Удаленная бухгалтерия — как выгода для бизнеса / Блог компании RUVDS.com / Хабр

Введение в условиях пандемии режима самоизоляции, нерабочих дней, самоизоляции и иных ограничительных мер подтолкнули еще большее число работодателей перевести сотрудников на удаленную работу из дома. Бухгалтерия – та деятельность, которую вполне можно осуществлять дистанционно. Главное – организовать рабочий процесс должным образом и при этом не нарушить нормативные требования.

Ведение бухгалтерского учета — процедура, посредством которой осуществляется организация и регулирование бухучета компании, организации или учреждения любого типа. Так как работа бухгалтерии напрямую связана с финансами организации, заниматься ею должны опытные и проверенные сотрудники. Однако предприятиям малого и среднего бизнеса сегодня не требуется собственный бухгалтерский отдел. Те же задачи, причем с меньшими затратами, может решить удаленная бухгалтерия.

Что же такое удаленная бухгалтерия? Бухгалтерский и налоговый учет компании может взять на себя аутсорсер — специализирующаяся на этом сторонняя организация или фрилансер, то есть работающий удаленно по договору бухгалтер. Его задача — учет всех финансовых операций заказчика и их документирование, составление отчетов, выписки, подготовка платежных документов, учет основных средств, расчеты с поставщиками, учет продаж и пр., поэтому он должен хорошо разбираться в бизнесе клиента, понимать, какие именно операции стоят за конкретными документами.

Выгоды…

В идеале такой удаленный сотрудник должен обеспечивать снижение налоговой нагрузки на бизнес, предлагать оптимальный вариант документирования операций, не допускать задолженностей перед покупателями или подрядчиками из-за задержек в оформлении документов, следить за начислением и уплатой налогов, зарплат и премий сотрудникам.

Нанимая удаленного специалиста или аутсорсинговую компанию, предприятие может существенно сэкономить на ведении бухгалтерии. К тому же аутсорсер заинтересован в постоянном повышении квалификации своих сотрудников, они имеют большой опыт общения с контролирующими органами, всегда в курсе изменений законодательства. С представителями контролирующих органов также общается аутсорсер. Специалист, который ведет удаленную бухгалтерию, заранее просчитает суммы налогов и расскажет руководству компании, как именно они получены, каким образом можно их уменьшить.

Кроме того, если бухгалтерия поручается аутсорсинговой компании, то заказчик не обязан начислять страховые взносы и обеспечивать бухгалтерам прочие социальные гарантии, заниматься вопросами подготовки кадров и повышением их квалификации. Все это берет на себя специализированная бухгалтерская компания. В договоре с нею описывается весь перечень оказываемых услуг. А если понадобится профессиональная консультация, то удаленная компания подобную услугу окажет за дополнительную плату.

…и риски

Однако дистанционное ведение бухучета – это более высокие риски: операционные, кадровые, репутационные риски, риски информационной безопасности, утечки конфиденциальной информации. Это также меньшие возможности эффективно контролировать работу привлеченных специалистов, потенциальное нарушение сроков сдачи отчетности в случае расторжения договора.

Поэтому несмотря очевидные выгоды, «бухгалтер на удаленке» — вариант, с которым связаны определенные неудобства. Аутсорсинговая компания — более надежная альтернатива практически за те же деньги. Она может предоставить максимально компетентного в конкретной области сотрудника. Некоторые аутсорсинговые компании оказывают такие дополнительные услуги, как юридические консультации, кадровый учет, оптимизация налогообложения, доступ к справочным системам, проверку контрагентов.

Аутсорсеру можно поручить полный бухучет или часть работ, например, составление отчетов или начисление заработной платы. Удобнее всего поручить аутсорсеру подготовку и сдачу всех отчетов, которые есть у компании: отчеты в ИФНС (прибыль, НДС, НДФЛ, ПФР, ФСС, ФОМС, транспортный налог, земельный налог, налог на имущество, акцизы и другие). Аутсорсинговая компания сама позаботится о создании электронной подписи и использует ее при составлении отчетов и их передаче через интернет.

В договоре с аутсорсером, как правило, прописываются объем и график работы, критерии оценки качества услуг, размер и механизм выплаты вознаграждения, положения, касающиеся конфиденциальности информации, коммерческой тайны и ответственности сторон. Необходимо подготовить необходимые документы и соглашения, определить алгоритм дистанционной работы финансового специалиста. Заказчик предоставляет аутсорсеру доступ к первичным документам и бухгалтерской системе. Существует ряд систем для ведения бухучета – 1С, веб-сервис «Мое дело» и пр. Самой распространенной является 1С.

Нужно также определить меру ответственности аутсорсера за собственные ошибки. Если аутсорсер страхует свою деятельность от бухгалтерских ошибок, то можно не опасаться, что ошибки в бухучете повлекут за собой штрафы.

Бухгалтерия в облаке

Следует определиться и с наиболее эффективной схемой документооборота. Часто практикуют отправку бухгалтеру сканов первичных документов по электронной почте. ПО и базы данных могут храниться на сервере компании, а доступ к ним организуется через интернет, либо они размещаются на серверах хостинг-провайдера или в облаке. Бухгалтеры уже оценили преимущество облачных технологий.
Обычно аутсорсинговая компания предоставляет клиенту удаленный доступ к бухгалтерии для просмотра данных. А при необходимости можно будет забрать базу с данными. Бухгалтерская компания передаст вам подготовленную базу, поможет установить ее на ваше оборудование.

Особое внимание следует обратить на периодичность создания резервных копий баз данных (обычно за это отвечает провайдер) и на безопасность передачи данных, ведь дистанционно теперь чаще передаются, например, персональные данные, другая информация, требующая защиты от несанкционированного доступа.

Если программа 1С расположена в облаке, то работать с нею можно и с домашнего ПК или ноутбука. Арендуя облачную 1С, вы получаете круглосуточный доступ к ней из любой точки мира. А по стоимости облачная 1С вполне доступна для любой компании.

Аренда или хостинг 1С

Независимо от того, кто занимается бухгалтерией – специалисты, состоящие в штате, фрилансер или аутсорсер, 1С: Предприятие удобно развернуть на виртуальном сервере (VPS) в ЦОД хостинг-провайдера. Такой сервер может работать как под Windows, так и под Linux. При этом не потребуется затрат на оборудование и его обслуживание. Все чаще компании рассматривают аренду сервера как альтернативу его покупки. 

Большинство системных администраторов и разработчиков 1С используют ОС Microsoft Windows Server и СУБД MS SQL. Как правило, это VPS с гипервизором виртуализации KVM или Hyper-V. Для 1С нужно от 2 Гбайт оперативной памяти и не менее 40 Гбайт на диске.

В России услуги аренды сервера VPS c 1С (1С: Бухгалтерия,1С: Управление нашей фирмой, 1С: Предприятие, 1С: Комплексная автоматизация и др.) предлагает целый ряд хостеров. В этом случае с 1С можно работать с любого устройства и из любой точки мира. Можно перенести на виртуальный сервер свои базы или создать их с нуля.

Преимущества хостинга 1С:

• Экономия на капитальных затратах, не требуется приобретать серверное оборудование, не нужно покупать лицензию на 1С, продукты Microsoft.
• Информационные базы 1С на виртуальном сервере доступны круглосуточно, в любое время и в любом месте. 
• Удобство работы, поскольку 1С на VPS функционирует на любых устройствах с доступом в интернет.
• Не нужно тратить время на обновления и резервные копирования, обычно провайдер делает это за вас.
• Высокая надежность ЦОД.

RUVDS например, имеет широкую сеть надежных дата-центров (они расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Лондоне, Франкфурте, Цюрихе, Амстердаме, Екатеринбурге), и работаем с крупнейшими сетевыми и независимыми дата-центрами с высоким рейтингом надежности, не ниже TIER III (SLA 99,998%). Наши серверы работают на мощном и новом оборудовании от партнера — компании Huawei.Помимо усиленной защиты и резервирования на уровне дата-центра, сертификации ФСТЭК, мы заключили договор страхования с крупнейшей мировой компанией — страховщиком AIG и теперь можем предложить клиентам — юридическим лицам привлекательные условия индивидуального страхования их деятельности и данных на виртуальных серверах компании. Такое страхование дает клиентам уверенность в том, что в случае инцидента они смогут получить возмещение ущерба. Кроме того, это минимизация последствий кризиса, вызванного утечкой данных, компенсация в случае нарушения целостности корпоративной информации.

Итак, виртуальная 1С в облаке по модели SaaS (Software as a Service) позволит пользоваться программным обеспечением как услугой с помесячной оплатой, работать с 1С в облаке из любой точки. Нет необходимости в покупке программного обеспечения, его обслуживании и обновлении. Обходится 1С в облаке значительно дешевле покупки ИТ-инфраструктуры под 1С.

Поэтому облачное решение выбирают исходя из критериев практичности и стоимости обслуживания. Заказчики получают рабочее лицензионное решение без необходимости обращаться к специалистам для обновления системы 1С. Экономия времени, денег, а также возможность работать с приложением с разных ПК могут стать определяющими факторами в выборе продукта. Оформив подписку, клиенты могут автоматизировать основную деятельность, вести учет, рассчитывать зарплату, сдавать отчетность через интернет.

Как показывают результаты тестов, 1С на VPS/\VDS — интересное решение, которое может снять головные боли многих компаний. Поэтому стоит обратить внимание на услуги «VPS-сервер с предустановленной 1С». Конечно – принимая во внимание все плюсы и минусы такого решения.

Работа бухгалтером на дому — с чего начать и где найти вакансии

С каждым годом набирает популярность такое явление, как удаленная работа. Его ещё называют модным словом «фриланс».

Само понятие раскрывает суть сотрудничества: работодатель и работник (заказчик и исполнитель) находятся на расстоянии друг от друга. То есть удаленная работа — это профессиональная занятость вне офиса с помощью интернет-технологий.

Удаленная работа бухгалтером — когда не нужно каждый день ходить в офис

Такой способ трудоустройства интересен многим. Особо популярен он у тех, кому надоело трудиться «на дядю», но открыть собственный бизнес не получается. Немало среди удаленщиков пенсионеров, женщин в декрете, студентов.

