В России началось тестирование «суверенной» электронной почты с кириллицей вместо латиницы в адресах

25 Марта 2021 16:02 |25 Мар 2021 16:02 |
|

Поделиться

Reg.ru и «Поддерживаю.рф» начали тестирование полностью кириллических почтовых адресов, в которых и название, и домен написаны кириллицей. Оно проходит в закрытом режиме и принять участие в нем могут только разработчики ПО и веб-сервисов. О массовой замене в России традиционных email на кириллические речи пока нет.

Полностью российская электронная почта

Хостинг-провайдер Reg.ru запустил тестирование почтовой системы, поддерживающей полностью кириллические адреса электронной почты. Представители провайдера сообщили CNews, что тест проводится совместно со специалистами проекта «Поддерживаю.рф».

Полностью кириллические адреса – это email, в которых и название ящика, и домен написаны кириллицей, например, «москва@москва.рф». почта «moskva@москва.рф» и ей подобные полностью кириллической не считаются. Примечательно, что сама технология электронной почты – американская, ее разработали в 1965 г. специалисты Массачусетского технологического института (MIT).

В рамках мероприятия был построен отдельный тестовый стенд на основе двух независимых серверов на каждом из которых размещен сервис электронной почты в доменах ёпочта.рф и накириллице.рф. При попытке зайти на оба эти сайта через браузер ссылка накириллице.рф выдает ошибку 404, а ёпочта.рф ведет на сайт-заглушку с надписью, что он размещен на хостинге «Русоникс».

В будущем Россия может полностью перейти на кириллические email

Тестирование «импортозамещенных» email-адресов проводится пока в закрытом режиме – в Reg.ru рассказали CNews, что принять участие в нем могут разработчики ПО веб-сервисов, внедряющих в своих продуктах принципы «универсального принятия» (Universal Acceptance) и нуждающихся в действующих нелатинских почтовых адресах для их тестирования. Для участия в тестировании нужно подать заявку в «Поддерживаю.РФ».

Руководитель проекта «Поддерживаю.рф» Мария Колесникова сообщила CNews, что, по плану, закрытый тест сервиса продлится до конца 2021 г., но по его итогам не исключено продление. В открытую фазу тест переводиться не будет. «Пока у нас нет таких планов. Открытое тестирование означает не только значительный рост нагрузки на инфраструктуру, но и выполнение определенных требований, относящихся к организаторам бесплатных сервисов электронной почты. В процессе тестирования мы планируем отработать решения, которые затем могут использоваться хостерами, и, надеемся, в дальнейшем они действительно предложат услуги поддержки кириллических e-mail своим клиентам», – заявила Мария Колесникова.

Как работает тестовый стенд

Каждый из двух аппаратных серверов из состава тестового стенда содержит в себе набор программного обеспечения, и в первую очередь это почтовый сервер на основе Exim – написанный на языке «Си» агент пересылки сообщений, используемый в операционных системах Unix. Вместе с ним используется OpenDMARC – спам-фильтр с открытым кодом.

Вместе с этим оба сервера с доменами ёпочта.рф и накириллице.рф содержат по собственному вебмейл-серверу, за счет чего участники тестирования могут пользоваться своей кириллической почтой через браузер. Основывается эта система на почтовом клиенте Roundcube.

За счет веб-интерфейса пользоваться почтой можно на ноутбуке, компьютере, смартфоне планшете или другом устройстве с дисплеем, выходом в интернет и установленным браузером. Также для работы с кириллической почтой подойдут и почтовые клиенты – десктопные и мобильные.

Главный критерий, предъявляемый к ним – это поддержка Unicode-адресов. Она реализована в различных программах – к примеру, такая поддержка есть в штатном почтовом клиенте на мобильных устройствах Apple и в настольном Microsoft Outlook.

Для чего это нужно

Глава проекта «Поддерживаю.рф» Мария Колесникова рассказала CNews, что сейчас многих разработчиков интересует вопрос «универсального принятия». С ее слов, они пока не могут полноценно протестировать свои продукты на поддержку нелатинских почтовых адресов в связи с тем, что в интернете существует мало доступных серверов, обеспечивающих работу с такими email. «Наш проект с Reg.ru – один из первых шагов в решении этой проблемы», – добила она.

Простым пользователям доступ к почте закрыт

«Запуск тестового стенда – важный шаг в развитии кириллической электронной почты. У каждого пользователя должна быть возможность использовать родной язык и, в частности, кириллические email для своих проектов в сети. Мы будем поддерживать проект в информационной и образовательной части и вполне вероятно, что в перспективе на виртуальном хостинге Reg.ru появится возможность создавать кириллическую почту», – сообщила CNews исполнительный директор Reg.ru Светлана Лиенко.

Константин Зеленков, JSA Group: Невозможно начинать цифровизацию без надежной системы резервного копирования

Интеграция

На запрос CNews о прогнозах по срокам массового распространения кириллической Мария Колесникова сообщила: «В данном случае все зависит от степени поддержки таких e-mail инфраструктурой Рунета, включающей не только почтовые системы, которые должны прекратить запрещать письма направленные с или на Unicode-адреса, но и массу сайтов и сервисов, не позволяющих сегодня регистрироваться с кириллическими почтовыми ящиками, подписываться на рассылки и использовать другой важный функционал». «Работа с ними и есть наша основная цель», – подытожила она.

Первые шаги уже сделаны

В России на момент публикации материала существовало несколько почтовых сервисов, позволяющим своим пользователям принимать письма с полностью кириллических email-адресов. Такую возможность еще летом 2016 г., по информации «Известий», реализовали Google в своем Gmail и отечественный интернет-гигант «Яндекс».

В декабре 2016 г. состоялся запуск первого в стране кириллического почтового сервиса с поддержкой полностью кириллических адресов – «Почта.рус». За ним стоят российская компания «Имена интернет» и индийская DataMail.

Меню написания письма в сервисе «Почта.рус». Нажмите для увеличения

Редакция CNews убедилась в работоспособности этого сервиса. Он действительно позволяет зарегистрировать полностью кириллическую электронную почту и отправлять письма на адреса, написанные как кириллицей, так илатиницей. При этом письма, отправленные на адреса mail.ru, дошли сразу, а адресованные на ящики в почтовом сервисе «Яндексе» так и не были доставлены.

Почта канала на ютубе — как сделать или изменить

Любой аккаунт YouTube имеет привязку к адресу электронной почты. Без нее невозможно авторизоваться на сайте и создать свой канал. Поговорим о том, как изменить эту информацию в своем профиле: проверить и поменять в ютубе почту, а также актуализировать контакты на главной странице. 

Где найти  и создать ее

Если вы не помните, какие данные указывали при регистрации, есть несколько способов, как узнать адрес электронной почты ютуб канала:

1. Кликните по аватарке справа вверху.
2. В выпадающем меню, под вашим именем написан адрес.
3. Если этих данных не видно, нажмите «Управление аккаунтом Google» под названием вашего акка.
4. Слева выберите блок «Личная информация». 
5. Теперь в разделе контактов вы можете посмотреть свою почту.

Внимание: если вы создаете канал бренда, привязанный к вашему основному аккаунту, гугл автоматически формирует для него отдельную почту. Как правило, она имеет вид [email protected]. Но для входа вы все равно будете использовать свои привычные логин и пароль (от личного аккаунта).

Как таковая почта ютуб.ру не существует, создать на этом сайте свою электронную почту нельзя. Видеохостинг принадлежит гуглу и полностью использует его почтовые сервисы. Для каналов-брендов используются, как правило, домены googlepus. 

Как поменять ?

Для канала:

К сожалению, электронная почта канала бренда на ютуб, не подлежит редактированию !!!

Это своего рода идентификатор в системе. Но получать письма и уведомления вы можете на любую удобную почту (не обязательно гугл). Для этого, в том же разделе Личной информации нажмите «Контактный адрес», затем «Добавить другой» и введите контактный почтовый ящик. 

После этого вы получите письмо, с помощью которого необходимо подтвердить привязку нового ящика для получения уведомлений. 

Для личного аккаунта

Мэил-адрес, на который оформлен ваш личный аккаунт – это основная информация, которая необходима для входа. Так как это очень важный момент, прежде чем сделать свой канал, зарегистрироваться и привязать почту к ютубу, выберите надежный адрес, к которому у вас всегда будет доступ. 

Можно ли ее менять – ответ на этот вопрос неоднозначен. Давайте попробуем это проверить:

1. Откройте страницу информации myaccount.google.com 
2. В левом столбце откройте «Личная информация».
3. В блоке «Контактная информация» откройте первый раздел.
4. Если в поле «Адрес электронной почты аккаунта Google» есть значок редактирования, вы можете поменять эти данные и отвязать почту от ютуба. Адреса с доменом .gmail как правило не редактируются.
5. Если вам повезло и удалось сменить контакты, на новый ящик придет письмо для подтверждение, обязательно выполните эту процедуру по вложенной инструкции.
6. Если отредактировать не удалось – в этом же разделе вы можете привязать резервный ящик (для связи и восстановления доступа) и контактный (для получения уведомлений).
7. Вам не удобно по каким-то причинам набирать основную почту каждый раз для входа – добавьте дополнительную. Как привязать ютуб к другой дополнительной почте: перейдите  по этой ссылке и следуйте инструкции на экране.
8. Для добавления всех вспомогательных адресов нажмите «Расширенные настройки».

Как указать контакты для сотрудничества

Еще один важный момент – не забудьте указать почтовый ящик, на который вам могут писать партнеры, рекламодатели и клиенты. Он находится во вкладке «О канале», в дополнительном поле «Для коммерческих запросов».

Как это сделать:

1. Откройте аккаунт канала. Если, к примеру, вы находитесь в личном профиле, кликните на аватар, затем «Сменить акк».

2. Нажмите на аватар, в выпадающем меню откройте раздел «Мой канал».

3. Теперь откройте вкладку «О канале», и только после этого жмите синюю кнопку «Настроить вид».

4. Нажмите на плюсик рядом с полем «Для коммерческих запросов», и впишите свою почту. 

5. Ниже можно добавить ссылки на свой сайт или странички в соцсетях.  

Что такое «Логин в Скайпе»? | Поддержка Skype

Что такое «Логин в Скайпе»? | Поддержка Skype Вернуться к результатам поиска

Логин Skype — это имя, созданное при первом присоединении к Skype, отличное от адреса электронной почты или номера телефона.

Если вы входите в систему с помощью адреса электронной почты или номера телефона, вы получите имя Skype, связанное с вашей учетной записью Майкрософт.

Логин Skype не может быть изменен, но вы можете изменить его отображаемое имя.

1. В Skype выберите аватар своего профиля.
2. Выберите Профиль Скайпа.
3. Нажмите кнопку Изменить  .

4. Обновите отображаемое в Скайпе имя и щелкните галочку, чтобы сохранить его. Прежнее имя можно вернуть в любой момент.

Примечание. Для обновления отображаемого в Скайпе имени может потребоваться некоторое время. машинный перевод

ВНИМАНИЕ! Эта статья переведена с помощью средств машинного (автоматического) перевода, а не человеком. Дополнительные сведения см в следующей статье. В Skype машинный перевод используется для предоставления статей службы поддержки и справки на дополнительных языках. При этом автоматически переведенные статьи могут содержать ошибки, а также синтаксические и грамматические неточности, аналогичные тем, которые допускают носители других языков. Skype не несет ответственности за неточности, ошибки и ущерб, вызванные некачественным переводом или его использованием клиентами.

См. исходный текст на английском языке: FA10858

Статьи на эту тему

Дополнительные ресурсы

Была ли эта статья полезной? Да Нет

Как мы можем улучшить ее?

Важно! Не указывайте личные или идентификационные данные.

Отправить Нет, спасибо

Благодарим вас за отзыв.

https://go.skype.com/myaccount https://go.skype.com/logout

Как узнать IP-адрес отправителя письма?

Представим себе ситуацию: вам написал электронное письмо человек, в личности которого вы не вполне уверены. Например, это может быть некий потенциальный знакомый или даже мошенник, скрывающийся под другим именем. Вам необходимо проверить, что он тот, за кого себя выдает, но как это сделать? В электронной переписке, в отличие от обычной, нет ни индекса, ни почтового адреса, и даже имя указывать необязательно.

К счастью, почтовые программы имеют другой механизм, позволяющий достичь этой же цели. Как на обычном, бумажном письме всегда написан адрес отправителя, так и на письме электронном будет «написан» электронный адрес отправителя, который называется IP-адрес (от англ. Internet Protocol, протокол Интернета). Узнав этот адрес, можно довольно точно определить с его помощью если не имя, то хотя бы страну и город отправителя – а это уже немало. Вот как это сделать с помощью некоторых популярных почтовых сервисов.

Узнать отправителя в Яндекс.Почта.

Если вы пользуетесь российской почтовой службой Яндекс.Почта, нажмите на письмо, IP-адрес отправителя которого вам необходимо узнать. Вы увидите ссылку «Свойства письма» сразу под электронным адресом.

