описание, обязанности, навыки и знания, обучение

Подробности

Обновлено: 25.05.2020 16:50

Автор: Сергей Краковский

Поделитесь в сети:

Секретарем является сотрудник компании, от продуктивной деятельности которого зависит нормальная работа всего офиса.

Содержание:

История профессии

Профессия секретарь зародилась еще во времена Древнего Рима. Высокородные патриции прибегали к услугам помощников ― образованных мужчин. Помимо делопроизводства эти работники нередко отвечали за корреспонденцию нанимателя. Как правило, они были осведомлены о многих секретах своих хозяев.

Во времена правления Петра I был открыт институт «секретарей». К работе допускались исключительно мужчины-дворяне, выходцы из именитых родов. На сегодняшний день требования секретарям менее строгие. Преимущественно пост секретаря занимают женщины, но встречаются на указанной должности и мужчины.

Особенности профессии

Данная профессия имеет ряд специализаций: референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь-переводчик.

Отдельно стоит упомянуть о секретарях, которые работают в судах. Сотрудник закрепляется за конкретным судьей, отмечает явку задействованных в процессе сторон, отвечает за своевременную рассылку повесток, печатает судебные акты и обрабатывает почту.

Профессия секретарь наделена такими положительными сторонами:

• востребованность;
• возможность завести полезные знакомства;
• владение точной информацией о делах компании;
• возможность совершенствования организаторских навыков;
• шанс совмещать работу и учебу;
• стабильность;
• отсутствие повышенной физической нагрузки.

В перечень недостатков стоит включить следующее:

• потребность часто задерживаться после окончания рабочего дня;
• отсутствие возможности самореализации в ряде случаев;
• необходимость идеально выглядеть требует финансовых затрат.

Обязанности

Ключевые обязанности секретаря предусматривают следующее:

• встреча посетителей в приемной;
• ведение делопроизводства компании;
• ежедневное планирование рабочего графика начальника, и оперативное внесение правок по необходимости;
• прием телефонных звонков;
• подготовка к проведению конференций и совещаний;
• бронь номера в отеле, заказ авиабилетов для шефа и иных работников компании;
• заказ канцтоваров и иных вещей, что нужны для нормального функционирования офиса.

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать секретарь:

• ответственный подход к выполнению обязанностей;
• привлекательная внешность;
• аккуратность;
• пунктуальность;
• внимательность;
• вежливость;
• хорошая память;
• грамотная речь;
• коммуникабельность;
• стрессоустойчивость;
• организованность.

Навыки и знания

Секретарь ― это специалист, который в совершенстве должен владеть ПК и оргтехникой; знать основные разновидности ПО, правила оформления и регистрации документов, а также ― особенности ведения внутренней отчетности.

В крупных корпорациях к секретарям выдвигают повышенные требования, включая владение иностранными языками и знание тонкостей делового этикета. В фирмах, что ведут деятельность на международном уровне, секретарь отвечает за подготовку к деловым встречам, фуршетам и пр.

Перспективы и карьера

Услуги секретаря востребованы в организациях и предприятиях различного направления деятельности, нотариальных конторах, судах и пр.

Секретарь ― это профессия, что не предусматривает стремительного и существенного карьерного роста. Низшей ступенью принято считать должность секретаря на ресепшн. Такой сотрудник не занимается управленческой деятельностью. Зачастую в его обязанности входит консультирование по телефонным звонкам, и организация встречи клиентов.

Немного выше по рангу расположена должность секретаря-референта, что может выполнять обязанности офис-менеджера.

Специалист с высшим образованием вправе претендовать на должность личного ассистента руководителя компании.

Обучение

Для начала карьеры достаточно получить среднее профессиональное или неполное высшее образование по специальности: «Делопроизводство», «Документоведение и документационное обеспечение управления». Курсы секретарей помогут быстро освоить азы профессии.

Рассчитывать на повышение в дальнейшем смогут претенденты с высшим образованием. Подходящими являются такие направления, как экономика, менеджмент, управление персоналом, бухгалтерский учет и лингвистика.

Поделитесь в сети:

Профессия — секретарь

Интервью с экспертом Андреевой Валентиной Ивановной

Предлагаем вашему вниманию интервью с экспертом Национальной ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров, профессором кафедры трудового права Российской академии правосудия, известнейшим специалистом в области документоведения Андреевой Валентиной Ивановной.

Каков статус профессии секретаря сегодня?

