Кто такой менеджер проектов и как им стать — статьи на Skillbox

Например, возьмём создание сайта. В стратегическом плане PM должен учесть интересы сразу трех сторон:

1. Заказчика. Его должен устроить сайт, но если клиент останется недоволен — виноват менеджер проекта.
2. Компании. Проект должен принести прибыль. Экономия бюджета приветствуется и поощряется. Если проект оказался убыточным (самая частая причина этого — не уложились в сроки), виноват менеджер проекта.
3. Команды. Если у исполнителей низкая мотивация, внутри команды возникают конфликты, а проект не способствует профессиональному росту — виноват менеджер проекта.

Менеджер проектов составляет план разработки сайта, организует команду и выстраивает весь процесс так, чтобы он соблюдался и был выполнен в срок. Исходя из методологии агентства, планы могут корректироваться или же, наоборот, опираться на изначальный замысел.

Менеджер проекта умеет:

1. Понимать реальные потребности клиента и предлагать ему тот функционал, который необходим. Он способен объяснить, например, почему дополнительные функции не являются обязательными на данном этапе разработки.
2. Обрабатывать задачи и делить их на небольшие подзадачи, которые он делегирует исполнителям и добивается соблюдения дедлайнов.
3. Видеть проект целиком. В каждый момент времени он знает, на каком этапе находится работа, и понимает, что составленный план — не просто бумажка для отчета, а настоящая дорожная карта, по которой движется вся команда.
4. Управлять рисками. Для PM нет понятия «внезапно». Он может не знать, что конкретно пойдет не так, но должен быть готов к этому и иметь в запасе все ресурсы, которые позволят всё исправить.

Заказчик может внезапно уехать в отпуск и сорвать сроки согласования. А потом он решит, что его сайту необходим дополнительный функционал, за который он не готов платить, да и срок реализации проекта тоже не хотелось бы увеличивать, так что «давайте попробуем как-то уложиться, вы же профессионалы».

Обязательно произойдет еще десяток незапланированных событий, каждое из которых либо будет грозить проекту срывом всех сроков и увеличением бюджета, либо похоронит проект вообще.

Это не должно вызывать особых эмоций и влиять на мотивацию. Обычные рабочие дела, которые менеджер проекта предвидел и, конечно же, может решить.

что они делают, что должны уметь, и кто из них главный

Руководитель продукта в «Леруа Мерлен» Алексей Маньковский рассказал, чем управление продуктом отличается от управления проектом, какие знания и навыки нужны менеджерам, и как заказчик оценивает работу.

Сначала разберемся, что такое продукт, а что — проект

Простыми словами, проект — временное мероприятие, направленное на получение уникального результата: продукта или услуги. То есть продукт — это результат проекта.

Мы сейчас не учитываем разные аспекты продакт-менеджмента, например, ценность для клиента или бизнес-процессы. Просто показываем разницу между управлением проектом и продуктом.

И главное отличие в следующем: проект имеет начало и конец, а продукт всегда бесконечен, он постоянно развивается.

Строительство газопровода — это проект, у него есть начало и конец. Готовый газопровод — продукт, который можно достраивать и всячески развивать. При этом, продукт может включать в себя один или множество проектов, а проект может быть достаточно большим, чтобы иметь задачи и требования к нескольким продуктам.

Тогда кто такие менеджер проекта и менеджер продукта

У продакта фокус на определении правильной цели: он отвечает на вопросы: что делать и какой продукт создавать, исходя из понимания рынка, предметной области, и конечных пользователей продукта. Проджект же фокусируется на процессе, и его задача — понять, как делать и когда. Менеджер проекта должен хорошо понимать цель и даже может ставить ее под вопрос, если это уместно, однако он не занимается поиском правильной цели. У проджекта и продакта разные KPI, горизонты планирования и глубина погружения в метрики.

Должностная инструкция проект-менеджера, должностные обязанности проект-менеджера, образец должностной инструкции проект-менеджера

Проект-менеджер — специалист, который разрабатывает и согласовывает с руководителем отдела, кураторами проектов концепции, цели и основные этапы проектов. В нашей должностной инструкции проект-менеджера прописаны обязанности этого специалиста, среди которых: организация реализации проектов в соответствии с планом работ, участие в управлении расходами денежных средств по проектам в соответствии с бюджетами движения денежных средств, ведение документации по проектам.

Скачать в .doc

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция проект-менеджера

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О.________________

«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Проект-менеджер относится к категории специалистов.

1.2. Назначение на должность проект-менеджера и освобождение от нее производится приказом генерального директора организации по представлению менеджера по персоналу.

1.3. Проект-менеджер подчиняется непосредственно руководителю проектов.

1.4. На время отсутствия проект-менеджера его обязанности выполняет другой специалист, назначенный приказом генерального директора организации, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.5. На должность проект-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование с опытом работы в аналогичной должности не менее одного года.

1.6. Проект-менеджер должен знать:

— основы издательской проектной деятельности;

— основы редакционно-издательского процесса;

— локальные нормативные акты организации.

1.7. Проект-менеджер руководствуется в своей деятельности:

— законодательными актами РФ;

— уставом организации, правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами организации;

— приказами и распоряжениями руководства;

— настоящей должностной инструкцией.

2. Функциональные обязанности проект-менеджера

Проект-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Разрабатывает и согласовывает с руководителем проекта, кураторами проектов концепции, цели и основные этапы проектов.

2.2. Готовит планы расходов, доходов, движения денежных средств проектов.

2.3. Ведет документацию по проектам.

2.4. Участвует в управлении расходами денежных средств по проектам в соответствии с бюджетами движения денежных средств.

2.5. Организует реализацию проектов в соответствии с планом работ.

2.6. Готовит и ведет презентации проектов.

2.7. Готовит и вносит изменения в проекты.

2.8. Выполняет проекты в согласованные сроки, в рамках выделенного бюджета и с требуемым уровнем качества.

2.9. Координирует работы участников проектных групп.

2.10. Контролирует качество выполнения работ по проектам.

2.11. Корректирует план-график и бюджет проектов и согласует изменения с кураторами проектов.

2.12. Инициирует проведение совещаний и их планирование по ходу выполнения проектов.

2.13. Формирует и согласует промежуточные и итоговые отчеты по проектам с руководителем проекта и представляет промежуточные и итоговые отчеты кураторам проектов.

3. Права проект-менеджера

Проект-менеджер имеет право:

3.1. Запрашивать и получать в необходимые сроки от руководителей и сотрудников подразделений компании информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей.

3.2. Привлекать специалистов соответствующих служб компании для определения плановых и фактических затрат по проекту.

3.3. Вносить предложения по корректировке плана-графика в рамках согласованных этапов проекта.

3.4. Инициировать проведение совещаний и участвовать в них по вопросам реализации проектов.

3.5. Знакомиться с приказами, распоряжениями, регламентирующими деятельность отдела проектов.

3.6. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4. Ответственность проект-менеджера

Проект-менеджер несет ответственность за:

4.1. Некачественное и несвоевременное выполнение возложенных на него должностной инструкцией обязанностей в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. Причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации.

4.3. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

К списку должностных инструкций

Кто такой менеджер проектов и как им стать — статьи на Skillbox

Например, возьмём создание сайта. В стратегическом плане PM должен учесть интересы сразу трех сторон:

1. Заказчика. Его должен устроить сайт, но если клиент останется недоволен — виноват менеджер проекта.
2. Компании. Проект должен принести прибыль. Экономия бюджета приветствуется и поощряется. Если проект оказался убыточным (самая частая причина этого — не уложились в сроки), виноват менеджер проекта.
3. Команды. Если у исполнителей низкая мотивация, внутри команды возникают конфликты, а проект не способствует профессиональному росту — виноват менеджер проекта.

Менеджер проектов составляет план разработки сайта, организует команду и выстраивает весь процесс так, чтобы он соблюдался и был выполнен в срок. Исходя из методологии агентства, планы могут корректироваться или же, наоборот, опираться на изначальный замысел.