Нажмите на эту ссылку, и вы увидите большое количество технической информации.

Не пугайтесь, нам нужны всего несколько строк в начале этого текста. Они выглядят примерно так:

Received: from mxfront8o.mail.yandex.net ([127.0.0.1]) by mxfront8o.mail.yandex.net with LMTP id PNSqRnhn for [email protected]; Tue, 22 Dec 2015 17:07:49 +0300

Received: from 66-220-155-135.outmail.facebook.com (66-220-155-135.outmail.facebook.com [66.220.155.135]) by mxfront8o.mail.yandex.net (nwsmtp/Yandex) with ESMTPS id Lh3tSWqOXH-7mYC3Riq; Tue, 22 Dec 2015 17:07:48 +0300 (using TLSv1 with cipher ECDHE-RSA-AES128-SHA (128/128 bits))

Обратим внимание на последовательность цифр в конце четвертой строки: 66.220.155.135. Это и есть IP-адрес отправителя письма, свойства которого вы смотрите. Первый адрес в квадратных скобках (строка начинается со слова received) – это ваш адрес, при этом домен «yandex.net» будет указывать на то, что письмо получено почтовой службой Яндекса. А вот второй адрес, также с received, – это и есть адрес отправителя письма, он может быть выслан с любой почтовой службы.

Узнать отправителя в Gmail.

Если вы предпочитаете почту Gmail, то алгоритм очень похож. В самом верхнем и правом углу каждого письма вы можете видеть стрелку, обращенную влево, а рядом с ней – еще одну, направленную вниз. Если нажать на нее, вы увидите меню, где будет пункт «Показать оригинал». Нажмите на нее, и вы увидите аналогичную техническую информацию, как показано выше. Ищите аналогичную строку с IP-адресом.

Узнать отправителя в почте Mail.ru.

И вот, наконец, как проделать эту же операцию на Mail.ru. Открыв нужное письмо, нажмите на кнопку «Ещё» в самом конце списка действий. Откроется меню, в котором нужно нажать на «Служебные заголовки». Здесь вы увидите искомую строку с IP-адресом.

Теперь, когда вы знаете настоящий IP-адрес отправителя письма, вы можете ввести его в специальный сервис Whois checker и получить немало ценных сведений о его обладателе.

Как получить доступ Outlook.com в поездках

Корпорация Майкрософт следит за необычными действиями со входом в вашу учетную запись на тот случай, если кто-то другой пытается войти в вашу учетную запись. Если вы путешествуете на новое место или пользуетесь новым устройством, мы можем предложить убедиться, что это действительно вы.

При обнаружении попытки войти из нового расположения или устройства мы добавляем второй уровень защиты и отправляем вам сообщение электронной почты и оповещение sms.

Что нужно сделать перед командировкой

• 
  Убедитесь, чтобезопасность вашей учетной записи Майкрософт устарела. У каждого пользователя с учетной записью Майкрософт должны быть последние контактные данные для защиты, которые являются запасным адресом электронной почты или номером телефона, на который можно получить коды безопасности.

• Скачайте и установите бесплатное приложение Microsoft Authenticator для Android,iOS или Windows Phone. 

  
  Совет: Для использования приложения Microsoft Authenticator Wi-Fi мобильные данные не требуются. Кроме того, так как приложение перестает работать сразу после закрытия, разрядка аккумулятора не будет.

• Используйте автоматические ответы, чтобы сообщить людям, что вы не сможете сразу ответить на их сообщения. Автоматические ответы отправляются один раз каждому отправителю. Узнайте, как отправлять автоматические ответы в Outlook.com.

Постоянное обеспечение безопасности учетной записи Майкрософт

Контактные данные для защиты — это дополнительный адрес электронной почты или номер телефона, который вы добавляете в свою учетную запись. Если вы забыли пароль или кто-то другой пытается получить доступ к вашей учетной записи, мы отправляем код безопасности на запасной адрес электронной почты или номер телефона. При вводе полученного кода мы знаем, что это действительно вы, и мы можем вернуть вас в свою учетную запись Майкрософт.

1. Перейдите на страницу «Основы безопасности» и войдите в свою учетную запись Майкрософт.

2. Выберите «Контактные данные для защиты>«Добавить сведения безопасности».

3. Следуйте инструкциям, чтобы ввести свой номер телефона или электронный адрес. Корпорация Майкрософт отправит код безопасности на этот новый адрес электронной почты или номер телефона.

4. Введите код безопасности и выберите «Далее». Новые контактные данные безопасности появятся в вашем списке.

Чтобы удалить контактные данные безопасности, выберите «Удалить» рядом с адресом электронной почты или номером телефона, который больше не хотите использовать. Перед удалением старых данных вам может быть предложено добавить новые контактные данные для защиты.

Добавление надежного устройства в учетную запись Майкрософт

На надежных устройствах не нужно вводить код безопасности каждый раз, когда вы пытаетесь получить доступ к конфиденциальной информации.

1. На устройстве, которое вы хотите сделать доверенным, перейдите на страницу «Параметры безопасности» и войдите в свою учетную запись Майкрософт.

2. Вам будет предложено ввести код безопасности. Выберите, следует ли получать код по электронной почте, в текстовом сообщении или через приложение для проверки подлинности. После того как код будет написан, введите его в текстовое поле.

3. На этом устройстве я часто вбираю вход. Не спрашивайте у меня код.

4. Выберите Отправить.

Теперь вы можете входить и редактировать данные на этом устройстве в любое время, не вводя другой код безопасности.

Подробнее

Подробнее о приложении Microsoft Authenticator.

Дополнительные разделы о защите учетной записи Майкрософт.

Как узнать результаты анализа?

Воспользуйтесь Памяткой по способам получения результата, также результаты можно узнать несколькими способами :

• Через сайт www.citilab.ru,
• В медицинском центре, где сдавался биоматериал,
• По электронной почте — если при оформлении заказа Вы оставили адрес электронной почты, то результаты анализов в формате PDF будут высланы на указанный адрес нашей автоматической системой рассылки. Внимание! Если вы не видите результат анализа в папке «Входящие» электронной почты, пожалуйста, проверьте папку «Спам» («Нежелательная почта»),
• Через курьерскую службу — если при оформлении заказа Вы указали почтовый адрес, то бланк с результатами анализов доставит Вам наш курьер (услуга платная).

Если при оформлении заказа Вы указали номер мобильного телефона, Вам придет SMS-уведомление о готовности результатов.

Получить результаты анализов через сайт возможно двумя способами:

Способ №1:

Для получения результатов анализа через сайт необходимо ввести следующие данные в поля формы «Посмотреть результат анализа», находящейся на главной странице сайта:

• город, где сдавался анализ.
• номер заявки, который можно найти на выданном Вам чеке. Внимание! Используйте ВСЕ номера, которые указаны на чеке (перебором), т.к. часть номеров относится к процедуре взятия биоматериала и не является ключом к результатам на сайте,
• фамилия. Внимание! Фамилию необходимо ввести так, как она написана на чеке или в договоре, даже если фамилия написана с ошибкой,
• дата рождения. Внимание! Дату рождения необходимо ввести так, как она написана в договоре, даже если дата рождения написана с ошибкой.

Далее нажмите кнопку «ПОЛУЧИТЬ РЕЗУЛЬТАТ АНАЛИЗА». После этого система попросит Вас еще раз проверить правильность введенных Вами данных. Если всё верно, для получения результата вновь необходимо нажать кнопку «ПОЛУЧИТЬ РЕЗУЛЬТАТ АНАЛИЗА», расположенную внизу страницы после текста.  Если вы уверены, что все данные были введены правильно, но результат не отображается на сайте, Вам будет предложено заполнить форму, где Вы оставите нам свой адрес электронной почты, и мы поможем Вам получить результаты, обработав Вашу заявку вручную. Данные о результатах анализа поступят на Вашу электронную почту в форме письма от Клиентской службы поддержки «Ситилаб».

Способ №2:

«Личный кабинет клиента». Если у Вас уже есть «Личный кабинет», введите логин и пароль для входа в него. В противном случае нажмите кнопку «Регистрация» и введите необходимые данные для его создания.

В меню личного кабинета:

• если Вы уже создавали заявку, выберите пункт «Мои заявки»,
• если заявок у Вас еще нет, то выберите пункт «Добавить заявку».

В форме «Добавить заявку» введите необходимые данные и нажмите кнопку «ДОБАВИТЬ ЗАЯВКУ».

Интернет-приемная

Уважаемые посетители сайта!

Интернет-приемная является дополнительным средством для обеспечения возможности обращений граждан Губернатору Архангельской области, заместителям Губернатора Архангельской области, в Правительство Архангельской области, структурные подразделения администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области. Обращения, адресованные иным должностным лицам и в иные организации, не рассматриваются.

Обращения граждан, поступившие в электронном виде, рассматриваются в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Информация о персональных данных граждан, направивших запрос в электронном виде, хранится и обрабатывается с соблюдением требований российского законодательства о персональных данных.

Обращение не принимается к рассмотрению, если:

• не адресовано Губернатору Архангельской области, заместителям Губернатора Архангельской области, в Правительство Архангельской области, структурные подразделения администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области;
• указана неполная или неточная информация об отправителе;
• в нем содержится нецензурная лексика, оскорбительные выражения;
• текст написан по-русски с использованием латиницы;
• не содержит конкретных заявлений, жалоб, предложений.

При направлении обращений, касающихся обжалования судебных решений, необходимо иметь в виду следующее: согласно Конституции Российской Федерации, правосудие в России осуществляется только судом. Органы судебной власти самостоятельны и действуют независимо от законодательной и исполнительной властей. Решения судебных органов обжалуются в установленном законом процессуальном порядке. Действующее законодательство запрещает всякое вмешательство в процесс отправления правосудия.

Уведомление о переадресации обращения по компетенции направляется автору по адресу электронной почты (e-mail), указанному в обращении, если в обращении не указан иной способ направления уведомления.

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

В «личном кабинете» автору предоставляется возможность получения информации о ходе рассмотрения обращений, направленных в электронной форме Губернатору Архангельской области, заместителям Губернатора Архангельской области, в Правительство Архангельской области, структурные подразделения администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области.

Информация о ходе рассмотрения обращений, адресованных автором непосредственно в исполнительные органы государственной власти (министерства, агентства, инспекции), в «личном кабинете» не размещается. В «личном кабинете» размещаются данные с момента регистрации автора на информационном ресурсе «личный кабинет» в разделе «Обращения граждан» на официальном Интернет-сайте Правительства Архангельской области.

Прежде чем отправить обращение, посмотрите – ответ может быть уже размещен здесь. Для удобства пользователей информация структурирована по отраслям.

Перед отправкой электронного обращения необходимо корректно заполнить предлагаемую форму.

Обратите внимание: поля формы, выделенные жирным шрифтом, являются обязательными для заполнения.

Блок 1: Адреса электронной почты | Деловой английский — английский для электронной почты

Каждый адрес электронной почты содержит этот знак: @ . Вот несколько адресов электронной почты:

[email protected]
[email protected]
[email protected]

Как видите, Боб использует свое имя только в адресе электронной почты: [email protected] . Джеффри Амхерст использует свое имя и фамилию в своем адресе электронной почты: [email protected] . По адресу [email protected] указано название отдела (Бронирование), но не имя человека.

Произнесение адресов электронной почты

Когда вы говорите адрес электронной почты:

• помните, что @ произносится как «ат» и . произносится как «точка». [email protected] — «бронирование в пляжном отеле bern dot com»
• иногда встречается . на имя человека. [email protected] — это «jeffery dot amherst at british Council dot org»
• _ в адресе электронной почты называется «подчеркивание». training_ job@english_academy.id — это «преподавательская работа с подчеркиванием в английской академии подчеркивания, точка I D».

Обратите внимание, что нет необходимости использовать заглавные J и A в адресе электронной почты Джеффри Амхерста. Иногда люди пишут адреса электронной почты с заглавной буквы ([email protected]). Иногда все пишется заглавными буквами ([email protected]). Однако большинство людей пишут адреса электронной почты без заглавных букв ([email protected]).

Адресные книги

Адреса электронной почты отображаются в алфавитном порядке (A – Z). Когда имена начинаются с одной и той же буквы, посмотрите на вторую букву. Здесь все имена начинаются с F , но вторые буквы: e i r u . Они расположены в алфавитном порядке.

Доменные имена

Адреса электронной почты часто включают название страны, откуда поступил адрес. Это две последние буквы адреса. Вот несколько примеров:

Правила написания профессиональных писем и электронных писем

Как лучше всего написать профессиональное письмо — бумажным или электронным? Один действительно не лучше другого. В некоторых случаях имеет смысл общаться по электронной почте, а иногда может потребоваться отправить традиционное напечатанное, распечатанное и подписанное письмо.Что бы вы ни выбрали, важно следовать лучшим профессиональным правилам написания и формата писем и электронных писем.

