не обладают достаточными навыками и опытом.
Внедрение комплекса, когда анализ еще не завершен.
Ошибочный выбор целей, определение слабых мест.
Случайное снижение эффективности отделов, которые не нуждались в доработках.
Трата сил оптимизаторов на те задачи, которые не являются первостепенными.

Способов оптимизации бизнес-процессов на текущий момент множество. Но стоит понимать, что фундамент для успеха – это даже не верный выбор стратегии, это профессиональные исполнители.

Количество показов: 8569

структура, основы, цели, методы, оптимизация

Отвечает Дмитрий Бочаров.

1. В начале создания компании собственник или лица, которым он поручает руководить, формируют стратегическую основу – оргструктуру компании и распорядительную документацию для формирования отношений между службами и отделами. Так определяются основные процессы — закупки, производство, сбыт, подготовка кадров, их руководители и исполнители.

2. Сформировав матрицу ответственности, переходят на уровень управления документами. Организационно-распорядительная документация во многом регламентируется законодательными актами, но и внутренние регламенты могут определять еще массу местных специфических документов.

3. Далее возможны варианты: инициатива сверху или снизу. Педант продумает все заранее, приобретет необходимое оборудование и софт, а затем будет строго спрашивать. Но не всегда у руководства в такой момент появляется понимание кем, как и что будет делаться на практике. Иногда компетенций руководства недостаточно для определения способов выполнения задач. Порой начальство говорит: «Давай ввяжемся в драку, а там посмотрим». Со временем формируется некоторая практика, когда исполнитель начинает задумываться, как бы упростить задачи или автоматизировать их.

3.1. При «инициативе снизу» у компании возникают «очаги автоматизации» — порой не совместимые между собой программные решения для оптимизации конкретного бизнес-процесса. В конечном итоге грамотный управленец приходят к необходимости унификации на какой-то общей платформе для нужд всех исполнителей, а не очень грамотный будет мучить сотрудников переработками.

4. Далее идет этап проектирования такой бизнес-системы. Начинается с описания потребностей каждого исполнителя, его видения задач. В такие периоды иногда происходит выявление противоречий между подразделениями или исполнителями. Иногда кто-то не хочет делать то что обязан, попросту саботирует задачи, иногда напротив – люди занимаются не своим делом.

5. Для моделирования бизнес-процессов применяется специализированное программное обеспечение. От бесплатных онлайн-сервисов до внутрисетевых решений от гигантов индустрии.

6. После внедрения система обычно претерпевает несколько итераций. Например, выясняется, что некоторые согласования, имевшие место на бумажных носителях, не добавляют процессу ценности, а лишь замедляют его.

Оптимизация бизнес-процессов компании: пошаговое руководство

Во многом успех любой компании зависит от качества выполнения работы каждым сотрудником предприятия. Чем больше компания, тем сложнее руководителю контролировать работу предприятия, и тем чаще он сталкивается с недостаточной производительностью на рабочих местах. Мудрый руководитель постоянно находится в поиске способов для повышения эффективности работы компании. Один из самых популярных, приносящий ощутимые результаты, способов – оптимизация текущих бизнес-процессов.

Оптимизация бизнес-процессов компании (Business Process Optimization) – это комплекс мероприятий, направленных на усовершенствование отдельных направлений или всей деятельности организации.

Оптимизация бизнес-процессов может вдохнуть в работу компании новые силы, снизить нагрузку на сотрудников и, как результат, улучшить ключевые показатели. Но следует помнить, что процесс оптимизации на предприятии стоит запускать, только изучив все нюансы и этапы бизнес-процессов.

Что подразумевается под «оптимизацией»?

Многие сотрудники уверены, что «оптимизация» и «сокращение» на предприятии – это одно и то же. Именно из этого убеждения рождается страх перед специалистами, изучающими текущее положение дел в организации. На самом деле, оптимизация бизнес процессов – это усовершенствование действий, направленных на достижение целей компании, путем выбора лучшего пути выполнения. Лучшим считается вариант, максимально удовлетворяющий требованиям цели оптимизации, которая может быть сформулирована следующим образом:

Сокращение затрачиваемого времени на выполнение операции;

Снижение себестоимости изделия или услуги;

Повышение качества конечных товаров и удовлетворенности клиентов;

Достижение прозрачности бизнес-процессов компании, распределения ресурсов или усиления контроля ее деятельности;

Высвобождение ресурсов для развития компании;

Совершенствование управляемости и планирования.

Рис.1 Что подразумевается под «оптимизацией»

Определение цели оптимизации бизнес-процессов зависит от стратегии компании и ее позиционирования на рынке товаров или услуг. Например, продуктовые супермаркеты эконом сегмента делают ставку на демпинг цены (акции, скидки, товары невысокой ценовой категории), а элитарные магазины – на свежесть, качество и эксклюзив.

Оптимизация бизнес-процессов организации требует участия всех сотрудников, сосредоточения их сил и внимания, поэтому регулярно проводить ее дорого и хлопотно. Но важно не пропустить момент, когда проведение оптимизации позволит вывести деятельность организации на новый уровень эффективности. Существуют определенные признаки-симптомы, говорящие о том, что в компании назрели изменения в устоявшихся процессах:

На принятие решений тратиться слишком много времени, а их выполнение затягивается;

Отсутствует контроль ключевых операций;

Работы выполняются на недостаточном уровне качества;

Отсутствие четкого разграничения сфер ответственности на разных уровнях;

Связь между подразделениями регулярно дает сбои, что выливается в неверное истолкование или неисполнение части работ;

Количество подразделений и сотрудников выросло, но прирост результатов работы отсутствует.

При первых появлениях такой симптоматики стоит хотя бы начать задумываться о том, чтобы провести аудит и последующую оптимизацию бизнес-процессов. Также поводом могут служить существенные изменения в структуре организации или внедрение современной информационной системы. Последнее позволит также провести автоматизацию определенных работ, высвободив рабочую силу (которая ранее принимала участие в рутинных процессах и ручных операциях) для роста производства или освоения новых сфер.

Но существуют и ситуации, когда оптимизация, с большой вероятностью, не принесет ожидаемой пользы. В первую очередь, речь идет о небольших компаниях, где выводы об эффективности работы можно сделать без дорогостоящих длительных работ. В противоположных ситуациях, когда численность сотрудников превышает определенный уровень (в разных источниках приводится точка отсчета от ста до двухсот человек), имеет смысл исследовать и оптимизировать отдельные сферы деятельности.

Определение целей оптимизации

На первый взгляд кажется понятным, зачем же оптимизировать текущие бизнес-процессы – чтобы они выполнялись быстро и их стоимость для компании снизилась. Однако все не совсем так просто. Для того чтобы найти настоящую цель наших действий, давайте применим эффективный способ «Пяти почему». Итак:

Зачем нужно оптимизировать процесс согласования договоров?

Чтобы сократить количество ошибок и время согласования.

Зачем нужно сокращать время согласования договоров?

Чтобы сократить количество офисных работников (не занятых непосредственно на производстве).

Зачем нужно сокращать штат офисных работников?

Чтобы добиться экономии затрат.

Зачем нам требуется экономия?

Чтобы снизить себестоимость продукции.

Зачем необходимо снижение себестоимости?

Чтобы иметь возможность снизить отпускные цены на продукцию без потерь в рентабельности бизнеса.

Получается, что, начав с малого, мы обнаружили цель намного больше и масштабнее, чем оптимизация локального бизнес-процесса согласования договоров.

Правильное целеполагание при оптимизации бизнес-процессов компании позволит вам сосредоточить усилия на истинной эффективной цели, не распыляя попусту время и ресурсы на выполнение ложных задач.

Кроме того, иногда можно обнаружить, что какие-то процессы, на самом деле, необходимо усложнить, а, не наоборот – упростить. Например, включение жестких контрольных процедур в процесс согласования заявок на платеж или расходных договоров может повысить эффективность управления финансовой дисциплиной и блокировать возможность несанкционированных трат денежных средств компании.

Подготовка к оптимизации

Необходимо начать с назначения руководителя проекта, от которого на 90% будет зависеть успех оптимизации. Человек, стоящий во главе такой масштабной работы, должен обладать не только соответствующим статусом и ресурсами, но и подходящим характером. Чаще всего в этой роли выступает генеральный директор в небольших компаниях или его заместители по направлениям на крупных предприятиях. Если такие полномочия передаются начальникам отделов, зачастую случаются проблемы с коммуникацией и бюрократией.

Рис.2 Подготовка к оптимизации

Большое значение имеет и состав рабочей группы, занимающейся оптимизацией бизнес-процессов. Наиболее эффективны ситуации, когда над проектом работают и специалисты компании, и внешние консультанты. Чаще всего своим сотрудникам доверяют изучение и совершенствование существующих бизнес процессов, а сторонним специалистам, у которых уже есть готовые методы оптимизации бизнес-процессов – обучение технологиям оптимизации.

Стоит отнестись с большой ответственностью к выбору сторонней организации: обращайте внимание на опыт и положительные отзывы предыдущих клиентов, не соглашайтесь на специальные предложения с низкими ценами, узнайте как можно больше о потенциальном партнере, ведь речь идет о стратегической бизнес-информации, которая может попасть «не в те руки».

Кроме непосредственно аудита и оптимизации бизнес-процессов, консалтинговая организация может помочь существенно повысить профессиональный уровень сотрудников. Несмотря на то, что в интернете много хороших источников информации, богатый опыт специалистов спасет вашу компанию от грубых ошибок самоучек. Самообразование – это замечательно и необходимо, но взаимодействие с профессионалами позволит получить новый опыт в несколько раз быстрее. Обучив сотрудников, вы сможете экономить на будущих подобных работах, задействуя собственных специалистов, изучивших все основные способы оптимизации бизнес-процессов.

Рис.3 Профессиональный уровень сотрудников

В процессе оптимизации специалисты используют различные инструменты:

Исключение. Необходимо ликвидировать помехи, излишние траты, необязательные итерации, сократить транспортные пути, если это возможно;

Изменение. Внедрение новых алгоритмов и объемов работы, совершенствование технологий, используемых на предприятии;

Упрощение. Уменьшение сложности оформления заказов и организаций работ;

Ускорение. Автоматизация механических этапов работы, использование современных технологий;

Стандартизация. Изучение и применение лучших мировых стандартов работы;

Обеспечение взаимодействия. Улучшение связи между подразделениями, внедрение единой информационной системы на предприятии;

Добавление. Включение в новые бизнес-процессы необходимых узлов.

Вышеперечисленные инструменты помогут не только усовершенствовать бизнес-процессы компании, но и разграничить сферы ответственности каждого подразделения. Это необходимо знать, так как отсутствие четкого понимания этих границ – первый шаг к снижению эффективности компании. После подготовки персонала к проекту оптимизации, можно начинать первые шаги.

Бесплатная
консультация
эксперта

Наталия Сиворина

Консультант-аналитик 1С

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Процесс оптимизации

Перед тем как начинать продумывать оптимальные варианты бизнес-процессов, необходимо понять, что привело к недостаточной эффективности. Для этого в большинстве методологий оптимизации используются мероприятия по исследованию существующих процессов в организации. Если отказаться от этого этапа, говорить про полноценную оптимизацию будет нельзя, поскольку сотрудникам придется не просто менять привычный алгоритм действий, оставляя что-то полезное, а просто работать с совершенно новым, хотя и более эффективным, что более походит на революцию, чем на оптимизацию.

Тщательное изучение существующих бизнес-процессов на предприятии поможет и в классификации процессов под оптимизацию. Ведь в любой организации есть ключевые процессы, а есть вспомогательные. Квалифицированные специалисты перед началом проекта распределяют все процессы на три группы:

Основные. Необходимы для удовлетворения клиентов и получения прибыли;

Вспомогательные. Существуют для стабильной работы предприятия, но не представляют большой ценности для клиентов;

Управленческие. Позволяют эффективно управлять, устанавливать цели и задачи, осуществляют контроль исполнения приказов.

Рис.4 Процесс оптимизации

При изучении и классификации существующих бизнес-процессов важно, чтобы сотрудники компании были настроены на сотрудничество. Как уже отмечалось, отношение персонала предприятия напрямую влияет на эффективность оптимизации, поэтому стоит заранее заручиться поддержкой сотрудников. Следует им объяснить, что после изменений их работа станет проще, а некоторые рабочие обязанности с них снимут.