Этот вид заработка можно рассматривать и как основной, и как подработку. Работа на дому удаленно экономит ваше время и деньги!

Начав работать из дома, Вам больше не придется тратить время на дорогу от дома до офиса, стоять в дорожных пробках, придерживаться дресс-кода, принятого в компании. Вы сможете сэкономить на транспортных расходах, обедах в кафе.

Все больше программистов, дизайнеров, маркетологов, бухгалтеров становятся членами сообщества удаленщиков.

Я — профессиональный бухгалтер с опытом во фрилансе более 10 лет, поэтому и рассказывать я буду именно о том, как работать бухгалтером удаленно.

С чего начать работу — пошаговая инструкция

Получить желаемый результат в любом деле можно, лишь проведя качественную предварительную подготовку.

Вы не знаете, как организовать работу удаленно? Как начать работать бухгалтером на дому? Тогда моя пошаговая инструкция придется как нельзя кстати!

Шаг 1. Организуйте рабочее место

Всем, кто хочет оказывать бухгалтерские услуги удаленно, я рекомендую сначала обустроить свой мини-офис на дому. Да-да, только так и никак иначе!

Если этого не сделать, то можно попасть в весьма неприятную ситуацию.

Пример из жизни

Моя приятельница Ольга, проработавшая много лет главным бухгалтером на крупном заводе, решила уйти на «вольные хлеба». Сказано — сделано!

Найти первых клиентов ей помогли старые связи: когда-то она вела при городском фонде занятости курсы бухучёта для начинающих предпринимателей. Вот некоторые из них и стали ее заказчиками.

«Клиенты — это самое главное, всё остальное второстепенно» — была уверена начинающий фрилансер. Она считала, что стол, стул и компьютер у неё есть, а значит, она готова работать бухгалтером на удаленке.

Наступил первый рабочий день в новом качестве. Ольга наслаждалась тишиной, неторопливо занимаясь своими делами. Как вдруг началось невообразимое: один клиент просит срочно проплатить материалы, другой оприходовать товар на склад, третий — оформить отпуск.

И вот беда: компьютер подвисает, стол далеко от розетки, а удлинитель, как назло, неизвестно где, в принтере картридж чуть «живой», в бухпрограмме одной из компаний бывший бухгалтер не внёс накладные почти за десять дней.

Поздно вечером Ольга, почти выбившаяся из сил, рассказывая мне о своих злоключениях этого дня, больше не сомневалась, что правильно организованное рабочее пространство — это важно!

Для домашнего офиса бухгалтера я советую приобрести следующие позиции:

1. Надёжный компьютер. Лучше посоветоваться со специалистами-компьютерщиками. Возможно, для ваших задач подойдёт тот, которым вы пользуйтесь для общения в соцсетях. А может быть ваш «старичок» не потянет все нужные программы, и вам придётся либо его модернизировать, либо покупать новый.
2. МФУ (принтер+ксерокс+сканер). Вещь первой необходимости, даже если вы в основном имеете дело с электронной документацией. Во-первых, часто требуется отправить скан какого-либо документа с подписями и печатями, а значит, его нужно, прежде всего, распечатать, оформить надлежащим образом, отсканировать и только потом отправить. Во-вторых, бумажный архив «первички» никто не отменял. В-третьих, наверняка вашим сотрудникам может потребоваться копия трудовой книжки (например, для получения банковского кредита). И здесь без ксерокса не обойтись. Поверьте, таких случаев будет много, каждый день.
3. Калькулятор. Считать на телефоне или онлайн-калькуляторе неудобно, проверено на практике.
4. Стол+кресло. Конечно, стол и стул могут быть любыми, но мы же хотим вести дело, не как придётся, а с комфортом. Вспомните, как болит спина и шея, когда приходится просиживать целый день за неудобным столом. Уже через пару часов думать не хочется ни о чём. Мечтаешь скорее всё закончить и размяться.
5. Канцелярские товары. В эту категорию я отнесла не только ручки, карандаши и ластики, но и степлер, дырокол. Всё это мелочи, без которых не обойтись!

Это самое необходимое. С остальным определитесь в процессе.

Проверьте качество связи и интернета. Заранее определитесь с сервисами, в которых вам придётся вести бухгалтерский учёт. Даже если вы знакомы с их функционалом, не поленитесь протестировать ещё раз. Так вы сбережёте свои силы и нервы, когда на вас навалится текучка.

Шаг 2. Составьте резюме

Уверена, никто не будет спорить по поводу важности умения себя презентовать. Ведь будущие работодатели-заказчики как-то должны узнать о ваших основных навыках-умениях, образовании, практическом опыте, сильных-слабых сторонах, профессиональных достижениях и т.п.

Вот такой презентацией для бухгалтера-удаленщика и станет резюме.

Резюме — документ, содержащий достоверную информацию об образовании, практическом опыте, профнавыках и прочих сведениях, необходимых для рассмотрения кандидатуры при трудоустройстве.

Сейчас есть специальные компании, которые за плату предлагают запаковать вашу информацию в красивую оболочку, создать резюме, которое будет презентовать вас потенциальным работодателям в нужном, выгодном ракурсе. Если вам не хочется заморачиваться, то это ваш вариант!

Составить вполне эффективное резюме можно и самостоятельно. Сеть вам в помощь! Пересказывать все советы из многочисленных источников по этому поводу нет необходимости. Найти и прочитать их вы сможете сами.

Я же хочу обратить внимание только на несколько особо важных нюансов этого процесса:

• всегда указывайте только достоверные факты. Помните — все важные сведения легко проверяются;
• структурируйте информацию. Советую воспользоваться шаблонами резюме. Например, на сайте hh.ru, бесплатно зарегистрировавшись, как соискатель, вы легко создадите неплохое резюме;
• следите за стилем изложения информации. Резюме — официальный документ, ваша визитная карточка. Креатив в составлении этого документа допустим, если вы кандидат на аниматора, ведущего шоу-программ и т.п. При устройстве в банк, крупную компанию вольности могут сыграть с вами злую шутку;
• не мните себя Л.Толстым, не пишите своё резюме в нескольких томах. 1-2 стандартных листа вполне достаточно;
• и, как это ни банально, пишите грамотно. Ошибки в резюме недопустимы.

Шаг 3. Найдите заказчика

С рабочим пространством и резюме разобрались! Дело за малым — найти заказчика.

И здесь почти все средства хороши:

1. Не стесняйтесь обращаться к знакомым, рассказывайте им о том, что отныне вы — бухгалтер-фрилансер.
2. Сделайте недорогие, качественные визитки, они могут понадобиться вам в любой момент (к примеру, когда вы ждете своей очереди в налоговую, знайте: люди рядом с вами — это ваши потенциальные клиенты. Общайтесь, рассказывайте о своих услугах, оставляйте визитки).
3. Подписывайтесь на группы в соцсетях, размещающие подобные вакансии — найти их нетрудно.
4. Размещайте объявления в газетах, публикующих вакансии.

Не получилось найти работу «партизанскими» методами, обратитесь к профессионалам — специализированным ресурсам. О них подробно читайте ниже.

Отправляясь на поиск, взвесьте свои силы. Чётко определите, какой объем работы вы готовы на себя взвалить. Обозначьте для себя приоритетные системы налогообложения, то есть те, с которыми вы готовы работать в первую очередь. Определитесь с компаний, применяющей такие системы, и начинайте свои первые шаги в бухгалтерском фрилансе.

Даже если вы суперпрофессионал, не набирайте сразу много клиентов. Удалёнка — это не работа в офисе, здесь свои правила, к которым вам ещё придётся привыкать.

Где найти удаленную работу бухгалтером

Итак, определим места, где водятся работодатели — заказчики, готовые сотрудничать с бухгалтерами-удалёнщиками.

Таких мест немало: биржи фриланса, специализированные сервисы по поиску работы, доски объявлений в интернете, кадровые агентства и т.п.

Познакомимся с самыми популярными:

1) FL.ru — это место, где встречаются исполнители и заказчики со всей России и стран СНГ. Сервис начал свою работу в 2005 г. За эти годы количество зарегистрированных пользователей достигло более 1,5 млн.человек. Программисты и дизайнеры, бухгалтера и копирайтеры, консультанты и репетиторы могут найти себе работу через интернет на дому, безопасный достойный заработок.

Возможности Биржи:

2) Веблансер — это ещё одна Биржа фриланса, где бухгалтера могут найти удаленного заказчика для своих услуг. Сервис был создан в начале 2000-х, но до сих пор занимает лидирующие позиции.

Преимущества Биржи Weblancer:

• простота доступа к ресурсу;
• гарантия качества;
• выгода заказчика и исполнителя гарантируется внутренним арбитражем;
• наличие услуги «безопасная сделка».

Зарегистрировавшись, вы сможете не только разместить своё объявление, но и откликаться на предложения заказчиков. Однако доступно это только на платных тарифах. Бесплатно можно лишь просматривать вакансии.

Приятно, что здесь можно найти как постоянную работу, так и проектную. Выбирать вам!

3) Авито — одна из самых известных онлайн досок бесплатных объявлений в РФ. По состоянию на июнь 2017 на площадке было размещено более 35 млн. различных объявлений.

Здесь размещаются самые разные объявления: о купле-продаже вещей, техники, недвижимости, вакансии, предложение услуг. Нас же интересует раздел «Услуги». Конечно, на сервисе есть специальный раздел «Работа», но предложение бухгалтеров печатаются именно тут. Чтобы получить доступ, необходимо пройти несложную бесплатную регистрацию.

А дальше всё просто! Размещаете цепляющие объявление с предложением бухгалтерских услуг удаленно, прикрепляете свои сертификаты и дипломы, относящиеся к бухучёту (при их наличии) и ждёте первых клиентов. О том, что на ваше предложение имеется отклик, вы узнаете из сообщения на электронную почту, указанную при регистрации.

Хотите ускорить процесс? Закажите платное продвижение своих услуг.

Что нужно, чтобы стать успешным бухгалтером на дому

Чтобы стать преуспевающим бухгалтером-удалёнщиком, нужно обладать некоторыми ключевыми качествами. Не путайте их с профессиональными компетенциями. Их наличие не обсуждается!