Одним из наиболее острых вопросов развития секретарского дела в настоящее время является вопрос о статусе профессии. Это объясняется тем, что на профессиональный выбор молодого поколения всегда влияет престижность профессии и ее высокий статус в общественном сознании. Если статус профессии невысок, вряд ли можно ожидать притока в ее ряды специалистов с хорошими деловыми и личностными характеристиками.

С удовлетворением можно отметить, что в сегодняшний период развития экономики искусственно поднимать статус профессии секретаря не требуется. Сама жизнь коренным образом изменила традиционное, стереотипное представление о секретаре как о техническом исполнителе при руководстве. На смену отжившему образу “секретарши”, сидящей за пишущей машинкой и отвечающей на телефонные звонки, пришел совершенно иной тип секретаря. Это специалист с профессиональным образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Современные секретари хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранным языком. Развитие рыночных отношений, появление принципиально новых (негосударственных) организаций вызвали резкое увеличение спроса на настоящих профессионалов в области секретарского дела. Это, в свою очередь, привело к росту статуса секретаря и повышению престижности и перспективности этой профессии.

Профессия ли это на сегодняшний момент, ведь многие секретарские должности отсутствуют в квалификационных документах?

Позиционирование работы секретаря как особого вида профессиональной деятельности сомнений не вызывает. Особенность состоит в том, что в этой деятельности немало принципиально разных видов работ, например документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание управленческих процессов. Функциональные различия в деятельности секретарей, безусловно, должны найти свое отражение и закрепление в наименованиях должностей и их квалификационных характеристиках. В связи с этим срочного пересмотра требует содержание Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, где отсутствуют такие современные, востребованные практикой и уже существующие в реальной жизни должности, как: секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-ассистент, секретарь-переводчик и др.

Правильно ли относить должность секретаря–референта к техническим служащим?

Долгие годы должность секретаря (в т. ч. в Квалификационном справочнике должностей) относилась к разряду технических исполнителей. Это влияло на все остальные характеристики: уровень образования (начальный профессиональный), социальный статус (непрестижность профессии), материальное стимулирование (низкая зарплата), карьерный рост (в большинстве случаев отсутствие перспектив профессионального роста).

Изменение статуса профессии секретаря в настоящее время позволяет говорить о необходимости отнесения таких должностей, как секретарь-референт или офис-менеджер, к разряду специалистов, а в ряде случаев (в зависимости от масштабов организации и решаемых задач) и к разряду руководителей среднего или низшего звена. Хотелось бы обратить внимание представителей соответствующих ведомств на острую практическую потребность решения этой проблемы. Отсутствие четких рамок функциональной специализации секретарей и должностных характеристик приводит к снижению эффективности их труда, потерям рабочего времени, служебным конфликтам. Немало проблем с определением и совмещением профессиональных обязанностей возникает у секретарей небольших организаций, где секретарь “параллельно” работает и кадровиком, и архивариусом, и помощником бухгалтера и т. п.

Нужно ли секретарю профессионально знать делопроизводство? Какие проблемы в области делопроизводства испытывают секретари в данный момент?

Делопроизводство занимает важное место в деятельности большинства секретарей, и профессиональное знание делопроизводства абсолютно необходимо каждому секретарю. Нельзя ориентироваться только на бездокументное обслуживание управленческого аппарата. Секретарь обязательно должен быть компетентен в таких делопроизводственных проблемах, как:

• разработка официальных (фирменных) бланков служебных документов,

• составление и оформление документов,

• придание документам юридической силы,

• организация обработки документов и их последующего хранения,

• рациональное распределение документопотоков,

• информационно-справочное обслуживание работников организации и т.п.

Особенно важно хорошее знание делопроизводства для секретарей небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.

Однако по многим из этих вопросов секретари ощущают острую нехватку как нормативных актов, так и методических указаний и рекомендаций. Отсутствие достаточной нормативно-методической базы, пожалуй, в наибольшей степени мешает секретарям в настоящее время.

С одной стороны, излишняя регламентация в области обработки документов неизбежно приводит к бюрократизации управленческих процедур. Но в то же время слабая нормативная база не позволяет оперативно и качественно решать многие насущные вопросы в делопроизводстве.

Секретарей волнуют прежде всего следующие проблемы. Каким обязательным требованиям должны отвечать служебные документы, чтобы у организации не возникало проблем с партнерами по бизнесу? Как организовать документооборот и правильно учитывать его объем? Как сократить затраты рабочего времени при регистрации многочисленных документов? Как разработать номенклатуру дел и определить сроки хранения документов в современных негосударственных организациях, где немало разновидностей документов, не являющихся типовыми и не входящими в соответствующий Перечень управленческих документов с указанием сроков хранения?