После того как прошло изучение существующих процессов в компании, последуют анализ и оптимизация бизнес-процессов. Если составить краткое пошаговое руководство этих процессов, то оно будет включать пять основных шагов:

Подсчет ключевых показателей эффективности. Чаще всего в этой роли выступают деньги и время, затраченные на выпуск продукции или оказание услуг. Кроме этого, важно обращать внимание на отзывы сотрудников. Если их будут устраивать эти условия, процесс пойдет эффективнее;

Выявление избыточных узлов. В эту категорию обычно относят промежуточные действия, без которых вполне можно обойтись или автоматизировать их. Например, получение информации об остатках на складе, перепись инвентарных номеров в дополнительный перечень кладовщиком или получение дополнительной личной подписи руководителя;

Моделирование идеального бизнес-процесса. В нем должны быть учтены потребности предприятия и сотрудника, имеющееся оборудование и конечная цель оптимизации. Моделирование и оптимизация бизнес-процессов тесно связаны;

Внедрение обновленного алгоритма. Важно разъяснить сотрудникам отличия и обучить их. Необходимо, чтобы персонал понимал пользу, которую получит работник и предприятие от изменений;

Анализ и фиксация результата. После наблюдения за работой сотрудников по новому алгоритму и отслеживания и анализа показателей можно сделать выводы об эффективности оптимизации.

Масштабы и скорость оптимизации зависят от множества факторов – ресурсов компании, лояльности сотрудников, сплоченности руководства, правильно выбранной стратегии и цели. Главное – постараться не допустить серьезных ошибок, которые могут перечеркнуть весь труд.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Существуют различные стратегии и методики по оптимизации бизнес-процессов в компании. Каждая компания сама по себе уникальна, у нее есть индивидуальные факторы, отличающие ее от любого другого проекта. К тому же цели, задачи, слабые и сильные места не сходятся. Поэтому для начала необходимо провести очень тщательный анализ, а только потом выбрать стратегию действий.

Инжиниринг

Инжиниринг процессов – это комплекс информационных технологий оптимизации, основанных на моделировании существующей организационной структуры компании, построении новых процессов, интегрированных с бизнес-окружением. В результате инжиниринга в процесс включаются цели и задачи клиентов, их внешние и внутренние потребности, их место и роль в системе компании.

Реинжиниринг

Это подход, основанный на полном отказе от старых подходов и процессов, правил и методов, а также переход с функционального принципа управления организации к процессному принципу. Реинжиниринг бизнес-процессов – это переосмысление самих основ работы компании и радикальное изменение, кардинальная перестройка работы организации. Это своего рода революция, в результате которой может появиться обновленная компания или новый продукт. Результатом реинжиниринга по сути становится совершенно другой бизнес там, где начинали и производили изменения.

Постоянное совершенствование

Постоянное совершенствование (Continuous Process Improvement) представляет собой долгосрочное развитие бизнес-процессов снизу вверх. Развитие происходит за счет исполнителей бизнес-процессов, то есть за счет самих сотрудников, чьи небольшие предложения не приводят к ощутимым результатам, но накапливаются, что, как следствие, приводит к росту качества, сокращению затрат и уменьшению длительности цикла бизнес-процесса. То есть это подход к реструктуризации бизнес-процессов, отличающийся от традиционного реинжиниринга идеей необходимости поддержки всего жизненного цикла процесса.

Total Quality Management

Всеобщее управление качеством (Total Quality Management) требует наличия системы создания и модернизации продукции компании в соответствии с современными веяниями рынка. Идея метода заключается в том, что в управление процессами вовлечены все работники компании, что должно повысить эффективность работы организации и увеличить степень ответственности работников.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Если были допущены грубые ошибки, то никакие системы оптимизации не помогут повысить эффективность сотрудников. Опыт подобных проектов выявил типичные ошибки при оптимизации:

Импульсивные решения. Каждое изменение в процессах, протекающих в организации, должно быть основано на изучении и анализе текущей ситуации. Важно бороться с причинами, а не устранять следствия;

Работа некомпетентных специалистов. Для максимально эффекта на проекте важно использовать современные технологии и учитывать опыт других компаний. Если за разработку плана оптимизации отвечают люди, путающиеся в понятиях и не использующие лучшие инструменты, то опыт проекта в подавляющем большинстве случаев оказывается отрицательным. В лучшем случае, это займет много времени и ресурсов компании;

Предыдущая ошибка часто порождает еще одну – неверный выбор инструментария для оптимизации. Притом что рынок специализированного ПО достаточно широк, и стоимость программ может серьезно варьироваться, важно помнить, для чего приобретается ПО, какой функционал оно должно иметь, как его можно развивать и поддерживать;

Начало работ без детального исследования работы компании. Желание руководителей сэкономить очень часто приводит к этому. Полноценной оптимизации без изучения бизнес-процессов не провести;

Желание руководителей не управлять, а принимать участие в оптимизации. Без знания технологий крайне сложно вычислить элементы, без которых не пострадает работа предприятия. Руководители должны досконально понимать, что происходит, но не упрямо настаивать на своем видение ситуации. Непосредственное их участие необходимо, когда начнется оптимизация управления бизнес-процессами предприятия;

Неверная постановка цели или ее трактовка. Важно в каждый момент оптимизации помнить, для чего выполняется конкретная работа и каков будет эффект от изменений. Также важно, чтобы все изменения были направлены на достижение выбранной цели оптимизации. К примеру, если у компании недостаточно доходов от продаж, то целесообразнее разбираться с процессом реализации товаров, чем с бухгалтерией;

Неверное распределение сил рабочей группы. Важно понимать приоритет каждой операции и в первую очередь распределять сотрудников на важные участки.

Соблюдая основные принципы оптимизации бизнес-процессов и не допуская серьезных ошибок, можно добиться очень хорошего результата даже своими силами. В подобных проектах важно досконально понимать все нюансы изменяемых процессов. Если вы будете руководствоваться этим принципом и правильно «поймаете» момент для начала проекта, то эффективность вашего бизнеса существенно повысится.

Что потом?

Оптимизацию процессов следует внедрять как непрерывную систему управления, а не как ряд хаотичных, разрозненных мероприятий. При этом каждый проект по совершенствованию процессов должен иметь четкий план, содержащий конкретные мероприятия, желаемые результаты, описание обязанностей участников, а также анализ затрат и выгод. По окончании работ важно спланировать, организовать и периодически проводить аудит внедренных процессов.

Вопрос мониторинга текущих бизнес-процессов – один из наиболее важных. Очень часто после проведения оптимизации о бизнес-процессах забывают, и негативная ситуация повторяется. Поэтому так важно оценивать эффективность выполняемых в компании процессов постоянно, а не по мере возникновения проблем.

После оптимизации бизнес-процессов можно говорить об их автоматизации, внедрять и использовать комплексные информационные системы, которые будут жестко регламентировать процессы компании и не позволят пользователям их нарушать. Для поддержания эффективности бизнес-процессов требуется создание специальной группы или подразделения, которые будут проводить регулярный аудит и выносить предложения по дальнейшему улучшению процессов.

Оптимизация бизнес-процессов в организации, компании или на предприятии: определение, причины и цели проведения оптимизации

Оптимизация бизнес-процессов компании – это совершенствование ее деятельности в рамках современного процессного подхода, о котором впервые заговорили в 1980-х годах. До тех пор в руководстве бизнесом применялся функциональный подход: фирма делилась на подразделения, выполняющие различные функции. Ими жестко и централизованно командовали сверху. К концу XX века экономика стала слишком сложной, масштабной и конкурентной, и эта схема утратила эффективность. Менеджеры информационной эпохи уже не позволяют себе тратить много времени и ресурсов на внутренние дела подразделений и на их неспешное взаимодействие. На первый план в управлении выходит идея «процесс-результат».

При этом не стоит думать, что на предприятии старого типа процессов не существует. Любая компания выполняет многочисленные операции, которые приводят к неким результатам: выпуск товаров, оказание услуг, заключение сделок, завоевание ниш на рынке. Просто в прошлом этому не уделялось достаточно внимания – достижение бизнес-результатов происходило хаотично, пока служба маркетинга согласовывала с отделом кадров форму ежегодного отчета для департамента IT-технологий. Управленцы новой эпохи занялись контролем операций и их результатов вплотную. Первый шаг для осознанного управления процессами – их оптимизация.

Цели и задачи

Оптимизация бизнес-процессов в организации проводится, когда специалисты замечают следующие опасные признаки:

Неоправданное разрастание штата;

Рост числа подразделений;

Разобщенность отделов, департаментов и служб;

Отсутствие единой системы обмена информацией;

Медленное принятие решений;

Низкое качество конечных результатов;

Отсутствие контроля в одних областях и чрезмерное контролирование других;

Увеличение психологического дискомфорта работников, вызванное неопределенностью круга обязанностей и ответственности.

Соответственно, задачи модернизации – наладить эффективное использование трудовых ресурсов, организовать бесперебойную связь между всеми подразделениями, увеличить скорость и качество труда, отрегулировать систему контроля, донести до каждого работника четкое описание его полномочий.

Главная цель в данном случае выражается в достижении лучших результатов при сокращении затрат и усилий. Внешние признаки успеха здесь просты и объективны – увеличение прибыли, появление новых клиентов или покупателей, покрытие большей доли рынка.

Этапы изменений

Деятельность менеджера, совершенствующего комплекс бизнес-процессов на предприятии, делится на несколько стадий:

Сбор сведений о комплексах действий, уже стихийно выполняющихся в организации;

Разработка регламента, позволяющего наиболее эффективно модернизировать каждый процесс;

Внедрение этих идей на практике;

Контроль всех операций по выработанной схеме;

Редактирование правил при необходимости.

Если речь идет о сколько-нибудь крупной компании, то реформирование по вышеописанной схеме проводится отдельно в каждом подразделении – как функциональном, так и территориальном. А затем разрабатывается масштабная кросс-функциональная схема взаимодействия всех подразделений и общей деятельности организации.

Возможные ошибки оптимизации

Ошибки, в том числе критические, происходят на любой стадии оптимизации бизнес-процессов на предприятии. Особое внимание следует уделять первому этапу – а именно сбору информации об уже существующих процессах. Совершенствование каждого бизнеса – вопрос глубоко индивидуальный, невозможно по единому шаблону наладить деятельность всех без исключения магазинов, всех центров ремонта техники или всех швейных фабрик. С другой стороны, сложившиеся в отрасли шаблоны и сведения о находках конкурентов тоже необходимо учитывать. Возможно, сторонняя информация поможет критически взглянуть на ситуацию и изменить что-то радикально.

При этом необходимо использовать все доступные источники, а не только документированные регламенты или интервьюирование высшего руководства. Нередко один и тот же комплекс действий выглядит по-разному на бумаге и на практике.

Разрабатывая новый регламент, нужно внимательно подойти к систематизации всех полученных данных, грамотно расставить приоритеты, заранее выявить все возможные недостатки и обсудить все детали на совещаниях и собраниях. Регламент не является творчеством одного руководителя или даже команды, в его создании должны принять участие все люди, которым предстоит его исполнять и контролировать. Наконец, проект должны одобрить юристы и экономисты: все ли его детали соответствуют нормативным документам, и согласуются с имеющимся бюджетом?

Внедрение нового подхода может встретить сопротивление как «снизу», так и «сверху». Стоит учитывать, что это может быть обусловлено как ригидностью мышления и силой привычки, так и реальными недостатками. Иногда внедрение можно упростить, сделав его постепенным и пошаговым.

Наконец, контроль оптимизация бизнес-процессов должен быть в первую очередь объективно возможен. Если какую-то операцию нельзя проконтролировать – значит, над планом стоит подумать еще раз. Далее следует приобрести необходимые технические средства, назначить ответственных за разные этапы контроля, систематизировать сбор и анализ данных. А главное – помнить, что в конечном счете основным критерием успеха является улучшение результатов и достижение намеченных целей. Если все операции выполняются по-новому, но прибыль не растет, и количество клиентов не увеличивается, значит – реформы не удались.

Управление предприятием и тем более его модернизация в наши дни – непростая наука. Однако в итоге компании, применяющие современные методы управления, однозначно выигрывают у конкурентов. Те же, кто не смог приспособиться к новым условиям, неизбежно уходят с рынка.

Оптимизацией бизнес-процессов могут заниматься сотрудники и руководители, имеющие профильное образование. Необходимые знания можно получить, например, в ВШБИ НИУ ВШЭ на программе профессиональной переподготовки «Операционная эффективность бизнеса и совершенствование бизнес-процессов», а так же на программе повышения квалификации «Оптимизация бизнес-процессов».