Речь идёт о:

• навыках общения. Уметь общаться с людьми, располагать их к себе очень важно. Коммуникабельные специалисты быстрее находят заказчиков, заключают более выгодные контракты;
• самоорганизации. Уйдя на фриланс, люди расслабляются. Перестают планировать, правильно распределять время между работой и отдыхом. Им кажется, что не успели сегодня, сделают завтра. Так пробегают дни. И вот уже на одну задачу наслоилось еще десять. Все они требуют срочного решения;
• самоконтроле. Над вами больше нет начальников, никто не контролирует ваши дела. Как сложится ваша карьера, теперь зависит только от вас;
• желании саморазвиваться. Бухгалтерский и налоговый учёт — это, пожалуй, одна из тех сфер, которая постоянно меняется. Удаленщикам никто не пишет инструкций и регламентов, не следит за обновлением законодательства, не заботится о повышении их профессионализма. Только личное желание саморазвиваться позволит вам выдерживать конкуренцию и стать успешным.

В продолжение темы советую посмотреть полезное видео:

Заключение

Итак, мы узнали, с чего следует начинать бухгалтеру, решившему перейти на удаленку, убедились, что сделать это вполне реально: спрос на таких специалистов есть. В такой деятельности есть и плюсы, и минусы. Окончательное решение принимать вам.

Загрузка…

Как работать бухгалтером удаленно? | Можно ли работать бухгалтером удаленно? — Контур.Бухта

Удаленные бухгалтерские услуги пользуются большим спросом у малого и среднего бизнеса. Такой подход позволяет экономить средства, но требует ответственного выбора учетного специалиста или обслуживающей фирмы. Мы расскажем, каким критериям должен соответствовать бухгалтер, чтобы успешно работать на аутсорсинге.

Опыт бухгалтера для удаленной работы

Не всякий специалист справится с обслуживанием даже очень маленькой фирмы или ИП. Ведение бухгалтерии предприятия требует знаний разных участков бухгалтерского учета, умения работать с налоговой, фондами и многих других навыков. Предпринимателю при выборе удаленного учетного специалиста следует внимательно оценивать его опыт, чтобы избежать ошибок в бухгалтерии и связанных с ними проблем: штрафов, блокировок расчетного счета и нареканий со стороны контролирующих органов.

Бухгалтер может претендовать на удаленное обслуживание компании, если он имеет положительный опыт ведения бухучета и сдачи отчетности, если он знаком с работой на том налоговом режиме, который выбран компанией, и умеет применять налоговые вычеты. Он также должен представлять варианты взаимодействия с директором по ряду вопросов: передача первички, подписывание документов, оплата счетов.

Рабочие инструменты и навыки бухгалтера

Прозрачное и удобное бухгалтерское обслуживание под контролем Контура

Рабочее место бухгалтера должно быть оснащено необходимой техникой: телефон, ПК, принтер, сканер, доступ в интернет, папки и ящики для хранения бумажных документов. Учетный специалист должен иметь навыки работы в бухгалтерской программе или онлайн-сервисе, который отвечает потребностям фирмы-нанимателя. Важно умение отправлять отчетность через интернет.

Бухгалтер должен следить за нововведениями и актуальной информацией в сфере налогов, отчетности и бухучета, иметь доступ к действующим формам документов. Для работы будут ценны контакты экспертов, к которым можно обратиться за консультацией в сложной ситуации.

Договор между бухгалтером и фирмой

Неофициальная устная договоренность между бухгалтером-фрилансером и директором компании до сих пор остается популярным способом оформить сотрудничество. Несмотря на кажущееся удобство, это подвергает риску обе стороны: директор самостоятельно несет всю финансовую и юридическую ответственность за действия бухгалтера, а бухгалтер не сможет защитить себя в случае конфликта. Поэтому сторонам следует заключить трудовой договор либо гражданско-правовой договор, в котором будут прописаны обязанности бухгалтера, размер вознаграждения, конфиденциальность и ответственность сторон.

Формат взаимодействия между бухгалтером и фирмой

Между бухгалтером и директором компании-нанимателя необходимо установить удобный алгоритм общения и продумать способ связи. Директор должен ставить задачи бухгалтеру, а бухгалтер — отчитываться о проделанной работе. Это может происходить в электронной почте, по телефону или иными способами. Важно определиться с форматом передачи первичных документов: будет ли это пересылка по почте, доставка курьером или предоставление сканов. Также важно понимать, как и с какой периодичностью директор будет подписывать и заверять печатью подготовленные документы.

Если бухгалтер работает в онлайн-сервисе, который позволяет вести электронный документооборот и поддерживать связь между сторонами через интернет, то директор и бухгалтер могут даже не встречаться. Если же работа ведется в более консервативном формате, то придется решить вопрос с доставкой документов от директора бухгалтеру и в обратном направлении.

Обслуживающая бухгалтерская компания

Заметную часть рынка бухгалтерского обслуживания занимают организованные бухгалтерские компании, которые занимаются удаленным обслуживанием предприятий. Взаимодействие с такой организацией выгодно предпринимателям, так как это дает им ряд гарантий:

• Даже если удаленный бухгалтер уйдет на больничный или в отпуск, его заменят коллеги, и дела фирмы не пострадают.
• В штате бухгалтерской организации, как правило, есть эксперты из разных сфер бухгалтерского и налогового учета, так что в сложных ситуациях компании могут находить решение в короткие сроки.
• Бухгалтерская организация дорожит своей репутацией и занимается проверкой компетенций при найме сотрудников, обучает их и контролирует работу.

Бухгалтеру, со своей стороны, также выгодно сотрудничать с обслуживающей бухгалтерской фирмой. Это обеспечивает поддержку со стороны более опытных коллег и постоянный поток клиентов. При этом и бухгалтеру, и директору одинаково важно выбрать добросовестную обслуживающую фирму для сотрудничества. Как выбрать надежную компанию?

• Прежде всего, обратить внимание на отзывы о компании. Серьезные фирмы следят за своей репутацией и уровнем сервиса, отзывы об их работе чаще всего легко найти в интернете.
• Оцените качество общения и компетенцию сотрудников при вашем обращении в компанию.
• Уточните, в какой бухгалтерской программе или сервисе работает компания, в каком виде она принимает первичку, есть ли в штате курьер для доставки документов.
• Узнайте, какую ответственность несет компания за ошибки своих специалистов, есть ли у компании связь с юристами и бизнес-экспертами.

Удаленный бухгалтер — это отличное решение для малого бизнеса, если сотрудник имеет достаточную компетенцию и опыт, чтобы ответственно вести бухгалтерию фирмы.

Бухгалтерия удалённо — это отличное решение для малого и среднего бизнеса

Как выбрать надёжную компанию, которая будет удалённо вести бухучёт и вовремя сдавать отчётность? Самый верный способ — попросить совета у знакомых предпринимателей, ведь друг плохого не посоветует. Поэтому серьезные компании работают над своей репутацией: следят за уровнем сервиса, внимательно слушают клиентов, выстраивают с ними партнерские отношения. Если среди знакомых не нашлось бизнесменов, можно почитать отзывы в интернете. Если компания всерьёз заботится о репутации — отзывы без труда обнаружатся прямо на её сайте и в соцсетях.

Страховка от бухгалтерских ошибок — серьёзный аргумент. Если ответственность компании застрахована, вы можете не бояться штрафов и пени — все расходы бухкомпания возьмёт на себя.

Ещё один показатель — количество клиентов. Если сотни предпринимателей уже доверили свой бизнес какой-то из компаний, значит и вам нечего бояться. К тому же, чем больше клиентов — тем сложнее удалённой бухгалтерии скрыть своё истинное лицо — любые проблемы тут же всплывут и быстро распространятся в интернете.

Обратите внимание, как быстро и качественно бухгалтерская компания ответит на ваш звонок или заявку:

• если вы устали ждать ответа, такая же ситуация может повториться и в процессе обслуживания
• попросите назвать финальную стоимость обслуживания — большинство бухгалтерских компаний называет привлекательный ценник, за которым скрываются доплаты за ВЭД, НДС, количество сотрудников, документов и прочую ерунду
• уточните, как компания работает с первичными документами: придётся ли вам привозить все счета и акты в офис бухкомпании или за ними приедет курьер, достаточно ли удалённому бухгалтеру сканов, согласен ли он работать по удобной для вас схеме
• выясните, какую ответственность бухкомпания несёт за ошибки своих специалистов
• попросите рассказать, сколько сотрудников работает в компании и какое количество компаний они обслуживают — вы узнаете об опыте этой фирмы
• узнайте сроки решения бухгалтерских вопросов

Мы собрали 20 самых частых вопросов, которые предприниматели нам задают — http://knopka.com/blog/180/. Вы можете их задать любому другому бухгалтеру или бухсервису. Ответы подскажут, кто вам лучше подходит для длительной совместной работы.Теперь вы вооружены и можете проверить Кнопку на соответствие этим критериям 🙂

Как наладить работу с удаленным бухгалтером

Держать бухгалтерские дела целиком в своих руках — правильно, но только в начале бизнеса, когда операций мало, и хочется сократить расходы. Цена ошибки в этот период невелика, плюс приобретается незаменимый опыт в ведении учета и налогах.

Но если половина рабочего времени уходит на ведение бухгалтерии, а на развитие компании времени не остается, то стоит отдать выполнение этих рабочих функций на аутсорсинг. Тут два варианта: заключить договор с бухгалтерской фирмой, или найти бухгалтера-фрилансера.

Фирмы-аутсорсеры

Про фирмы — аутсорсеры мы писали. Рассмотрели вопросы, как выбрать фирму и какую ответственность несет компания-аутсорсер: избегаем неопытных однодневок, смотрим на стаж, опыт работы и дату основания (от одного года).

Заключаем договор, в котором прописываем финансовую ответственность обслуживающей фирмы за несоблюдение сроков и ошибки, связанные с бухгалтерий. Не переживаем о замене сотрудника, если он уволится, заболеет, уйдет в декрет.