Большинство секретарей-практиков хотели бы иметь у себя на рабочем столе полный набор необходимых регламентирующих документов, позволяющих избегать ошибок как при оформлении документов, так и при организации работы с ними.

Насколько отличается профессиональный уровень секретарей, работающих в регионах, и их коллег в Москве?

Секретари крупных и средних московских компаний отличаются высоким профессионализмом – большинство сотрудников с высшим образованием, серьезным опытом работы, со знанием иностранного языка, высоким интеллектуальным уровнем. Большинство секретарей преданы своей профессии, любят свою работу, не собираются менять ее на другую, стремятся к профессиональному совершенству. Однако все вышесказанное относится не только к московским секретарям. Высококлассные специалисты, творчески решающие повседневные задачи документационного обеспечения, есть не только в крупных городах, но и во многих отдаленных от центра регионах.

При этом нельзя не отметить, что многим из них (как в центре, так и на периферии) не хватало профессиональных знаний, особенно в начале трудовой деятельности. Курсы для секретарей есть во всех, даже небольших, городах, однако уровень обучения на них (это относится и к Москве) часто оставляет желать лучшего. Стоимость обучения достаточно высокая, приемлемая не для всех желающих, а состав изучаемых дисциплин, количество учебных часов и уровень преподавания далеки от совершенства. И если в крупных городах можно найти учебные центры для секретарей, дающие по-настоящему хорошую подготовку, то в районных центрах и поселках это возможно далеко не всегда.

Каковы, по вашему мнению, дальнейшие пути развития профессии?

Для профессии секретаря наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что эта профессия переживает в настоящий момент свое второе рождение. Многолетнее общение с секретарями разных поколений, анализ рынка труда, изучение спроса на профессиональных секретарей позволяют сделать вывод о том, что эта профессия успешно развивается на принципиально новых позициях.

Конечно, у секретарей еще возникает немало серьезных трудностей, связанных и с возможностью получения хорошего профессионального образования, и с недооценкой их труда отдельными руководителями, и с большой загруженностью на работе, не всегда адекватно вознаграждаемой материально, но в целом можно отметить, что это интересная, перспективная и престижная профессия. И подтверждением тому является постоянный приток в ряды профессиональных секретарей значительного числа молодых специалистов с высшим образованием, профессионально владеющих компьютерной техникой и иностранными языками.

Что вы думаете о развитии секретарского дела на региональном уровне и объединяющей роли в этом процессе “Национальной ассоциации профессиональных секретарей и офис​менеджеров”?

Говоря о состоянии развития секретарского дела в Центре и регионах, приходится с сожалением отмечать, что возможностей для профессионального обучения и роста у секретарей в небольших городах и поселках, а тем более в сельской местности значительно меньше, чем в столице или крупных областных центрах. Материальное положение и условия труда секретарей во многих регионах также не отвечают современным требованиям и стандартам. Специалисты секретарского дела нередко испытывают трудности со своевременным получением новых нормативно-методических материалов в области организации делопроизводства.

В то же время в Санкт-Петербурге, в крупных поволжских, уральских и сибирских городах (в Нижнем Новгороде, Самаре, Ярославле, Екатеринбурге, Перми, Красноярске, Новосибирске и др.) во многих местных государственных, муниципальных и коммерческих структурах можно найти интересный и ценный для изучения опыт организации документационного обеспечения управления, который может быть успешно применен не только в других регионах страны, но и в столице.

Таким образом, взаимодействие Центра с регионами по проблемам развития секретарского дела должно идти в двух основных направлениях: оказание необходимой помощи (прежде всего в обучении, в методическом обеспечении работы с документами и т. п.) и освоение и распространение накопленного в регионах опыта работы, его широкое освещение в периодической печати и на научно-практических конференциях и семинарах.

Для осуществления и успешного развития такого взаимодействия необходимы соответствующие организационные формы, и они уже созданы: это ставший популярным у многих секретарей-практиков нашей страны журнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” и начавшая свою деятельность в 2003 году не имеющая аналогов в истории России “Национальная ассоциация профессиональных секретарей и офис-менеджеров”.