Менеджер проекта умеет:

1. Понимать реальные потребности клиента и предлагать ему тот функционал, который необходим. Он способен объяснить, например, почему дополнительные функции не являются обязательными на данном этапе разработки.
2. Обрабатывать задачи и делить их на небольшие подзадачи, которые он делегирует исполнителям и добивается соблюдения дедлайнов.
3. Видеть проект целиком. В каждый момент времени он знает, на каком этапе находится работа, и понимает, что составленный план — не просто бумажка для отчета, а настоящая дорожная карта, по которой движется вся команда.
4. Управлять рисками. Для PM нет понятия «внезапно». Он может не знать, что конкретно пойдет не так, но должен быть готов к этому и иметь в запасе все ресурсы, которые позволят всё исправить.

Заказчик может внезапно уехать в отпуск и сорвать сроки согласования. А потом он решит, что его сайту необходим дополнительный функционал, за который он не готов платить, да и срок реализации проекта тоже не хотелось бы увеличивать, так что «давайте попробуем как-то уложиться, вы же профессионалы».

Обязательно произойдет еще десяток незапланированных событий, каждое из которых либо будет грозить проекту срывом всех сроков и увеличением бюджета, либо похоронит проект вообще.

Это не должно вызывать особых эмоций и влиять на мотивацию. Обычные рабочие дела, которые менеджер проекта предвидел и, конечно же, может решить.

Функции менеджера проекта: руководитель или исполнитель

В процессе создания проекта, независимо от масштабов и направления, участвует команда профессионалов и единомышленников. Чтобы запустить слаженную и эффективную работу, недостаточно только профессионализма участников. Для формирования коллектива, управления его деятельностью и мотивации к достижению цели необходим менеджер проекта (Project Manager). Какие обязанности на него возлагаются, и какими качествами должен обладать ответственный за реализацию инициативы?

Менеджер проекта (Project Manager) – кто это?

Успех начинания зависит от того, кто является его ведущим звеном. Для этого необходим специалист, который способен проконтролировать каждую часть кампании и собрать в единое целое. И это только малая часть обязанностей. Кроме выполнения функции лица, которое руководство наделило рядом полномочий, этот человек мотивирует участников и достойно несет ответственность за процессы, происходящие на разных этапах создания дела. Это управленец, от которого зависит успех будущего творения.

Изначально понятие менеджера проекта появилось в сфере интернет-технологий, где разработчики нуждались в управленцах. Хотя считается, что впервые понятие Project Manager было использовано в военных ведомствах США, там же были созданы и первые инструменты управления. Сейчас профессия руководителя проекта, которую так принято называть в деловых кругах, названа самой востребованной в разных сферах деятельности:

Функции менеджера

Может показаться, что это такой универсальный солдат, который все знает и умеет. На деле это не так. Возникают ситуации, когда менеджеру проекта приходится самостоятельно что-то делать, или углубиться в изучение того или иного вопроса. Но это необходимо лишь для того, чтобы лучше понимать происходящее и уметь просчитать все нюансы и возможные ошибки.

Менеджер проекта, прежде всего – руководитель, который специализируется на управлении человеческим ресурсом и процессами. Чтобы это понятие не стало размытым, должны быть и ограничивающие рамки.

Воплощение идеи в жизнь или реализации цели требует внедрения вполне понятных ограничителей: стоимость, сроки и содержание. Любой выход за рамки влечет за собой провал всего проекта. Для того чтобы продукт, подогнанный в определенные условия, получился еще и качественным, понадобится эффективное управление.

Простыми словами, менеджер проекта (PM) – должностное лицо, которое должно воплотить идею заказчика за оговоренные сроки, используя имеющиеся ресурсы. Для этого менеджер проекта должен:

Обсуждение проекта

• составить стратегический план
• распределить обязанности участников команды
• настроить практические процессы работы над проектом
• установить обратную связь между основным заказчиком и исполнителями
• предотвращать или устранять проблемы, возникающие в процессе
• контролировать качество выполняемой задачи

Иногда обязанность управления возлагают на себя авторы идеи, ошибочно полагая, что должны лично проконтролировать каждый шаг. Но выполнив определенное количество задач самостоятельно, передают это в руки управляющего проектом менеджера, которого наделяют рядом полномочий и функциональных обязанностей.

Функциональные обязанности PM в разработке и реализации проекта

Общие функции, которые должен выполнять менеджер проекта, разделяются на выполнение локальных задач, определяемые:

• организационной формой
• типом поставленных задач
• масштабом организации
• сферой деятельности

Также они определяются четкими должностными инструкциями, с которыми руководитель проекта знакомится в начале реализации идеи. Все задачи, которые PM должен выполнять в рамках поставленных целей, можно условно разделить на тактические и стратегические.

Тактические функции направлены на решение ежедневных вопросов, решение проблем и помощь в преодолении препятствий, возникающих в процессе. Стратегические заключаются в общем координировании, разработке пути к цели и оптимизации методов управления процессом.

Что касается участников проекта и коммуникаций, менеджер проекта должен достигать цели на трех уровнях:

• идеи и автора
• руководства и компании
• участников компании

Должностные инструкции функциональных обязанностей менеджера проекта в большинстве компаний определяются следующими задачами:

Разработка проекта командой

• согласование деталей проекта с автором или заказчиком
• формирование рабочих групп
• детальное планирование проекта с подключением руководителей подразделений для предоставления необходимой информации
• управление ресурсами
• управление и контроль сроков
• контроль качества выполняемых работ
• организация работы с внешними участниками и партнерами
• отслеживание возникновения возможных рисков и разработка плана по их предотвращению
• оперативное принятие решений
• постановка задач и целей руководителям подразделений
• запрос любой информации, касающейся темы, у исполнителей, лидеров команд и внешних участников
• решение конфликтных ситуаций в коммуникациях участников проекта
• информирование руководства, заказчика или автора о каждом этапе и конечном результате
• внесение предложений руководству о возможностях совершенствования проекта
• составление и контроль сопровождающей документации: отчеты, сметы, коммерческие предложения и др.

Такой объем поставленных задач по силам человеку с неординарными качествами. В первую очередь – это высокая работоспособность, стрессоустойчивость и находчивость. При необходимости менеджер проекта должен уметь остановиться и оценить текущую ситуацию, а не слепо продолжать исполнять должностные инструкции.

Требования, предъявляемые к кандидату на должность Project Manager

В бизнесе существуют такие компании, в которых для менеджера проекта, предусмотрены должностные инструкции, предполагающие наличие специфического образования в той отрасли, где происходит работа.

Например, в строительстве PM должен иметь как минимум опыт работы в строительной компании, а как максимум – иметь высшее техническое образование и опыт работы на руководящих должностях. Независимо от направления, при поиске человека на должность PM-менеджера, предъявляют к нему список следующих требований:

• высшее образование по профилю проектной отрасли
• опыт работы 1 год и больше, в зависимости от уровня серьезности задач
• навыки составления технической документации и отчетности
• опыт работы на руководящих должностях
• коммуникативные навыки
• навыки ведения переговоров
• умение обрабатывать большое количество информации

Дополнительно к кандидату иногда предъявляются и требования, касающиеся специфического направления поставленных целей:

• наличие водительских прав
• знание методов и принципов организации процесса
• свободное владение английским или другим иностранным языком

Определенные личностные качества только усилят и расширят потенциального PM-кандидата, а именно:

• ответственность
• коммуникабельность
• способность мыслить критически
• способность принимать оперативные решения
• организованность
• работоспособность
• умение убеждать и мотивировать
• умение четко излагать свои мысли и устанавливать цели

Должность Project Manager, соответствующая таким характеристикам, ценится достаточно высоко и хорошо оплачивается. К подбору такого сотрудника руководству компании следует отнестись со всей серьезностью, т.к. его увольнение может стать причиной увольнения исполняющей команды и провалу.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Менеджер проектов (project manager): функции и должностные обязанности

Ключевой проектной ролью, должностью и профессией в компании обладают специально назначаемые люди. Они избираются среди особой группы кандидатов и становятся ответственными ресурсами по проектным задачам. Организационно и формально центром компетенций и центром проектной архитектуры является фигура project manager, или по деловым обычаям российского бизнеса – руководитель проекта. В настоящей статье мы разберем подходы к формированию требований к портрету данного менеджера, его основные функции и возможные ошибки.