← Назад к списку

Оптимизация бизнес-процессов организации

Оптимизация бизнес-процессов организации – это усовершенствование последовательных действий, которые направлены на достижение поставленных перед предприятием целей путём выбора наилучшего варианта их выполнения. Это неизбежный процесс для эффективной работы современной компании.

Бизнес-процессом называют такую совокупность действий, которая приводит к определённому результату. У каждого процесса имеется конкретная цель, своя последовательность ключевых действий и прогнозируемый результат. Число и цели этих процессов, которые протекают в различных предприятиях, различны и находятся в непосредственной зависимости от типа бизнеса, размеров фирмы, личных качеств владельцев и руководства. Это всё надо учитывать, чтобы оптимизация бизнес-процессов стала эффективной.

Для создания эффективного бизнеса важно согласовать маркетинговую стратегию с внедрением методики её воплощения в жизнь. Однако случается и так, что адекватная стратегия имеется, меры по её реализации разработаны, а результатов нет: не удаётся достигнуть плановых показателей. Возможно, это проблемы нижнего, процедурного уровня системы управления. Попробуем разобраться с таким явлением, как оптимизация бизнес-процессов, её описанием и моделированием.

Предприятие до определённого уровня развития может вполне обходиться без оптимизации. Однако есть ряд факторов, которые сигнализируют – «пора заняться бизнес-процессами», и, без сомнения, они приближают этот момент:

увеличение штата сотрудников;
растёт число управленческих уровней;
растёт число подразделений;
подразделения территориально разобщены;
отсутствует или неразвита единая информационная система.

Итак, в один день Вы обнаруживаете, что в компании:

решения принимаются очень медленно;
решения выполняются очень медленно и некачественно;
выясняется, что периодически те или иные аспекты деятельности остаются без контроля;
замечаете рост психологического напряжения среди персонала, связанный с неурегулированными правами, обязанностями и ответственностью;
элементарные рабочие операции требуют очень много времени, сил, согласований, служебных записок и телефонных звонков.

Наличие этих симптомов – серьёзный повод для перестройки, необходима оптимизация бизнес-процессов. Стоит заметить, что в отдельных случаях провести эту работу целесообразно, не дожидаясь наступления подобных предпоссылок (при существенном изменении структуры управления, использовании новой ИС и пр.)

Описание и моделирование

Считается, что выбор этого инструмента для бизнес-процессов очень важен и имеет почти решающее значение. Однако программа для описания имеет значение, только если разработку проводят для их дальнейшего внедрения в определённую информационную систему (ИС). Большинство современных ИС обладают собственными средствами разработки бизнес-процессов, поэтому обсуждение программного обеспечения для их описания теряет смысл.

Отметим, что бизнес-процессы нужны для участников, а не для разработчиков, и важнейший критерий выбора инструмента программного описания – это его доступность для всех участников на этапе согласования, оптимизации, исполнения и модернизации.

Модели бизнес-процессов «AS IS» и «TO BE»

Стандартные схемы моделирования предусматривают на первом этапе описание действующей «AS IS» («как есть) с последующим проведением оптимизации до «TO BE» («как должно быть»). Некоторые заказчики не понимают полезности описания первого этапа. Им достаточно, чтобы исполнители принесли уже новые, правильные бизнес-процессы, а модель «AS IS» воспринимается как попытка увеличить смету.

Обращаем ваше внимание, что подобная методика внедрения, которая не опирается на действующие бизнес-процессы, называется реинжиниринг, что с понятием «оптимизация бизнес-процессов» имеет лишь отдалённое сходство. Описание «AS IS» даёт возможность определить ряд существующих противоречий и сделать первичную оптимизацию процессов. Её должны обсудить все участники и согласовать «под подпись».

Процесс оптимизации

Провести оптимизацию чего-либо можно по определённым критериям. Для бизнес-процессов такими критериями являются стоимость, продолжительность, количество транзакций и пр. Эти критерии «внешние» по отношению к процессам, возникают из более общего управленческого контура. Попробуем разобраться.

Например, оптимизация такого бизнес-процесса, как обслуживание покупателя в магазине. Что выбрать критерием оптимизации – цену или качество? Если это магазин со скидками для среднего класса – выбираем первый критерий, если элитный бутик, то второй. Получается, что, выбирая критерий оптимизации, мы определяем стратегию и позиционируем магазин.

Вот так при помощи критерия оптимизации уровень систем управления начинает подчиняться более высокому – стратегии.

Внедрение

Процедура внедрения является самым сложным этапом работы с бизнес-процессами. Она происходит значительно успешнее, если поддерживается информационной системой предприятия. Однако такие возможности имеются не всегда или не в полном объёме. Внедрение и поддержка в актуальном состоянии бизнес-процессов требует:

доведения до персонала информации о том, что работа должна выполняться на основании созданных на предприятии бизнес-процессов;
осуществления контроля над соблюдением персоналом созданных бизнес-процессов;
проведения периодического анализа эффективности и результативности использования бизнес-процессов;
оптимизации бизнес-процессов на основании постоянного анализа данных их эффективности и результативности.

Модификация

Со временем любые оптимизированные бизнес-процессы потребуют корректировки или замены. С одной стороны, бизнес-процессы должны соответствовать реальности, а с другой – не мешать нормальному развитию предприятия. Поэтому они нуждаются в своевременной модификации. Новую редакцию согласуют со всеми участниками и доводят до всех заинтересованных особ.

В этом случае системы бизнес-процессов становятся реальными инструментами, повышающими эффективность ведения бизнеса на процедурном уровне.

Виды бизнес-процессов организации

основной – удовлетворение потребностей клиента и получение прибыли предприятием;
вспомогательный – необходим для нормальной работы предприятия, не имеет ценности для клиента;
управленческий – выполняет постановку целей и задач для предприятия, его подразделений и управления.

Оптимизация бизнес-процессов, цели и задачи:

повысить управляемость предприятием;
увеличить показатели качества производимой продукции;
повысить качество оказываемых услуг;
уменьшить зависимости предприятия от человеческого фактора;
внедрить систему контроля результативности;
снизить издержки;
рационально распределить полномочия и ответственность между подразделениями;
исключить дублирующие функции у подразделений;
снизить длительность цикла производства;
внедрить программу управления качеством;
устранить внутренние противоречия;
регламентировать деятельность предприятия;
тиражировать бизнес/создать франчайзинговую сеть;
автоматизировать деятельность предприятия;
соответствовать требованиям потребителя;
соответствовать требованиям государства;
соответствовать международным стандартам;
уменьшить количество времени на достижение поставленных задач;
наладить взаимодействие между основными подразделениями и вспомогательными службами;
повысить уровень удовлетворённости клиентов;
улучшить финансовых показатели за счёт грамотного распределения ресурсов;
получить возможность масштабировать бизнес;
снизить расходную часть бюджета;
более точно планировать;
повысить управляемость предприятия;
устранить дублирование функций подразделений;
найти новые ресурсы для развития бизнеса.

Эффект от проведения оптимизации:

уменьшение времени на достижение поставленных задач;
налаживание взаимодействия между основными подразделениями и вспомогательными службами;
повышение удовлетворённости клиентов;
улучшение финансовых показателей за счёт грамотного распределения ресурсов;
возможность масштабировать бизнес;
снижение расходной части бюджета;
более точное планирование;
повышение управляемости предприятия;
устранение дублирования функций подразделений;
появление новых ресурсов для развития бизнеса.

Бизнес-процессы и информационная система

Неотъемлемой частью функционирования современной компании является корпоративная информационная система. Очень важно, чтобы бизнес-процессы в программе и процессы в компании не противоречили друг другу, а только помогали. Самый идеальный вариант, когда каждый из этапов отображен в системе. Это позволяет руководству навести порядок и понять, кто в цепочке является «слабым» звеном.

P.S. Если Вы ищете пути повышения эффективности бизнеса, мы готовы помочь словом и делом! Мы — команда экспертов, специализирующихся на оптимизации бизнес-процессов на базе 1С. Просто позвоните нам по телефону +7 (499) 350 29 00, и мы в кратчайшие сроки решим все Ваши проблемы.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Оптимизация бизнес процессов. Зачем и как?

Если руководство компании приняло решение о необходимости оптимизировать бизнес-процессы, какую бы позицию в штатном расписании вы не занимали (управленец/подчиненный), будьте готовы вникнуть в систему изменений. Потому, что оптимизация направлена на ускорение рабочих процессов, усовершенствование оных, на исключение из цепочки затратных и неоправданных процессов. И в этой ситуации важно понять: “ЗАЧЕМ” и “КАК” происходили изменения, чтобы лояльно отозваться на ситуацию и новые условия труда.

Зачем оптимизировать бизнес-процессы?

Отчасти на этот вопрос мы ответили в самом начале статьи, оптимизация направлена на усовершенствование процессов и повышение рентабельности бизнеса. Чаще всего руководители компаний, которые приняли волевое решение что-то изменить, говорят о следующих проблемах, ставших толчком для оптимизации:

отсутствие контроля над некоторыми направлениями деятельности;
высокая степень бумажного документооборота, бюрократизация предприятия;
низкий уровень принятия решений;
многозадачность сотрудников, что негативно сказывается на производительности труда;
принятые решения не приносят результата, потому что цели и задачи определяли “на глаз”, а не основываясь на возможностях компании;

Эти негативные явления становятся особенно заметными, когда компания активно развивается, увеличивается штат сотрудников, открываются новые подразделения, появляется многоуровневая система управления.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Говоря об ошибках хочется сделать акцент на том, что интуитивно выявить проблемы в управлении невозможно. Если руководство полагается на опыт, а не на технологии — псевдо оптимизация приносит только разочарование. Вот основные типы ошибок, которые допускают при таком подходе:

внимание сфокусировано на второстепенных, но психологически важных деталях;

Представим, что сорваны сроки поставки оборудования. Руководством принимается решение оптимизировать процесс и ответственный по поставкам переделывает форму-заявки, а не ищет первопричину. По сути не меняя цепочку, меняется звено одно звено, эффективность такого метода практически нулевая.

технологии не принимаются во внимание;

Тут в дело вступают теоретические познания в области оптимизации процессов, на столы руководителей и начальников ложаться фундаментальные исследования в виде книг и научных работ. Технологии в этом случае воспринимаются, как затратный инструмент, и во внимание никто не берет, что цена ошибки — намного выше.

личное участие руководства в текущих бизнес-процессах, в попытке понять, где и что следует поменять.

Желание все держать под контролем в этой ситуации неоправданно. Если принято решение оптимизировать бизнес-процессы необходимо обратиться к специалистам в этой области. От управления требуется только вникнуть, на основе каких данных сделаны выводы и как применить те или иные инструменты для повышения эффективности.

Как оптимизировать бизнес-процессы

В этой части статьи хотелось бы сделать акцент, что процесс оптимизации для каждого конкретного предприятия — следует разрабатывать свой. Все зависит от вида бизнеса, от целей и задач, от системы управления. Но есть основные этапы, которые оптимально подойдут всем организациям:

ЭТАП 1: фиксируем основу.

На этом этапе важно зафиксировать текущие процессы, такими какие есть, это позволит увидеть всю цепочку, создать модель которая действует в данный момент, оценить ее минусы. Так, может оказаться, что важный документ, прежде чем упадет на стол генерального директора за подписью, три дня мотается из кабинета в кабинет, чтобы его утвердили в каждом отделе по своим параметрам.

ЭТАП 2: от конкретного к общему.

Иногда бывает достаточно оценить цепочку выполнения работы отдела получив картинку трудового дня одного специалиста. Иначе говоря понять, сколько тратит один человек на выполнение обязанностей, от которых зависит эффективная деятельность всей команды?

ЭТАП 3: разрабатываем стратегию.

На этом этапе важно проанализировать полученную, на первых двух этапах, информацию и принять решение — какие из процессов, нуждаются в оптимизации? Используя какие инструменты вы планируете достигнуть эффективности?

ЭТАП 4: устраняем психологические барьеры.

Это важный этап, так как ресурс любого предприятия — люди. Очень важно правильно донести до подчиненных информацию для чего необходимо оптимизировать процессы, ответить на вопрос: “Что это даст подчиненным?”.

Пройти все этапы, без потерь времени и крупных финансовых затрат помогут технологии. Если вопрос стоит о необходимости разработать удобную систему оптимизации бизнес-процессов, с учетом специфики отрасли в которой работает компания, а перед этим требуется найти ошибки в механизмах управления — не стоит закрывать глаза на программные продукты.