Работа с компанией — бухгалтерским аутсорсером, пожалуй, самый цивилизованный метод работы на сегодняшний день. Но среди наших читателей есть желающие наступить на грабли работать с частным бухгалтером — приходящим или удаленным. Чтобы шишка на лбу была чуть поменьше, мы подготовили несколько рекомендаций.

Бухгалтер на удаленке

Выбор специалиста

Отдать учет в руки первого встречного — решение неверное. Сначала убедитесь в компетентности специалиста, не стесняйтесь проверить рекомендации. Вы оцениваете потенциального кандидата со стороны профессиональной деятельности, но проверка рекомендаций позволит убедиться, что вы заключаете договор со “своим” человеком, вам ему доверять бухгалтерию компании:

• запросите и согласуйте с кандидатом список рекомендателей, это бывшие руководители, коллеги и подчиненные с нескольких предыдущих мест работ, спросите у кандидата, контакты руководителя компании, чья сфера бизнеса схожа с вашим — от таких рекомендателей будет лучшая обратная связь;
• определитесь, в каких навыках кандидата вы сомневаетесь и сузьте список рекомендателей: бывшие начальники могут помочь в оценке профессиональной компетентности, ответственности и стратегических достижений, бывшие коллеги — личное влияние, подчиненные — лучшие судьи для руководства;
• ответы на широкие вопросы, такие как «Что вы можете рассказать мне о Екатерине?» не являются критерием для оценки кандидата — избегайте таких формулировок. Спросите у рекомендателя, как кандидат делает нечто подобное при аналогичных обстоятельствах, уточните про самоосознанность, саморегуляцию, мотивацию и другие социальные навыки;

Если вам требуется универсальный специалист, который ведет бухучет от “первички” до баланса, то кандидат, который имел в подчинении сотрудников вам не подходит, но если кандидат занимал должность заместителя главного бухгалтера, то обратите на него внимание, он наиболее квалифицирован в бухучете.

Тестовое задание — проверка знаний и опыта, попросите кандидата его выполнить. Специализированный тест для бухгалтеров найдите в интернете, используйте тесты с ответами — позволит дать оценку профессиональным знаниям кандидата, несмотря на ваши ограниченные знания в сфере бухгалтерского учета. Правильных ответов должно быть более 50 %, если их меньше, то переходите к следующему кандидату.

Нюансы оформления договора

Если вы определились с специалистом, кому доверите бухгалтерское обслуживание вашей компании, еще раз обсудите все нюансы с объемом оказываемых услуг и их оплатой и подробно пропишите их в договоре.

Не забудьте предусмотреть пункт о конфиденциальности информации — 100% гарантии нет, но лучше с ним, чем без него.

К договору об аутсорсинге применяются общие правила о договоре возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).Внесите в договор условия про сроки и перечень выполняемых услуг, результаты работы и зону ответственности:

Перечень оказываемых услуг

Максимально подробно опишите процессы и функции, которые вы передаете бухгалтеру-фрилансеру, перечислите все его задачи и обязанности. Подробное обсуждение задач, функций и сроков позволит четко планировать затраты на аутсорсинг.

Например, в ходе работы выяснилось, что компании необходима донастройка учетной системы или дополнительные отчеты, которые не указаны в договоре — все они будут оплачиваться дополнительно.

Cроки предоставления информации и результатов работы

Чтобы не было разногласий между вами и специалистом, четко опишите сроки предоставления услуг. Важно обговорить сроки для обеих сторон — это поможет установить из-за кого возник баг в работе и в чьей зоне ответственности.

Помните, причина задержки отчета может быть и на вашей стороне, если вовремя не передали информацию специалисту.

Зоны ответственности

Хорошо проработанные зоны ответственности устраняют сложности при взаимодействии. Не лишним будет прописать в договоре, что бухгалтер обязан вас уведомить, как заказчика, о проблемах и причинах выполнения конкретной задачи в установленный срок — в противном случае исполнитель выплатит неустойку в размере суммы, которая прописана в договоре.

Условия расторжения договора.

От перечня задач, которые вы перед собой поставили перед принятием решения взять бухгалтера на аутсорсинг будет зависит срок заключения договора: от нескольких месяцев, до нескольких лет, пропишите условие о последующей его пролонгации.

Например, после истечения сроков договора, с обеих сторон не возникло желания его расторгнуть, то по умолчанию договор об аутсорсинге продлевается на срок, указанный в договоре.

Согласно ст.782 ГК РФ обе стороны имеют право отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке не дожидаясь окончания срока действия договора. Поэтому заранее согласуйте условия расторжения договора, чтобы избежать в дальнейшем проблем, связанные с выгрузкой баз данных или передачей дел другому специалисту, обсудите готов ли будет специалист после расторжения договора консультировать по ведению бухгалтерского учета, будет ли это бесплатно или будет прописана конкретная сумма.

В общем, заключение договора с частным бухгалтером на удаленке требует подхода, аналогичного заключению договора с фирмой аутсорсером, во только форму договора вам придется разрабатывать самостоятельно.

Контроль работы

Будьте готовы, что первый год нужно за удаленным бухгалтером все перепроверять подробно. В дальнейшем тоже лучше не упускать из виду деятельность бухгалтера. Соблюдайте простые правила, чтобы в случае конфликта не пожалеть о своем бездействии:

• Минимум раз в квартал делайте резервную копию бухгалтерской базы. Тогда восстанавливать бухгалтерию компании придется не годами, а пару месяцев или недель., в случае если бухгалтер на удаленке заболел, перестал выходить на связь, или у него “сломался” компьютер. Хорошей альтернативой может быть использование онлайн бухгалтерии, доступ к которой администрируете вы. Тогда можно не думать о резервных копиях;
• Посмотрите календарь отчетности и уплаты налогов, составленный для вашей компании. В соответствии с календарем запросите у бухгалтера протоколы о сдаче отчетов. Это застрахует вас от штрафов и возможной блокировки банковского счета;
• Храните первичные документы у себя, в офисе. Запомните, весь объем первичных документов: договоры, накладные, акты, счета-фактуры, хранятся в офисе компании, не у бухгалтера дома. Не давайте бухгалтеру возможность шантажировать вас: ”нужна первичка — плати деньги”;
• Раз в год инициируйте аудит бухгалтерского учета. Бухгалтер может совершать не все проводки, не закрывать периоды, вручную сводить баланс. С виду мелочь, но сказывается на общем состоянии учета. Самостоятельно найдите организацию для проведения аудита. Результат проверки отображает реальное состояние учета и поможет устранить недостатки.
  Если нет проверок со стороны контролирующего органа или все проверки пройдены, нет штрафов или пени со стороны налоговой — бухгалтер ведет корректный учет, следит и предоставляет ежемесячные или ежеквартальные отчеты.

Если бухгалтер информирует о проблемах, связанных с неправильным оформлением первичных бухгалтерской документации, нет полного пакета документов от поставщика или компания приближается к превышению предельно допустимого уровня годовой выручки на «упрощёнке», значит бухгалтерия в надежных руках квалифицированного специалиста.

Будьте в курсе текущей ситуации!

Как организовать удаленную работу бухгалтера

Дарья Гаврилова, маркетолог компании Scloud

С каждым днем увеличивается количество сотрудников на аутсорсе. Обычно такие специалисты работают в сфере дизайна, SEO, программирования и т. п. И, конечно, удаленная работа затронула бухгалтерские услуги, а соответствующий специалист стал пользоваться небывалым спросом.

Причины, почему бухгалтеры работают удаленно

• Гибкий график. Вам не нужно прибывать в офис к 9 часам (а может и раньше), все что понадобится — это выход в интернет, чтобы поддерживать связь с компанией как с ПК, так и с любого другого устройства (например, со смартфона). При этом вам не надо задерживаться на работе, т. к. чаще всего вы сами регулируете свое рабочее время.
• Уровень заработка. Чаще всего он увеличивается, если удаленный специалист работает сразу с несколькими компаниями. Но при этом не должно страдать выполнение поставленных задач: отправки отчетности, формирование деклараций в налоговую, счетов, накладных и т. п.
• Не столь важный, но порой обсуждаемый момент — это дресс-код. Да, работая вне офиса, вам не нужно запариваться на тему «белого воротничка», так как работать вы сможете в домашнем халате и тапочках. Правда, лучше переодеться, если, к примеру, у вас видео-конференция в скайпе.

Четвертой причиной удобства работы бухгалтера на аутсорсе – использование программы 1С. Но как «желтая коробка» может быть удобна, если приходится работать из дома сразу с несколькими компаниями?

Речь идет не про покупку «коробочной» версии, а про облачный сервис Scloud, где вы берете 1С в аренду. Для удаленной работы бухгалтера — это наиболее подходящий вариант для ведения учета. И вот почему.

5 преимуществ аренды 1С для бухгалтера

1. Простота настройки

Для запуска 1С вам потребуется только зарегистрироваться в сервисе и скачать приложение. Нужно установить что-то еще? Нет, можно расслабиться и начать работать с вашими базами.

Удаленная работа бухгалтера должна быть мобильной. Вы же не сидите всегда у ПК, а срочные декларации в налоговую или оплата счетов может понадобиться здесь и сейчас. С 1С в облаке вы сможете работать с любого устройства без привязки к рабочему месту.

2. Бесплатные консультации 1С

Если вы новичок в бухгалтерских услугах, то специалисты Scloud помогут вам разобраться в программе. Причем подробные консультации по типовым конфигурациям 1С будут совершенно бесплатными. В итоге помимо дополнительных знаний вы еще и сэкономите.

3. Автоматические обновления

Любой ответственный бухгалтер постоянно следит за изменениями в законодательстве. Ему важно предоставлять в соответствующие органы актуальную информацию, поэтому обновление баз должно быть выполнено оперативно. Scloud предлагает это сделать автоматически: просто включите опцию «автообновление» для конкретной базы в личном кабинете. Обновляться все будет ночью, чтобы не отвлекать вас от работы.

4. Удобная отправка отчетности из 1С

В «облаке» отправлять отчеты в контролирующие органы еще удобнее. Если поступил срочный запрос отправить документы в налоговую, а вы находитесь в дороге, то смотрите пункт 1 — просто зайдите в личный кабинет и запустите 1С.