Функции проект-менеджера

Под менеджером проекта мы рассматриваем лицо, ответственное перед руководством компании за достижение целей, наделенное для этого полномочиями, достаточными для решения принятых задач в условиях ограничений и рисков. Международные организации, издающие стандарты в области PM, серьезное внимание уделяют также и требованиям к компетенции, профессиональным и личностным качествам проект-менеджеров. Так, ассоциация IPMA, в которую также входит РФ, издала стандарт международных требований к компетенции менеджеров проектов (PM ICB IPMA Competence Baseline). Последняя 3-я версия стандарта издана в 2010 году, в состав ICB в общей сложности вошло 46 компетенций в различных областях, разделенных на группы технической, поведенческой и консенсуальной компетентности.

На основе ICB в СОВНЕТ разработан стандарт НТК (Национальные требования к компетенции менеджеров проектов). Сертификация, пройденная по данному стандарту, признается IPMA. Институт PMI в меньшей степени, но все же уделяет этому вопросу внимание. В данном стандарте особо подчеркивается растущая роль проект-менеджера в решении стратегических задач бизнеса. В PMBOK акцент делается не только на знаниях и навыках PM, но и на его личностных компетенциях и лидерских качествах. Далее приведена выписка из Руководства PMBOK относительно руководителя проекта и сфер его компетенций и ответственности.

Выписка из Руководства PMBOK о роли и компетенциях руководителя проекта

Стать профессиональным руководителем проектов на первом этапе несложно. Достаточно иметь высшее экономическое или даже среднее профессиональное образование и получить небольшой управленческий опыт. В зависимости от организации требования к опыту от 1 года до 5 лет. Последние годы набирает популярность сертификация специалистов по двум международным стандартам IPMA (IPMA-СОВНЕТ) и PMI. Сертификация существенно повышает не только компетентность менеджера, но и его профессиональный статус.

Выписка из типовой должностной инструкции РМ: Раздел «Должностные обязанности руководителя проектов»

Выше представлен пример должностных обязанностей менеджера проектов производственной компании среднего уровня. Следует заметить, что должностные обязанности РМ во многом определяются организационной формой выполнения проектов, их типом, масштабом организации и отраслью ее деятельности. Функции проект-менеджера коммерческой организации делятся на семь групп, схема содержания которых размещена далее.

1. Функции, основанные на выполнении задачи стратегического управления.
2. Обеспечение связи между руководством компании и проектной реализацией.
3. Воспроизводство системы управления проектом.
4. Разработка плана проекта.
5. Организация исполнения проекта.
6. Контроль и анализ хода реализации.
7. Функции, связанные с закрытием проекта.

Схема функциональных составов менеджера проекта

О чем следует помнить руководству?

Как известно, инициатором проекта могут выступить любые заинтересованные лица. Часто ими являются заказчик, функциональные руководители или руководитель проектного офиса. Назначенному высшим руководством компании куратору предстоит стать наиболее близким в проектном окружении руководителем и уделять управлению проектом существенное время. Именно ему заказчик предоставляет полномочия по выделению ресурсов, поддержке проекта и передает ответственность за успех этой уникальной задачи.

Должностные обязанности куратора предполагают разработку устава проекта, регулирование спорных вопросов, утверждение вносимых изменений в проектные параметры и многое другое. Два руководителя (куратор и менеджер проекта) составляют его руководящий состав. Один из них действует внутри реализации задачи, а другой – выше нее в задачно-целевой иерархии бизнеса. Реальные события свидетельствуют, что действовать безупречно не всегда удается, особенно когда проектное управление только разворачивается в компании, а руководители еще не имеют достаточного опыта. Даже если «проштудирована» методология, разработаны должностные инструкции и описаны функции, никто не застрахован от ошибок.

Опираясь на опыт, можно с уверенностью утверждать, что основные проектные ошибки следует разделить на две большие части: недоработки вышестоящего руководства по отношению к проекту и ошибки руководителя проекта. Типовые ошибки руководства компании на этапе инициации, планирования и сопровождения проекта собраны в отдельную таблицу, представленную далее.

Классификационная таблица ошибок руководства компании в проекте

Основная доля ошибок куратора приходится на этап инициации, включая процедурные затруднения при выборе PM и постановки ему задачи. Выдержать регламентные процедуры инициации полноценно в российских реалиях часто непросто. Большое значение имеет властное «хочу». Многократно приходилось наблюдать положительные эффекты, если протокол соблюдался с самого начала. Когда такое удавалось, то независимо от масштаба проектной задачи, успех сразу начинал «брезжить» впереди.

Если цели проекта не сформулированы, не соизмерены со стратегией фирмы, если предпосылки не выражены и устав не разработан, шансы, что более или менее серьезный проект дойдет до результата, малы. Менеджер проектов, даже находящийся в статусе кандидата на эту роль, обязательно должен быть привлечен к управлению проектом на стадии инициации. Это очень важное правило требует соблюдения.

Блок управленческих ошибок на стадии инициации

Возможные упущения менеджера проекта

Менеджер проектов, включенный в штат предприятия, в своей работе опирается на должностные обязанности и функции, прописанные в инструкции. Другое дело, менеджер проекта, который выполняет ролевую установку, являясь при этом сотрудником функционального подразделения, например, отдела маркетинга. В своей обычной практике такой специалист или даже руководитель выполняет функции, связанные с комплексом маркетинга и рекламы. Стать штатным PM в одночасье такой сотрудник не может.

Независимо от функциональной привязки, менеджер проекта, приступая к управлению, должен рассматривать требования и установки устава, которые раскрывают ему содержание, цели, результаты, продукт и критерии успешности проекта. Устав является главным документом, которым руководствуется менеджер проектов. Типичные ошибки PM представлены вашему вниманию далее, среди них вторым типом рассмотрены ошибки во взаимодействии с куратором.

Классификационная таблица ошибок РМ в проекте

Требования по управлению проектом накладывают на PM серьезную ответственность не только за результаты, но по существу и содержанию его действий как ресурса и руководителя. Переговоры с куратором – важный момент в постановке-принятии задачи. Куратору нужно соблюсти требования минимального уровня таких ограничений проекта, как «бюджет» и «сроки» при максимальном содержании (качества) результата.

Менеджер проекта, в свою очередь, нуждается в полной информации по условиям проектной задачи для того, чтобы соизмерить все возможные риски и достаточность предполагаемых ресурсов. И он свободен отказаться, если ресурсная база окажется мала, а риски слишком велики. Таковы требования задачной парадигмы. Менеджер проектов, хоть и находится в штате, но вполне может отдавать себе отчет, что такой сложности проект «не потянет».

Честь и хвала РМ за то, что он найдет в подобной ситуации мужество отказаться. В этот момент исключается ключевой риск проекта и куратор перестает «как бы надеяться», что проект реализуется. Менеджер проекта при этом перестает соглашаться с предложением, по которому он «как бы решит задачу». Исключается потенциальное двусмыслие между переговорными сторонами. Управлению проектом вскоре может быть придан новый импульс с лучшим кандидатом, но задача при этом не будет загублена.

Свобода и ответственность проект-менеджера выступают гарантией управленческой ясности того, что результат выполняемой уникальной задачи состоится. Давление или пренебрежение такой важной процедурой, как постановка и переговоры по задаче и ее условиям, не допустимы. Условия задачи комплексно развернуты в уставе проекта. В нем не хватает только бизнес-плана, но есть все, чтобы PM мог принять взвешенное решение.

Задачный и личностный контекст успеха PM

Все, что было сказано до сих пор относительно упущений в постановке задач проект-менеджеру, в полной мере может относиться и к нему самому. Приступая к управлению командой, PM должен отобрать в нее исполнителей. Привлечение и отбор происходит на основе той же задачной доктрины. В рабочей группе, затем в команде управления проектом декомпозиция задачи проекта на подзадачи достигает своего оптимального уровня. Если формат не соблюден и проектные мероприятия не обретут формулировок с количественными параметрами, успеху не быть.

Если при отборе команды рассмотрен только один состав кандидатов (обычно так и есть), то это не нарушение. Но! Если проект-менеджеру удастся так построить процесс формирования команды, что возникнет минимальный конкурс, пусть с одним лишним кандидатом всего на одно место, качество команды резко улучшится и по составу, и по ее настроению. Не следует показывать людям, до какой высокой степени в них нуждается компания. Это – «мое хочу» руководства бизнеса: «хочешь – берись», «не хочешь – найду другого»!