Технологии в оптимизации бизнес-процессов

Первая причина — это ВЫ. Программа не даст сбоя в оценке текущих бизнес-процессов, из-за усталости или личных отношений с сотрудниками компании. В качестве IT решения в этом вопросе помогут тайм-трекеры, они позволяют не вмешиваясь в структуру компании, лояльно отследить всю цепочку действий команды в заданный промежуток времени (час, день, неделя, месяц), проанализировать отчеты (которые составит программа), на основе полученных данных принимать решения.

Вторая причина — охват большого количества данных. Использование тайм-трекеров поможет увидеть действующую модель управления целиком. Отчеты помогут понять, как происходят все без исключения процессы на предприятии, от начала рабочего дня и первого звонка клиента, до решения вопроса с получением прибыли.

Третья причина — экономия. При анализе данных за неделю/месяц можно четко определить, какие направления деятельно перестали приносить прибыль, перенаправить рабочие силы на выполнение более важных задач, экономить за счет снижения бизнес рисков.

Четвертая причина — бизнес-планирование. На основе отчетов, которые тайм-трекеры генерируют автоматически, можно оценить эффективность команды, выбрать наиболее удобный механизм управления человеческим ресурсом, принимать решения о выводе за пределы офиса отделов, ставить более реальные задачи с учетом профессиональных качеств и квалификаций сотрудников.

В современных реалиях бояться менять системы управления и механизмы мотивации, недопустимая халатность. При существующей конкуренции во всех отраслях экономики важно уметь вовремя реагировать на перемены, поэтому оптимизация бизнес — процессов — уверенный шаг к повышению эффективности. И в CrocoTime готовы помочь сделать его.

3 конкретных пути роста

Оптимизация бизнес-процессов является частью методологии, называемой Business Process Management. Этот метод предполагает улучшение компании за счет улучшения ее процессов. Процесс — это набор действий, выполняемых человеком или группой людей и предназначенных для достижения конечной цели (см. Подробнее: определение процесса ). Если все процессы в компании оптимизированы, работают наилучшим образом, результат ощутит вся компания, а весь персонал будет работать лучше.

шагов в минуту

Идентификация процесса: отделите процессы, требующие оптимизации, и сосредоточьтесь на них.
Отображение процессов: отображает процессы, понимая, кто в них участвует, какие шаги были предприняты, информация, которой обмениваются, и цель. Этот инструмент может помочь вам на этом этапе: HEFLO BPMN Modeling Tool.
Редизайн процесса: на предыдущем шаге вы наверняка определили узкие места и точки улучшения.Улучшите или удалите их и смоделируйте процесс таким, каким он должен быть.
Выполнение процесса: выполнить процесс! Сообщите всем и реализуйте процесс по-новому.
Оптимизация процесса: на этапе выполнения вы видели процесс в действии и могли проверить, что сработало или нет, появились ли новые точки улучшения. Пришло время усилить процессы всеми своими знаниями.
Автоматизация процессов: сейчас, когда все работает максимально эффективно, автоматизирует процессы во всей компании.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Шаг оптимизации — один из самых важных. При оптимизации бизнес-процессов можно найти множество примеров улучшения. Вот некоторые из них.

Простой, но наглядный пример — промышленность, производящая конфеты. Процесс всегда был одинаковым: шоколад превращается в маленькие шарики машиной, затем добавляется первый слой покрытия, затем добавляется последний слой выбранного цвета, затем добавляется первая упаковка и, наконец, вторая.

Теперь компания поняла, что меньше времени будет потрачено, если первый и второй слои упаковки будут прикреплены друг к другу и укладываются одновременно. Кроме того, первый слой может быть уже окрашен, что сокращает количество используемых машин. Поэтому они будут моделировать сценарии с этими возможностями, изучать возможные результаты, а затем оптимизировать их и выполнять. Это пример оптимизации бизнес-процессов, позволяющий сэкономить много денег и ресурсов для отраслевой организации!

Еще один пример оптимизации бизнес-процессов — маркетинг в социальных сетях.Предположим, компания хочет публиковать что-то в Facebook три раза в день. Они назначают кого-то, кто позаботится об этом, сотрудник думает о публикациях, и три раза в день нужно время, чтобы войти в Facebook, написать все и опубликовать. Обратите внимание, что таким образом мы тратим время, не позволяя сотруднику сосредоточиться на других задачах и тратя ресурсы три раза в день.

Оптимизируя этот процесс, мы заставили сотрудника планировать публикации на неделю или две и получили программное обеспечение, которое публикует их автоматически. Таким образом, посты будут расти пунктуально, ежедневно и стабильно. Неважно, есть кому это делать или нет.

См. Также:

Последним примером оптимизации бизнес-процессов может быть ресторан быстрого питания. Обычно люди идут в очередь, не зная, что им заказать. Нередко можно увидеть, как люди разговаривают с обслуживающим персоналом, спрашивают о вариантах и о том, что приходит с едой. Это требует времени, делает лайнер больше, заказы накапливаются, а потенциальные клиенты теряют мотивацию из-за ожидания и едят в другом месте.

Решение: назначить одного сотрудника стоять в очереди, спрашивать клиентов, что они хотят, прояснить сомнения и написать заказ, отдав его клиенту. Таким образом, когда они прибывают заранее, заказ завершается, и процесс идет намного быстрее.

Это лишь некоторые из бесчисленных примеров оптимизации бизнес-процессов, которые мы можем упомянуть. Оптимизация процессов означает экономию денег, повышение ценности для клиента и мотивацию персонала. Не забывайте искать надежное и профессиональное программное обеспечение при оптимизации процесса в вашей компании, так как это определит разницу между успехом и неудачей.Узнайте больше об оптимизации бизнес-процессов здесь и начните применять ее!

Планирование для обеспечения стабильной гибкости и бизнес-результатов

Оптимизация бизнес-процессов, часть 1

Али Арсанджани, Керри Холли, Жан Помье , Клаус Торп Йенсен, Самуэль Антун и Джулиан Петрюк
Опубликовано 18 апреля 2012 г.

Серия материалов:

Этот контент является частью # из # серии: Оптимизация бизнес-процессов, часть 1

https: // www.ibm.com/developerworks/library/?series_title_by=business+process+optimization

Следите за дополнительным содержанием этой серии.

Этот контент является частью серии: Оптимизация бизнес-процессов, часть 1

Следите за дополнительным контентом в этой серии.

Организации все чаще ориентируются в очень нестабильной и сложной среде
в которой неопределенность, изменения и рост технологий, новый бизнес
модели и конкурентные угрозы — единственные константы.Компании, ищущие
чтобы превзойти в этой среде, требуется оперативная ловкость, и
маневренность бизнеса имеет решающее значение для быстрого реагирования на постоянно меняющиеся
рыночные условия. Прагматическое и оперативное определение бизнеса
производительность и гибкость бизнеса, то есть, как достичь и поддерживать
их в контексте поддерживающей ИТ-среды, варьируется
значительно. Хотя в отрасли наблюдается рост конгруэнтности
вокруг определения гибкости бизнеса, часто с основной повесткой дня
продажи программного обеспечения или услуг, согласованное или признанное определение
гибкости бизнеса остается уклончивым.

Заинтересованные стороны используют различные рычаги для ведения бизнеса
маневренности. На рисунке 1 показаны примеры рычагов, которые часто используются для
повысить гибкость бизнеса.

Рисунок 1. Гибкость бизнеса
рычаги

(см. рис.
1.)

Фокусировка на одном рычаге или даже на группе рычагов может не принести
о желаемом бизнес-результате. Например, сосредоточение внимания на улучшении
процесс открытия счетов может привести к увеличению краткосрочного дохода и
Счета.Однако что, если бизнес-результат, стратегический генеральный директор
необходимо было стать лидером на рынке, измеряемым числом
один по доходам и прибыли в розничном банкинге? Оптимизация аккаунта
процесс открытия, приводящий к увеличению количества новых проверок и
сберегательные счета — хорошая работа, но недостаточная.

Полезно понять прагматическое и рабочее определение
эффективность бизнеса и гибкость бизнеса; конкретно, как достичь и
поддерживать каждый в контексте поддерживающей ИТ-среды.какой
вспомогательная роль должна ИТ-инфраструктура, архитектура программного обеспечения,
разработка приложений, передовой опыт или любой из рычагов гибкости
для достижения бизнес-целей и поддержания производительности с течением времени? В
в контексте оптимизации бизнес-процессов (BPO) предприятиям необходимо
выйти за рамки классической разработки приложений и рычагов гибкости, чтобы
достичь бизнес-результатов.

В этой статье описаны практические определения, принципы и концептуальные
модель для гибкости бизнеса и эффективности бизнеса как для бизнеса
и перспектива ИТ.Основная аудитория — деловая и техническая.
руководители и архитекторы, которым необходимо понимать, как вести бизнес
гибкость и побуждают свои организации к инновациям и непрерывному
улучшение бизнеса при сохранении и превышении уровня бизнеса
производительность.

Цели в достижении, поддержании и повышении эффективности бизнеса
через BPO:

Обеспечьте гибкость в нескольких измерениях бизнеса и ИТ, чтобы
чтобы иметь возможность управлять и учитывать изменения в бизнесе и
технология.
Помогите найти компромисс между гибкостью и эффективностью или
эффективность.
Обретите способность справляться со сложностями и справляться с ними
постоянное изменение, в том числе предсказуемое и непредсказуемое
изменение.
Оптимизация бизнес-архитектуры и предоставления услуг в рамках
непредсказуемые изменения на рынке или в бизнесе.

В целом цель состоит в том, чтобы иметь возможность оптимизировать процесс изменений, поскольку он
естественным образом встречается в динамически меняющихся средах, рынках и
организаций.

Определение оптимизации бизнес-процессов

Эффективность бизнеса в конечном итоге измеряется путем сравнения послужного списка
с существующими оценочными картами, балансами или ключевыми показателями эффективности
(KPI). Вместо того, чтобы сосредоточиться на разработке решений, мы рекомендуем переориентировать
по бизнес-дизайну, который включает непредвиденные и предсказуемые
вариации внутри бизнес-экосистемы.

BPO — это систематический подход, который подчеркивает повторяемость и заменяет
героические усилия и разовые улучшения.BPO переключает внимание на бизнес
инновации или что должно отличаться в процессе (бизнес-результаты),
а не только сбор требований или моделирование процессов.
акцент в BPO делается на комплексных изменениях, а не на постепенных
улучшение систем или процессов, но реорганизация бизнеса для реализации
выгоды за счет использования новых технологий. BPO оказывает прочное
структурные изменения в организации, необходимые для инноваций,
бизнес-результат или и то, и другое.

Мы определяем гибкость бизнеса как коллективные возможности и конструкции.
позволяя бизнесу до непрерывно преобразовывать для достижения
бизнес-результаты, а также быть предсказуемыми, гибкими, оперативными и
запускать бизнес-инициативы во времена перемен и неопределенности. BPO делает
это возможно с помощью строительных блоков, ориентированных на эффективность бизнеса в
гибкость бизнеса — это не только то, чем вы занимаетесь, но и то, чем вы становитесь.

Влияние на BPO

Факторы, влияющие на эффективность и гибкость бизнеса, различаются. Полезно
понимать ряд этих факторов, многие из которых, как правило,
контроль бизнеса и поддержка ИТ. Однако некоторые из них
факторы могут быть подвергнуты тщательному анализу и мониторингу ИТ
аппаратура и интерпретация событий. Эти факторы включают:

Бизнес-экосистема

Сеть организаций, включая партнеров, поставщиков, клиентов,
государственные учреждения или дистрибьюторы, занимающиеся доставкой товаров и
услуги через конкуренцию и сотрудничество, где каждый из них
какой-то степени.

Экосистема включает политики, правила и законы, регулирующие бизнес
провайдеры, бизнес-потребители и бизнес-брокеры.

Бизнес-контекст

Окружающая среда, рынок, законодательство и экосистема, в которых
бизнес работает и претерпевает изменения и меняется в зависимости от сил
в бизнес-контексте. Бизнес-контекст — это бизнес-состояние
внутри бизнес-экосистемы.

Контекст, в котором произошло или происходит важное для бизнеса событие.
происходящее обеспечивает фон и условия, которые будут использоваться в
оценка бизнес-политик и бизнес-правил как основы принятия
корректирующие действия для бизнес-процессов и сервисов.