5. Круглосуточная поддержка

Для удаленной работы это настоящая находка. Если вы привыкли работать в позднее время, например, после 20:00, то вряд ли вы найдете техподдержку, которая сможет ответить на ваши вопросы. Но только не в случае с Scloud. Вы можете отправить заявку в любое удобное для вас время и быстро получить ответ и помощь.

Вы можете протестировать 1С в облаке от Scloud бесплатно в течение 14 дней.

Партнерский материал

Работа бухгалтером на дому удаленно

Бухгалтерский аутсорсинг

1–1 000 000 ₽

Оплата за заказ

Бухгалтерский аутсорсинг.

Снт.

На балансе ничего нет . В штате СНТ пока только председатель

Бухгалтер в снт на длительный срок по договору услуг, ГПХ и т.п..

Опубликовано 18 августа 2020

  Жуковский

Бухгалтеры

50 000–150 000 ₽

Оплата за заказ

А.

Постоянная работа.

Условия и требования: 6/1 10-19

Опубликовано 20 августа 2020

  Очаково

Бухгалтеры

85 000–100 000 ₽

Оплата за заказ

Постоянная работа.

Условия и требования: Главный бухгалтер в строительную организацию Опыт работы более 5 лет, полный рабочий день, сб/вс выходной, по ТК.

Опубликовано 17 августа 2020

  Москва, метро Угрешская, Кожуховская

Бухгалтеры

80 000–100 000 ₽

Оплата за заказ

Постоянная работа.

Условия и требования: Главный бухгалтер в строительную компанию с опытом работы более 5 лет. Оформление по ТК. Пятидневная рабочая неделя.

Опубликовано 17 августа 2020

  Москва, метро Угрешская, Кожуховская

Бухгалтеры

75 000–100 000 ₽

Оплата за заказ

Постоянная работа.

Условия и требования: Требуется человек на вакансию главный бухгалтер в транспортную компанию. Полная занятость, знания всех основных бухгалтерских программ, коммуникабельность, опыт работы на должности главного бухгалтера от 3-х лет, возраст не старше 50 лет.

Опубликовано 21 августа 2020

  Москва, метро Мичуринский проспект

Бухгалтеры

50 000–70 000 ₽

Оплата за заказ

Постоянная работа.

Условия и требования: Ведение склада в 1 С. Сдача отчётности. Финансовые отчёты.

Опубликовано 18 августа 2020

  Электросталь

Бухгалтеры

50 000–70 000 ₽

Оплата за заказ

Постоянная работа.

Условия и требования: Главный бухгалтер

Опубликовано 19 августа 2020

  Зеленоград

Бухгалтеры

55 000–60 000 ₽

Оплата за заказ

Постоянная работа.

… дальше

Условия и требования: Полная занятость, 8 часовой рабочий день, 3 дня в неделю, оформление по ТД. Опыт работы от 2-х лет в программе 1С, грамотное составление договоров, подготовка отчетности по работе предприятия, — ИФНС, ПФР и пр, работа со счетами, ПП, знание документооборота, подгтовка кадровых документов на сотрудников.

Опубликовано 21 августа 2020

  Москва

Бухгалтеры

50 000–60 000 ₽

Оплата за заказ

Постоянная работа.

Условия и требования: Специалист по расчету з/ платы и сдачи отчётности

Специалист должен знать хорошо трудовое право

Опубликовано 19 августа 2020

  Москва, метро Баррикадная, Краснопресненская, Белорусская

Бухгалтеры

40 000–60 000 ₽

Оплата за заказ

Постоянная работа.

Условия и требования: Помошник главного бухгалтера. Знание основ бухгалтерского и налогового учета. Работа с системой БанкКлиент. Знание 1С .В процессе работы возможны курсы повышения квалификации. Карьерный рост!

Место работы находится в Химках! Полностью оплачиваемый отпуск. Официальное устройство на работу.

Опубликовано 18 августа 2020

  Химки

Бухгалтеры

Стоимость по договорённости

Постоянная работа.

Условия и требования: работа в бюджетном учреждении

Опубликовано 21 августа 2020

  Москва, метро Медведково, Бабушкинская, Свиблово, Бибирево, Отрадное

Ведение первичной документации

10 000–50 000 ₽

Оплата за заказ

Коммерческая организация.

Форма — ООО.

Налогообложение — ОСНО.

Вид деятельности — Строительство.

Владение 1С

Опубликовано 18 августа 2020

  Москва, метро Кутузовская, Международная, Выставочная, Деловой центр

Бухгалтеры

40 000 ₽

Оплата за заказ

Постоянная работа.

Условия и требования: Работа в Химках. Помощник бухгалтера. Бухгалтер на первичную документацию с функциями офис-менеджера

… дальше

Знание немецкого или английского языка. 1С. Уверенный пользователь ПК, Excel. Опыт работы не менее 5лет. Знание кадрового делопроизводства. Права категории В. Бухгалтерский учёт на ОСН, в т.ч.ВЭД

Опубликовано 21 августа 2020

  Химки

Бухгалтеры

35 000–40 000 ₽

Оплата за заказ

Постоянная работа.

Условия и требования: Первичная документация. Розница

Опубликовано 18 августа 2020

  Москва, метро Раменки

Бухгалтеры

30 000 ₽

Оплата за заказ

Постоянная работа.

Условия и требования: полная занятость, 5/2, оформление по ТК РФ,

Сфера деятельности продажа и изготовление автомобильных запасных

частей

Опубликовано 19 августа 2020

  Архангельское

Бухгалтеры

25 000–30 000 ₽

Оплата за заказ

Постоянная работа.

Условия и требования: Главный и единственный бухгалтер на 3 дня в неделю

Опубликовано 17 августа 2020

  Балашиха, Реутов

Бухгалтеры

30 000 ₽

Оплата за заказ

Постоянная работа.

Условия и требования: Ведение внутренней отчетности в С Н Т

Сдача отчётности в налоговую

Опубликовано 19 августа 2020

  Софрино

Бухгалтерский аутсорсинг

Стоимость по договорённости

Ведение бухгалтерского и налогового учёта, Составление налоговых деклараций.

Отчётность в — В ИФНС, В ПФР, В ФСС.

Коммерческая организация.

Форма — ИП.

Налогообложение — УСН.

Наёмных сотрудников нет.

Вид деятельности — Бытовые услуги, Оптовая торговля, Строительство.

Опубликовано 19 августа 2020

  Москва, метро Деловой центр

Проведение инвентаризации

10 000–15 000 ₽

Оплата за заказ

Количество объектов: 2000
Общая площадь: 70

Инвентаризация — Товарных остатков, Склада.

Опубликовано 20 августа 2020

  Долгопрудный

Бухгалтерский аутсорсинг

1000–15 000 ₽

Оплата за заказ

Бухгалтерский аутсорсинг.

Полное бухгалтерское сопровождение, Ведение первичной документации, Росфинмониторинг, опыт ведения ип или ооо ювелирных компаний .

Коммерческая организация.

Форма — ООО.

Налогообложение — УСН.

Наёмных сотрудников нет.

Вид деятельности — Ювелирная торговля .

Опыт ведения

… дальше

деятельности ювелирных Компаний, Бухгалтерия, росфинмониторинг

Опубликовано 18 августа 2020

  Москва, метро Красные Ворота, Курская, Чкаловская

4 способа проведения удаленного собеседования при приеме на работу

По мере развития мира виртуальной работы появляются и средства, с помощью которых работодатели проводят удаленные собеседования. Компании, которые являются опытными работодателями удаленных сотрудников, опробовали множество творческих способов удаленного собеседования с кандидатами и поиска лучшего человека для работы.

При проведении собеседований при приеме на удаленную работу некоторые работодатели заявляют, что необходимо иметь как визуальную платформу для проверки кандидатов, так и процесс оценки способностей и возможностей потенциального сотрудника к письму.Возможности визуально проверить потенциального сотрудника на удаленных собеседованиях разнообразны, но, по мнению некоторых работодателей, неплохо полагаться на хорошо зарекомендовавшие себя платформы видеоконференцсвязи и технологические методы с использованием камеры, которые позволяют нанимать менеджеров и кандидатов на работу. лицом к лицу в режиме реального времени.

Некоторые рекрутеры подчеркнули, что их методы проведения удаленных собеседований и управления удаленными сотрудниками зависят от функции должности, которую они хотят заполнить. Например, менеджеры по найму заявили, что для должностей, где ключевыми являются письменные и коммуникативные навыки, они полагаются на письменные форматы, такие как тесты вопросов и ответов, текстовые беседы, письменные упражнения и электронную почту.Более продолжительный письменный обмен мнениями дает ценное средство для определения того, насколько кандидат на работу владеет технологиями и его способность передавать сложные идеи в более сложном и запутанном формате, чем обычные (то есть стенографические) текстовые сообщения. Другими словами, может ли кандидат общаться полными предложениями?

Вот четыре способа, которыми работодатели проводят дистанционные собеседования.

1. Несколько платформ в одном интервью

Работодатели с большим опытом найма виртуальных работников часто ссылаются на использование таких платформ, как Skype, Google Hangouts, Hackpad и PiratePad, для проведения удаленных собеседований с кандидатами в режиме реального времени с использованием видео и технологий обмена контентом.

2. Подробные письменные вопросы и ответы по обмену

Google Docs — один из наиболее популярных способов провести формальный, углубленный разговор о приеме на работу, когда обмен мнениями между менеджером по найму и кандидатом на работу в письменном формате является самой сутью «живого документа». ”

3. Встречи в общих офисных помещениях

Иногда ничто не сравнится с реальной жизнью лицом к лицу — в обстоятельствах, когда это возможно. Хотя этот формат не является «удаленным» сам по себе, некоторые компании, арендующие общие рабочие места, говорят, что он хорошо работает как способ оценки кандидатов на вакансию в процессе найма.Общие рабочие места часто включают использование конференц-залов и частных офисов, и если потенциальный кандидат может ехать на полпути или на полпути, чтобы лично встретиться с работодателем, это может быть отличным способом проверить кандидата на работу — и наоборот.