Часто такое кажется невозможным из-за дефицита хороших исполнителей. Однако это иллюзия, часто имеющаяся у PM. Требования соблюдения условий ограничений проекта по срокам и по бюджету также могут быть результативно выполнены в ходе постановки задач в команде. Делается это достаточно просто. На совещании проектной команды устраивается конкурс между условными звеньями по 2-3 участника. Каждому звену поручается найти минимум три способа решить подзадачу. Затем предъявленные решения обсуждаются всей командой, звенья меняются местами и снова ищут новые пути решения. Лучший способ переводится в задачный формат.

Почему-то во многих источниках личностно-психологические затруднения руководителя проекта не акцентированы. Однако есть основания полагать, что это весьма важный аспект деятельности PM для его успешности. Получить современное образование по project management не так сложно любому экономисту, технологу или линейному руководителю. А изменить личностные стереотипы, особенно если человек длительное время действовал как исполнитель или, напротив, как «большой начальник», не так просто, как кажется. Удивительно, но оказывается, что быть уравновешенным, способным без страхов попросить помощи, учиться у молодого знающего коллеги, очень ценно.

В настоящей статье мы рассмотрели вопросы требований к профессиональным и личностным качествам PM, их должностных обязанностей, основных функций и типовых ошибок управления проектами. Мы разобрали подходы международных и российских систем стандартизации к данным аспектам управления. Уточнены основные недоработки и упущения со стороны кураторов и проект-менеджеров. Мне представляется, что в условиях роста значения проектного управления в современном бизнесе актуальность этой темы будет только возрастать.

Должностная инструкция менеджера проектов | pm-notes.ru

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с Менеджером проектов и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. На должность Менеджера проектов назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
2. Назначение на должность Менеджера проектов и освобождение от нее производится приказом Генерального Директора.
3. Менеджер проектов должен знать:
   • Методы управления персоналом,
   • Методы управления проектами,
   • Психологию клиентских взаимоотношений,
   • Руководящие и нормативные материалы, регламентирующие методы разработки алгоритмов и программ и использования вычислительной техники при обработке информации.
   • Основные принципы структурного программирования.
   • Виды программного обеспечения.
   • Технико-эксплуатационные характеристики, конструктивны особенности, назначение и режимы работы ЭВМ, правила ее технической эксплуатации.
   • Технологию автоматической обработки информации и кодирования информации.
   • Формализованные языки программирования
   • Действующие стандарты, системы счислений, шифров и кодов.
   • Порядок оформления технической документации.
   • Передовой отечественный и зарубежный опыт программирования и использования вычислительной техники.
   • Основы экономики, организации производства, труда и управления.
   • Основы трудового законодательства.
   • Правила внутреннего трудового распорядка.
   • Правила и нормы охраны труда.
4. Менеджер проектов должен уметь:
   • Планировать работы проекта.
   • Подбирать подходящую команду проекта.
   • Правильно распределять сотрудников по проекту.
   • Формулировать цели и задачи проекта.
   • Модерировать совещания.
   • Управлять конфликтами.
   • Делегировать задач и полномочия сотрудникам.
   • Осуществлять контроль над всеми делегированными заданиями.
   • Производить расчет расходов проекта.
   • Искать пути решения проблем.
   • Проводить анализ окружения проекта.
   • Делать SWOT-анализ.
   • Проводить анализ рисков.
   • Строить план структуры проекта.
   • Формировать устав проекта.
   • Управлять вехами проекта.
   • Разрабатывать график работ.
   • Проводить переговоры с внутренними и внешними участниками и высшими руководящими органами.
   • Ставить цели и задачи по SMART.
   • Управлять персоналом.
   • Управлять информацией.
   • Управлять качеством разрабатываемого продукта.
   • Управлять расходами, сроками проекта.
   • Управлять проектом по методологиям agile.
   • Осуществлять проектный контроллинг.
   • Планировать работы.
   • Разрабатывать проектные документы, отчеты.
   • Использовать инструменты планирования, документирования, контроллинга, управления рисками, качеством, разработкой.
5. Менеджер проектов подчиняется непосредственно Генеральному Директору.
6. На время отсутствия Менеджера проектов (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.

II. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Менеджер проектов:

1. Руководит инженерами-программистами, тест-инженерами: ставит задачи командам, контролирует выполнение задач в срок, организует совещания.
2. Осуществляет, совместно с командой, выбор языка программирования для описания алгоритмов и структур данных.
3. Разрабатывает и согласовывает с руководителем проекта, кураторами проектов концепции, цели и основные этапы проектов.
4. Реализует оперативное и стратегическое планирование реализации проекта создания ПО.
5. Определяет возможность использования готовых программных продуктов.
6. Ведет документацию по проектам.
7. Участвует в управлении расходами денежных средств по проектам в соответствии с бюджетами движения денежных средств.
8. Организует реализацию проектов в соответствии с планом работ.
9. Готовит и ведет презентации проектов.
10. Готовит и вносит изменения в проекты.
11. Выполняет проекты в согласованные сроки, в рамках выделенного бюджета и с требуемым уровнем качества.
12. Координирует работы участников проектных групп.
13. Контролирует качество выполнения работ по проектам.
14. Корректирует план-график и бюджет проектов и согласует изменения с кураторами проектов.
15. Инициирует проведение совещаний и их планирование по ходу выполнения проектов.
16. Формирует и согласует промежуточные и итоговые отчеты по проектам с руководителем проекта и представляет промежуточные и итоговые отчеты кураторам проектов.

III. ПРАВА

Менеджер проекта имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от специалистов подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения их руководителей).
6. Требовать от своего непосредственного руководителя, руководства предприятия оказания содействия в исполнении им своих должностных обязанностей и прав.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Менеджер проектов несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

V. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

1. Режим работы Менеджера проектов определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
2. В связи с производственной необходимостью Менеджер проектов может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Related Posts via Categories

Роли и обязанности менеджера проекта [8 ключевых ролей] · Блог · ActiveCollab

«Менеджер проекта подобен врачу, который возглавляет травматологическую команду и определяет курс действий для пациента — и то и другое одновременно. Без необходимых полномочий для эффективного решения всех вопросов по управлению проектами команды разработчиков могут легко попасть в неприятности ». — Скотт Беркун, автор книги «Making Things Happen»

Как все это началось? В конце 1980-х Microsoft запускала амбициозный проект и столкнулась с проблемой: в него было вовлечено слишком много игроков.Были команды из отдела маркетинга, инженерии и бизнеса, и никто не знал, как их всех координировать.

Итак, Microsoft предложила гениальное решение. Они выбрали одного человека, которому будут предоставлены значительные полномочия для организации и координации их нового проекта. После того, как Microsoft назначила преданного руководителя, все прошло гладко, и команды были более довольны динамикой своей работы. Конечным результатом этой новой стратегии стал Excel.

В конце концов, Microsoft сделала эту новую роль основной для всех своих проектов.Так родился менеджер проекта .

Методологии и концепции управления проектами

Эта статья — лишь небольшая часть истории об управлении проектами и ее передовых методах, которые мы подробно рассмотрели в нашей основной электронной книге.

Спасибо за подписку!

Все подписчики информационного бюллетеня могут загрузить это (и другие) руководства по управлению проектами ActiveCollab.

Скачать электронную книгу

К сожалению, мы не можем подписаться на вас в данный момент.Пожалуйста, проверьте ваш электронный адрес дважды. Если проблема не исчезнет, ​​сообщите нам об этом, отправив письмо по адресу [email protected].

Попробуй еще раз

8 ключевых ролей и должностных обязанностей менеджеров проектов

Кто такие менеджеры проектов и какие они?

Хорошие менеджеры проектов — это люди с отличным предпринимательским складом ума . Это позволяет им думать о проекте, выходя за рамки базового набора навыков, необходимых для управления им., задача менеджера проекта — направлять команды и членов команды к финишу. В конце концов, успех или провал проекта полностью ложится на плечи руководителя проекта, и он или она несет ответственность за конечный результат.

Руководители проектов обеспечивают бесперебойный обмен знаниями и информацией . Им нужны как технические ноу-хау, так и знания из первых рук о задачах, которые они поручают другим, чтобы проект продолжал развиваться.