Электронная почта работает быстрее и проще, но некоторые сообщения электронной почты никогда не открываются, и, в зависимости от того, кому вы пишете и почему вы пишете, вам может потребоваться отправить напечатанное и подписанное письмо или даже загрузить его в Интернет.

Тип сообщения, который вы выбираете, зависит от того, с кем вы общаетесь, и цели вашей переписки.

Правила написания профессиональных писем и электронных писем

Все грамотно написанные письма состоят из нескольких разделов.Информация, которую вы включаете в каждый раздел, и общий формат зависят от того, отправляете ли вы печатное письмо или сообщение электронной почты.

Важно, чтобы вы знали разные части письма и то, что должно быть указано в каждой из них. Вам также необходимо знать, как адресовать и подписывать как печатные, так и электронные сообщения. Различные части письма следующие:

• Контактная информация
• Приветствие (Приветствие)
• Тело письма
• Закрытие
• Подпись

Контактная информация

То, как вы укажете свою контактную информацию, будет зависеть от того, как вы отправляете письмо.В сообщении электронной почты ваша контактная информация будет в конце сообщения, тогда как в письменном письме ваша контактная информация находится вверху страницы. Вот что нужно включить в раздел контактной информации, а также образцы как для печатных писем, так и для электронных писем.

Приветствие

Приветствие — это приветственная часть вашего письма, содержащая что-то вроде «Уважаемый мистер Петерсон» или «Для кого это может касаться». Вот список примеров письма-приветствия, которые хорошо подходят для профессиональной переписки.

Тело письма

В теле письма будет несколько абзацев. Первый абзац должен включать введение и краткое объяснение причины вашего письма. Второй абзац (и любые последующие абзацы) должны более подробно объяснять причины вашего письма. Последний абзац должен либо требовать от читателя действий, если вы что-то запрашиваете, либо указывать, как вы будете действовать. Убедитесь, что цель вашего письма ясна. Читателю нужно будет знать, о чем вы просите и как они могут вам помочь.Или, если вы предлагаете услуги или помощь, убедитесь, что вам ясно, что вы можете предоставить.

Закрытие

Письмо закрывается такими словами, как «С уважением» или «С уважением», за которыми следует запятая, а затем ваша подпись, если вы отправляете печатное письмо. Если вы отправляете электронное сообщение, просто введите свое имя после закрытия.

Подпись

Последний штрих к вашему письму — ваша подпись, которая в электронном письме будет включать вашу контактную информацию.

Как адресовать письмо

Важно официально обратиться к человеку, которому вы пишете, если вы не знаете его очень хорошо.

Форматирование корреспонденции

Теперь, когда у вас есть вся информация, которую вы должны включить в свое сообщение, просмотрите стандартный формат, который будет использоваться для писем и сообщений электронной почты.

Правила написания писем

Следующим шагом будет доработка вашего письма. Между абзацами, а также вверху и внизу страницы должно быть достаточно места.Вы также хотите выбрать удобный для чтения профессиональный стиль и размер шрифта. То, что вы скажете, будет зависеть от причины, по которой вы пишете, поэтому не забудьте адаптировать письмо к вашей личной и профессиональной ситуации.

Примеры и шаблоны

Использование шаблона — отличный способ начать собственное письмо или сообщение электронной почты, потому что вы начинаете с базового формата. Просто внесите свои данные в соответствующий раздел письма.

Также полезно смотреть на примеры, потому что вы получите идеи о том, что сказать в собственной переписке.

Корректура и проверка орфографии

Наконец, прежде чем распечатать или загрузить свое письмо или отправить сообщение электронной почты, проверьте орфографию, грамматику и вычитайте его.

Совет, как убедиться в отсутствии ошибок, — прочитать его вслух. Вы можете заметить ошибки, которые пропустили, только прочитав.

Как отформатировать профессиональное сообщение электронной почты

Когда вы отправляете запрос о работе или подаете заявление о приеме на работу, или пишете другую профессиональную переписку, важно отформатировать электронную почту так же профессионально, как и любое другое деловое письмо.

В конце концов, все, включая рекрутеров и менеджеров по найму, получают много писем. Убедитесь, что ваши электронные письма выделяются из-за содержания, а не из-за небрежных ошибок, плохого форматирования или излишне небрежной лексики.

Используйте в письмах читаемый шрифт размером 10 или 12 пунктов. Отправляйте электронные письма, связанные с поиском работы, с профессионального адреса электронной почты. В идеале ваш адрес электронной почты должен включать некоторую комбинацию вашего имени и фамилии или имени и фамилии.

Вот что следует включать при отправке деловой корреспонденции и формат сообщения электронной почты, который следует использовать для отправки профессиональных сообщений электронной почты.

Как отформатировать сообщение электронной почты

Ваше электронное сообщение должно быть отформатировано как обычное деловое письмо, с пробелами между абзацами и без опечаток или грамматических ошибок.

• Не путайте длину с качеством — пишите кратко и по существу.
• Избегайте слишком сложных или длинных предложений.
• Сделайте так, чтобы получатели электронной почты могли быстро сканировать вашу электронную почту и знать, почему вы пишете.
• Вычитайте его, как и любую другую корреспонденцию.
• Если вас действительно беспокоят опечатки, распечатайте черновик электронного письма. Часто опечатки и грамматические ошибки легче обнаружить на бумажном носителе, чем при просмотре на экране.

Просмотрите шаблон сообщения электронной почты и образец сообщения электронной почты ниже, чтобы увидеть, как должно выглядеть ваше сообщение.

Тема сообщения

Не забудьте указать тему в своем электронном письме.

Если вы забудете включить один из них, ваше сообщение, вероятно, даже не откроется. Укажите в теме письма, почему вы пишете. Некоторые примеры сильных строк темы:

• Заявление на получение статуса сотрудника по маркетингу — Джейн Смит
• Запрос на информационное интервью
• Спасибо — Интервью с партнером по маркетингу
• Направлено [Имя] для [Информационного интервью, Обсуждения XYZ и т. Д.]

Приветствие / Приветствие

Если у вас есть контактное лицо, отправьте свой адрес электронной почты Уважаемому господину / госпоже. Фамилия. Если возможно, узнайте имя менеджера по найму. Эта информация иногда включается в список вакансий. Если это не так, используйте такие сайты, как LinkedIn, чтобы определить контактное лицо, или посетите веб-сайт компании для получения информации.

Если есть контактный номер, вы также можете позвонить на стойку регистрации компании и узнать, может ли администратор предоставить информацию.Также проверьте свою собственную сеть: знаете ли вы кого-нибудь, кто работает в компании и мог бы поделиться дополнительной информацией?

Если у вас нет имени контактного лица, просто отправьте свою электронную почту Уважаемому менеджеру по найму. Другой вариант — не включать приветствие и просто начать с первого абзаца вашего сообщения.

Тело сообщения

Когда вы пишете свое сообщение, включите несколько коротких абзацев:

• Введение (кто вы) (первый абзац)
• Причина, по которой вы пишете (второй и необязательный третий абзацы)
• Спасибо за внимание

Если вы подаете заявление о приеме на работу, скопируйте и вставьте сопроводительное письмо в сообщение электронной почты или напишите сопроводительное письмо в теле сообщения электронной почты.Если в объявлении о вакансии вас просят отправить свое резюме в виде вложения, отправьте свое резюме в формате PDF или Word.

Когда вы спрашиваете о доступных вакансиях или нетворкинге, четко объясните, почему вы пишете, и о цели вашего электронного сообщения.

Закрытие

Включите формальное завершение, например, искренне или с уважением, когда вы заканчиваете свое сообщение. Вот список закрывающих примеров на выбор.

Включите подпись электронной почты

Важно создать подпись электронной почты и включать ее в каждое отправляемое сообщение.

Включите свое полное имя, адрес электронной почты и номер телефона в подпись электронной почты, чтобы менеджер по найму мог сразу увидеть, как с вами связаться. Вы также можете включить ссылку на свою страницу профиля или веб-сайт LinkedIn, чтобы рекрутеры и менеджеры по найму могли легко найти дополнительную информацию о вас.

Не забывайте о вложениях

Отправка электронного письма с поиском работы часто включает в себя прикрепление файлов, резюме, портфолио или других образцов работы. Перед тем, как нажать кнопку «Отправить», убедитесь, что вы прикрепили все файлы, упомянутые в электронном письме.

Шаблон сообщения электронной почты

В следующем шаблоне сообщения электронной почты перечислены сведения, которые необходимо включать в сообщения электронной почты, которые вы отправляете при поиске работы. Используйте шаблон в качестве руководства для создания настраиваемых сообщений электронной почты для отправки работодателям и знакомым.

Шаблон для профессионального электронного письма

Тема сообщения электронной почты: Должность менеджера магазина — ваше имя

Обращение:

Уважаемый г-н./РС. Фамилия или Уважаемый менеджер по найму:

Первый абзац:

Первый абзац вашего письма должен включать информацию о том, почему вы пишете. Будьте ясны и прямолинейны — если вы подаете заявление о приеме на работу, укажите название должности. Если вы хотите информационное интервью, укажите это во вступительных предложениях.

Средний абзац:

В следующем разделе вашего электронного сообщения следует описать, что вы можете предложить работодателю или, если вы пишете с просьбой о помощи, о том, какую помощь вы ищете.

Последний абзац:

Завершите свое сопроводительное письмо, поблагодарив работодателя за то, что он рассмотрел вас в отношении должности или ваших связей за помощь в поиске работы.

Закрытие:

С уважением,

Ваше имя

Электронная почта Подпись:

Имя Фамилия
Адрес электронной почты
Телефон
URL профиля LinkedIn (необязательно)

Расширять

Пример профессионального сообщения электронной почты

Образец сообщения электронной почты

Subject: Поиск должности адъюнкт-преподавателя — Брианна Кламбер

Уважаемый доктор.Реджинальд,

Я пишу сегодня, чтобы узнать о возможности подачи заявления на должность ассистента преподавателя в вашем университете. Этим летом я перееду в ваш район. Ваше имя мне дал доктор Нельсон, который был одним из моих профессоров в Университете северных королевств.

У меня есть степень магистра в области изучения коренных народов Университета северных земель, и я ассистировал на нескольких занятиях, пока не получил степень.

Кроме того, мне интересно узнать больше о вашей докторской степени.Программа D. по истории Северной Америки. Возможно, мы сможем назначить встречу, чтобы я мог больше узнать о программе.

Я приложил свое резюме для вашего ознакомления. Спасибо за ваше время, и я надеюсь скоро получить известие от вас.

С уважением,

Брианна Кламбер

_________________

Брианна Кламбер
[email protected]
555-123-4567
linkedin.com/in/briannaclumber

Расширять

Как написать идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши английские электронные письма являются совершенно профессиональными.Начните с приветствия. Поблагодарите получателя. Укажите вашу цель. Добавьте заключительное слово. Завершите заключительным словом.

Wil

. Для большинства из нас электронная почта является наиболее распространенной формой делового общения, поэтому важно сделать все правильно. Хотя электронные письма обычно не такие формальные, как письма, они все же должны быть профессиональными, чтобы создать хороший имидж вас и вашей компании.

Как написать официальное письмо по электронной почте

Выполните следующие пять простых шагов, чтобы убедиться, что ваши электронные письма на английском языке являются совершенно профессиональными.

1. Начните с приветствия
2. Поблагодарите получателя
3. Укажите свою цель
4. Добавьте заключительное слово
5. Закончите закрытием

1. Начните с приветствия

   Всегда открывайте электронную почту с приветствия, например «Дорогая Лилиан» . Если ваши отношения с читателем официальные, используйте его фамилию (например, «Уважаемая миссис Прайс» ). Если отношения более случайные, вы можете просто сказать: «Привет, Келли» .Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте: «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа» .

2. Поблагодарите получателя

   Если вы отвечаете на запрос клиента, вам следует начать с строки благодарности. Например, если у кого-то есть вопрос о вашей компании, вы можете сказать «Спасибо, что обратились в компанию ABC». Если кто-то ответил на одно из ваших писем, обязательно скажите: «Спасибо за быстрый ответ», или «Спасибо, что ответили мне». Поблагодарив читателя, вы успокоитесь, а вы будете казаться более вежливыми.

3. Укажите свою цель

   Если вы начинаете общение по электронной почте, возможно, будет невозможно включить строку благодарности. Вместо этого начните с определения своей цели. Например, «Я пишу, чтобы узнать о…» или «Я пишу в отношении…» .

   Четко изложите свою цель в начале письма, а затем переходите к основному тексту письма.Помните, что люди хотят читать электронные письма быстро, поэтому ваши предложения должны быть короткими и ясными. Вам также необходимо уделить особое внимание грамматике, орфографии и пунктуации, чтобы создать профессиональный имидж себя и своей компании.