4. Телефонные интервью

Проведение собеседований с кандидатами на вакансию по телефону имеет множество преимуществ для работодателей: оно эффективно, рентабельно, индивидуально, более спонтанно (потенциально) и, конечно же, является одним из самых проверенных временем методов собеседования при приеме на работу.Телефонное интервью может дать возможность откровенно поговорить с потенциальным удаленным сотрудником о преимуществах и недостатках удаленной работы. Некоторые компании заявили, что они используют групповые телефонные интервью как способ позволить существующим сотрудникам проверить возможного будущего коллегу, предложить предварительную оценку того, что требуется для удаленной работы, и определить, подходит ли перспектива работы для виртуальной работы.

Для работодателей, которые рассматривают возможность удаленной работы или расширения существующей виртуальной команды, важно продемонстрировать гибкость при проведении удаленных собеседований.Технологический шаг может значительно расширить круг выдающихся будущих сотрудников.

Адрианн Бибби | 7 октября 2015 г. | Категории: Создайте удаленную команду

.

Как настроить удаленную работу во время коронавируса. Необходимые решения, если ваша команда работает удаленно

Приказ вашим сотрудникам работать из дома — вынужденная, но необходимая мера во время глобальной пандемии. Многие сознательные руководители понимают, что заражение даже одного офисного сотрудника может парализовать всю компанию на долгое время.

Но даже это ничто по сравнению с риском для жизни и здоровья людей, особенно для тех, кто старше 45 лет.

Мы много знаем о переводе сотрудников в режим домашнего офиса не понаслышке, потому что уже пять лет мы помогаем компаниям организовать мониторинг удаленных сотрудников.

Кроме того, за последние две недели к нам обратилось около тысячи организаций со всего мира после того, как они столкнулись с такими проблемами в связи с событиями, происходящими по всему миру.

В этой статье мы можем поделиться своими знаниями о переводе сотрудников на удаленную работу и дать несколько практических советов, как сделать этот процесс максимально безболезненным для вашего бизнеса.

Примечание: В этой статье мы обсудим сотрудников, которые работают за компьютером.

Как организовать процесс перевода сотрудников на удаленную работу?

Для этого есть три основных варианта:

1. Сотрудники работают на собственных компьютерах. Это удобно, если им не нужно какое-то конкретное программное обеспечение или если оно находится в облаке. Например, менеджеру по продажам нужно иметь доступ только к паре облачных баз, бухгалтеру — к серверу 1С;
2. Вы даете сотрудникам рабочие компьютеры. Это хороший вариант, если им нужно специальное программное обеспечение для работы или если у работника нет дома компьютера. Этот подход наиболее удобен, если ваши сотрудники работают на ноутбуках, но в течение длительного периода времени (а, как вы знаете, карантин может затянуться), не проблема переместить даже стационарный компьютер;
3. Организуете удаленный доступ к RDP через VPN. Хороший промежуточный вариант. Вашему дизайнеру нужен доступ к корпоративному файловому хранилищу и компьютеру с достаточной мощностью? Запустите удаленный рабочий стол на своей рабочей станции и позвольте им использовать его.

Помните, что если вы предоставляете сотрудникам удаленный доступ к рабочим серверам или станциям, вам необходимо позаботиться о безопасности корпоративных данных. Это особенно верно, если вы работаете с личными данными, которые защищены законом. Безопасные каналы подключения, фильтры по IP и MAC-адресам, двухуровневая авторизация — позаботившись вначале об информационной безопасности, вы застраховываете себя от многих проблем в будущем.

Также обратите внимание на то, чтобы у сотрудника дома был качественный широкополосный доступ и высокоскоростной Интернет.Если их подключения к Интернету дома недостаточно для выполнения задач, вы можете предложить сотрудникам подключить второго провайдера с достаточными скоростными характеристиками на время их работы. И делать это, конечно же, за счет организации.

Как контролировать удаленных сотрудников?

Многочисленные исследования показывают, что сотрудники работают дома даже эффективнее, чем в офисе. Например, исследование Gallop сообщает, что когда сотрудник переключается на удаленную работу, его производительность увеличивается на 20%.

У нас нет причин сомневаться в такой достоверной публикации, но это исследование было сосредоточено только на сотрудниках, которые перешли на удаленную работу сознательно и добровольно, точно зная, что им понадобится, и будучи уверенными, что найдут в себе силы для самоорганизации.

Однако не проводилось исследований производительности сотрудников, которым пришлось изменить свой обычный рабочий распорядок и работать из дома, потому что им было сказано это сделать (например, в контексте глобальной пандемии).По нашему опыту, производительность таких рабочих будет значительно ниже.

Сотрудник, привыкший работать в офисе, ассоциирует свой дом в первую очередь с отдыхом, поэтому даже самые мотивированные сотрудники, работая из дома, могут начать расслабляться, и их продуктивность неизбежно снизится. Таким образом, вы должны быть готовы к тому, что переход на домашний офис в вашей компании создаст повышенную нагрузку на руководство.

Если ваш персонал работает на компьютерах, предоставленных компанией, или через удаленный доступ к вашей собственной рабочей станции, вы имеете полное право загрузить на эти машины программу мониторинга сотрудников Kickidler.Где бы ни находился корпоративный компьютер, он остается собственностью компании и предназначен исключительно для использования в работе. И вы, конечно же, имеете право следить за тем, как используется ваше оборудование.

Что касается случая, когда сотрудник работает на домашнем компьютере, мы рекомендуем предложить персоналу следующий фреймворк:

1. Человек создает новую учетную запись пользователя, которая используется исключительно для работы;
2. Они устанавливают все необходимые им программы и модуль Kickidler, отслеживающий рабочую активность, который должен быть таким же, как на офисном компьютере;
3. Сотрудники работают под рабочими учетными записями и используют личные кабинеты для личных дел.

В этом случае наша программа будет отслеживать только действия сотрудника в рабочее время без взаимодействия с его персональными данными. Таким образом, не будет нарушения конфиденциальности.

Как организовать работу с удаленными сотрудниками, и что должен уметь менеджер?

Ранее мы обсуждали техническую сторону перехода на удаленную работу, но как насчет организации самого рабочего процесса? По статистике, при переходе на удаленную работу нагрузка на управление увеличивается почти вдвое.Мы считаем, что здесь самое важное — следовать этим трем ключевым советам:

Совет 1. Индивидуальный подход — основа всего

Находясь в офисе, человек автоматически подстраивается под его ритм, а дома он живет так, как хочет. Некоторым людям удобнее работать именно с 10 утра до 6 вечера, другие предпочитают подходить к работе в несколько сеансов по пару часов каждое, третьи становятся продуктивными только около 20 часов. Мы все разные, поэтому главное правило удаленной работы:

Если привычки сотрудника не мешают работе, не просите его изменить эти привычки

Конечно, менеджер по продажам должен работать по обычному графику с утра до вечера — так работает большинство компаний.Но программисты, бухгалтеры, инженеры не обязаны придерживаться такого графика, если этого не требует специфика их работы. Запланируйте пару встреч с сотрудниками, когда это удобно для всех — в большинстве случаев этого достаточно для удаленного управления вашей командой — и после этого отслеживайте не количество времени, которое человек тратит на работу, а результаты, которых они достигают.

Совет 2. Создайте атмосферу доверия и заинтересованности

Предлагая сотрудникам возможность работать удаленно, вы автоматически даете им определенные преимущества.Более гибкий график, более комфортные условия работы, меньше контроля — все эти факторы будут работать только в том случае, если ваши подчиненные действительно заинтересованы в выполнении своих обязанностей.

Испытывая немного больше свободы, человек быстро привыкает контролировать свой график, но в то же время он начинает сильнее реагировать на акты деспотизма. Неоправданные (акцент на этом слове) изменения условий работы, постоянные аварийные ситуации, задачи, которые нужно выполнять прямо сейчас — все это серьезно сказывается на мотивации удаленных сотрудников, а вместе с тем и их эффективность.

Постарайтесь воспринимать удаленного работника не столько как подчиненного, сколько как подрядчика или партнера. Объясните им задачу и опишите их KPI, а затем покажите им, что вы доверяете их способности решать бизнес-задачи. И все же…

Совет 3. Доверяйте, но проверяйте

Мотивация и доверие — эти вещи, безусловно, важны, но вам все равно нужно отслеживать количество времени, которое ваши удаленные сотрудники проводят в работе. Это поможет вам хотя бы увидеть, кто хорошо справляется со своими задачами.Вот простой пример. Допустим, у вас есть программист Джеймс Браун, который хорошо справляется со своей работой. Он вводит код вовремя, не пропускает дедлайны, и на первый взгляд кажется, что все в порядке … Вот только Джеймс тратит на рабочие задачи 12-13 часов в день вместо 6-8 часов по расписанию. При таких темпах ваш сотрудник сгорит через месяц или два, и вам придется искать замену, а это приносит ненужные хлопоты и незапланированные расходы.

Проблема с удаленными сотрудниками в том, что вы не видите, как они работают.В офисе руководитель группы заметил бы, что Джеймс не выполняет свои задачи вовремя, и понял бы, что этого сотрудника нужно перевести на другую задачу, которая больше соответствует его навыкам. Но что касается удаленного взаимодействия… Поверьте, вы можете заметить такие вещи и удаленно!

Для этого используйте диспетчеры времени, которые помогают рассчитать количество часов, потраченных на задачу. У нас есть такой инструмент. Он называется Autokick и является частью функциональности Kickidler.Этот модуль отслеживает активность на компьютере и автоматически формирует отчеты, помогая вам оставаться в курсе всего. Это определенно полезно как для руководителя, так и для сотрудника.

С какими проблемами сталкиваются работодатели удаленных сотрудников и как их решать?

Итак, мы поделились с вами способами организации удаленной работы в вашей компании, а теперь давайте поговорим о проблемах, с которыми вы, вероятно, столкнетесь. Основных всего три:

Задача 1. Падение производительности

Ранее мы говорили о том, какие преимущества получает сотрудник от удаленной работы.Индивидуальный график, комфортные условия работы — это все здорово, но … К сожалению, практика показывает, что многие люди в условиях независимости быстро теряют дисциплину. Не все привыкли к самообладанию. Если человек всю жизнь проработал в офисе, где он находился под чьим-то присмотром и в окружении коллег, дома он автоматически будет менее продуктивным.