Но технические ноу-хау не просто позволяют менеджерам проектов эффективно обмениваться идеями со всеми участниками.Хорошие менеджеры проектов используют свое техническое понимание, чтобы завоевали уважение членов команды . Поскольку руководители проектов влияют на принятие решений больше, чем кто-либо другой в компании, их основная задача — использовать то, что они знают, не только для того, чтобы завоевать уважение сотрудников, но и сохранить его на протяжении всего проекта и в будущем.

Чем занимаются менеджеры проектов? 8 ключевых ролей и обязанностей

1. Планирование деятельности и ресурсов

Планирование играет важную роль в соблюдении сроков проекта, и многие проекты терпят неудачу из-за плохого планирования.Прежде всего, хорошие менеджеры проектов определяют объем проекта и определяют доступные ресурсы. Хорошие менеджеры проектов знают, как реалистично устанавливать оценки времени и оценивать возможности команды или команд.

Затем они создают четкий и краткий план как для выполнения проекта, так и для отслеживания его прогресса. Проекты по своей природе непредсказуемы, поэтому хорошие менеджеры проектов знают, как вносить коррективы по мере необходимости, прежде чем проект достигнет финальной стадии.

2.Организация и мотивация проектной команды

Хорошие менеджеры проектов не увязывают свою команду сложными таблицами, длинными контрольными списками и досками. Вместо этого они ставят свои команды вперед и в центр. Они разрабатывают четкие и понятные планы, которые стимулируют их команды полностью раскрыть свой потенциал. Они сокращают бюрократию и направляют свои команды по четкому пути к конечной цели.

3. Управление тайм-менеджментом

Клиенты обычно судят об успехе или неудаче проекта по тому, был ли он выполнен вовремя.Таким образом, соблюдение сроков не подлежит обсуждению. Хорошие менеджеры проектов знают, как устанавливать реалистичные сроки и как последовательно сообщать о них своим командам.

Они знают, как эффективно делать следующее:

• Определить действие
• Последовательность действий
• Оценить продолжительность действия
• Разработать график
• Вести график

4. Оценка затрат и разработка бюджета

Хорошие менеджеры проектов знают, как удержать проект в рамках установленного бюджета.Даже если проект соответствует ожиданиям клиента и выполняется вовремя, он все равно будет провалом, если будет значительно превышен бюджет. Хорошие менеджеры проектов часто проверяют бюджет и планируют заранее, чтобы избежать значительного перерасхода бюджета.

5. Обеспечение удовлетворенности клиентов

В конце концов, проект является успешным только в том случае, если клиент доволен. Одна из ключевых обязанностей каждого менеджера проекта — минимизировать неопределенность, избегать любых нежелательных сюрпризов и вовлекать своих клиентов в проект в максимально возможной степени.Хорошие менеджеры проектов знают, как поддерживать эффективную коммуникацию и держать клиентов в курсе последних событий.

6. Анализ и управление рисками проекта

Чем крупнее проект, тем выше вероятность возникновения препятствий и ловушек, которые не входили в первоначальный план. Икота неизбежна, но хорошие менеджеры проектов знают, как тщательно и почти интуитивно выявлять и оценивать потенциальные риски еще до начала проекта. Они знают, как избежать рисков или хотя бы минимизировать их влияние.

7. Мониторинг прогресса

На начальных этапах менеджеры проектов и их команды имеют четкое видение и большие надежды на достижение желаемого результата. Однако путь к финишу никогда не бывает без ухабов. Когда что-то идет не по плану, менеджеру проекта необходимо отслеживать и анализировать как расходы, так и работу команды, и всегда эффективно принимать корректирующие меры.

8. Управление отчетами и необходимой документацией

Наконец, опытные менеджеры проектов знают, насколько важны итоговые отчеты и надлежащая документация.Хорошие менеджеры проектов могут представить исчерпывающие отчеты, подтверждающие выполнение всех требований проекта, а также историю проектов, включая то, что было сделано, кто участвовал и что можно было бы сделать лучше в будущем.

Вам нужен руководитель проекта?

Неважно, насколько крупными или требовательными являются проекты, вам нужен кто-то, кто будет надежно и постоянно поддерживать эффективность и продуктивность. Исследования показали, что не только в 89% высокоэффективных организаций есть руководитель проекта, но и что эта профессия неизменно является одной из самых востребованных.Управление проектами незаменимо для успешного бизнеса, и владельцам бизнеса нужны лидеры с правильным видением, нужными навыками и нужными ноу-хау, чтобы решать самые сложные задачи и обеспечивать успешное завершение проектов в соответствии с графиком.

Руководители проектов являются неотъемлемой частью почти любой организации — от небольших агентств, в которых только один руководитель проектов руководит несколькими проектами, до многонациональных ИТ-компаний, в которых работают высокоспециализированные менеджеры проектов, отвечающие за амбициозные проекты.Если одно из них описывает ваш бизнес или какое-либо другое предприятие, то ответ определенно положительный.

.

Роли и обязанности менеджера проекта

Менеджер проекта несет ответственность за реализацию проекта, а Совет проекта имеет полномочия и ответственность за ежедневное выполнение проекта.

Роль руководителя проекта

Менеджер проекта — это лицо, ответственное за реализацию проекта. Этот человек возглавляет и управляет командой проекта с полномочиями и ответственностью совета проекта, чтобы управлять проектом на повседневной основе.В государственном секторе NI PRojects IN Controlled Environments2 (PRINCE2) является стандартным методом управления проектами и применим ко всем типам проектов.

Наряду с формальными обязанностями, изложенными в таких методах, как PRINCE2, менеджер проекта играет важную роль во взаимодействии между проектом и бизнес-областью. Это важно для информирования и поощрения необходимости трансформации и изменений в бизнес-сфере в тандеме с предоставлением новых возможностей проекта.Готовность бизнеса использовать новые возможности имеет решающее значение для успеха. Без такого состояния готовности в бизнесе, вероятно, будут сбои и задержки в плане реализации выгод.

Конкретные обязанности руководителя проекта

Менеджер проекта, работающий в рамках согласованной структуры отчетности, несет ответственность за:

• разработка и применение соответствующих стандартов управления проектами для включения в процесс проверки шлюза NI
• Управление производством необходимых результатов
• планирование и контроль проекта
• принятие любого делегирования и использования ролей по обеспечению качества проекта в рамках согласованных структур отчетности
• подготовка и ведение планов проектов, этапов и исключений по мере необходимости
• Управление рисками проекта, включая разработку планов действий в чрезвычайных ситуациях
• Связь с руководством программы (если проект является частью программы) и связанными с ней проектами, чтобы гарантировать, что работа не будет упущена из виду и не будет дублироваться
• мониторинг общего прогресса и использования ресурсов, инициирование корректирующих действий при необходимости
• Применение процессов контроля изменений и управления конфигурацией
• Отчетность по согласованным направлениям о ходе реализации проекта посредством основных отчетов и заключительных оценок
• связь с назначенными представителями по обеспечению качества проекта для обеспечения общего руководства и целостности проекта
• поддержание осведомленности о потенциальных взаимозависимостях с другими проектами и их влиянии
• принятие и применение соответствующих технических стратегий и стандартов качества
• определение и получение поддержки и рекомендаций, необходимых для управления, планирования и контроля проекта
• Управление администрированием проекта
• проведение обзора оценки проекта для оценки качества управления проектом
• подготовка рекомендаций по дальнейшим действиям

В строительных проектах менеджер проекта также обеспечивает взаимодействие между спонсором проекта и стороной снабжения проектной группы.

Навыки и атрибуты, необходимые для руководителя проекта

Менеджер проекта должен уметь:

• применить подход управления проектом PRINCE2 к конкретным требованиям проекта
• установить хорошие рабочие отношения со старшим ответственным владельцем
• руководить, управлять и мотивировать команду проекта
• Разработать и поддерживать согласованный план проекта и подробные планы этапов
• понимать и применять бизнес-модели и процессы управления рисками
• адаптировать экспертные знания к конкретным обстоятельствам
• планировать и управлять развертыванием физических и финансовых ресурсов для достижения вехи проекта
• налаживание и поддержание эффективных коммуникаций с другими ролями, участвующими в проекте
• применять принципы и процессы менеджмента качества

Важное примечание

Менеджер проекта должен быть соответствующим образом обучен методам и процессам управления проектами.Для крупных проектов следует рассмотреть возможность аккредитованного обучения, такого как PRINCE2 Practitioner. Важно, чтобы навыки и опыт менеджера проекта соответствовали требованиям проекта, а бизнес должен финансировать соответствующее обучение.