Чем реально может помочь Ассоциация нашим коллегам в регионах, что даст сотрудничество с ней? Деятельность Ассоциации направлена прежде всего на выявление и изучение насущных проблем секретарей и офис-менеджеров, в т. ч. с учетом региональной специфики условий их труда. Главной же своей задачей Ассоциация считает поиск путей решения этих проблем, в том числе за счет привлечения внимания к этим проблемам специалистов федеральных органов исполнительной власти, а также ведущих научных и учебных центров нашей страны: Министерства экономического развития и торговли РФ, Министерства труда и социального развития РФ, Министерства образования РФ, Федеральной архивной службы России, ВНИИДАД, Государственного университета управления и многих других.

Благодаря активной организационной, просветительской и научной деятельности Ассоциации секретари и офис-менеджеры в регионах постоянно будут иметь информационную поддержку по всем вопросам передового отечественного и зарубежного опыта в области делопроизводства и архивного дела, смогут систематически повышать свою квалификацию без отрыва от работы, получат возможность через периодический печатный орган Ассоциации – журнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” – участвовать в решении насущных вопросов своей практической деятельности, а также в формировании профессионального стандарта секретаря и офис-менеджера.

Для самой же Ассоциации тесная связь с регионами – абсолютно обязательное условие ее существования и дальнейшего развития деятельности. Только изучая и распространяя положительный опыт регионов, объединяя усилия всех государственных структур в деле совершенствования документационного обеспечения управления, неуклонно повышая статус профессий секретаря и офис-менеджера в современном обществе, Ассоциация действительно сможет стать по-настоящему национальной общественной организацией, приносящей реальную пользу широкому кругу специалистов и практиков.

Источник: www.ippnou.ru

Секретарь – Описание профессии. Где учиться и где работать

Описание профессии

Сегодня секретарь компании – не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста, способного стать реальным помощником во всех делах, что называется, правой рукой.

Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность.

Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику.

История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, конечно, не решают таких задач.

Их функции сегодня — ведение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.

Профессия секретарь имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь — переводчик.

Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины.

Международный день секретаря
Международный день секретаря (Secretary’s Day) или в более официальном варианте День профессиональных административных работников (Administrative Professionals Day) начали отмечать в США в 1952 года благодаря усилиям нью-йоркского публициста Гарри Клемфусса (Harry F. Klemfuss).
В России День секретаря отмечается в третью пятницу сентября.

Личные качества

Секретарь должен быть доброжелательным, организованным, эмоционально устойчивым.
Важным преимуществом при трудоустройстве является приятная внешность. Умение слушать и слышать и умение хранить секреты — очень важные качества.

Образование (Что надо знать?)

Трудится в офисе, использует ПК, оргтехнику, другую аппаратуру. Чаще всего работа в будни, по графику. Однако может быть и ненормированный рабочий день. Работа по большей части сидячая. Для получения профессии формально достаточно пройти курсы по обучению на секретаря-референта, возможно обучение непосредственно на рабочем месте.

Однако часто требуется высшее образование и знание иностранных языков, высокий общекультурный уровень претендента. Для успешного овладения профессией необходимы культура общения, грамотная устная и письменная речь, хороший слух, четкая дикция, знание этикета, развитая внимательность и наглядно-образная память. Нужно уметь пользоваться офисной техникой, составлять различную документацию, вести протоколы заседаний.

Место работы и карьера

Секретари работают на различных предприятиях, как больших, так и малых, у нотариусов и адвокатов, в различных коммерческих структурах.

Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве). Реально возможно только повышение зарплаты и расширение круга обязанностей.

Работа личного ассистента
Личный ассистент анонимно рассказал, почему нельзя часто ходить в туалет, зачем знать, как выглядит министр экономического развития, и что будет, если разочаровать начальника.

Родственные профессии:

Архивариус, Менеджер по персоналу, Офис-менеджер, Референт

Где учиться?

Что в имени тебе моем?

Мы уже не раз упоминали о том, что очень сложно определить типичные обязанности секретаря или помощника руководителя. Многое зависит от сферы деятельности компании, ее размера, фантазии руководителя и практически ничем не регламентируется. Кроме того, существует деление внутри самой профессии, которое, как показывает практика, по-разному понимается работниками и работодателями.

Сами секретари чувствуют разницу, порой интуитивно, поэтому на форумах не стихают споры о том, кто «главнее», какая иерархия существует внутри профессии, что является высшей ступенью в карьере административного работника. Единого мнения на этот счет среди моих коллег пока нет.

Тем не менее если эти многочисленные названия существуют, то должны существовать и явления, которые они описывают.

Давайте разбираться во всех тонкостях классификации административных должностей.

Разбираемся с понятиями

Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.