4. Добавьте заключительное слово

   Перед тем, как закончить электронное письмо, вежливо поблагодарить читателя еще раз и добавить несколько вежливых заключительных замечаний. Вы можете начать с «Спасибо за терпение и сотрудничество» или «Спасибо за внимание» , а затем продолжить с «Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, не стесняйтесь, дайте мне знать» и «Я с нетерпением жду вашего ответа» .

5. Завершить закрытием

   Последний шаг — добавить соответствующее закрытие с вашим именем. «С уважением» , «С уважением» и «Спасибо» — все профессионалы. Избегайте закрытий, таких как «С наилучшими пожеланиями» или «Приветствия» , если вы не являетесь хорошими друзьями с читателем. Наконец, прежде чем вы нажмете кнопку отправки, еще раз просмотрите и проверьте свою электронную почту, чтобы убедиться, что она действительно идеальна!

Вы еще не изучаете EF English Live? Ознакомьтесь с курсом общего и делового английского в действии, запросив пробную версию на один месяц всего за один доллар *.Дополнительные сведения об основных советах по профессиональному английскому можно найти здесь.

EF English Live поддерживается командой академических и технических экспертов мирового уровня. Наша миссия — использовать технологии для создания принципиально лучшего способа изучения английского языка. Посмотрите, как мы это делаем!

Вил

Вил — писатель, учитель, технолог и увлеченный языковой ученик. Он преподавал английский язык в классах и онлайн в течение почти 10 лет, обучал учителей использованию классных и веб-технологий, а также писал материалы электронного обучения для нескольких крупных веб-сайтов.Он говорит на четырех языках и сейчас ищет еще один, чтобы начать учить.

Написание деловых писем

Написание деловых писем

Введение

Электронная почта изменила способ нашей работы, позволяя дешево и быстро общаться с коллегами, поставщиками и другими контактами по всему миру. Многие из нас сейчас используют его как основное средство общения в течение рабочего дня. Но какие методы лучше всего использовать при написании электронных писем?

Отличаются ли правила написания электронных писем от тех, которые мы уже узнали?

Электронные письма — это письменные сообщения, и их цель, как правило, заключается в отправке информации.Если мы ослабим правила грамматики и ясного общения, мы не сможем донести свое сообщение. Поэтому важно придерживаться обычных рекомендаций. Однако электронные письма обычно менее формальны, чем печатные деловые письма.

Этикет

До сих пор существует некоторая путаница в том, как правильно писать электронные письма, какой тон подходит и следует ли использовать сленг или сокращения. Лучше всего открывать и закрывать электронное письмо, используя «Уважаемый» в начале и «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением» в конце.

«Привет» не подходит для деловых писем, если вы не знакомы с человеком, которому пишете. Если вы не знаете полное имя человека, используйте его титул (например, «Уважаемый директор службы поддержки клиентов»).

Всегда думай о читателе. Помните, что люди вряд ли обидятся, если вы слишком формальны, но некоторые могут подумать, что вы грубите, если вы слишком неформальны.

Орфография и грамматика

Вы всегда должны писать электронные письма с той же осторожностью, что и при написании официальных писем.

Всегда проверяйте орфографию и грамматику — в большинстве почтовых приложений есть инструмент, который можно использовать для этого автоматически. Помните, что небрежное общение производит плохое впечатление и на вас, и на вашу организацию.

Не поддавайтесь искушению использовать ярлыки «текстовых сообщений». Некоторые люди могут понять, что означает «cant w8 2 cu», но многие этого не понимают.

Адрес электронной почты

• Кому — здесь вы вводите адрес электронной почты человека, которому вы пишете.
• CC (любезно предоставленная копия) — это для адресов электронной почты других людей, которым необходимо видеть информацию в вашей электронной почте.
• BCC (скрытая копия) — адреса, которые вы вводите в это поле, «скрыты» от других людей, получающих сообщение. Например, если вы написали электронное письмо своей страховой компании, но хотите, чтобы адвокат прочитал его для справки без ведома страховщиков, вы должны использовать это поле для адреса адвоката.

Всегда используйте правильное поле, чтобы люди знали, кто, по вашему мнению, первым отреагирует на полученную информацию.

Примеры электронной почты

Вот два примера электронной почты. Первый содержит все худшие аспекты плохой деловой электронной почты. Второй показывает вам хороший пример шаблона, который вы, возможно, захотите иметь в виду при написании своего делового электронного письма.

Как не писать деловую электронную почту

Что бы вы ни делали, не делайте этого …

Чувак!

Мне просто интересно, может быть назначена встреча. Что это такое, не беспокойтесь об этом, но можем ли мы что-нибудь устроить? Без спешки!

Привет, ты видел Пасху прошлой ночью? Мне это нравится, это УДИВИТЕЛЬНО.☺

Ладно, круто. Говори скорее, если хочешь. Не волнуйтесь, если нет.

Ура!

Dx

Открытие явно слишком неформальное и безличное — если вы не знаете имя получателя, используйте «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа».

Однако, если вы знаете имя получателя, используйте его. «Дорогое имя» — иначе вы будете казаться невежественным. В конце концов, вы должны строить профессиональные отношения с этим человеком.

Первый абзац слишком случайный, неформальный и непрофессиональный. И, что особенно важно, нет благодарности за то, что вы ответили на первое письмо.

Второй абзац — неудачная попытка добавить «индивидуальный подход». Если вы профессиональны, вежливы и вежливы, нет необходимости бросать что-либо подобное. Да, это электронная почта, а не письмо, но нет никаких причин или оправданий для того, чтобы позволить стандартам упасть или произвести неправильное впечатление.

Третий абзац слишком случайен и нерешителен, оставляет слишком много места для сомнений и предполагает, что кого-то легко умиротворить и, как правило, не так уж сильно беспокоить.А смайликам однозначно нельзя-нет.

«Ура!» Лучше избегать, если у вас уже не сложились долгосрочные отношения с получателем. Но даже в этом случае он не идеален для бизнеса.

И, наконец, всегда заканчивайте как своим полным именем (по крайней мере), так и надлежащей подписью. Это слишком банально, и вы, возможно, ожидаете увидеть это в текстовом сообщении. Вы должны помнить, что избавиться от вредных привычек невероятно легко. Всегда пишите, как если бы управляющему директору — потому что, пока вы не знаете иначе, вы можете им стать!

Как написать деловую электронную почту

Намного лучше последовать этому примеру…

Дорогой Стивен

Надеюсь, у тебя все хорошо.Было приятно услышать от вас — спасибо за ваше время.

Мы можем назначить встречу по этому поводу? Дайте мне знать, когда вам лучше, и мы сможем что-нибудь организовать. Было бы здорово обсудить это лично, а не по электронной почте.

Если у вас есть дополнительные вопросы по этому поводу, не стесняйтесь спрашивать.

Я с нетерпением жду встречи с вами снова.

С уважением

Давид

Ключевые моменты, которые следует запомнить

• Будьте лаконичны.Помните, что некоторые люди получают и читают сотни писем каждый день. Постарайтесь, чтобы длина не превышала пяти абзацев. Если ваше сообщение очень длинное (например, заметки об отчете), рассмотрите возможность отправки его как вложения.
• Не используйте неподходящий адрес электронной почты для отправки электронной почты (например, [email protected]). Если у вас нет рабочего адреса электронной почты, настройте его, используя свое имя или название компании.
• Убедитесь, что вы четко указали свое электронное письмо в поле темы, так как это поможет читателю обратиться к нему позже.Старайтесь, чтобы заголовки были короткими.
• Используйте для форматирования «простой текст», а не HTML (который создает электронные письма в стиле веб-страницы). Это будет означать, что все, кто читает ваше письмо, увидят его так, как вы хотели. Имейте в виду, что не все используют компьютер для доступа к своей электронной почте, и люди могут использовать устройства, которые могут отображать только текст.
• Используйте маркированные списки и делайте абзацы короткими. Если вы пишете кому-то впервые, структурируйте свое электронное письмо, как письмо, с началом, серединой и концом.
• Не используйте заглавные буквы. Создается впечатление, что вы кричите на своего читателя.
• Не используйте смайлики (комбинации букв, которые представляют эмоции) в официальных электронных письмах.
  Например: 🙂 (счастливый) или 🙁 (грустный)
• Избегайте слишком знакомого языка, сленга или сокращений, таких как LOL (смеяться вслух) или BTW (между прочим).
• Не нарушайте грамматику и не игнорируйте форматирование. Может быть, быстрее написать письмо без заглавных букв, но читателю это покажется непрофессиональным.
• Если вы отправляете изображения или документы по электронной почте, убедитесь, что они имеют разумный размер файла (менее 5 МБ), поскольку большие файлы могут создавать проблемы для человека, получающего их. Убедитесь, что вы сказали читателю, что приложили вложение.
• Всегда отвечайте на электронное письмо как можно скорее, чтобы показать отправителю, что вы имеете дело с информацией.
• Старайтесь избегать отправки ненужных ответов (спасибо!), Поскольку они тратят время читателей, а также засоряют почтовые системы.

Заявление об отказе от ответственности

Многие компании настаивают на использовании «заявления об отказе» в конце всех исходящих писем. Есть некоторые сомнения в том, насколько юридически обязательными являются эти заявления об отказе от ответственности, и их лучше всего использовать просто, чтобы сообщить читателю, что содержимое электронного письма является конфиденциальным. Если вы отвечаете за составление заявления об отказе от ответственности для своего отдела или компании, постарайтесь свести его к минимуму и убедитесь, что читатели могут отличить его от остального текста.

Не забывайте, что отказ от ответственности не обязательно означает, что вы не несете ответственности за любые клеветнические заявления, сделанные в электронном письме.

Подписи

Как и заявления об отказе от ответственности, «подписи» должны быть короткими. Включите свое имя, адрес компании и контактные данные, а также регистрационный номер компании, где это необходимо. Избегайте включения слоганов продуктов или ссылок на веб-сайты, которые не имеют отношения к содержанию вашего электронного письма, и не включайте «значимые цитаты», такие как «Ищите, и вы найдете» при написании деловых писем.Это выглядит претенциозно и не обязательно передает правильный имидж вашей компании.

25 формальных примеров и передовых методов написания электронных писем

Написание электронной почты — это искусство, и для его правильного выполнения требуются ноу-хау и практика. Но вам не нужно делать все ошибки для себя , чтобы писать профессиональные электронные письма.

Мы собрали для вас основные советов по созданию высокоэффективных формальных электронных писем с глубоким погружением в формальные форматы, структуру и передовые методы электронной почты.Мы также собрали несколько реальных примеров и шаблонов, которые вы можете использовать сразу с некоторыми настройками.

Формальное и неформальное написание электронной почты

Формальное электронное письмо обычно используется в сценариях B2B или B2C или профессиональное электронное письмо между коллегами, компаниями или партнерами. Неформальное письмо по электронной почте — это то, что вы можете отправить другу, члену семьи, а иногда даже быстрое электронное письмо, которое вы отправляете коллеге.

Когда вы отправляете электронное письмо другу, нет большого риска ошибиться в словах или смыслах, и есть небольшой риск навредить своей репутации или лишить невероятных деловых возможностей.Но когда вы пишете деловое электронное письмо, на карту поставлено многое и многое может пойти не так, как надо. Вот почему наша статья в основном будет посвящена формальному написанию электронных писем и тому, как каждый раз делать это правильно.

Здесь мы подробно рассмотрим структуру электронной почты, различные форматы электронной почты, которые вы можете использовать, а также короткие шаблоны электронной почты, которые можно использовать в различных сценариях. Продолжайте читать, чтобы узнать, как написать идеальное письмо.

Базовая формальная структура электронной почты

Прежде чем мы перейдем к различным шаблонам электронной почты, важно знать, как создать письмо самостоятельно.По большей части каждое электронное письмо, независимо от его содержания, будет следовать одной и той же структуре с одними и теми же базовыми элементами. Вы должны знать эти элементы, чтобы обеспечить правильное и эффективное написание электронной почты в целом.

Основные элементы профессионального письма по электронной почте:

1. Ваш адрес электронной почты
2. Строка темы
3. Открытие электронной почты
4. Текст электронной почты
5. Окончание электронной почты
6. Электронная почта Выход из системы
7. Подпись электронной почты / нижний колонтитул

Теперь давайте разберем их по очереди.

Адрес электронной почты

Ваш адрес электронной почты часто выходит из-под вашего контроля. Если вы работаете в компании или работаете под эгидой бренда, ваш адрес электронной почты, скорее всего, будет включать название компании или домена бренда.

Например, все электронные письма в WiseStamp имеют следующий формат: [имя_ сотрудника] @ wisestamp.com. Это гарантирует, что у всех нас есть профессиональный рабочий адрес электронной почты. Поскольку только владелец wisestamp.com может выдавать адреса электронной почты под этим доменным именем, это гарантирует, что наши электронные письма выглядят законными.