,

Обязанности менеджера проекта с помощью программного обеспечения для управления проектами

Должность менеджера проекта всегда была ключевым звеном среди членов команды, позволяя им сосредоточиться и подотчетно за свою работу.

Будь то особый способ организации задач, советы по развитию карьеры или управление командами, у каждого менеджера проекта есть одна уловка, которая делает работу если не проще, то, по крайней мере, более приятной.

Помимо команды профессионалов, помогающих завершить проект, существует программное обеспечение для управления проектами.

Программное обеспечение поможет вам выполнить большинство обязанностей менеджера проекта вовремя и с меньшим количеством ошибок, чем если бы вы делали все вручную. Однако имейте в виду, что всегда будут определенные действия, требующие действий и взаимодействия человека.

Давайте сразу посмотрим, какие обязанности менеджера проекта являются наиболее распространенными независимо от вашего стиля управления:

Общие обязанности менеджера проекта

Хотя в любом описании должности вы найдете обязанности и роли менеджера проекта, характерные для компании, существуют общие обязанности, с которыми все менеджеры проектов должны быть готовы справиться.

В целом, руководитель проекта несет ответственность за весь проект, поэтому не удивляйтесь, если вы будете выполнять другие пост-проектные обязанности. На данный момент просто имейте в виду, что они могут варьироваться от случая к случаю.

Ранее мы провели исследование более 200 объявлений о вакансиях в LinkedIn и составили список обязанностей менеджеров проектов, которые искали большинство работодателей, чтобы помочь вам быстро понять, во что вы ввязываетесь. Вот наиболее важные обязанности, с которыми сталкивается любой менеджер проекта на разных этапах проекта:

• Координировать и контролировать различные проекты на разных этапах
• Установление ожиданий по проекту и непосредственное общение с ними с внешними и внутренними заинтересованными сторонами
• Проведение встреч с клиентами и участие в них
• Сотрудничать со спонсорами и офисом управления проектами (PMO)
• Задайте объем проекта
• Проектировать и регулярно обновлять проектную документацию
• Составьте подробный план управления проектом
• Мотивируйте, наставляйте и контролируйте членов команды
• Продвижение культуры, основанной на ответственности
• Создание и расширение деловых отношений
• Назначать, расставлять приоритеты и управлять задачами проекта
• Установить продолжительность задачи и зависимости
• Создание действительных оценок доходов и потребностей в ресурсах
• Соберитесь со всеми отделами, чтобы убедиться, что работа выполняется в соответствии с требованиями проекта и клиента, а также стандартами качества.
• Создание эффективной команды и политики взаимодействия с клиентами
• Убедитесь, что у команды есть вся необходимая информация
• Отслеживайте время работы над проектом и ведите точные табели учета рабочего времени
• Обеспечение выполнения и проверки задач проекта в рамках заранее определенного объема
• Выявить проблемы, сообщить о них и при необходимости передать их руководству
• Проведение встреч по статусу проекта, ежедневных встреч и других встреч с командой и клиентами
• Выявление, предотвращение и управление рисками
• Отслеживание прогресса, рисков и возможностей проекта
• Отслеживание и оценка эффективности проекта с помощью соответствующих методов, инструментов и приемов
• Обеспечьте удовлетворенность клиентов
• Управляйте проектами с помощью КПЭ
• Управление бюджетами и выставлением счетов
• Возьмите на себя роль основного контактного лица с клиентами для любой проектной деятельности
• Внести предложения по доработке проекта
• Проведение тренингов и семинаров
• Получите обратную связь от клиента

Как использовать программное обеспечение для решения ваших ключевых обязанностей менеджера проекта

Конечно, программное обеспечение не может помочь вам со всеми вашими обязанностями.В частности, обязанности, ориентированные на людей, такие как управление отношениями со спонсорами и клиентами или наставничество членов вашей команды, могут выполняться только лично через прямое человеческое взаимодействие.

Однако это поможет вам управлять своими проектами на протяжении всего их жизненного цикла. Вы будете разрабатывать план управления проектом в виртуальной рабочей области, от планирования вашей деятельности до получения одобрения проекта.

Кроме того, существуют определенные обязанности, при которых программное обеспечение может помочь вам лучше выполнять вашу работу и сэкономить ваше время.

Вот основные функции программного обеспечения для управления проектами, которые вы можете использовать, чтобы сэкономить время на административных задачах и перенаправить ваше внимание на действия, которые нельзя автоматизировать:

Управление задачами

Задачи — основа любого проекта. Неизбежно, что хорошее программное обеспечение должно включать управление задачами в качестве основной возможности.

Нам трудно представить себе управление задачами до компьютерной эры, но, скажем так, все делалось вручную.Мы говорим о хранении файлов в бесконечных папках, рисовании сложных диаграмм и использовании физических досок Канбан или липких заметок, которые покрывают всю стену.

Что ж, нам больше не нужно этого делать. Нам повезло!

Однако вы по-прежнему отвечаете за составление плана управления проектом. Только на этот раз вы объедините все свои задачи и их детали в одну программу, которая поможет вам все организовать.

В Paymo есть одна отличная особенность: после того, как вы собрали свою иерархическую структуру (WBS) в окончательную форму, вы можете переключиться на другое представление в любое время и расположить все задачи в одном порядке только для немного другого цель.

Например, вы можете использовать список дел, чтобы быстро просмотреть задачи, которые не требуют слишком много деталей:

Подробные списки задач, если у вас есть несколько проектов, сотрудников, ресурсов или проектов, которые нужно планировать и работать одновременно:

Канбан-досок для визуального обзора всех задач и рабочих процессов и легкого перемещения действий с одного этапа рабочего процесса на другой:

Еще одна обязанность менеджера проекта, в которой программное обеспечение может помочь вам, — это формирование культуры, основанной на подотчетности.

При наличии четких описаний задач, сроков и графиков каждый будет точно знать, за что он отвечает, кто отвечает за задачу, когда наступают их сроки выполнения и даже сколько времени они потратили на действие. Просто все члены команды несут ответственность за свою рабочую нагрузку.

Большинство инструментов отправляют уведомления всякий раз, когда в рабочей области происходят изменения. Это касается новых комментариев, изменений статуса, добавленных файлов и т. Д. Вы также можете установить оповещения о крайнем сроке, чтобы ваша команда была уведомлена и могла вовремя завершить свои обязанности — даже если вы создали задачу 6 месяцев назад.

Кроме того, всегда будет бумажный след, подтверждающий усилия команды. Никто больше не может использовать оправдание: «Мне об этом не говорили».

Хранение и организация файлов проекта

Команды тратят много времени только на поиск файлов задачи. Особенно, когда у вас есть несколько версий, с которыми нужно жонглировать.

После создания файлов программное обеспечение для управления проектами станет для вас надежной поддержкой в ​​постоянном обновлении проектной документации.Облачные решения позволяют прикреплять файлы к каждой задаче и даже к оставляемым вами комментариям. Вы также сможете обновлять их и безопасно хранить в одном централизованном месте. И члены вашей команды могут получить к ним доступ практически из любого места.

Это означает, что меньше людей спрашивают, где фотография, или тратят драгоценное время на поиски таблицы, которую вы создали два месяца назад. Это было бы не так просто, если бы вы просто использовали электронную почту, не так ли?

Сотрудничество в команде

Возможно, одна из самых важных обязанностей менеджера проекта — наладить эффективное общение.Неизбежно это будет происходить онлайн и офлайн. Выбранное вами программное обеспечение станет тем местом, куда вы будете обращаться всякий раз, когда вам понадобится информация, но оно не может полностью заменить личное общение с людьми. Помните, что я сказал о сохранении связей между командами?