Это сочетание факторов и восьми факторов (процесс,
информация, события, правила, контент, аналитика, сотрудничество и
мониторинг, как показано на рисунке 2), которые влияют на BPO, так что изменения могут
быть разумно адаптированным к бизнес-среде
изменяет и влияет на желаемые бизнес-результаты в последовательном и
предсказуемая мода даже перед лицом в целом непредсказуемой
обстоятельства.

Восемь факторов реализации подробно описаны в официальном документе IBM «Язык бизнес-дизайна» (PDF).

Рисунок 2. Бизнес
активаторы

(см. увеличенную версию рисунка
2.)

Варианты бизнеса и изменения

В бизнес-контексте постоянно происходит множество изменений, и
большинство из них непредсказуемы. Лишь некоторые из них имеют важное значение для бизнеса и должны быть
«всплыли» или всплыли на уровне руководства и бизнеса, особенно
когда бизнес-датчики обнаруживают определенный порог, выше которого очевидно
обычные события становятся настолько важными, что датчики бизнеса должны
указывают на то, что произошло потенциально важное изменение.

Бизнес-состояние

Бизнес-состояние — это результат значительного изменения бизнеса, которое вызывает
параметры и квалификаторы эффективности, результативности, маневренности и
производительность изменить. Изменение состояния подразумевает, что бизнес-результаты
могут отличаться при переходе из одного рабочего состояния в другое.
бизнес-состояние — это моментальный снимок ключевых показателей и информации
связанные с бизнес-контекстом.

Бизнес-результаты

Понимание и определение желаемых бизнес-результатов обеспечивает ясность
инициативы и проекты. Это позволяет всем заинтересованным сторонам (бизнесу и ИТ)
полностью участвовать и сотрудничать с согласованными и понятными
цели. Измеримые бизнес-результаты становятся центральным элементом
проекты, а не требования.

Бизнес-цели

Бизнес-цель обозначает бизнес-устремления организации.Это
описывает желаемое состояние, которого намеревается достичь бизнес. Может быть
на высоком уровне, начиная с заявления о видении и стратегии, или
переведены и разложены на оперативные, действенные и измеримые
цели. Обычно цели ставятся таким образом, что существует конечный
время для достижения этих целей. Целевая эффективность бизнеса определяется в
с точки зрения набора бизнес-целей, связанных с KPI.Пример
бизнес-цель может быть такой же высокой, как «Увеличить средний доход на
покупателя на 20% «на что-то более действенное, например» Увеличить кросс
продажи продукции в северо-восточном регионе на 5% ».

Ключевые показатели эффективности

KPI — это показатель эффективности, или, другими словами, показатель выполнения
бизнес-цели. Пример KPI для параметра «Увеличение среднего дохода
на клиента на 20% «бизнес-целью может быть» Увеличение среднего дохода на
клиент.»

Бизнес-процессы

Бизнес-процесс описывает последовательность или поток действий или шагов в
организация, выполняющая работу по достижению бизнес-результата путем
достижение бизнес-целей. Бизнес-процессы можно назвать (например,
обработка заказов) или безымянные и известные только своим оперативным
функция.

Бизнес-политики и правила

Бизнес-политика — это декларация или заявление, в котором описаны принципы
направлять решения, ведущие к желаемым результатам.Пример бизнеса
политика: «Бронируйте билеты с невозвращаемой оплатой, когда они есть». Бизнесс
политика отражает бизнес-тактику для обеспечения соблюдения бизнес-целей
со временем. Бизнес-правило — это декларативное заявление, которое ограничивает некоторые
аспект бизнеса. Он описывает, как бизнес должен вести себя в
лицо событий при определенном стечении обстоятельств. Решение могло
вызывают переход от одного объекта к другому на диаграмме состояний.

Бизнес-решения

Бизнес-решения фиксируют и формализуют решения, принимаемые организацией
делает в рамках бизнес-процесса.

Датчики для бизнеса

Датчики для бизнеса — это приборы и механизмы для мониторинга, отслеживания и
модулировать и управлять изменениями в бизнесе, так же, как KPI отслеживают события и
события в бизнес-контексте.

Бизнес-события

Бизнес-события — это события, которые представляют собой значительные изменения в
состояние бизнеса.Обычно это не специальные или
недетерминированные и не являются частью набора повторяющихся последовательностей
действия в бизнес-процессе.

Мониторинг бизнеса

Мониторинг бизнес-активности на основе набора KPI. Это включает в себя
смотреть на деловые мероприятия и сравнивать с порогами с помощью света
алгоритмы и отчетность.

Соглашения об уровне обслуживания (SLA)

Соглашение об уровне обслуживания — это договор между двумя деловыми сторонами
формализация набора ожиданий между потребителями и поставщиком
Сервисы.Это соглашение определяется в измеримых терминах.

BPO
сценарии использования

В таблице 1 перечислены сценарии использования, в которых следует применять BPO.

Таблица 1. Драйверы и потенциал АБП
воздействия

Бизнес-драйвер	Объяснение	Воздействие на BPO
Отсутствие согласия относительно представления процесса	Различные географические регионы или бизнес-подразделения не согласны с модель процесса. Пока не удалось согласовать процесс или стандартные процессы должен улучшить процесс или высокая сложность процесса. Высокая изменчивость процесса или изменчивость рассматривается как конкурентное преимущество или региональные различия или географические различия значительны, а декомпозиция процесса неадекватен для достижения глобального консенсуса.	BPO фокусируется на основных бизнес-единицах и способах подготовьте их к постоянным изменениям. BPO фокусируется на оптимизация бизнес-результатов. BPO фокусируется на измеримых бизнес-цели и измеримые рычаги гибкости. BPO обеспечивает представление процесса без акцента на действиях.
Желание измеримой маневренности бизнеса	Желание создать процесс или домен более отзывчивый, более предсказательный, более гибкий и адаптируемый к изменение и неопределенность. Потребность в понимании бизнеса обработать.	BPO обеспечивает бизнес-ориентированный инженерный подход для определение и построение определенных точек гибкости. BPO использует модель гибкости для измерения и оценки текущих и будущие потребности в гибкости во многих измерениях.
Сопротивление BPM и процессуальному мышлению	Организация не принимает процесс модели (именованные процессы) или представления процессов как способ описания их жизненный цикл бизнеса или операции.	BPO обеспечивает возможность поддержки шаблоны процессов, определенные бизнес-пользователями, без необходимости модель процесса или заранее перепроектировать процесс.
Убеждение, что технология может сделать больше	Технология может сделать больше, чем то, что достигается в настоящее время. Можем ли мы продемонстрировать, как использование технологий может сделать процесс лучше? Желание сбалансировать инвестиции в ИТ-инфраструктуру с равными или большее положительное влияние на доходность бизнеса.	BPO демонстрирует «искусство возможностей» с бизнесом заинтересованные стороны, показывающие, что возможно при комплексном использовании технологии для повышения оперативности бизнес-процессов, больше измеримы и более адаптируемы. BPO архитектурно обращается к нескольким технологическим рычагам, таким как аналитика, управление бизнес-процессами, правила, решение управление, системы обучения, SOA, мобильные, облачные и другие.
Невозможно определить, что делать дальше	Не уверен, должен ли следующий проект разработка пользовательских приложений, разработка движка правил, управление решениями или внедрение BPM, Lean Six Sigma, аналитика инициатива, управление контентом, проект трансформации или некоторые гибрид этих.	BPO фокусирует внимание на результатах, необходимых для процесса для достижения необходимых измеримых результатов. BPO обеспечивает инженерный подход к комплексному использованию технологии и передовой опыт для создания устойчивых возможность.

Роль бизнеса, ориентированного на вариации
оптимизация

Повышение гибкости бизнеса в значительной степени зависит от применения анализа и проектирования, ориентированного на вариации, для выявления и формирования
основа для предсказуемых, ожидаемых вариаций (то есть изменений) и
непредсказуемое, непредвиденное изменение и относится к типам вариаций
и изменения, а не отдельные экземпляры этих вариаций.

Обычно существует четыре оси вариации: информация (структура),
процессы (поток), события и правила или политики образуют оси вариаций
дающие возможность для изменений в бизнесе. Дополнительные оси
вариации можно сопоставить с остальными факторами гибкости, такими как
организация и сотрудничество. Вместе эти факторы гибкости образуют
набор аспектов, которые можно определить как различные.

Бизнес-анализ, ориентированный на вариации, признает меняющийся характер
экосистемы бизнеса и стремится оптимизировать бизнес-процессы за счет
правильный дизайн, планирование, контроль исполнения и оптимизация.Оптимизация бизнеса, ориентированная на вариации, помогает управлять и смягчать
сложность в неоднозначных, непредсказуемых и неясно развивающихся обстоятельствах
использование бизнес-датчиков в бизнес-контексте для запуска умных
изменения, необходимые для адаптации и оптимизации реакции, чтобы бизнес
не расходовать без надобности ограниченные ресурсы или игнорировать критические угрозы
и сложности.

BPO — это новая возможность

Если вы какое-то время работали в отрасли, ни один из этих трех
слова, бизнес, процесс или оптимизация будут для вас новыми.Четный
вместе они, кажется, соответствуют ценностному предложению, которое
в средствах массовой информации и в совете директоров на протяжении десятилетий. Действительно, через
моделирование, управление, инструментарий, автоматизация и реинжиниринг, BPM
позволил организациям добиться оптимизации процессов за счет
постоянное совершенствование процесса. Однако, принося пользу на местном уровне,
оптимизация отдельных процессов не позволяет реализовать
полный потенциал оптимизации общей производительности, который вы можете получить
ломая разрозненность и обеспечивая сотрудничество.Другими словами, изменение
смоделированные процессы в большинстве случаев не изменят бизнес-результаты, но
только достигнет тех же результатов при меньших затратах или более высоком качестве.
выбор — сделать текущее состояние более эффективным (BPM) или изменить
текущее состояние (BPO).

Давайте рассмотрим аналогию: при проектировании автомобиля и его улучшении на
определенной цели, будь то скорость, стоимость или энергоэффективность, вы не можете
добиться успеха без полностью интегрированной разработки всех компонентов.
двигатель должен вписываться в кузов, кузов должен соответствовать определенной аэродинамике
и внешний вид, передача должна быть совместима с
предполагаемое использование и т. д. с приборной панелью, схемами, опциями и
всевозможные механические, электрические, ограничения качества и безопасности. В
таким же образом вы можете улучшить местные бизнес-операции, но вы не можете
оптимизировать производительность всего предприятия только за счет внедрения
BPM в традиционном понимании этого термина.

Как показано на Рисунке 3, современная организация включает не только
внутренние процессы, а также маркетинг, поставщики, партнеры и клиенты,
все это нужно учитывать при оптимизации бизнеса
результаты. BPO — это инновационный подход к идентификации элементов в
традиционные и типичные силосы, которые, соединенные мостами и объединенные, могут радикально
улучшить производительность организации и расширить ее предложение
цепь.

Рис. 3. Организация и ее расширенная цепочка поставок

BPO не устраняет необходимости в улучшении производительности на местном уровне
инициативы, но вместо этого объединяет их и определяет те, которые требуют
трансграничное сотрудничество.

Заключение

Для достижения и повышения эффективности бизнеса вам необходимо:
понять его элементы и как использовать основополагающие понятия, которые должны
быть на месте, например, гибкость бизнеса, чтобы бизнес
производительность должна быть реалистичной, устойчивой и способной обеспечить
постоянное улучшение.

Ценностное предложение BPO двоякое:

Достижение и поддержание эффективности бизнеса:
- Измените операционную модель бизнеса по ставке, стоимости,
  качество и предсказуемость в соответствии со стратегическими
  необходимо.
- Отслеживайте бизнес-события в реальном времени с помощью новых комбинаций
  информационные технологии.
- Обеспечение корректирующих действий или организационных изменений в качестве
  инструмент для достижения бизнес-результатов.
Обеспечьте операционную ловкость, чтобы устранить пробелы в маневренности и сложности
определены руководителями:
- Оптимизация эффективности бизнеса на основе четко определенных точек
  маневренности.
- Оптимизировать процесс изменений.
- Целостное использование ИТ и операционных изменений в бизнесе как
  Enabler.
- Добейтесь лучших бизнес-результатов за счет данных и процессов в
  бизнес.
- Анализ и мониторинг в реальном времени для улучшения
  принятие решения.
- Освободите бизнес от жесткости и хрупкости существующих
  приложения, которые жестко кодируют процессы и информацию
  использование.