Представьте, что у каждого сотрудника будет случайный адрес Gmail, например [имя] [email protected], который может создать любой, это было бы немного подозрительно. Показатели открытия электронной почты в первую очередь зависят от доверия, поэтому убедитесь, что у вас есть надежный адрес электронной почты, или у вас очень низкие показатели открытия.

Если вы фрилансер и работаете отдельно от известного бренда, подумайте о покупке доменного имени для своего личного бренда. Вы можете найти доступные домены у регистратора доменов Google.

Строки темы

Тема письма будет самым важным элементом в официальном письме. Это первое, что увидит ваш получатель, и, если вы не убедите его тут же, что ваша электронная почта безопасна, актуальна и имеет высокий приоритет (в таком порядке), она может никогда не быть открыта. Если это произойдет, любые усилия, которые вы приложите к остальным элементам электронного письма, будут потрачены зря.

Ваша тема будет зависеть от цели или содержания вашего электронного письма, но в целом вы хотите, чтобы получатель мог щелкнуть что-то достаточно интересное.

Рекомендации по теме сообщения электронной почты:

• Будьте ясны и конкретны — избегайте общих тем или заголовков, которые ничего не говорят или дают нереалистичные обещания, например «узнайте, как удвоить свой бизнес за неделю».
• Будьте оригинальны — избегайте слишком распространенных шаблонов строк темы, которые можно найти в Интернете. Вместо этого сделайте оригинальные темы, которые будут актуальными, личными и лаконичными.
• Добавьте релевантность — укажите то, что получатель узнает, например имя знакомого или статью / шоу / книгу, в которой они появлялись.

Исследования показали, что персонализированные темы открываются на 26% чаще. Вы также хотите адаптировать тему письма к своей цели, будь то коммерческое письмо, личное письмо, информационный бюллетень или что-то еще. Я советую вам подумать о 3-4 усовершенствованных вариантах, а затем подумать, какой из них, вероятно, будет наиболее подходящим.

Открытие электронной почты

Следующий по важности способ привлечь получателя к вашему письму — написать четкую вступительную строку.Как и ваша тема, открытие электронного письма в основном используется как еще один этап фильтрации для большинства людей. Если он не выполнит обещание, данное в теме письма, ваши читатели откажутся от него.

Следовательно, чрезвычайно важно сформулировать основную мысль в 1-2 абзаца сверху. Если вы четко сформулировали свой запрос или вопрос и ваш читатель считает, что он актуален и интересен, он продолжит читать ваше письмо. Если вам удастся уговорить их остаться после этого момента, в большинстве случаев они вернут вам письмо.Повезло тебе.

Правила открытия электронной почты:

• Обратитесь к получателю по желаемому имени — найдите написанную им статью или его страницу в LinkedIn и посмотрите, какое имя он использует. Некоторые люди будут использовать свое полное имя или псевдоним соответственно (например, Дэвид против Дэйва или Анастасия против Аны).
• Установите соединение — свяжите свою электронную почту с личным опытом, связанным с получателем, например со статьей или новостью, которую вы прочитали о нем, или беседой, которую вы вели со знакомым.
• Сопоставьте начало со строкой темы — ваше вступительное сообщение должно отражать обещание, данное в строке темы, потому что именно так читатель проверяет релевантность. Если вы не свяжете тему письма с открытием, читатели будут сбиты с толку и даже примут это за кликбейт.
• Быстро переходите к сути — расскажите читателю, почему вы связались с ней и что это для нее значит.

Тело электронной почты

В теле письма вы переходите к основному сообщению.Независимо от того, пишете ли вы электронное письмо для установления нового делового контакта или просто следите за встречей, тело вашего письма должно быть достаточно подробным, чтобы читатель не запутался, но также кратким и конкретным. Никто не хочет сидеть и читать длинное электронное письмо, когда в его почтовом ящике находятся десятки других автоматических сообщений.

Правила написания основного сообщения электронной почты:

• Будьте лаконичны — укажите только то, что необходимо, чтобы донести свою точку зрения.
• Используйте слова, которые передают (подлинные) положительные личные эмоции — такие слова, как «рад», «взволнован», «заинтригован», «уверен».
• Используйте слово «потому что », когда о чем-то просите — научно доказано, что людей легче убедить сделать что-то, если им объяснят почему, и тем более, если причина для них важна.
• Показать, не говори — если вы не можете объяснить что-то в нескольких словах, посмотрите, можете ли вы добавить снимок экрана, видео или ссылку, которые объяснят это лучше.
• Используйте заголовки, чтобы разделить ваше содержание, если ваше электронное письмо длинное — если вы не можете избежать написания длинного электронного письма, обязательно разбейте его на подразделы с заголовками. Это поможет читателям, у которых мало времени, сканировать и находить интересующие их места.
• Добавьте ваш конкретный запрос или вопрос жирным шрифтом. — чтобы ваш читатель не пропустил самый важный фрагмент контента (ваш запрос или вопрос) — выделите его в отдельной строке и выделите жирным шрифтом.

Электронное письмо с окончанием

После того, как вы обсудили все основные моменты в теле письма, вы захотите закончить его уважительным и кратким приветствием.Вы можете пригласить получателя задать больше вопросов, пожелать ему успехов или задать вопрос. Все зависит от мотива вашего письма. Если это было длинное письмо , неплохо было бы мягко повторить свой основной запрос, вопрос или мотивацию.

Подтверждение по электронной почте

При закрытии электронной почты вы захотите выбрать подходящую подпись для электронной почты. Вы можете использовать разные знаки для каждого случая, например «с наилучшими пожеланиями», «искренне» или «с любовью», но вы, очевидно, не захотите отправлять последний знак своему руководителю.Убедитесь, что ваша подписка соответствует содержанию вашего электронного письма и получателю.

Примечание:

Хороший совет, который вы можете применить, — это поставить подпись от руки.
Рукописная подпись создаст у получателя ощущение, что вы уделили этому электронному письму особое внимание и сделали его индивидуальным. Вы можете создать его здесь.

Ваша подпись электронной почты (или нижний колонтитул) — это ваша волна прощания. То, как вы это сделаете, может повлиять на впечатление, которое вы создали до этого момента.Если вы сделаете этот момент запоминающимся, организованным и эстетичным, вы сможете получить от своего читателя дополнительную благодарность и позитивное отношение. С другой стороны, если вы все испортите, все ваше сообщение или предложение может быть поставлено под сомнение. Итак, убедитесь, что ваша подпись в электронной почте выглядит привлекательно и хорошо организована.

Подумайте о создании профессиональной электронной подписи, чтобы произвести неизгладимое впечатление. Используйте простую текстовую подпись электронной почты, которую мы все использовали при запуске электронной почты по вашему усмотрению. Что бы вы ни выбрали, обязательно укажите всю свою профессиональную и контактную информацию.Также было бы неплохо добавить ссылки на свой веб-сайт, социальные сети или целевую страницу.

Примеры профессиональных формальных электронных писем: особые форматы для конкретных целей и использования

Чтобы лучше понять, как все элементы электронного письма работают вместе в разных типах писем, полезно взглянуть на некоторые шаблоны. Здесь мы рассмотрим несколько сценариев электронной почты и предоставим вам пример для каждого из них.Каждое из этих писем относится к определенной ситуации, но вы всегда можете настроить контент, чтобы он больше соответствовал вашим потребностям.

Наши примеры для наиболее распространенных форматов электронной почты:

Образцы писем с извинениями:

Образцы деловых писем (B2B и B2C):

Образцы информационных писем-запросов:

Образцы писем для запросов — профессиональное письмо с просьбой о чем-то:

Примеры электронных писем с рабочими обновлениями:

Примеры писем с подтверждением и отказом :

Спасибо, емейл

Благодарственное письмо обычно отправляется после предыдущего общения с кем-то.Возможно, вы захотите поблагодарить их за их помощь в проекте, за выполнение вашего личного запроса, который вы ранее отправили, за собеседование или даже за что-то столь же простое, как телефонный звонок или встреча.

Создавая благодарственное письмо, вы не хотите, чтобы оно было слишком длинным, поэтому сразу переходите к делу. Кроме того, в них нет необходимости в 100% случаев, а иногда они могут просто засорить почтовый ящик человека, который может быть действительно занят, поэтому подумайте, будет ли это полезно для вас, прежде чем нажимать кнопку «Отправить» в благодарственном письме.

Благодарственное письмо за выполненную работу или оказанные услуги

Привет [имя]

Большое спасибо за [действие, которое они сделали] Было очень приятно работать с вами, и я очень рад следующей возможности снова поработать вместе.

Не стесняйтесь обращаться ко мне, если я могу предоставить дополнительную информацию.

С уважением,

[имя и должность]

Спасибо за собеседование.

Уважаемый [имя менеджера по найму],

Мне понравилось разговаривать с вами на днях на собеседовании по [название должности]. Эта работа идеально соответствует моим навыкам, амбициям и интересам.

Новаторский подход к корпоративной культуре в мире [области работы] подтвердил мое желание работать в вашей фирме.

Я использую свои инженерные навыки, напористость и способность привлекать других к совместной работе в отделе [название отдела].

Спасибо, что нашли время взять у меня интервью на [должность] в [компании]. Я очень заинтересован в работе в вашей фирме и с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

[название]

Благодарственное письмо

Уважаемый господин / госпожа. [имя],

Я хотел бы официально отметить всю упорную работу и преданность делу, которые вы вложили в выполнение [проекта / задачи].Благодаря вашим последовательным усилиям проект стал тем, чем он является сегодня, и привел к положительным результатам, на которые мы надеялись.

От имени [название компании, членов правления и т. Д.] Мы хотели бы официально поблагодарить вас за вашу тяжелую работу и сообщить, что мы высоко ценим ваш вклад и вашу неизменную приверженность своей работе.

Мы очень благодарны за то, что вы стали членом нашей команды, и желаем и дальше видеть, как вы преуспеваете в нашей организации.

С уважением,

[ФИО и должность]

Уважаемый [имя],

30 января 2020 года я зарезервировал столик в вашем ресторане, расположенном по адресу Mulberry Lane, 1234, на праздничный ужин для четырех человек. Это письмо предназначено для того, чтобы привлечь ваше внимание к определенным вопросам.

К сожалению, нам не понравился ужин из-за того, что еда доставлялась очень медленно, и мы получили не те блюда. Понятно, что в вашем ресторане было напряженное время, но качество обслуживания не соответствовало ожиданиям.

Чтобы решить эту проблему, я был бы признателен, если бы вы предоставили компенсацию в виде подарочного сертификата или скидки на питание в будущем.

Жду вашего ответа.

С уважением,

[Ваше имя]

Сопроводительное письмо

Раньше обычно присылали сопроводительное письмо и резюме в виде вложения к электронной почте. Однако становится все более популярным использовать само электронное письмо в качестве сопроводительного письма и просто прикрепить свое резюме.

При отправке сопроводительного письма по электронной почте убедитесь, что вы используете формальный язык, обращаетесь к нужному человеку, например, к HR или менеджеру по найму, используете соответствующую тему и вводную строку, а тело вашего письма демонстрирует, почему вы были бы идеально подходит для работы и компании. Поскольку менеджеры по найму, скорее всего, получат десятки сопроводительных писем по электронной почте, убедитесь, что ваше письмо выделяется и не затягивается слишком долго.

Пример сопроводительного письма:

Уважаемый менеджер по персоналу [имя],

Мне было очень интересно читать объявление о вакансии [должность].Я считаю, что мой опыт полностью соответствует обязанностям этой должности. Я с энтузиазмом подаю заявку на вакансию.

Моя последняя должность была в [название компании], где я была [название должности]. Кроме того, недавно я участвовал в [упомяните о достижении в вашей последней актуальной работе]

К этому письму я приложил свое резюме. Благодаря этому, я думаю, вы узнаете больше о моем опыте, образовании и достижениях.

с нетерпением ждем вашего ответа,

[Ваше имя]

Образец напоминания по электронной почте

Если вы впервые обращаетесь к кому-то, второму или даже третьему, формат вашего электронного письма должен быть другим. Первое контактное электронное письмо должно включать определенные детали, которые обеспечивают контекст.

при написании электронного письма с напоминанием или повторного письма вам не нужно предоставлять широкий контекст. Вместо этого вы должны просто кратко и легко напомнить вашим получателям о том, о чем вы уже договорились (предположите, что это просто могло быть забыто или помещено в их список невыполненных).

Этот небольшой толчок может иметь большое значение в сокращении ваших расписаний и обеспечении приоритетности ваших задач. Большинство людей ценят напоминание и уважают вас за стойкость.

Привет [имя],

Я уверен, что у вас очень плотный график, поэтому это письмо просто напомнит вам о предстоящем собеседовании с [имя], который является кандидатом на [название должности].

Интервью будет в [время] [дата] в [месте].

Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу вам чем-то помочь, чтобы подготовиться к собеседованию с этим кандидатом.