Выход один — не ослаблять надзор. Ваши сотрудники должны знать, что работа есть работа — где бы они ни находились, дома или в корпоративном офисе.Следите за KPI каждого сотрудника, старайтесь как можно скорее выяснить причины любых задержек или ошибок и всегда держите верх. Вы заметили в Kickidler, что обед менеджера растянулся на несколько часов? Позвони им; спросите их, что случилось и почему они не выполняют свою работу. Пару таких звонков, и человек поправится.

После перевода офиса на удаленную работу контроль должен стать более жестким, чем в офисе — по крайней мере, вначале. Вот почему мы рекомендуем вам использовать модули тайм-менеджмента.Если ваши люди будут знать, что вы следите за их рабочими днями, им будет намного легче преодолеть прокрастинацию и сосредоточиться на своих задачах.

Проблема 2. Нарушение связи

Даже в офисной среде взаимодействие между отдельными сотрудниками часто может стать проблемой. Встречи с участием нескольких отделов могут стать настоящей головной болью. Вы точно знаете, как сложно запланировать такие встречи, чтобы всем было удобно. А потом, когда дело касается удаленной работы, простейшая переписка между командами может тянуться неделями.

Во избежание подобных проблем составьте подробное описание всех стандартов, составьте график и убедитесь, что все сотрудники его придерживаются. Вот пример для одной недели:

Чем прозрачнее и понятнее будут все ваши требования, тем проще будет управлять удаленной командой. Конечно, вам все равно придется планировать время для совместных мероприятий, учитывая графики работы участников таких мероприятий. Но когда все улажено, обсуждений не может быть. Планируется собрание персонала? Его должны посетить все.

Задача 3. Снижение вовлеченности

Когда человек работает дома, один за компьютером, он быстро теряет связь со своей командой.Это особенно актуально для людей, которые привыкли активно взаимодействовать с коллегами — общаться, генерировать идеи, что-то создавать. Находясь в принудительной изоляции, они быстро теряют жизненные силы и начинают хандрить.

Чтобы этого не произошло, нужно поддерживать внутрикорпоративную связь:

• Голосовые вызовы;
• Видеоконференции;
• Групповые чаты с эмодзи, стикерами и другими способами выражения эмоций.

Помните, что каждый человек — где бы он ни был — является частью вашей компании, важным членом вашей команды.Будьте внимательны к своим людям, оставайтесь с ними на связи. Так проблемы с удаленными сотрудниками обойдут вас стороной!

Программное обеспечение для мониторинга сотрудников Kickidler

Вам понравился этот пост? Следите за нами в социальных сетях.

.

Управление удаленными сотрудниками: 7 советов и передовых методов

Умение управлять удаленными сотрудниками требует интеллектуального скачка, особенно для менеджеров с традиционным складом ума.

Сначала руководители предприятий, привыкшие контролировать производительность на основе «рабочего времени» сотрудников и видимого уровня активности, могут счесть переход на удаленную работу иностранным и громоздким. Сотрудники тоже могут сначала чувствовать себя не в своем роде, поскольку они приспосабливаются к значительным переменам в своей жизни.

Это понятно.

В конце концов, хотя все, кажется, понимают, что такое удаленная работа, не все еще это испытали. И у удаленной работы определенно есть плюсы и минусы.

Как вести удаленную команду

Чтобы хорошо руководить удаленной командой, менеджеры могут обнаружить, что им нужно немного ослабить бразды правления и найти способы продолжать привлекать сотрудников к ответственности.

Без возможности постоянно контролировать сотрудников в общем офисе, они могут добиться успеха, уделяя больше внимания тому, что делается, и соответствию ли это четко определенным стандартам качества.Также полезно быть готовым немного поэкспериментировать с технологиями и с тем, как проводятся встречи.

Другими словами, успешный переход к виртуальной работе — будь то запланированный на несколько месяцев вперед или в ответ на стихийное бедствие или глобальную пандемию — требует, чтобы менеджеры были готовы изменить то, как они руководят своими людьми.

Они также должны ознакомиться с передовыми методами работы на дому и рассчитывать на определенное количество проб и ошибок.

Для начала, ниже приведены семь основных советов, которые помогут бизнес-лидерам при управлении удаленными сотрудниками.

1. Понимание общих проблем удаленной работы.

Как правило, руководители и владельцы бизнеса сталкиваются с тремя основными проблемами при управлении удаленной рабочей силой.

1. Отсутствие личного времени с коллегами и руководителями

Люди — существа социальные, поэтому личное общение жизненно важно для нашего повседневного общения. Это включает и встречи на рабочем месте.

Как упоминалось ранее, руководители часто полагаются на встречи на рабочем месте как на средство отслеживания производительности и преданности делу.Кроме того, в общих рабочих пространствах легче отслеживать настроение и устранять растущие разочарования.

Тем временем люди неосознанно сканируют лица и позы, чтобы «прочитать» реакцию на то, что мы говорим и делаем. Таким образом, сотрудники приучены улавливать сигналы через рутинное взаимодействие с менеджерами и коллегами. Это верно как для конструктивной обратной связи, так и для дружеского заверения.

Отсутствие личного общения может сильно ощущаться членами мобильной команды — возможно, в большей степени во время стресса или перемен.

2. Нарушения связи и узкие места

При удаленной работе мы не можем выглянуть из-за кабинета или спуститься по коридору, чтобы увидеть, есть ли рядом коллега или руководитель, чтобы ответить на быстрый вопрос.

Plus, при всем своем удобстве, цифровые сообщения (электронная почта, текстовые сообщения) могут оставаться незамеченными. А скопление неотвеченных сообщений может замедлить прогресс и расстроить товарищей по команде.

В то же время тонкости и нюансы межличностного взаимодействия могут быть потеряны в поспешных цифровых ответах между удаленными работниками.Люди, которые в остальном приветливы и приветливы, могут показаться резкими и бесчувственными в письмах.

Менеджеры

могут помочь в решении этих проблем, моделируя эффективные коммуникационные стратегии.

3. Окружающие отвлекающие факторы

Будь то очередной посетитель кофейни, случайно проливший сахар на удаленного работника, или веселый малыш, громко кричащий из гостиной во время конференц-связи, отвлекает, кажется, территория удаленной работы.

Если предположить, что такие инциденты не станут обычным делом, проявите терпение, особенно когда удаленная работа является временным решением краткосрочного события, ситуации или кризиса.

2. Установите четкие стандарты производительности удаленной работы.

Некоторые стандарты производительности зависят от выполняемой работы; другие могут быть стандартными для всей компании.

Общекорпоративная политика может заключаться в том, что на все электронные письма клиентов будут даны ответы до конца дня или что все будут доступны для встреч и звонков с 9 часов утра.м. до 17:00

Отдельные стандарты должны быть проанализированы и задокументированы, но неофициально. Например, вы и ваша команда удаленной работы можете решить, что любой разработчик, которому назначен проект, должен доставить код, готовый для тестирования, в течение пяти рабочих дней, а если крайний срок не будет соблюден, необходимо уведомить об этом за 48 часов.

Между тем, сотруднику колл-центра может потребоваться разрешить 10 клиентских звонков в час, следя за тем, чтобы в фоновом режиме не было плачущих детей. Рекрутеру может потребоваться провести 20 телефонных собеседований и заполнить пять вакансий в месяц.

Хотя некоторые менеджеры могут рассматривать документирование стандартов производительности как дополнительные усилия, это может помочь вам выявить тенденции, которые необходимо устранить.

Например, после 90 дней отслеживания работы сотрудника колл-центра вы можете обнаружить необходимость продлить часы работы с клиентами или определить узкое место, которое влияет на производительность.

3. Определите и предоставьте нужные инструменты.

Важным аспектом успешного управления удаленными сотрудниками является обеспечение легкого доступа ко всем необходимым инструментам по мере необходимости.Чтобы удовлетворить эту потребность, лидерам и командам, возможно, придется ломать голову над тем, что нужно сделать, чтобы облегчить переход к дистанционной работе.

Удаленным сотрудникам нужен такой же доступ к вещам, которые используются сотрудниками на месте, который может включать (но не ограничиваясь):

• Руководства по политике и процедурам
• Шаблоны презентаций и расходные материалы
• Почтовые принадлежности и канцелярские товары
• Программное обеспечение
• Корпоративная кредитная карта

Телекоммуникационная техника

Большую часть удаленной работы можно выполнять, используя лишь компьютер, доступ в Интернет, телефон и гарнитуру.

Предоставление цифровых инструментов через общий диск, доступ к которому осуществляется через безопасную VPN, или через папки Dropbox, должно определяться потребностями и стандартами безопасности вашей компании.

В зависимости от работы, выполняемой дома, вам может понадобиться небольшой принтер. В качестве альтернативы вы можете решить создать учетную запись в местном копировальном магазине или центре почтовых услуг, где четко указаны лимиты расходов.

Внимательно подумайте, будут ли удаленные сотрудники обеспечены корпоративными ноутбуками или могут ли они использовать свои личные ноутбуки.Очевидно, что кибербезопасность и безопасность данных важны при рассмотрении оборудования, программного обеспечения и того, где сотрудники могут получить доступ к центральным серверам.

Вам также может потребоваться проверить пропускную способность и надежность интернет-соединений, а также проверить, работает ли человек из дома или из коворкинга.

Провайдеры цифровой видеоконференцсвязи могут быть полезны как небольшим, так и большим группам.

Помните: вы и ваши удаленные сотрудники можете обнаружить, что некоторые задачи необходимо выполнять в офисе по соображениям безопасности или просто потому, что более эффективно встретиться лично.Будьте готовы принять ограничения удаленной работы для некоторых частей работы или для отдельных подразделений в более крупном подразделении.

Перевод команд на удаленную работу

В идеальном мире новые удаленные работники должны обучаться использованию соответствующих удаленных технологий и протоколов за шесть месяцев до их внедрения.