Легко просто подойти к столу члена команды и обсудить задачу. Хотя постоянное отвлечение от работы — это не нормально для вашей продуктивности. Когда это будет сделано без установленного программного обеспечения, скорее всего, они забудут большую часть того, о чем вы говорили.Еще сложнее поддерживать связь между товарищами по команде, когда они находятся вне офиса или работают удаленно. Однако, используя онлайн-инструменты, вы больше не будете ограничены физическим местоположением

Благодаря программному обеспечению для управления проектами длинные цепочки писем больше не используются, а качество совместной работы повышается, помогая всем двигаться к одним и тем же целям проекта, сохраняя при этом командные усилия на одной странице. Они также получат лучшее представление о том, где находится проект в любой момент времени и что будет дальше.

Еще одна из обязанностей менеджера проекта, которую вы можете выполнять в режиме онлайн, — это налаживание партнерских отношений во всех ваших отделах и филиалах компании. Это гарантирует, что работа будет выполняться в соответствии с требованиями, независимо от того, насколько они разбросаны по всему миру.

Обмен сообщениями, уведомления, комментарии к задачам и общие заметки — это лишь некоторые из функций, которые вы можете использовать, чтобы ваша команда была на связи и была в курсе последних обновлений проекта. Да, это то, что вам нужно. Вы можете сэкономить много времени, избегая ненужных встреч, чтобы прояснить недопонимание или обвинять других в том, что они забыли отправить файл вовремя.

Для эффективного общения вам все равно понадобится управление задачами. Это гарантирует, что члены команды будут иметь всю необходимую информацию в описаниях задач, комментариях, файлах, досках сообщений и заметках.

А вы знаете, с какими еще программами для управления проектами может помочь? Общение с клиентами и сотрудничество. Конечно, вы не будете проводить встречи в инструменте управления проектами. Вот для чего нужен Skype.

Но программа для управления проектами — идеальный выбор, если вы хотите быстро получить обратную связь от клиента с минимальными усилиями.Некоторые варианты инструментов предоставляют клиентский портал или позволяют приглашать гостей в рабочее пространство. Клиенты смогут просматривать счета-фактуры, отчеты о времени и другие данные, которыми вы хотите поделиться, чтобы они могли анализировать их, вносить предложения и утверждать их.

Мониторинг

Мониторинг проекта и команды — это непрерывный процесс. На самом деле это основная ответственность менеджера проекта с момента подписания контракта с клиентом до закрытия проекта и внесения любых обновлений или исправлений, которые необходимо делать периодически.Однако последнее чаще всего касается управления продуктом. Например, при разработке плана создания программного обеспечения ваш клиент может захотеть включить регулярные обновления, которые будут проводиться после поставки продукта в рамках контракта.

Итак, ключевая ответственность менеджера проекта от начала проекта до его закрытия (иногда даже за его пределами) заключается в обеспечении выполнения и проверки задач проекта в рамках заранее определенного объема и требований клиента.

Всегда есть удобные уведомления о задачах, напоминания о крайнем сроке, предупреждения о бюджете, которые предупреждают вас, когда ваш бюджет превышен, и многое другое.Параметр утверждения или проверки задачи может гарантировать, что каждое действие сначала проверяется, прежде чем оно будет помечено как завершенное. Кроме того, вы можете использовать статусы задач в корреляции с досками Канбан и иметь промежуточный статус «Обзор» между столбцами «Выполняется» и «Завершено».

Кроме того, вы можете использовать диаграммы Ганта, чтобы визуально отслеживать прогресс проекта и вносить соответствующие корректировки. Эти диаграммы показывают просроченные задачи и просроченные часы бюджета, которые могут вызвать узкие места в ваших проектных средах.Они также помогают автоматизировать и контролировать зависимости задач, а также выявлять неисправные.

Хотите сделать диаграммы Ганта еще на один шаг вперед?

Если вы управляете всем портфелем проектов компании или постоянно отслеживаете разные проекты одновременно, диаграмма Ганта для портфолио позволит получить обзор всех активных проектов с высоты птичьего полета. Это значительно упрощает принятие решения о том, можете ли вы взяться за другой проект или нет.

Управление временем

Некоторые из вас могут вспомнить эпоху, когда вам приходилось записывать или вытаскивать табели учета рабочего времени.

Чтобы дать вам представление о том, как они менялись за эти годы, вот как выглядел табель в 1885 году:

Теперь сравните это с виртуальным расписанием, созданным с помощью нашего инструмента управления проектами в 2018 г .:

Чтобы помочь вам в выполнении ваших обязанностей по ведению точных ежедневных расписаний, используйте программное обеспечение для управления проектами с функцией отслеживания времени или инструменты для автоматизации всего.

Все, что вам нужно сделать, это нажать на цифровой секундомер (или счетчик времени), когда вы начинаете и заканчиваете работу над задачей.

Например,

Paymo позволяет добавлять журналы учета рабочего времени вручную или сразу на тот случай, если вы забыли запустить таймер или хотите исправить ошибку, допущенную вами при отслеживании рабочего времени. Все записи времени будут автоматически добавлены в область расписаний, которую затем можно будет экспортировать в отчеты о времени.

В качестве альтернативы вы можете попробовать такие опции автоматического учета времени, как PaymoPlus. Этот инструмент отслеживает все, что вы делаете на своем компьютере, и вам больше не придется беспокоиться о том, что вы забудете запустить трекер или оставите его включенным после возвращения домой.Это также вариант для тех из вас, кто предпочитает многозадачность, работает над несколькими разными проектами одновременно или, может быть, просто всегда забывает включать и выключать счетчик времени.

Управление ресурсами

Поскольку вы будете назначать, расставлять приоритеты и контролировать задачи в течение всего дня, вы всегда должны вести четкий календарь ресурсов. Организованный план ресурсов помогает определить, какие ресурсы доступны и каковы ваши текущие ограничения, что полезно для предотвращения потенциальных конфликтов ресурсов.

Каждое изменение обновляется автоматически, а выравнивание и выравнивание ресурсов легко выполняется всего за пару кликов.

Если вы раньше не создавали план ресурсов и хотите узнать больше о выравнивании и сглаживании ресурсов, ознакомьтесь с нашим руководством, чтобы увидеть практический пример того, как вы можете начать работу.

Короче говоря, функция управления ресурсами помогает вам выполнять три основных обязанности менеджера проекта:

1. Отслеживание того, какие члены команды отвечают за задачу, в какое время и как долго.
2. Выявление существующих ограничений ресурсов.
3. Выявление людей с избыточным и недостаточным количеством бронирований на основе доступности ресурсов.

В качестве бонуса большинство инструментов управления проектами с возможностью планирования ресурсов могут работать так же, как программное обеспечение для управления персоналом. Это означает, что вы можете планировать рабочие дни всей команды, добавлять отпуска и больничные, а также постоянно отслеживать их рабочие нагрузки из одного места.

Итак, у вас есть команда, но как вы можете спланировать встречи группы?

Планировщик ресурсов или даже классический инструмент календаря может помочь вам спланировать события, ежедневные выступления, статус проекта и ретроспективные встречи.Это также гарантирует, что вы тоже их запомните, отправляя вам периодические напоминания.

Если в используемом вами программном обеспечении нет планировщика встреч (есть у некоторых), вы можете просто создать для них задачи и присвоить им цветовую кодировку, чтобы они каждый раз следовали одной и той же схеме.

Составление бюджета

Затем вы должны управлять бюджетами, выставлением счетов, расходами, оценками и всеми теми финансовыми аспектами, которые отнимают у вас так много времени каждый день.

Возможно, бухгалтер сделает это за вас, но если вы руководитель проекта в небольшом или среднем агентстве, скорее всего, вам придется делать это самому.Однако с платформой управления проектами все это намного проще.

Почему? Поскольку все, что вам нужно сделать, это заполнить шаблон счета, нажмите кнопку «Отправить», и все готово. В Paymo вы также можете превратить данные расписания вашей команды в счета, если вам платят почасово, и внести любые другие корректировки вручную.

После этого ваш клиент автоматически получит счет и сможет оплатить его непосредственно из счета через платежный шлюз, такой как PayPal и Stripe, или осуществить банковский перевод.Вы также можете отправлять напоминания об оплате, если ваши клиенты забыли оплатить счет после истечения срока его оплаты.

Самое приятное то, что система показывает, какие счета были отправлены, просмотрены и оплачены. Это создает душевное спокойствие, предотвращая сложные разговоры с вашими клиентами, связанные с оплатой. И вы также можете установить повторяющиеся счета для своих постоянных клиентов. Они будут отправлены системой, поэтому вам больше не придется о них беспокоиться.