Лучшее,

[Ваше имя]

Образцы писем с извинениями:

Письмо с извинениями за клиента

Уважаемый [имя клиента],

Примите мои глубочайшие извинения от имени [название компании] за плохие впечатления от нашего ресторана.

Я хочу поблагодарить вас за то, что вы обратили мое внимание на эти проблемы, и знайте, что мы прилагаем все усилия, чтобы исправить наши ошибки, чтобы подобные события не происходили в будущем.

В знак наших извинений примите подарочную карту на сумму 50,00 долларов, которую можно использовать в нашем ресторане в будущем.

Надеюсь вскоре снова поприветствовать вас в [название компании].

С уважением,

[Ваше имя и должность]

Уважаемый господин / госпожа. [фамилия начальника],

Пишу вам, чтобы выразить сожаление по поводу моего поведения [дата] в отношении [события]. Хочу извиниться за свои слова и действия и заверить вас, что подобное событие больше не повторится.

В указанный день я вступил в словесную перепалку с метрдотелем по поводу расписания, и это привело к моему непростительному поведению. Я уже извинился перед [имя коллеги] и хотел заверить вас, что буду работать над улучшением моей реакции и поведения в будущем.

Я буду рад встретиться с вами, чтобы подробнее рассказать об инциденте, если у вас возникнут какие-либо нерешенные вопросы.

Еще раз прошу прощения.

С уважением,

[Ваше имя]

Уважаемый [имя руководителя],

Приношу извинения за предоставление неверной информации [дата] относительно [события].В мои намерения не входило предоставлять неточную информацию, и я приношу свои извинения за возможные неудобства.

Я не собирался вводить вас в заблуждение, и похоже, что ложная информация была результатом небрежной ошибки. Я обязательно буду более внимательным в будущем и извлечу уроки из этого инцидента.

Пожалуйста, не стесняйтесь делиться со мной любыми мыслями или проблемами, и я буду рад обсудить это дополнительно.

С уважением,

[Ваше имя]

Образцы деловых писем

Ознакомительное письмо для клиента — образец электронного письма для обращения к новому клиенту

Уважаемый [господин / госпожа / имя],

Я хотел бы воспользоваться моментом, чтобы представить себя и свою компанию.Меня зовут [имя] и я [должность] в [название компании]. Наша компания предоставляет клиентам передовые технологии для решения всех задач, связанных с подписью электронной почты.

В [название компании] мы можем предложить ряд услуг, например [краткий список услуг]. Наши сотрудники также преданы своему делу и готовы помочь вам во всех ваших нуждах.

Мне бы очень хотелось поговорить или встретиться с вами, чтобы обсудить ваши потребности и рассказать больше о том, как [название компании] может помочь вам добиться успеха.Вы можете связаться со мной по [номер телефона], если у вас возникнут какие-либо вопросы.

Спасибо,

[Ваше имя]

Электронная почта для подачи предложений

Уважаемый [Имя],

В приложении к этому электронному письму находится запрошенное вами предложение по аудиту вашего веб-сайта.

Мы надеемся, что вы найдете это предложение полезным и проницательным, и что оно соответствует вашим ожиданиям. Конечно, если вы хотите внести какие-либо изменения или пойти в другом направлении, дайте нам знать, и мы будем рады обсудить с вами.

Спасибо, что доверили [название вашей компании] аудит вашего веб-сайта, и мы надеемся получить от вас ответ в ближайшее время.

С уважением,

[ФИО и должность]

Отправка предложения по электронной почте

Уважаемый [заказчик],

Благодарим вас за отправку запроса [дата] относительно коммерческого предложения для аудита вашего веб-сайта.

Основываясь на первоначальной оценке, мы рады предложить вам коммерческое предложение, основанное на ваших запросах.Пожалуйста, найдите официальное ценовое предложение в приложении к этому электронному письму. Обратите внимание, что это предложение включает [список услуг], но если вам потребуются дополнительные услуги, мы будем рады обсудить его с вами и предоставить другое предложение.

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам с любыми вопросами о расценках или наших услугах.

С уважением,

[Ваше имя и должность]

Электронная почта с запросом обратной связи

Привет [имя клиента],

Мы очень признательны за то, что вы воспользовались нашими услугами [дата], и хотели бы получить ваши отзывы о вашем опыте.

Пожалуйста, перейдите по ссылке [вставить ссылку], чтобы заполнить небольшой опрос о вашем опыте. Этот опрос не должен занимать больше двух минут и поможет нам улучшить наши продукты и услуги в будущем.

Мы хотим заранее поблагодарить вас за ваше время и надеяться, что вам понравился опыт работы с [название компании].

Лучшее,

[Имя и / или название компании]

Образцы писем-запросов

Электронная почта для запроса информации

Уважаемый [имя],

Это электронное письмо предназначено для того, чтобы узнать об услугах аудита веб-сайтов, которые вы разместили на своем веб-сайте.

Насколько я понимаю, вы предлагаете услуги по аудиту веб-сайтов компаний и предоставлению персонализированной информации о том, какие улучшения можно внести. Я хотел бы запросить дополнительную информацию относительно ваших цен, а также объема работ, которые будут выполнены, включая конкретные услуги, которые можно ожидать.

Жду вашего ответа.

С уважением,

[Ваше имя и должность]

Электронная почта с просьбой обновить статус

Привет [имя],

Я хотел проверить и проверить статус проекта аудита веб-сайта, который должен быть завершен [дата].

Пожалуйста, дайте мне знать, где вы находитесь с проектом, и не стесняйтесь сообщать мне, если вам потребуется какая-либо помощь с моей стороны.

Спасибо,

[Название]

Образцы писем для запросов — профессиональное письмо с просьбой о чем-то

Электронное письмо с личным запросом обычно напрямую связано с тем, что отправитель просит что-то у получателя. Это может быть что угодно: от подключения к профессиональной сети, запроса о встрече или даже запроса о профессиональном представлении.Получив электронное письмо с личным запросом, получатель может решить либо принять, либо отклонить то, что запрашивает отправитель. В электронном письме такого типа важно четко указывать, о чем вы просите.

Больничный лист формата

Hi [Имя руководителя / супервайзера],

Я пишу, чтобы запросить отпуск по болезни с [диапазон дат]. Мне предстоит операция, и по рекомендации врача мне нужно не работать в течение 2 недель, чтобы выздороветь.Я надеюсь вернуться к работе [дата].

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы.

С уважением,

[Ваше имя]

Письмо с просьбой о скидке от поставщика

Уважаемый [наименование поставщика],

Спасибо, что прислали свой каталог товаров. Мы очень заинтересованы в приобретении у вас [название продукта (ов)] и хотели бы получить расценки на эти товары.

Кроме того, мы надеемся, что это приведет к длительному партнерству между нами двумя.Поэтому мы убедительно просим вас предоставить нам максимально возможную цену, поскольку мы хотели бы использовать ваши товары на постоянной основе.

Спасибо за понимание.

С уважением,

[Ваше имя и должность]

Попросите прибавку

Уважаемый [Имя руководителя / супервайзера],

Мне очень понравилось работать в [название компании] последние 3 года. За эти годы я чувствую, что стал ценным членом вашей команды и внес значительный вклад в проекты.

С момента работы здесь я выполнил: [список достижений].

Как сотрудник, я считаю, что превзошел поставленные перед собой цели. В результате я хотел бы иметь возможность обсудить увеличение моей зарплаты, чтобы она соответствовала моим текущим показателям. Пожалуйста, дайте мне знать, когда вы можете встретиться, чтобы мы могли обсудить это дальше.

Еще раз благодарен за то, что являюсь частью организации, которая предоставляет мне уникальные задачи и возможности для постоянного обучения и роста.

С уважением,

[Ваше имя]

Отправить письмо начальнику о проблеме (просьба о помощи)

Уважаемый господин / госпожа. [имя начальника],

Я хотел бы обратить ваше внимание на инцидент, который произошел в [место] [дата] в [время].

Я был глубоко расстроен действиями [коллеги / мероприятия]. Я пытался поговорить с ними, но это не привело ни к какому решению, и теперь я чувствую, что в результате наши профессиональные отношения на работе натянуты.

Я обращаюсь к вам за помощью в этом вопросе и надеюсь, что вы сможете найти решение, о котором никто из нас еще не придумал.

Спасибо за то, что серьезно отнеслись к этому вопросу. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут какие-либо вопросы или проблемы.

С уважением,

[Ваше имя]

Электронная почта для назначения встречи

Привет [имя],

Спасибо, что связались с нами по поводу нашего продукта.Я был бы рад назначить встречу, чтобы предоставить вам дополнительную информацию, ответить на ваши вопросы и показать вам, как это может работать для вашего бизнеса. Подходит ли вам [дата] в [время]?

Жду встречи с вами в ближайшее время!

Лучшее,

[Ваше имя]

Электронное письмо клиенту, сообщающее о статусе проекта

Уважаемый [имя клиента],

Мы хотим держать вас в курсе того, что мы достигли в нашем проекте.Пожалуйста, ознакомьтесь с задачами, которые мы выполнили ниже, и не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми вопросами или проблемами, которые могут у вас возникнуть.

Ключевые моменты и обновления

Задач, выполненных за неделю

Задачи на следующей неделе

С уважением,

[Ваше имя]

Электронное письмо начальнику о ходе работы

Привет [имя начальника],

Я рад сообщить вам, что проект [название проекта], который был назначен мне [дата], сейчас приближается к завершению.Благодаря упорной работе нашей команды ожидается, что проект будет завершен в срок. Исходя из темпа нашей работы, я ожидаю, что весь проект будет завершен к [дата].

Остальные элементы этого проекта, подлежащие завершению, следующие:

• [Перечислите их 1]
• [Перечислите их 2]
• [Перечислите их n]

Спасибо за вашу постоянную поддержку и руководство, и, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам с любыми вопросами.

С уважением,

[Ваше имя]

Примеры писем с подтверждением и отказом

Вы можете получить подтверждение по электронной почте после покупки чего-либо в Интернете, или вы также можете ответить на официальное электронное письмо, подтверждающее получение вложения электронной почты, время встречи или обновление компании.Электронное письмо с отказом похоже на то, что оно может отклонить элемент, предложенный в электронном письме, и в этом случае вы должны сообщить об этом отправителю.

Письмо о подтверждении заказа

Уважаемый господин / госпожа. [имя],

Мне очень приятно сообщить вам, что я приму ваше предложение о приеме на работу в качестве [должности] в [название компании]. Цели для этой роли, которые вы описали, соответствуют моим личным карьерным устремлениям, и я надеюсь, что смогу учиться и расти на этой должности.

Как обсуждалось на нашей предыдущей встрече, моя зарплата будет [оклад], и я начну с [дата].

Я признателен за все время, которое вы потратили на то, чтобы сделать интервью такими же беспроблемными, как они были, и с нетерпением жду работы с вами в ближайшее время.

С уважением,

[Ваше имя]

Письмо «Сообщаем вам об этом»

Уважаемый господин / госпожа. [имя],

Сообщаем вам, что ваше коммерческое предложение [название предложения], к сожалению, было отклонено нашим комитетом.Хотя нам и понравилась ваша идея, к сожалению, связанные с этим затраты значительно превышают наш бюджет на этот квартал.

Мы желаем вам удачи в ваших будущих начинаниях и призываем вас подавать дополнительные предложения, если у вас есть другие, которые соответствуют нашим целям.

Удачи,

[Ваше имя и должность]

Уважаемый [имя менеджера по найму],

Сообщаем вам, что я не буду проходить собеседование для [название должности] с [названием компании].Я официально снимаю свою кандидатуру.

В настоящее время я устроился на работу в другую компанию, поэтому я больше не ищу работу. Тем не менее, я хотел бы искренне поблагодарить вас за то, что вы нашли время встретиться со мной, и за то, что вы внимательно отнеслись к моим вопросам о роли.

Мне было приятно познакомиться с вами, и я желаю вам удачи в поиске подходящего кандидата на эту работу.

С уважением,

[Ваше имя]

Эстетика официального электронного письма

Прежде чем вы даже приступите к работе над содержанием своего электронного письма, вы должны убедиться, что эстетика привлекательна и не слишком необычна.

Конечно, вы хотите привлечь внимание получателя, но вы также хотите выглядеть профессионально, поэтому не включайте шрифт Comic Sans в уравнение. На какую эстетику стоит обратить внимание в официальном письме? Давайте взглянем.

Выбор шрифта

Не надо изобретать велосипед здесь. При выборе шрифта лучше использовать безопасную ставку, а не творческий вариант. Выберите шрифт, который будет легко читать и бегло просматривать, поскольку, если вы отправляете более длинное электронное письмо, возможно, ваш получатель просто просматривает его содержимое.Поэтому вы хотите, чтобы шрифт был четким, а буквы располагались достаточно далеко друг от друга.

Мы предлагаем использовать такие шрифты, как Georgia, Verdana, Arial или Times New Roman

.