Тем не менее, даже если переход на удаленную работу ожидается в течение нескольких недель (или дней), четырех- или 24-часовой пробный запуск может выявить непредвиденные недостатки, казалось бы, работоспособного плана удаленного доступа.

В зависимости от ваших обстоятельств, у вас может быть вся команда или только один или два члена.

Практика помогает совершенствоваться.

4. Выделите определенные дни, время и методы для взаимодействия в команде.

Как упоминалось ранее, случайные взаимодействия на рабочем месте способствуют коллегиальности и командной работе.

Для удаленных команд может потребоваться немного дополнительных усилий, чтобы воссоздать такое общение. А когда есть как внешние, так и местные сотрудники, мудрые менеджеры ищут возможности вовлечь всех в командную деятельность и обсуждения, когда это возможно.

Сначала это может показаться искусственным или обременительным, но поощряйте удаленных сотрудников регулярно связываться с вами и другими членами команды — и наоборот. Что представляет собой «постоянный контакт», зависит, конечно, от работы и задач, которые должны выполнять сотрудники, работающие на дому.

Как налаживать связи и взаимодействие

Очевидно, что электронная почта, мгновенные сообщения, телефонные или видеозвонки необходимы для удаленного взаимодействия.

По возможности сотрудникам полезно обновлять свои рабочие календари на централизованной платформе или в приложении.Также полезны уведомления об отсутствии на работе программного обеспечения и ответы на электронную почту об отсутствии на работе в обычное рабочее время. Эти, казалось бы, мелочи помогают свести к минимуму риски и разочарования, связанные с этими ужасными узкими местами в коммуникации.

Для полностью удаленных офисов поощряйте членов команды поднимать трубку или планируйте короткие видеозвонки, чтобы сократить время разговора по телефону.

Чтобы отслеживать прогресс и способствовать коллегиальности, полезно установить установленное время для группового онлайн-взаимодействия.Краткие ежедневные проверки или собрания персонала помогают руководителям и менеджерам проектов оценивать ситуации и выявлять препятствия.

Может быть полезно вернуться к тому, как провести успешное собрание. Нет большой разницы между дистанционными и личными встречами, но в целом полезно:

• Составьте четкую повестку дня
• Прокрутите список звонков в начале больших собраний, чтобы все знали, кто присутствует
• Поощряйте всех отключать звук, когда они не говорят

Гибкий процесс, разработанный сообществом разработчиков программного обеспечения, но сейчас применяется в нескольких отраслях, может быть полезен при управлении удаленными работниками.Многие удаленные команды считают, что этот процесс помогает развивать подотчетность, а также помогает менеджерам контролировать проекты.

По крайней мере, каждый должен еженедельно рассылать электронное письмо с описанием того, над чем они работают, с указанием предстоящих сроков и проблем.

5. Регулярно общайтесь с удаленными сотрудниками.

Как и в случае с остальными советами, здесь нет универсального определения того, как часто менеджер должен обращаться к удаленным сотрудникам.

Тем не менее, самые эффективные личные звонки связаны не только с мониторингом производительности.Они также могут быть мощным средством поддержания мотивации и заинтересованности удаленных сотрудников.

В идеале, регулярные телефонные разговоры один на один — ежедневно, еженедельно или раз в две недели — могут помочь менеджеру:

• Определите, хорошо ли работает сотрудник в целом.
• Работа с сотрудником по выявлению и устранению узких мест.
• Обсудить планы профессионального развития сотрудника.
• Ответьте на ряд вопросов, актуальных для сотрудника.

В зависимости от сотрудника и характера его работы может потребоваться более или менее рутинное взаимодействие.Например, Аманде может потребоваться звонок раз в неделю, а Мэтью может потребоваться ежедневный звонок.

Насколько это разумно и позволяют графики, руководители должны адаптироваться к потребностям персонала и календарям.

6. Создайте видео или подсказку с предложениями других удаленных сотрудников.

Сотрудники (или доверенные коллеги по отрасли), которые раньше путешествовали по удаленной дороге, могут поделиться советом, в том числе о том, какое программное обеспечение наиболее полезно или что требуется для создания домашнего офиса.

Этой информацией можно поделиться с помощью PDF-файлов, коротких видеороликов или неформальных видеозвонков в форме вопросов и ответов.

Другие ценные советы по работе на дому могут включать:

• Как управлять приливами и отливами в обычные дни (и периоды пиковой нагрузки)
• Любимые местные закусочные
• Поддержание баланса между работой и личной жизнью при удаленной работе
• Как внедрить здоровый образ жизни
• Идеи управления временем
• Личные стратегии за выполнение задания и организованный

7.Помните, что удаленный доступ не значит дешевле.

Бюджеты играют важную роль при разговоре об удаленных сотрудниках. Некоторые руководители бизнеса могут предположить, что введение удаленной работы и сокращение офисных площадей на 50% означает сокращение расходов на размещение сотрудников в традиционном офисе на 50%.

Однако формула не так проста. Да, ваша компания, вероятно, будет меньше тратить на физическое офисное пространство, но эти сбережения, скорее всего, будут потрачены в другом месте, в зависимости от удаленной работы, которую необходимо выполнить.

Например, ваш бюджет на командировки может увеличиться, если удаленным работникам в других штатах необходимо ездить в главный офис один раз в квартал или чаще. Или вам может потребоваться инвестировать в новое или модернизированное программное обеспечение или дополнительное оборудование, например гарнитуры, для надлежащего оснащения удаленных сотрудников.

Удаленные сотрудники могут быть столь же продуктивными, если не более, чем офисные сотрудники. Вам просто нужно настроить их на успех.

Дополнительные советы по управлению удаленными сотрудниками. Загрузите наш бесплатный журнал The Insperity: руководство по лидерству и менеджменту.

.

Как провести более успешное удаленное собрание

Упомяните слово «встреча», и вы, вероятно, услышите коллективные стоны от своих удаленных сотрудников — даже от тех, кто работает на другом конце земного шара! Но причина, по которой так много сотрудников не любят встречи, заключается в том, что многие из них тратят время, не принося ни новой информации, ни лучших результатов.

Hubstaff недавно выпустил полезную инфографику об успешном удаленном собрании.

Вот как провести успешную удаленную встречу и добиться максимальных результатов:

Будьте готовы.

Нет ничего хуже, чем менеджер, который хм и ахает на встрече. Сделайте свое дело значимым, подготовившись к нему заранее, а не за несколько минут до его начала.

Если у вас есть глобальный удаленный персонал, учитывайте часовые пояса тех сотрудников, которые будут присутствовать на собрании. Таким образом, вы не назначите встречу на 15:00.м. для одних рабочих — и 3:00 для других. Сведите список приглашенных к минимуму и заранее разошлите план встречи.

Определить формат.

Телефонный звонок, видеоконференцсвязь, совместное использование документов Google — выбор практически безграничен, если учесть, как удаленный офис может провести успешную удаленную встречу. Небольшие собрания можно проводить по телефону, а на более крупных можно легче ориентироваться во время видеозвонка.

Если вы выберете видеомаршрут, очистите домашний офис, переоденьтесь в профессиональную одежду (т.е.е., без пижамы) и не жестикулируйте слишком часто (большое движение может снизить качество вашего звонка).

Проверить техн.

Нет ничего хуже, чем запланировать встречу на неисправной платформе или видеоконференцию, когда ваша камера не работает должным образом. Так что проверьте свои технологии заранее — убедитесь, что ваш Интернет работает и все необходимое оборудование работает нормально.

Поделитесь любовью (он же экран).

Совместное использование экрана — это самый простой способ для участников встречи точно знать, о чем вы говорите, когда вы ссылаетесь на цифру за первый квартал.Они могут сопровождать вас, когда вы показываете слайд-шоу и презентации, и все это может помочь улучшить сотрудничество и сплоченность в вашей команде.

Как раз вовремя.

На каждом собрании есть те, кто молчит — и те, кто рассматривает собрание как свою сцену и хочет поставить свой собственный монолог. Избегайте того, чтобы встреча затягивалась с течением времени, заранее сообщая время начала и окончания.

Если у вас есть Болтливая Кэти, вежливо вставьте и скажите, что вы хотели бы услышать больше после встречи, но время на исходе.Вы также можете назначить кого-нибудь хронометристом, чтобы следить за всем.

Задавайте правильные вопросы.

В идеале, вы хотите слышать всех во время встречи… но не всех одновременно. Так что будьте осторожны с вопросами, которые задаете. Если вы зададите общий вопрос, ваши сотрудники могут подумать, что они все должны ответить на него — и все сразу. Создавайте конкретные вопросы для различных команд или членов команды, а затем упоминайте их, задавая вопрос.

Например, вы можете сказать: «Хорошо, маркетинг, что вы думаете об этой идее?» Или: «Андреа, какой у вас был опыт работы с этим продуктом?» Чтобы никого не сбить с толку, вы можете обозначить свои вопросы в повестке дня встречи.

Относитесь к этому как к личной встрече.

Это означает, что нельзя пить или глотать суп, пока разговаривает другой человек. Будьте внимательны, когда говорят другие, и не перебивайте. Поместите мопса в другую комнату, чтобы ее храп не отвлекал вашу команду, и выключайте микрофон, когда не разговариваете. А если вы используете совместный доступ к экрану, не забудьте свернуть электронную почту и мгновенные сообщения или выйти из них, чтобы электронные или мгновенные сообщения не прерывали вашу встречу и, возможно, смущали вас, если они носят личный характер.

Завершите.

Когда собрание подходит к концу, отправьте электронное письмо со всеми основными протоколами собрания. Обязательно включите план действий с конкретными дальнейшими шагами для ваших сотрудников. Предложите ответить на любые последующие вопросы после встречи, и если какие-либо серьезные проблемы все еще не решены, запланируйте еще одну встречу. (Что ваша команда будет полностью любить .)

Встречи необходимы для успеха любой организации.Сделайте свое сообщение значимым, следуя инструкциям в инфографике, и вы можете обнаружить, что ваши сотрудники будут намного счастливее, когда в следующий раз они получат это приглашение на встречу в своем почтовом ящике.

Дженнифер Пэррис | 16 июня 2017 г. | Категории: Удаленное управление

.