Предприятия верят, что «мы можем добиться большего», и ищут способы
достижение более высокого уровня производительности. Оптимизация бизнес-процессов — это
возможность с нуля освободить бизнес от жесткости и
хрупкость их существующих приложений, используя целостный подход к
использование технологий.В части 2 мы обсудим метод BPO, который легко
использовать подход для реализации BPO как бизнес-ориентированного проектирования
метод.

Благодарности

Авторы хотели бы искренне поблагодарить следующих участников
эта статья: Кишор Чаннабасвиа, Хорхе Л. Санс, Кевин Дейли, Роб Хай,
Роберт П. Хаблутцель, Ян Тертон, Джером Бойер, Джон Дж. Верго, Абдул Аллам,
Асит Дан, Джеффри Хэмбрик, Селла Ганапати, Тапас Сом, Прабир Нанди и
Шуванкер Гош.

Ресурсы для загрузки

Связанные темы

Расширение возможностей
бизнес-аналитик для вычислений по запросу: А.
Арсанджани, IBM Systems Journal, v.44 №1, стр.67-80, январь 2005 г.
Использование SOA, BPM и EA для стратегического бизнеса и ИТ
Мировоззрение: developerWorks, C.Дженсен и др., Декабрь 2008 г.
Объединение управления бизнес-процессами и корпоративной архитектуры для улучшения бизнес-результатов: IBM
Redbook, C. Jensen et al, март 2011 г.
Язык бизнес-дизайна: технический документ IBM, октябрь 2010 г. (PDF)
Серия Data4BPM: П. Нанди и др., Апрель 2010 г.
The
Компонентная бизнес-модель: компонентный подход к стратегическому
изменение.
Резка
За счет сложности и гибкости бизнеса: IBM
учиться.
Действующий
Бизнес-архитектура: технический документ IBM.
Капитализация
по сложности: Глобальное исследование руководителей IBM, 2010.
Принципы передовой разработки программного обеспечения: ориентированные на вариации
Анализ, дизайн и реализация: А. Арсанджани, MUM Press
1999. (PDF)
Вариационный анализ для проектирования SOA-решений: Чжан, Л.Дж.,
Арсанджани А., Аллам А., Диндин Лу, И-Мин Чи, IEEE International
Конференция по сервисным вычислениям, 2007 г.
Раздел BPM на developerWorks: последние технические ресурсы по
Решения IBM BPM, включая загрузки, демонстрации, статьи, руководства,
события, веб-трансляции и многое другое.
IBM BPM
Журнал: последние статьи и колонки о решениях BPM в
этот ежеквартальный журнал, также доступный в версиях для Kindle и PDF.

Оптимизация бизнес-процессов

Аннотация

Чтобы обеспечить конкурентное преимущество в своих отраслях, организации ищут способы повышения эффективности и обеспечения успешного выполнения критически важных бизнес-процессов. В сегодняшней глобальной деловой среде важность первого выхода на рынок, обслуживания клиентов, конкурентоспособности и качества являются ключевыми факторами, определяющими успех или нежелательный провал организации. Цель этого документа — продемонстрировать, как организации могут достичь устойчивого и эффективного улучшения процессов путем определения того, как сочетание передовых практик управления проектами с определенными методологиями шести сигм обеспечивает структуру и дисциплину, необходимые для выявления возможностей улучшения процессов, разработки устойчивых решений, и вести организацию через процесс стратегических изменений.

Введение

Раньше считалось, что компания может получить конкурентное преимущество в своей отрасли, занимая первое место на рынке, предлагая продукцию высшего качества или занимая лидирующую позицию по ценам. Деловые мудрецы прошлого считали, что компания может конкурировать только в двух из этих трех областей. Однако в 1970-х и 1980-х годах японские производители, такие как Toyota и Sony, перевернули традиционную деловую мудрость себе на ухо. Исторически жизненный цикл продукта начинался, когда компания (обычно лидер рынка) первой выводила на рынок свои новые продукты.Затем конкуренты предлагают аналогичные товары более высокого качества; а затем на рынок вышло больше компаний, предлагающих сопоставимое качество по более низкой цене. Японцы показали, что компании действительно могут конкурировать по всем трем стратегиям одновременно и стать лидерами отрасли.

Традиционный бизнес осознал, что «быстрее», «лучше», «дешевле» — не единственные переменные, которые потребители взвешивают при принятии решения о покупке. Превосходное обслуживание продукта стало ключевым бизнес-процессом.Такие компании, как General Electric, возглавляемая Джеком Уэлчем, превратились из производственной компании в сервисную компанию, которая производит высококачественные инновационные продукты. Чтобы доминировать в отрасли, организация должна постоянно создавать новые инновации и оставаться гибкой, чтобы быстро реагировать на изменения и эффективно выполнять любые изменения. Им необходимо иметь возможность уверенно реализовывать стратегические инициативы, включая союзы, приобретения, аутсорсинг и глобальную экспансию. Им также нужны средства для консолидации своего бизнеса во время экономических спадов, используя новые экономичные инструменты для интеграции бизнес-процессов.Для достижения этих результатов в первую очередь необходимо вооружить исполнительное руководство средствами управления процессами и точной информацией для принятия обоснованных решений по корректировке и корректировке стратегического курса. После того, как решения приняты, эти проекты оптимизации бизнес-процессов требуют, чтобы организация изучила и использовала возможности для сокращения затрат, продолжительности цикла при одновременном повышении уровня обслуживания или качества продукции.

Оптимизация бизнес-процессов

Определение проекта оптимизации бизнес-процессов

Инициативы по оптимизации бизнес-процессов зависят от конкурентной среды, с которой организация сталкивается в своей отрасли.Например, процессы цепочки создания стоимости обслуживания клиентов очень важны в секторе финансовых услуг и в государственном секторе, где взаимодействие с клиентом является основной задачей. Удобные для клиентов приложения, позволяющие получить доступ к информации, управлять финансами и покупать финансовые продукты, являются важными функциями для поставщиков финансовых услуг, таких как банки, страховые компании и брокерские компании. И наоборот, главные приоритеты, стоящие перед многими производственными компаниями, сосредоточены на программах цепочки поставок и потребительском спросе на самообслуживание и доступ к информации.

Независимо от отрасли, проект оптимизации процессов компании должен определять способы сделать свои бизнес-процессы управляемыми, с формализованной, действенной информацией о том, как и насколько хорошо этот процесс выполняется. В отличие от любого другого проекта, проект оптимизации бизнес-процессов должен определять объем процесса, чтобы исключить путаницу и установить границы проекта. Он определит цели улучшения процесса, такие как сокращение времени цикла, улучшение обслуживания клиентов и / или снижение затрат и т. Д.Он будет определять результаты, такие как карты процессов, исследования времени, возможности системного улучшения и многие другие. Кроме того, он выделит необходимые ресурсы, включая экспертов в предметной области, для определения сильных и слабых сторон существующих процессов, возможностей и угроз. Кроме того, он установит график разработки и реализации улучшений оптимизации процессов.

Управление процессами и проектами

Важно отличать процессы от проектов.Бизнес-процессы состоят из предоставления клиенту ценности за счет дополнительных действий, перемещения работы за границы функциональных областей, контроля стандартов процесса и измерения выполнения процесса. Бизнес-процессы обычно управляются событиями, такими как переоснащение и обслуживание завода, печать каталога продуктов, завершение цикла выставления счетов или решение проблемы клиента при согласовании текущего счета. Это действия, которые обычно воспроизводятся и повторяются с определенными ресурсами, выделенными определенной рабочей группе, например, производственным рабочим или представителям службы поддержки клиентов.Бизнес-процессы стремятся к трем вещам: эффективности, гибкости и удовлетворению требований клиентов. В то время как эффективность направлена на сокращение эксплуатационных расходов и стоимости капитала, гибкость направлена на сокращение времени, необходимого для разработки продуктов и услуг, а также для реагирования на запросы клиентов и рынка. Требования клиентов сосредоточены на удержании клиентов и уровне удовлетворенности.

Проект, как определено в A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK ^® Guide) (PMI, 2004) — это серия действий и задач с указанной целью, датами начала и окончания, а также ресурсами. (п.4). Проект потребляет деньги, людей и оборудование в течение определенного периода времени и определяет, что будет сделано, когда это делать, и гарантирует получение желаемых результатов. Задачи проекта уникальны и, как правило, не дублируются и не повторяются, и после того, как проект запланирован, изменений в план избегают, чтобы обеспечить его соответствие графику. В то время как бизнес-процессы стремятся к эффективности, гибкости и удовлетворению требований клиентов; проекты стремятся достичь цели проекта вовремя и в рамках бюджета.

Таким образом, проект оптимизации процесса — это краткосрочное мероприятие, к которому организация приступает, чтобы определить неэффективность процесса, решить, как решить эту неэффективность, и гарантировать, что улучшения в оптимизации достигают желаемых результатов без отрицательного воздействия на текущие операции.

Ключи к оптимизации процессов

Ранее упоминалось, что исполнительное руководство должно быть оснащено инструментами для принятия обоснованных решений, позволяющих оперативно корректировать организационный курс.Ключи к оптимизации производительности процессов и возможностей выполнения лежат в стремлении организации определять, постоянно оценивать и обновлять документацию по процессам. Эти документы, включая карты процессов, детали ввода и вывода, назначения ресурсов, время цикла и т. Д., Формально определяют объем процесса от начала до доставки и служат в качестве «дорожной карты процесса».

После того, как решения приняты, эти проекты оптимизации бизнес-процессов сосредотачивают внимание организации на выявлении и изучении возможностей сокращения затрат, продолжительности цикла при одновременном повышении качества обслуживания или продукции.К сожалению, подавляющее большинство организаций продолжают работать разрозненно, где основные действия бизнес-процессов должны пересекаться с традиционным функциональным представлением и не иметь ни назначенного владельца, ни показателей успешности выполнения процесса. Многие успешные организации, такие как Coor’s Brewing, GE и Sony, и многие другие, имеют зрелые структуры управления бизнес-процессами, в которых основные и вспомогательные бизнес-процессы четко определены, назначен владелец, оценивается на предмет успешности выполнения и тщательно проверяется на эффективность и гибкость. , и качество (см. приложение 1).

Приложение 1 — Управление процессами

Формально определенные процессы и документация предоставляют организации визуализацию высокоуровневых и подробных основных и вспомогательных процессов. Карты и вспомогательные подробные документы определяют, как процессы взаимодействуют между функциями, что обеспечивает каждый шаг процесса и как он обеспечивает свои результаты. Владельцы процессов владеют основным или вспомогательным бизнес-процессом, а не лицами, которым поручено выполнять задачи в рамках процесса.Владелец процесса несет ответственность за обеспечение успешного выполнения процесса и работает над выявлением проблем процесса, их первопричин и потребностей в обучении. Для непрерывного успешного выполнения процесса коммуникация процессов должна обеспечивать вертикальный и горизонтальный поток информации о процессе по всей компании. Владелец процесса должен иметь возможность отслеживать внешний и внутренний поток информации. Целью процесса коммуникации является обеспечение того, чтобы сотрудники были проинформированы об информации о производительности процесса, а также контролировать прогресс компании в достижении своих целей.

Не компрометируйте качество ради эффективности

Для многих потребителей качество продукта или услуги не менее важно, если не более важно, чем стоимость продукта или услуги. Хотя во многих проектах оптимизации бизнес-процессов основное внимание уделяется оптимизации эффективности и сокращению продолжительности цикла, предприятия должны продолжать следить за тем, чтобы оптимизация бизнес-процессов не ставила под угрозу качество продукта или услуги, предоставляемой процессом. Методологии шести сигм можно использовать для обеспечения качества в проектах оптимизации процессов.Шесть сигм возникла в Motorola в начале 1980-х годов и представляет собой методологию для дисциплинированного решения проблем и повышения качества. Цель Six Sigma — практически полное устранение дефектов в любом процессе, продукте или услуге, ограничивая количество дефектов до 3,4 дефектов на миллион возможностей. Чтобы обеспечить согласованность в организации, методология шести сигм требует, чтобы все проекты улучшений были интегрированы с целями организации. Методология DMAIC Six-Sigma (The Black Belt Memory Jogger, 2002) включает в себя следующие действия:

Define — незаметный этап, на котором формулируются потребности клиентов и определяются процессы и продукты, которые необходимо улучшить.
Измерение — определение базовых и целевых показателей процесса, определение входных и выходных переменных этапов процесса и проверка систем измерения.
Анализировать — анализ данных для выявления критических факторов, необходимых для выполнения процесса.
Улучшение — идентификация улучшений (процессных, процедурных, системных и т. Д.) Для оптимизации результатов и устранения или уменьшения дефектов и вариаций. Статистически подтверждает новые рабочие условия процесса.
Контроль — устанавливает разработку документов, контролирует и распределяет общую ответственность за поддержание достижений, полученных за счет внедрения улучшений процессов.