Размер шрифта

.

Вы не хотите, чтобы получатель щурился, чтобы прочитать вашу электронную почту, но ваш текст также не должен выглядеть так, как будто он кричит. В зависимости от шрифта, который вы используете, вам может потребоваться немного изменить размер, но в целом размер шрифта 12 — это то, что вы должны использовать.Вы также можете использовать размер 10 или 11, просто убедитесь, что он не выглядит слишком маленьким, прежде чем отправлять электронное письмо.

Как мне улучшить свои навыки написания электронной почты?

Есть несколько способов сделать вашу электронную почту сияющей, и вам не нужно быть профессиональным писателем, чтобы сделать это. Фактически, есть несколько небольших областей, на которых вы можете сосредоточиться, чтобы ваши электронные письма были более понятными и принимаемыми. Вот несколько вещей, которые следует учитывать при составлении электронного письма.

1. Попрактикуйтесь в оптимизации строк темы

Тема письма — это первое, что видит получатель, когда получает ваше письмо.Поэтому важно, чтобы он был максимально оптимизирован. Помните об этих советах, когда придумываете тему:

• Будьте краткими, в идеале не должно превышать 40 символов
• Сделайте его личным, используйте имя получателя, если оно у вас есть
• Используйте призыв к действию, например «давайте назначим встречу сегодня»
• Создайте ощущение срочность, например «срок действия предложения скоро истекает»

2. Практикуйтесь, суммируя основной тезис для открытий электронной почты

Как только получатель откроет письмо, не захочется сразу утомлять его.Вы должны делать вещи интересными, актуальными и прямо по делу. Вот почему так важно поставить основную мысль где-нибудь в первом предложении или, по крайней мере, в первом абзаце.

В то время как ваша первая фраза может быть чем-то общим, например «спасибо, что нашли время встретиться со мной», следующая строка должна быть чем-то более сильным. Независимо от того, запрашиваете ли вы результаты встречи, делаете предложение или инициируете последующую встречу, это первое предложение задает тон остальной части электронного письма, чтобы читатель точно знал, о чем идет речь и чего ожидать от остальных. вашего сообщения.

3. Изучите правильный этикет электронной почты для наиболее распространенных сценариев.

При отправке электронных писем, особенно официальных или профессиональных, по работе, важно соблюдать электронный этикет. Поскольку многие из нас отвечают на электронные письма с телефона в дороге, возникает соблазн отвечать на электронные письма, как на текстовые сообщения, но это не очень хорошая практика.

4. Корректировка грамматики

Наконец, прежде чем нажать кнопку «Отправить», всегда бегло просматривайте свою электронную почту.Убедитесь, что в вашем электронном письме нет типов, пунктуация имеет смысл (избегайте использования слишком большого количества восклицательных знаков) и что ваш синтаксис правильный.

Не всегда полагайтесь на средства проверки правописания, вы должны прочитать свое электронное письмо перед отправкой, особенно если это важное сообщение для начальника или клиента, поскольку электронные письма с грамматическими ошибками могут иметь негативное влияние.

Заключительное слово

Существует бесчисленное множество причин для отправки электронного письма, и даже если мы не рассмотрели здесь все сценарии, вы, по крайней мере, должны иметь лучшее представление о том, что представляет собой хорошее электронное письмо.Используя наши советы и примеры, вы сможете составлять более качественные электронные письма, которые принесут вам желаемые результаты.

Как написать деловую электронную почту (обновлено на 2020 год)

Деловая электронная почта — это основа современного общения. В любой день средний офисный работник получает более 80 писем.

Это много общения.

Хотя мы отправляем много электронных писем, многие из них неэффективны. В каждом почтовом ящике хранятся трудные для чтения или обработки электронные письма, потому что получатель не понимает, как ему ответить или как действовать.Не позволяйте этому случиться с вашей деловой электронной почтой. Этикет, стиль и формат важны для написания электронных писем, которые приносят результат.

В этой статье представлены передовые методы и пошаговые инструкции по созданию эффективного делового электронного письма. Интегрируя эти методы в подготовку электронной почты, вы сможете писать более качественные электронные письма и улучшать общение в целом.

Четыре ключевых вопроса:

Есть четыре вопроса, которые вы должны рассмотреть, когда приступаете к составлению делового электронного письма:

1.Кто моя аудитория?

Во всех деловых письмах главное внимание уделяется аудитории. Для кого вы пишете, будет зависеть , как вы напишете свою электронную почту. Читатель определит тон, формальность и содержание сообщения.

Читателем вашего электронного письма может быть ваш коллега, клиент или руководитель. Каждый читатель будет иметь разный опыт, знания о проектах и ​​приоритеты. Вы можете использовать аббревиатуры проекта вместе с коллегой, у которого такие же глубокие знания проекта, как и у вас.Эти же аббревиатуры сбивают с толку руководителя, которому требуется обновление для прогнозирования бюджета.

Если ваша аудитория находится на переднем плане, вы всегда напишете более эффективное электронное письмо.

Аудитория включает всех людей, указанных в полях отправителя. Это включает в себя To :, CC :. и BCC: поля, но основное внимание следует уделять тем, которые находятся в поле «Кому». Написание для аудитории также означает правильное использование этих полей.

Поле «Кому:» предназначено для прямой аудитории, которой необходимо ответить или предпринять действия в соответствии с содержанием электронного письма.Поле «CC:» предназначено для читателей, которым необходимо получать сообщения электронной почты для справки или ясности, но им не нужно предпринимать действия или отвечать. Поле «Скрытая копия:» предназначено для аудитории, которой нужно видеть только исходное электронное письмо и ни одного ответа из последующей цепочки.

Неправильное использование полей отправителя — распространенная ошибка деловой электронной почты. Это происходит, когда аудитория и их роли не рассматриваются вдумчиво.

Используйте поле «Скрытая копия» очень разумно. Часто лучше пересылать электронное письмо отдельно с кратким изложением причины, по которой вы отправляете эту информацию.

2. Какова цель?

У электронного письма должна быть цель. И у него должна быть только одна цель.

Такая практика электронной почты называется «правилом одного».

Каждое электронное письмо должно охватывать только один конкретный элемент, задачу или запрос.

Описание нескольких действий в одном письме может вызвать путаницу и неэффективность. Одно электронное письмо не должно включать одновременно заметки о пересмотре отчета клиента и вопрос о расписании ежеквартального собрания. Этот сценарий требует двух отдельных писем.

Ограничение количества писем одним делом облегчает получателю их понимание, обработку и действия. Эта ясность увеличивает понимание и продуктивность.

На практике нам иногда приходится запрашивать несколько единиц информации, относящихся к одной и той же теме. В этом случае используйте нумерованный список, чтобы прояснить для читателя, что запрос имеет компоненты. Это поможет вашему читателю легко ответить и гарантирует, что вы получите всю необходимую информацию.

Мне нужно, чтобы вы рассмотрели эти три пункта, прежде чем мы передадим эскиз производственной группе:

1. 1. Содержимое
   2. Дизайн
   3. Выбор цвета

3.Этот адрес электронной почты необходим?

Существует тенденция к чрезмерному общению по электронной почте. Хотя электронная почта эффективна и обеспечивает электронный документооборот, не все общение должно происходить по электронной почте.

Спросите себя: «Это письмо действительно необходимо?» Возможно, более уместен быстрый телефонный звонок или пинг в корпоративном мессенджере. Если вы ожидаете много споров по этой теме, короткий разговор поможет избавиться от длинной цепочки писем.

Выберите правильный канал для отправки информации.Электронная почта — это здорово, но это один канал.

4. Подходит ли электронная почта?

Электронная почта может использоваться во многих сценариях, но не всегда уместна.

Если вы доставляете плохие новости, сделайте это лично или тщательно сохраните электронную почту. Электронное письмо безлично, и в нем трудно передать сочувствие или сострадание. Если вам необходимо написать письмо с извинениями по делу, следуйте этим правилам.

Конфиденциальная информация, отправляемая по электронной почте, может быть случайно раскрыта. Случаев неудач с электронной почтой очень много, от забавных до серьезных.Независимо от того, является ли информация личным контактом или личным мнением, подумайте, подходит ли она для электронного письма. Если вы не хотите, чтобы его случайно отправили, подумайте прежде всего о том, как его отправить.

Если вы не уверены, подходит ли электронное письмо, спросите себя, комфортно ли вам, если это письмо будет проецироваться на собрании. На встрече присутствуют ваш начальник, все ваши будущие начальники и ваша мама. Если он проходит этот тест, отправьте его. Если нет, вероятно, что-то не подходящее.

5. Стиль электронной почты

Деловые письма имеют очень специфический стиль. Они профессиональные, но краткие. Они должны быть написаны так, чтобы их можно было бегло просмотреть, но с достаточным количеством информации, чтобы дать полный ответ.

Если вам понравилась эта статья, возможно, вас заинтересует в нашем онлайн-курсе написания электронной почты.

Тон

Поиск правильного тона может быть самой большой головной болью при составлении электронного письма. Тон меняется в зависимости от вашей аудитории. Он может варьироваться от формального до дружеского, но всегда профессионален и всегда должен соответствовать вашей аудитории.

Многословная вежливость часто может быть упущена из виду в попытках быть краткими в электронных письмах. Тем не менее, «, пожалуйста, » и «, спасибо, » должны быть включены в любое время, когда это уместно.

Избегайте ВСЕГО ЗАГЛАВНЫХ букв, потому что это ЗВУЧИТ КАК ВЫ КРИЧИТЕ.

Кроме того, написание заглавными буквами может направить вашу электронную почту в папку для спама). Если вы не хотите выкрикивать заявление лично, не пишите его по электронной почте. Вместо этого используйте курсив, подчеркивание, или полужирный , чтобы выделить важные моменты.

Пример: Заявки на отпуск необходимо подавать минимум за две недели до .

Обратите внимание на резкий тон, если жирный текст заменен заглавными буквами: запросы на отпуск должны подаваться НЕ МЕНЬШЕ ДВЕ НЕДЕЛИ ЗАРАНЕЕ.

Одно исключение: используйте заглавные буквы в заголовках электронной почты при письме в любую организацию, которая удаляет HTML-форматирование из электронной почты. Военные, военные академии и некоторые финансовые учреждения со строгими протоколами безопасности часто удаляют форматирование html.

Заголовки очень полезны для читателей. Они позволяют читателю бегло просматривать и легко находить информацию. Они — лучшее оружие делового писателя против информационной перегрузки.

Избегайте чрезмерного использования знаков препинания и смайликов. Восклицательные знаки следует использовать с осторожностью! Эмодзи продолжают играть более важную роль в цифровой коммуникации, и несколько руководств по стилю одобрили их разумное использование в деловой переписке. Я следую правилу использования их только после того, как другая сторона отправила их.Их никогда не следует использовать в официальных деловых письмах.

Формат

Электронные письма

предназначены для беглого просмотра, поэтому в них должно быть достаточно свободного места, чтобы помочь читателю. Используйте более короткие абзацы, списки и маркеры, чтобы упростить информацию. И используйте заголовки, чтобы разбить концепции и позволить читателю бегло просмотреть.

Кроме того, неудобное форматирование, скопированное из других документов или электронных писем, может отвлекать. Чтобы обеспечить бесшовное форматирование электронной почты, удалите форматирование текста из нового содержимого с помощью функций удаления или форматирования вашего почтового клиента.

Вот наиболее распространенные функции форматирования и способы их использования.

Шрифт: Шрифт — это шрифт, который вы должны выбрать для своего электронного письма. Лучше всего выбирать без засечек (шрифт без декоративных штрихов в конце), поскольку он более современный, простой и легко читаемый на экране. Их также легче читать при небольшом размере. Gmail по умолчанию использует шрифт Sans Serif. Вы также можете использовать Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS или Verdana.

Размер текста: Старайтесь, чтобы размер вашего электронного письма оставался нормальным. Это от 10 до 12 пунктов.

Полужирный: Вы можете использовать полужирный шрифт для заголовков и выделения важного текста. Жирный текст привлекает внимание читателей, просматривающих письмо.

Курсив: Курсив — это более мягкий способ привлечь внимание к области текста. Они используются для выделения части предложения.Они не выделяют слова, когда пользователь просматривает страницу, как это делает жирный текст. Курсив также следует использовать для названий полных произведений.

Подчеркнутый: Подчеркнутый текст легко спутать со ссылкой. При написании электронного письма лучше не использовать подчеркнутый текст, чтобы привлечь внимание к определенной области электронного письма. Лучше использовать жирный шрифт или курсив.

Цвет текста: Вам следует избегать использования нескольких цветов текста в электронном письме, поскольку это привлекает внимание к нескольким местоположениям и выглядит непрофессионально.Вполне вероятно, что ваша почтовая программа сделает ваши гиперссылки синими.