Решения

для управления проектами с финансовыми показателями и возможностью составления бюджета позволяют устанавливать фиксированные и почасовые ставки для каждой задачи.Затем инструменты выполнят математические вычисления за вас, избавляя вас от необходимости рассчитывать все вручную.

Обязательным навыком для любого менеджера проекта является умение создавать точные прогнозы доходов и потребностей в ресурсах на основе вашего бюджета. Чтобы поддержать вас в этом процессе, онлайн-инструмент позволяет вам установить бюджет проекта и сопоставить его результаты. В Paymo, например, можно рассчитать ориентировочную стоимость каждой задачи на основе вашей ставки и количества отработанных часов.

ПРИМЕЧАНИЕ

Имейте в виду, что не все инструменты управления проектами имеют модуль учета или даже финансовые показатели. Так что, если это необходимо для вашей организации, обязательно проверьте это заранее.

Отчетность

Ваши обязанности менеджера проекта никогда не заканчиваются. Вам всегда нужно будет отправить еще один отчет или измерить KPI. Управление проектами с помощью ключевых показателей эффективности — это действительно простая задача, если у вас есть программное обеспечение, которое выполняет за вас математические вычисления и автоматически помещает ваши данные в отточенные диаграммы и отчеты.

Многие работодатели на самом деле ожидают, что их новые руководители проектов будут знать правильные способы измерения эффективности проекта с использованием соответствующих систем, инструментов и методов. Правильное программное обеспечение поможет вам в считанные секунды составить отчет по любому времени, пользователю или бюджету.

Все эти отчеты можно без труда загрузить или поделиться с вашими клиентами или руководителями всего несколькими щелчками мыши.

Вы также сможете использовать прошлые отчеты, чтобы составить точную оценку времени и бюджета для ваших следующих проектов и лучше организовать рабочую нагрузку вашей команды.

Основные выводы

Сейчас недостаточно смотреть на карьеру менеджера проектов только с человеческой точки зрения. Сотни других инструментов, техник и методов объединяются, чтобы помочь менеджерам проектов эффективно завершить свою работу, поддерживать связь между своей командой и избегать потери данных в процессе.

Нет единого секрета в том, чтобы лучше справляться со своими обязанностями менеджера проекта. Если вы только начинаете свою карьеру, у вас еще есть время, чтобы выяснить, какие навыки управления проектами вам нужны, чтобы взять на себя ответственность, что вам нужно улучшить и где вы можете положиться на программное обеспечение для выполнения этой работы. для тебя.

Если вы сталкиваетесь с такими проблемами, как недостаточная подотчетность команды, пропущенные сроки, потеря файлов или чрезмерное выделение ресурсов, то, возможно, пришло время подумать об использовании программного обеспечения для управления проектами в своей работе.

Попробуйте Paymo, инструмент управления проектами для планирования, составления расписаний, управления задачами и учета рабочего времени.

,

Краткий обзор обязанностей менеджера проекта

Все началось в конце 60-х годов, когда IMPA и PMI представили концептуально новый подход к управлению проектами, представив менеджера проекта. Вскоре стало очевидно, что каждый проект, чтобы стать успешным, нуждается в лидере, который координирует его фазы и следит за тем, чтобы проект не выходил за рамки бюджета, вовремя и имел достаточно ресурсов для реализации. С тех пор популярность и востребованность руководителя проекта постоянно растет.

Роль руководителя проекта в сегодняшней деловой реальности

Согласно статистике, сегодня около 89% высокопроизводительных компаний нанимают менеджеров проектов. И удивляться тут нечему. Чтобы оставаться на вершине, бизнес должен расти. Застой недоступен. Девелопмент — это запуск множества новых проектов, обычно связанных с определенной степенью риска. Кто откажется от помощи профессионального и опытного человека с нужными навыками и квалификацией, способного взять под контроль все процессы? Менеджер проекта отвечает за планирование, организацию, мониторинг, отчетность по проекту, а также за прогнозирование возможных рисков и выработку правильного подхода к реагированию.Эту роль трудно было переоценить.

Каковы точные обязанности менеджера проекта?

Однозначно недостаточно поставить табличку с именем на двери офиса менеджера проекта, так как для этой работы требуется действительно компетентный человек за рулем. Поскольку в обязанности менеджера проекта входят все этапы проекта, надзор и контроль всего цикла проекта и человеческих ресурсов. Рассмотрим подробнее основные обязанности руководителя проекта и сформулируем критерий оценки для каждой из них:

Планирование проекта без сомнения можно назвать ключевым фактором.На этом этапе руководитель проекта должен предвидеть все возможные трудности и препятствия на пути реализации проекта, чтобы определить этапы проекта и установить сроки, объем работ, распределить ресурсы и т. Д. Каждое событие / действие следует измерять с точки зрения отклонения азимута. его результата.

Критерий оценки: Возможность разбить основные фазы проекта на более мелкие и соответственно назначить задачи. Хороший менеджер проекта должен просматривать и контролировать логику всего процесса через кучу более мелких шагов.

Управление командой проекта жизненно важно для успеха проекта. Менеджер проекта обычно отвечает за формирование команды, способной успешно завершить все последующие этапы проекта. Работа PM — представить объем работы и контролировать его выполнение. Поэтому на первом месте должны стоять оптимизированное общение и эффективное решение проблем.

Критерий оценки: Показательны объективные факторы, такие как текучесть кадров, удовлетворенность работой и мотивация команды.

Управление рисками присуще любому процессу, и им нельзя пренебрегать. Руководство PMBOK (Свода знаний менеджера проекта) разделяет эту ответственность на два основных блока: 1) идентификация и оценка рисков и 2) разработка стратегии реагирования. Менеджер проекта — это тот, кто анализирует все потенциальные угрозы, которые могут возникнуть на разных этапах жизненного цикла проекта. Информирование сотрудников о рисках является частью стратегии предотвращения рисков, широко используемой в интегрированных системах управления во всем мире.

Критерий оценки: умение заранее составить четкий план управления рисками и иметь план-Б в рукаве.

Управление временем , наверное, одна из самых сложных задач. Чтобы все фазы проекта укладывались в график, менеджер проекта должен гарантировать соблюдение всех сроков. В этом отношении программное обеспечение для учета рабочего времени очень помогает. Это позволит увидеть точное распределение времени по проектам, задачам и клиентам. Сделать планирование времени проще простого.

Критерий оценки: Отслеживание времени, анализ и оптимизация временных затрат на основе отчетов об отслеживании времени.

Управление бюджетом проекта имеет фундаментальное значение. Практическое правило любого менеджера проекта — убедиться, что проект не выходит за рамки его бюджета, прежде чем решаются все остальные проблемы.

Критерий оценки: Способность найти возможное решение для всех вопросов, связанных с проектом.

Мониторинг и постоянный контроль — для предотвращения развала вещей. Бессонный глаз PM должен следить за всеми заранее установленными показателями прогресса проекта. Так как ситуация может измениться в мгновение ока.

Критерий оценки: Умение помнить все мельчайшие детали и одновременно видеть общую картину. Головоломка может быть завершена только в том случае, если все части находятся в нужных местах.

Удовлетворение потребностей клиентов — в конце концов, цель большинства проектов. Успешный проект должен не просто соответствовать, а превосходить ожидания заказчика. Мудрый PM особенно внимательно относится к любым отзывам и просьбам заказчика. В идеале проект должен развиваться в тесном сотрудничестве обеих сторон.

Критерий оценки: Умение устанавливать взаимопонимание с клиентами, управлять их ожиданиями и поддерживать связь.

Отчетность — планирование проекта подразумевает выбор соответствующего вида и формы отчетности. Отчеты PM на протяжении всего жизненного цикла проекта должны соответствовать требованиям точности и прозрачности. Отчетность обычно является для клиента основным способом убедиться, что все идет правильно.

Критерий оценки: Внимание к концу и каждой детали.

Последние мысли

Подводя итог, мы должны признать, что обязанности менеджера проекта различаются по приоритету и количеству, а также набор может зависеть от бизнеса и его конкретных задач. Выше приведен список основных обязанностей менеджера по управлению проектами, которые определяют успех на рабочем месте и позволяют реализовывать проекты.

,