Методология управления проектами BPO

В проектах оптимизации бизнес-процессов используется тот же метод, который определен Институтом управления проектами. Управление проектом осуществляется с помощью группы процессов, таких как: инициирование, планирование, выполнение, контроль и закрытие.Как указано в документе Project Management Institute (PMI ^®) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK ^® Guide) 2000 edition, «эти группы процессов связаны результатами, которые они производят — результатом одного часто становится входом для другого ».

Инициирование и санкционирование проекта или фазы является частью управления содержанием.
Планирование — определение и уточнение целей и выбор наилучшего из альтернативных направлений действий для достижения целей, для решения которых был предпринят проект.
Исполнение — координация людей и других ресурсов для выполнения плана.
Контроль — обеспечение достижения целей проекта путем регулярного мониторинга и измерения прогресса для выявления отклонений от плана к плану, чтобы при необходимости можно было предпринять корректирующие действия.
Закрытие — формализация принятия проекта или этапа и его надлежащее завершение.

В оставшейся части этого документа описывается, как компания Integrated Project Management Company объединяет передовой опыт управления проектами с определенными методологиями шести сигм для обеспечения структуры и лидерства, необходимых для выявления возможностей улучшения процессов, разработки устойчивых решений и руководства организацией через стратегические цели. процесс изменения.

Объединение шести сигм и лучших практик управления проектами в группах процессов инициирования и планирования

Определение и планирование проекта BPO

«Наши планы не выполняются, потому что у них нет цели. Когда человек не знает, в какую гавань он направляется, никакой ветер не подходит ». — Seneca (4BC — 65 г. н.э.)

Одним из наиболее важных действий для обеспечения успеха проекта, будь то разработка программного обеспечения, лекарственного препарата или оптимизация ключевого бизнес-процесса, является четкое и краткое определение задач, целей и этапов проекта на этапе планирования проекта.Цель проекта должна поддерживать видение и миссию организации и требовать поддержки и приверженности высшего руководства. Проекты оптимизации бизнес-процессов должны содержать раздел в уставе, определяющий конкретный бизнес-процесс, который необходимо улучшить. Это формальное определение области оптимизации процесса устраняет любую путаницу и формально определяет границы предмета. Кроме того, это помогает в идентификации конечного продукта. Например, фулфилмент-организация получает жалобы клиентов на низкие показатели выполнения заказов.Клиент размещает заказ на количество 100 для конкретного товара и получает только количество, равное 90. Целью проекта, в данном примере, будет «оптимизировать процесс комплектования склада, чтобы обеспечить увеличение степени заполнения для клиента. заказов от 90% до 98% к 4 ^тыс. квартал 200X ». Объем процесса был сужен специально до процесса комплектования и обеспечивает основу для цели процесса.

Six Sigma — это методология решения проблем на основе данных, которая требует формального определения стандартов производительности.При планировании проекта оптимизации процессов используются специальные инструменты и действия «Шесть сигм» для характеристики потребностей клиентов и процессов, которые необходимо улучшить. Эти инструменты включают отображение высокоуровневого процесса в его текущем состоянии, идентификацию существующих показателей производительности процессов (например, время выбора, время подготовки продукта) и финансовый анализ процесса (например, стоимость ресурсов, накладные расходы). В частности, Six-Sigma стремится определить цену низкого качества (COPQ). COPQ включает стоимость доработки, брака, проверки, тестирования и, в случае нашего примера выполнения, стоимость жалоб клиентов.Хотя выгода от проекта оптимизации процессов может быть измерена в финансовом (жестком) или нефинансовом (мягком) отношении, большинство бизнес-сценариев основаны на реальных выгодах. В нашем примере не следует игнорировать мягкое преимущество «повышения удовлетворенности клиентов».

Если говорить о «клиенте», то в проектах «Шесть сигм» требуется время, чтобы понять потребности клиента. Команда проекта должна понимать, как проблема процесса связана с потенциальным клиентом. Six-Sigma использует исследование «Голос клиента» (VOC), чтобы получить эту важную информацию.Есть много разных методов исследования голоса клиента. К ним относятся, помимо прочего, следующее:

— База данных жалоб клиентов — обычно это приемлемое место для начала, если организация официально отслеживает проблемы.

— Прямой контакт — если разрешено, рассматривает опросы по телефону, фокус-группы, интервью в момент предоставления.

— Прямой контакт — включает опросы по электронной почте, карточки обратной связи, исследования рынка и анализ конкурентов.

— Стать клиентом — заказывайте в собственном распределительном центре; купите продукты под собственным брендом, создайте новую учетную запись в собственном финансовом учреждении.

Еще один эффективный инструмент для использования в проекте оптимизации процессов — это инструмент SIPOC High Level Process Mapping. Аббревиатура SIPOC расшифровывается как «Поставщики, входы, процессы, выходы, заказчик». Это простой, но эффективный инструмент для согласования команды проекта и всех заинтересованных сторон в отношении основного процесса в рамках проекта. Важно отметить, что еще слишком рано в проекте детализировать существующий процесс (который наступает позже на этапе измерения). Ниже приведен пример карты процессов высокого уровня SIPOC (Приложение 2):

SIPOC

Приложение 2 — SIPOC

Общий подход к идентификации процесса SIPOC включает следующие шаги:

Начните с простого определения in -сфера процесса
Определите ключевые этапы процесса (разверните их в нижней части диаграммы SIPOC)
Попросите команду определить основные входы и выходы процесса
Попросите команду определить ключевых поставщиков входных данных и клиента для каждого результата

Как и любой другой проект, проект оптимизации бизнес-процессов требует формального определения команды проекта с четкой структурой, ролями и обязанностями.Используйте карту процессов высокого уровня SIPOC, чтобы гарантировать, что все заинтересованные стороны процесса представлены в основной команде проекта.

Помните, что этап инициации и планирования проекта оптимизации бизнес-процессов начинается с формального определения проблемы процесса, а не с определения процесса решения. Инструменты шести сигм, такие как SIPOC, COPQ и VOC, помогают команде проекта определить потенциальные проблемы, объем процесса и основных представителей процесса до того, как организация вложит в инициативу значительное время и деньги.

Сочетание шести сигм и передовых методов управления проектами при выполнении проекта BPO

Измерение и анализ эффективности текущего процесса

На этапе выполнения проекта BPO менеджер проекта сосредотачивается на выполнении плана оптимизации процесса. Эти комплексные действия включают развитие индивидуальных и командных компетенций посредством использования различных упражнений по построению команды, систем вознаграждения и признания, а также нахождения члена команды в одной и той же физической области, и это лишь некоторые из них.Менеджер проекта также сосредотачивает усилия на обеспечении выполнения плана оптимизации процесса посредством регулярных запланированных встреч по статусу для обмена информацией о проекте. На этапе выполнения усилия команды сосредоточены на определении показателей для определения результативности и эффективности процесса. Разработка показателей процесса имеет решающее значение для проекта оптимизации процесса и должна идентифицировать и фиксировать данные по ключевым показателям производительности для определения эффективности и результативности процесса.Эффективность процесса измеряет количественные характеристики услуги или продукта клиента. Кроме того, проект оптимизации процесса должен отслеживать ключевые показатели эффективности, отражающие внутреннюю эффективность процесса. Как правило, для измерения производительности бизнес-процесса выполняются следующие шаги:

Разработка плана сбора данных для процесса
Определение источников сбора данных об эффективности процесса
Определение источников сбора данных об эффективности процесса (в первую очередь, клиентов услуги или продукт)
Сбор данных об эффективности и результативности для определения базовых измерений производительности процесса

Шесть сигм использует диаграммы процессов в качестве эффективного инструмента для определения и иллюстрации отдельных этапов процесса и их конкретных показателей эффективности процесса.Диаграммы процессов начинаются как высокоуровневые (макро) иллюстрации ключевых этапов процесса (Приложение 3 — ДИАГРАММА ПРОЦЕССА) и в расширенном формате изображают отношения с поставщиками и клиентами. Дополнительный уровень деталей процесса фиксируется на мини-уровне, а дальнейшие процессы разбиваются на микродиаграмму. Кроме того, дополнительные преимущества диаграммы процесса включают ее использование для содействия пониманию ключевого бизнес-процесса во всех поддерживающих функциональных областях, использование в качестве инструмента для целей обучения и может использоваться позже в проекте в качестве основы для определения улучшений процесса. ,Карта процесса высокого уровня может включать в себя общее время цикла процесса, показатели количества дней до завершения для каждого шага процесса и показатели производительности, такие как время цикла / производительности, использование ресурсов, переработка / повторная обработка, процент дефектов, отходы, незавершенное производство (WIP) очереди и удовлетворенность клиентов.

Приложение 3 — Схема процесса

Следующий шаг в проекте оптимизации процесса направлен на определение тех критических факторов, которые позволяют или препятствуют успешному выполнению процесса. Six-Sigma определяет это как этап анализа, на котором команда проекта стремится понять процесс и его основные причины для ингибиторов процесса.Одним из инструментов, который помогает команде проекта анализировать текущий процесс, является использование SWOT-анализа (сильные и слабые стороны, возможности, угрозы). Во время этого упражнения команда, используя отображенный текущий процесс, определяет сильные и слабые стороны процесса. Сильные стороны процесса определяются как те атрибуты процесса, которые позволяют процессу достичь поставленной цели. Слабые стороны процесса определяются как те атрибуты процесса, которые оказывают негативное влияние или препятствуют успешному выполнению.В то время как сильные и слабые стороны сосредоточены на внутренних факторах, влияющих на процесс; возможности и угрозы определяют внешние факторы, влияющие на процесс. На выставке (Приложение 4) ниже представлены примеры сильных и слабых сторон процессов, возможностей и угроз.

Приложение 4

Еще один инструмент «Шесть сигм» — это анализ Парето, помогающий определить наиболее распространенные категории или причины сбоев процесса. Диаграммы Парето — это просто частотные графики, на которых наиболее частые результаты расположены в порядке от левой части диаграммы к правой.График также отображает в виде линии кумулятивную частоту слева от графика. Убедитесь, что в каждой диаграмме Парето имеется достаточный объем выборки данных, так как это обеспечит значимость результатов диаграммы. Ниже (Иллюстрация 5) приведен пример диаграммы Парето, используемой для анализа основных причин пропущенных этапов процесса в процессе обзора линейки категорий продуктов розничной организации.

Приложение 5 — Пример диаграммы Парето

После того, как команда проекта определила наиболее частые причины задержки или сбоя процесса, группа может выбрать использование «5 почему» для исследования причин конкретного сбоя или задержки найти первопричину проблемы.«5 причин» — это простой, но эффективный метод более подробного исследования результатов анализа Парето. Исходя из анализа Парето, команда проекта задаст вопрос, «почему» таблица перекрестных ссылок не была завершена или доработана вовремя. Ниже приведен пример «5 причин» с использованием примера перекрестной ссылки:

Проблема: таблица перекрестных ссылок не была завершена или завершена вовремя.
Почему №1 — Менеджер категорий использовал неправильную версию и переделал электронную таблицу.
Почему №2- Категорийный менеджер не выделил необходимые 2 недели для подготовки окончательной версии
Почему №3- Вице-президент подразделения не сообщил окончательную дату крайнего срока менеджеру по категориям
Почему №4- Производитель продукта предоставил неверный номер SKU для ввода в электронную таблицу
Почему № 5 — Производитель продукта не указал крайний срок для подачи SKU.

Ключ к проекту оптимизации процессов заключается в способности проектной группы определять неэффективность процессов и причины сбоев.Картирование процессов, SWOT-анализ, Парето-анализ и 5 «почему» — это примеры инструментов, которые команда проекта BPO может использовать для выявления и понимания основной причины неэффективности или сбоя процессов. Другие эффективные инструменты для организации мыслей команды включают диаграмму Fishbone (Ishikawa), которая определяет основные причины и их влияние на оставшуюся часть процесса. Использование этих инструментов командой проекта значительно увеличивает шансы на поиск эффективных решений для обеспечения успешного выполнения процесса.