Выравнивание: В деловом письме используется текст, полностью выровненный по левому краю. Академическое письмо делает отступ в первом предложении абзаца через пять пробелов. В деловой электронной почте вам никогда не нужно делать отступ в начале абзаца.

Пользователи сканируют страницы по F-образному шаблону. Из-за изменения выравнивания читателю становится труднее бегло просматривать.

Номера: Использование нумерованного списка может помочь организовать контент там, где важна последовательность.Например, если вы описываете шаги, вы можете использовать нумерованный список.

маркеров: маркеров — отличный способ создать пустое пространство на странице и привлечь внимание к связанным элементам. Маркированные списки лучше всего подходят для неупорядоченных списков.

Отступ Подробнее: В деловых письмах не следует делать отступ в первом предложении нового абзаца. Разрыв строки представляет собой начало нового абзаца. Кнопка увеличения отступа позволяет добавить отступ к тексту.Это полезно в редких случаях, когда вы хотите указать, что некоторая информация является подмножеством того, что ей предшествовало. Это создает визуальное указание на то, что информация с отступом менее важна.

Меньше отступа: Это позволяет перемещать содержимое влево.

Текст цитаты: Если вы имеете в виду цитируемый текст, вы должны использовать функцию цитирования текста. Он обеспечивает небольшой отступ для вашего контента и серую вертикальную линию слева.Это показывает читателям, что вы цитируете текст.

Удалить форматирование: Если вы вставляете текст в сообщение электронной почты, очень важно использовать функцию удаления форматирования. В противном случае вы вставите стили текста, и вашему читателю будет очевидно, что вы скопировали и вставили этот текст. Чтобы использовать эту функцию, выделите текст, форматирование которого нужно удалить. Затем нажмите кнопку удаления форматирования.

Части большого электронного письма

Давайте проанализируем каждый раздел делового электронного письма, чтобы выделить передовые методы, которые вы можете применить в своем письме.

Subject Line

Строка темы — это краткое изложение вашего электронного письма. Это лучшая возможность обеспечить прочтение вашей электронной почты. Цель строки темы — заставить читателя открыть письмо, не обманывая его. Это также место, где чаще всего совершаются ошибки.

Думайте об этом как о заголовке вашего электронного письма. Это должен быть обзор содержания из 3-8 слов.

Слишком короткие или слишком длинные строки темы вызывают путаницу. Если из-за этого письмо кажется трудным или запутанным для ответа, получатель может не открыть его сразу или вообще.

Плохие примеры:

«Важно!»

«Для вашего обзора»

«Вопросы о продлении крайнего срока отчета о целевой эффективности расширения» для встречи с клиентами »

Хорошие примеры:

«Доставка вашего заказа в книжном магазине 2 декабря»

«Изменения в отчете клиента: просмотрите до 16:00»

«Запрошено расширение отчета о расширении до пятницы»

Почтовые клиенты также проверят строку темы на наличие признаков спама.Это особенно важно для отделов продаж, которые могут вести холодную переписку по электронной почте. Некоторые термины являются флагами для алгоритмов спама и могут быть отфильтрованы в папку нежелательной почты. Избегайте использования таких слов, как «Продажи», «Пожалуйста, прочтите» или «Прибыль», а также используйте темы, состоящие из одного слова.

Также убедитесь, что вы отвечаете в правильную цепочку. Не используйте старую цепочку писем для новой темы.

Приветствие

Ваше приветствие должно быть профессиональным и лаконичным. Всегда предпочтительно обращаться к получателю, используя его имя, но это не всегда возможно.

• Добрый день,
• Привет,
• Уважаемая мисс Джонс:
• Привет, Джефф, (формат приветствия)
• Привет, Джефф. (формат предложения)

Краткое удовольствие

Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, ваша первая строка может быть короткой любезностью, соединяющей вас и получателя. Одного предложения должно хватить. Укажите, как вы подключились. Это напоминание даст читателю контекст для следующей информации.

«Было здорово встретиться с вами вчера вечером на мероприятии по нетворкингу.”

Если вы получили что-то от получателя, поблагодарите его. Это может быть благодарность за предложение помощи, за интересный контент, которым они поделились, или даже за то, что вы просто прочитали письмо.

«Спасибо, что поделились своей статьей о стратегиях управления. Полученные данные ценны ».

«Спасибо, что нашли время помочь мне в этом проекте».

Если вы хотите сохранить общий язык, подойдут теплые добрые пожелания.

«Надеюсь, у тебя все хорошо!»

Опустите приятное приветствие, если вы недавно или часто общаетесь друг с другом.

Будьте очень осторожны, чтобы в начале письма не было слишком много любезностей. Целью вашего электронного письма должно быть открытое начало. Помните аббревиатуру B.L.O.T. — нижняя строка сверху. Что вы хотите, чтобы ваш читатель знал или делал? Это самый важный дебют.

Назначение

Как отмечалось ранее, каждое электронное письмо должно адресовать только одну вещь, одну цель. Эта задача, просьба или информация должны быть представлены четко и сразу после любезности. Это B.L.O.T.- нижняя строка сверху.

Будьте краткими и прямыми. Не скрывайте свой запрос, иначе его можно упустить из виду или проигнорировать.

«Пожалуйста, поделитесь своим мнением о бюджете».

«Можете ли вы принять участие в стартовом совещании по проекту в следующий четверг?

«Были ли у вас изменения к окончательному отчету?»

Помните аббревиатуру B.L.O.T. — Нижняя строка сверху.

Дополнительная информация

Некоторые деловые электронные письма могут потребовать от читателя дополнительной информации.Это может быть пояснение по задаче, ссылка на ресурсы или примеры или другая полезная информация. Эту информацию следует включать вдумчиво. Следует добавлять только непосредственно релевантный контент.

Призыв к действию

В конце электронного письма включите конкретный призыв к действию. Электронное письмо отправлено для выполнения одной задачи. Призыв к действию не должен вызывать путаницы в отношении вашего запроса. Не думайте, что читатель понимает желаемый результат на основе предшествующей информации.Электронные письма можно легко неверно истолковать, если есть серая зона.

Это заявление должно включать конкретное действие и график. Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, уточните ответственность за задачу, прямо указав имя предполагаемого человека.

Разъяснение задач и ожиданий позволяет получателю реагировать более эффективно.

Плохие примеры: «Сможете ли вы об этом позаботиться?»

«Дайте мне знать, что вы думаете».

Хорошие примеры: «Сара, не могли бы вы разослать опрос всему персоналу до пятницы в полдень, пожалуйста?»

«Буду признателен за отзыв о проекте повестки дня.Если у вас есть правки, пришлите их завтра, во вторник, в 10 часов утра ».

Если вы хотите получить подтверждение, вы можете сформулировать призыв к действию в виде вопроса. Если призыв к действию является уведомлением, которое не обязательно требует ответа, вы можете структурировать призыв к действию как утверждение.

Заключительное сообщение

Заключительное сообщение просто указывает на то, что электронное письмо заполнено. Хотя это не является обязательным требованием в современном письме, короткая вежливая фраза прекрасно завершит ваше письмо.

«Спасибо за уделенное время»

«Жду вашего ответа»,

«С уважением»

Подписание и подпись

В конце электронного письма указано ваше имя. Формулировка должна соответствовать формальности электронного письма.

Самый официальный: Доктор Джон Смит

Доктор Смит

Джон Смит

Наименее формальный и самый распространенный: Иоанна

Ваша электронная подпись — это электронная визитная карточка, которая добавляется к вашему электронному письму.Он должен включать наиболее важный контекст и контактную информацию для вашего читателя. Это место, где вы можете помочь вашему читателю с помощью соответствующей контактной или контекстной информации, а не хвастаться или вставлять философские цитаты. Изображения и логотипы могут быть полезны, но помните о размерах и о том, как они будут отображаться на мобильных устройствах.

Вложения и ссылки

Все упомянутые вложения или ссылки должны быть включены в электронное письмо. Либо назовите файл так, чтобы он был четко идентифицирован, либо включите заголовок документа в круглые скобки сразу после того, как вы упомянули его в электронном письме.

Не заставляйте читателя искать нужную информацию.

Если вложение было отправлено получателю ранее, все равно вложите его снова. Таким образом, они могут легко получить доступ к информации, а не искать в своем почтовом ящике. Конечно, еще раз проверьте, что файл прикреплен и исправен. Если вы забыли добавить вложение, вам потребуется ненужный (и неприятный!) Ответ с его запросом, что может задержать работу.

Ссылки могут направлять читателя либо на веб-сайты, либо в каталоги интрасети.Эти гиперссылки могут быть длинными и отвлекать внимание в тексте электронного письма. Вместо этого включите гиперссылку в существующее предложение.

Плохой пример: этот ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета: http://www.instructionalsolutions.com/blog/technical-writing-engineers

Хороший пример: этот технический письменный ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета.

Вы также должны проверить ссылку, чтобы убедиться, что она открывает правильный сайт.

Обзор

Когда ваше электронное письмо будет составлено, не нажимайте кнопку «Отправить».Еще.

Найдите минутку, чтобы просмотреть свою электронную почту. Проверьте грамматические или орфографические ошибки (у Grammarly есть полезный бесплатный инструмент). Опечатки говорят о невнимательности и даже могут передать неверную информацию.

Перепроверьте даты, время, имена, ссылки, вложения и другие конкретные данные.

Трижды проверьте правильность указаний получателей в полях отправителя.

Наши любимые способы взлома электронной почты

Отменить отправку

Вы когда-нибудь нажимали кнопку «Отправить», а затем ахнули от ужаса? Возможно, это ситуация типа «Я не хотел отправлять на тот Брэд!».Или это может быть менее смущающий, но все же раздражающий сценарий «Я имел в виду, чтобы включил Брэда в это электронное письмо!».

К счастью, некоторые почтовые клиенты нашли решение этой потенциальной проблемы, добавив «Отменить отправку».

В Gmail вы можете включить эту функцию в настройках. Вы можете выбрать период отмены от 5 до 30 секунд.

В Outlook вы можете вспомнить непрочитанное электронное письмо, отправленное получателю с учетной записью Exchange в той же организации.Эта функция не работает на практике, потому что, если ее кто-то прочитал, ее нельзя отозвать. В этом случае просто отправьте электронное письмо с ошибкой и извинитесь и объясните свои пояснения.

Шаблоны ответов в Gmail

Вы отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова? Экономьте время, используя шаблоны ответов в Gmail.

Эта функция позволяет сохранять стандартные электронные письма. Если вы хотите отправить стандартный ответ, просто выберите предпочтительный подготовленный шаблон в окне «Написать».Вы также можете настроить автоматическую отправку шаблонных ответов на входящую почту с определенными деталями.

Фильтры и папки

Ваш почтовый ящик переполнен? Продуманное использование фильтров и папок может помочь снизить нагрузку на электронную почту.

Вы можете маркировать электронные письма от конкретных людей или даже целых доменов и даже помечать их цветом. Эти ярлыки позволят легко архивировать электронные письма после прочтения.

Вы можете настроить фильтры для автоматической пометки электронных писем с низким приоритетом как прочитанные или архивные, например, обновления отслеживания доставки.

Короткие вложения во время настройки обеспечат долгосрочную экономию времени.

Расписание писем в Gmail

Вы работаете допоздна, но хотите, чтобы электронная почта пришла в почтовый ящик вашего клиента завтра утром?

Раньше мы предлагали использовать Boomerang для планирования электронной почты, но теперь вы можете делать это прямо в Gmail. Если вы нажмете маленькую стрелку справа от кнопки отправки, вы можете указать, когда будет отправлено электронное письмо.

Запланированные электронные письма появятся в новой папке с названием «запланированные» прямо под папкой «отправленные».Оттуда вы можете отменить отправку в любое время до отправки электронного письма.

Внимание! Если вы отправляете информацию получателям, которые сообщают вам, не отправляйте электронные письма поздно вечером, потому что это может создать ожидание круглосуточной работы в вашей команде. Запланируйте рассылку писем в начале обычного рабочего дня.

Сочетания клавиш

Составление эффективного делового электронного письма требует времени. Однако вы можете сэкономить время, используя сочетания клавиш. Сохраняйте клики при выборе писем, отметке непрочитанных, добавлении гиперссылки и т. Д.Ознакомьтесь с ярлыками для Gmail и Outlook.

Отслеживание открытия электронной почты

Если вы когда-либо отправляли электронное письмо: «Я просто проверяю, получили ли вы это», то вам следует использовать отслеживание электронной почты.

Существует широкий спектр надстроек и приложений электронной почты, которые будут отслеживать, открывает ли ваше электронное письмо получатель.

Заключение

Объем получаемой и отправляемой электронной почты иногда может снизить нашу мотивацию к написанию эффективного делового электронного письма. При подготовке электронного письма рассмотрите четыре ключевых вопроса.Напишите его кратко, но ясно передавая информацию и просьбу читателю.

Ваш читатель (и его почтовый ящик) оценят это.

.