Повышение эффективности процесса

После того, как команда проекта определит неэффективность процесса и причины сбоя, ее усилия будут сосредоточены на выявлении, разработке и планировании внедрения наиболее жизнеспособных решений. Если процесс должен быть переработан, команда проекта может выбрать отображение карты желаемого состояния процесса. Отображение желаемого состояния процесса — очень полезный инструмент, который позволяет команде визуализировать оптимизированный процесс и гарантировать, что все слабые стороны процесса и угрозы в достаточной мере устранены, сохраняя при этом сильные стороны процесса и реализуя возможности процесса.Команда проекта может оптимизировать процесс в нескольких различных областях, включая идентификацию системных улучшений, таких как программные приложения, отчеты или напоминания по электронной почте, которые позволяют улучшить коммуникацию процесса или напрямую влияют на производительность процесса. Или простая переработка ролей и обязанностей в процессе может устранить необходимость в переработке или дублировании процесса. Команда проекта BPO может решить зафиксировать эти системные, процедурные изменения или изменения ответственности непосредственно на карте желаемого состояния процесса.

Сочетание шести сигм и передовой практики управления проектами при контроле проекта BPO

Контроль ключевого бизнес-процесса

После разработки и тестирования системных, процедурных улучшений или улучшений ответственности команда проекта BPO должна сосредоточиться на обеспечении решений реализуются и оцениваются по их эффективности. Команда должна определить меры, которые необходимо отслеживать после развертывания процесса желаемого состояния. Эта деятельность включает в себя определение того, кто отвечает за сбор и анализ данных процесса, а также отчетность об эффективности и результативности процесса для всей организации в форме панелей мониторинга процессов или отчетов о состоянии.В проектах «Шесть сигм» обычно используются диаграммы статистического управления процессами, которые отслеживают стабильность и вариации конкретного процесса. Типичная диаграмма статистического контроля процесса отслеживает производительность процесса с течением времени и показывает контрольные пределы, между которыми будут находиться результаты, если процесс находится «под контролем». Использование любой диаграммы статистического контроля процессов требует регулярного обновления и проверки, чтобы гарантировать их актуальность. Это гарантирует, что производительность процесса больше не снизится.

Контроль изменений процесса — еще один ключ, обеспечивающий постоянное соответствие стратегическим целям организации; процессы становятся возможными благодаря технологическим изменениям, а не препятствуют им, и наличие соответствующей организационной структуры для предоставления ресурсов для поддержки бизнес-процессов.Как указано в «Руководстве по черному поясу шести сигм» (2001 г.), классическая модель управления процессом изменений состоит из трех фаз; Размораживание, Движение, Повторное замораживание. После того, как изменение процесса идентифицировано и готово к развертыванию, необходимо решить проблему «размораживания» существующих шаблонов поведения. Как правило, большинство рабочих групп сопротивляются изменениям, и с этим нужно иметь дело. Затем люди или практики должны быть привлечены («Движение») к процессу изменения посредством обучения или технологий. После того, как ресурсы процесса приобрели необходимые навыки и технология внедрена, процесс затем «замораживается», чтобы обеспечить согласованность процесса или подразделения с целью повышения эффективности организации.Одним из эффективных методов, используемых для облегчения перехода от существующих процессов к новому, является использование формальной «Ярмарки Белой книги», где все функциональные области, затронутые изменениями процесса, имеют возможность визуализировать улучшения процесса.

Резюме

Организации могут достичь устойчивого и эффективного улучшения процессов, сочетая передовой опыт управления проектами с определенными методологиями шести сигм. Способность сочетать эти проверенные методологии обеспечивает структуру и дисциплину, необходимые для определения возможностей улучшения процессов, разработки устойчивых решений и руководства организацией через процесс стратегических изменений.Использование этих интегрированных методов позволяет бизнес-процессам быть эффективными, гибкими и удовлетворять потребности клиентов организации. В сегодняшней сложной глобальной экономике организациям важно сочетать такие дисциплины, как управление проектами, шесть сигм и оптимизация бизнес-процессов, чтобы реализовать преимущества процесса, которые обеспечивают «быстрее», «лучше», «дешевле» для их продуктов или услуг, при сохранении высокого уровня качества на рынке.

Этот материал воспроизводится с разрешения правообладателя.Несанкционированное воспроизведение этого материала строго запрещено. Чтобы получить разрешение на воспроизведение этого материала, свяжитесь с PMI или любым указанным автором.

© 2006, Ларри Мейер и Тони Скрима
Первоначально опубликовано как часть материалов Всемирного конгресса PMI 2006 — Сиэтл, Вашингтон,

Оптимизация бизнес-процессов | С чего начать и как реализовать?

Как, что и почему нужно оптимизировать бизнес-процессы

Управление организацией — непростая задача, и предприниматели это прекрасно понимают. Ежедневно выполняется множество различных процессов, и если они не будут оптимизированы надлежащим образом, это может привести к потере ресурсов — будь то время, деньги или рабочая сила.

Большинство компаний без колебаний нанимают лучших сотрудников с впечатляющим набором навыков или вкладывают средства в инфраструктуру для лучшего размещения.Они даже внедряют мощное оборудование, чтобы помочь сотрудникам, но уделяется ли такое же внимание оптимизации бизнес-процессов?

Инвестирует ли малое или среднее предприятие в программное обеспечение для рабочих процессов по мере роста своей команды? Реальность такова, что большинство компаний не осведомлены о такой реализации и необходимости управления бизнес-процессами (BPM) для оптимизации их рабочего процесса. Прежде чем вы поймете, как это реализовать, важно знать основы.

Что означает оптимизация бизнес-процессов?

Оптимизация бизнес-процессов — это процесс более эффективного использования доступных ресурсов, который предоставляет вашим сотрудникам более оптимизированную платформу для выполнения своих задач.Хотя каждый человек может знать свои индивидуальные обязанности, важно объединить их вместе для выполнения задачи.

Оптимизация бизнес-процессов является частью управления бизнес-процессами и существенно разделена на основные этапы, такие как,

Выявление проблемы
Переработка с использованием имеющихся ресурсов
Внедрение изменений
Мониторинг предоставляемых преимуществ

Простые идеи для оптимизации бизнес-процессов

«Самые сложные большие проблемы часто решаются с помощью самых маленьких уловок»

Не думайте масштабно или сложно при внедрении изменений.Термин «изменение» всегда прост, незаметен и начинается с незначительной точки, прежде чем он станет большим и покажет значительные улучшения.

1. Определите одну проблему

Разумным шагом было бы выбрать одну проблему, препятствие или медленный процесс в вашем офисе.

Определите причину проблемы. Причиной может быть отсутствие связи, неспособность менеджера ответить вовремя или медленный ответ продавца. Установите цель, которую вы хотите достичь, — ускорить процесс или сделать его без этих препятствий.Все дело в понимании процесса и его потребностей, а не в попытке добавить к нему что-то новое для решения существующих проблем.

2. Доработка с использованием имеющихся ресурсов

Оптимизация бизнес-процессов — это оптимизация с использованием доступных ресурсов.

Возможно, вы уже сделали все необходимые вложения и у вас есть рабочая сила, инструменты для ежедневного выполнения каждого бизнес-процесса. Его нужно упростить, когда вы начинаете переосмысливать то, что делается.Некоторые важные вопросы, которые следует задать себе и своим сотрудникам: есть ли более эффективные способы выполнить тот же процесс, способы экономии времени, убытки, вызванные медленным процессом, и есть способы оцифровывать его.

3. Реализация идей

Реализация идей в данном случае больше связана с автоматизацией, потому что истинный ответ на все ваши проблемы, замедления и узкие места вызваны ручными процессами.

Использование бумаги не рекомендуется, потому что они склонны теряться, их нелегко разделить, а также задерживает процессы.Начните выполнять тот же процесс по-новому и посмотрите, как он работает на этот раз. Нет единого способа выполнить работу, потому что это постоянное улучшение, которое вы можете делать, чтобы увидеть, что дает потрясающие результаты. Продолжайте повторять шаги для каждого нового процесса, который, по вашему мнению, может быть выполнен в лучшем стиле, и всегда отслеживайте его, чтобы еще больше оптимизировать.

4. Автоматизация для экономии времени и повышения эффективности

Максимально используйте вашу рабочую силу, оборудование и время! Автоматизация — неотъемлемый аспект оптимизации бизнес-процессов.

Автоматизируя повторяющиеся задачи, вы можете избежать человеческих ошибок и выполнить больше задач за короткий промежуток времени. Программное обеспечение для автоматизации бизнеса может избавить от необходимости вести ручные записи, отправлять уведомления и вести цифровые записи, что упрощает проверку того, кто и что делал в рабочем процессе бизнеса.

С Cflow оптимизация бизнес-процессов стала проще, чем когда-либо. Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, Cflow, помогает управлять бизнес-процессами, позволяя переносить повседневные задачи в цифровой мир, избавляться от документов и оптимизировать процесс утверждения в уникальной манере, чтобы избежать путаницы.

Рабочий процесс перетекает с одного этапа на другой, предоставляя вашим сотрудникам прозрачную общую картину, позволяя им работать более эффективно и уверенно. Сократите время ожидания в своих процессах с помощью автоматизации и BPM. Узнайте больше о Cflow и о том, как он может изменить вашу организацию.

Оптимизация бизнес-процессов для чайников на примерах

Что такое бизнес-процесс

Что можно оптимизировать

Оптимизация бизнес-процессов — главный секрет

Как внедрять оптимизацию бизнес-процессов

Здравый смысл и оптимизация бизнес-процессов

Примеры конкретных оптимизаций бизнес-процессов и их влияния

1. Автоматизириуй (оптимизация задачи)

2. Пусть сделает потребитель (оптимизация процесса)

3. Все за потребителя (оптимизация уровня процесса)

3. Неблокирующий контроль(оптимизация уровня процесса)

4. Параллельный кратчайший путь (оптимизация уровня процесса)

5.Ближе к клиенту (оптимизация уровня среды)

6. И еще немного банальных оптимизаций

Где найти еще идеи для оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов: методы, инструменты, пошаговое руководство с примерами

Решения для бизнеса

Определение

Для чего нужно оптимизировать

Что можно модернизировать

4 главных правила

Первое – фундамент

Второе – постепенность

Третье – целевое воздействие

Четвертое – сокращение порой выгодно

Решения для бизнеса

Методы оптимизации бизнес-процессов

Инжиниринг

Реинжиниринг

Постоянное совершенствование

Веяние Total Quality Management

Как внедрять новую схему

Конкретные примеры использования процедур

Решения для бизнеса

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство и инструкция

Основные ошибки

структура, основы, цели, методы, оптимизация

Оптимизация бизнес-процессов компании: пошаговое руководство

Что подразумевается под «оптимизацией»?

Определение целей оптимизации

Подготовка к оптимизации

Процесс оптимизации

Методы оптимизации бизнес-процессов

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Что потом?

Оптимизация бизнес-процессов в организации, компании или на предприятии: определение, причины и цели проведения оптимизации

Цели и задачи

Этапы изменений

Возможные ошибки оптимизации

Оптимизация бизнес-процессов организации

Описание и моделирование

Модели бизнес-процессов «AS IS» и «TO BE»

Процесс оптимизации

Внедрение

Модификация

Виды бизнес-процессов организации

Оптимизация бизнес-процессов, цели и задачи:

Эффект от проведения оптимизации:

Бизнес-процессы и информационная система

Оптимизация бизнес процессов. Зачем и как?

Зачем оптимизировать бизнес-процессы?

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Как оптимизировать бизнес-процессы

Технологии в оптимизации бизнес-процессов

3 конкретных пути роста

шагов в минуту

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Планирование для обеспечения стабильной гибкости и бизнес-результатов

Серия материалов:

Этот контент является частью # из # серии: Оптимизация бизнес-процессов, часть 1

Этот контент является частью серии: Оптимизация бизнес-процессов, часть 1

Рисунок 1. Гибкость бизнеса рычаги

Определение оптимизации бизнес-процессов

Влияние на BPO

Рисунок 2. Бизнес активаторы

BPO сценарии использования

Таблица 1. Драйверы и потенциал АБП воздействия

Роль бизнеса, ориентированного на вариации оптимизация

BPO — это новая возможность

Рис. 3. Организация и ее расширенная цепочка поставок

Рисунок 1. Гибкость бизнеса
рычаги

Рисунок 2. Бизнес
активаторы

BPO
сценарии использования

Таблица 1. Драйверы и потенциал АБП
воздействия

Роль бизнеса, ориентированного на вариации
оптимизация