Википедия не дает определения должности «секретарь». В ней есть только статья «Секретарь-референт», в которой содержится такое определение: секретарь-референт – офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

Здесь же указан список обязанностей, выполняемых секретарем-референтом:

• прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
• работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
• планирование и подготовка приема посетителей;
• помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда – заказ гостиниц и авиабилетов;
• участие в подготовке деловых переговоров;
• заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда – обеспечение руководителя продуктами.

Особой ясности после прочтения этой статьи не появилось. То, что круг обязанностей широк, мы все и так знаем, а вышеперечисленные может выполнять и секретарь, и помощник руководителя. К тому же это далеко не половина обязанностей, которые приходится выполнять типичным представителям нашей профессии. Или, может быть, это общее название для всей группы профессий? Вряд ли, у большинства людей на слуху все-таки именно «секретарь», без всяких приставок.

Слово «секретарь», как известно, происходит от лат. secret («секрет, тайна»). А в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Вывод: у секретаря есть доступ к определенным сведениям, не подлежащим публичному разглашению, и для выполнения своих обязанностей он должен заслужить доверие руководителя.

Что касается происхождения слова «референт», то название также латинское – «воспроизводящий, сообщающий». Следовательно, данный человек работает с информацией. В общем, происхождение слов, несомненно, имеет отношение к современной профессии, но не объясняет полностью, чем же данный сотрудник занимается в организации.

Подытожим: большинство из нас является все-таки именно секретарями-референтами. Однако в штатном расписании и трудовой книжке это отражается крайне редко: многие из моих коллег «называются» иначе.

Чтобы не было путаницы

Секретарь на reception – должность, которая в массовом сознании связана с приемом и распределением звонков и корреспонденции. Иногда такие сотрудники могут осуществлять и первичный прием посетителей. Среди секретарских должностей эта единственная, из названия которой сразу понятно, что придется выполнять. Хотя, конечно, бывают и исключения.
Офис-менеджер – это калька с англ. office manager, т.е. управляющий офисом. Его основные обязанности заключаются в управлении административными, финансовыми и другими ресурсами для обеспечения бесперебойного функционирования отдельно взятого офиса и его сотрудников. Офис-менеджер – одна из младших руководящих должностей.

В подчинении такого работника могут быть водители, уборщицы, а нередко и секретари. По причине того, что офис-менеджер ответственен за жизнеобеспечение офиса и его сотрудников, многие думают, что эта должность сродни должности завхоза. У них довольно много сходных обязанностей, однако упаси вас бог перепутать и назвать офис-менеджера завхозом! В последней нет ничего зазорного, но степень ответственности офис-менеджера намного выше и предполагает более высокую квалификацию.
Помощник руководителя – должность, которую многие считают высшей ступенью в карьере административного работника. В западных компаниях должность часто звучит как «личный ассистент» (дословный перевод с англ. personal assistant). Мне больше нравится традиционный вариант, потому что в названии должности заложена вся ее суть. Помощник – от слова «помогать». Помощник руководителя помогает своему начальнику выполнять его обязанности. Что именно будет входить в функции помощника, зависит от многих факторов.

Таким образом, обязанности двух специалистов, формально занимающих одну и ту же должность, могут кардинально отличаться: один из них работает с документацией, распределяет телефонные звонки и осуществляет прием посетителей, а другой принимает участие в совещаниях руководства и наделен полномочиями принимать важные решения. Это, кстати, совершенно не исключает факта, что и тот, и другой пришивает оторванные пуговицы и ищет няню для детей своего руководителя. Опять-таки, никакого порядка: название в данном случае проясняет лишь ваше предназначение, а как именно вы будете его исполнять – неизвестно.

Изучаем нормативные документы

Существует документ, описывающий все должности, представленные на территории нашей страны, – «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОКПДТР, ОК 016-94). Если возникли трудности с определением какой-либо должности в компании, то можно обратиться к этому документу и выбрать наиболее подходящее.

Этот классификатор можно найти на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На последнем, помимо ОК 016-94, есть «Единый тарифно-квалификационный справочник» (ЕТКС) и «Общероссийский классификатор занятий» (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Это два раздела ОК 016-94. Первый включает профессии рабочих, второй – должности служащих.

Профессии рабочих (а их в классификаторе 5491) нас в данном случае не интересуют, обратимся к должностям служащих. Их 2598, и наверняка здесь можно найти все, что нам необходимо.

Начнем, пожалуй, с должности секретаря. В результате алфавитного поиска получаем следующую таблицу[1] (см. Таблицу 1).

Таблица 1

Должности в ОК 016-94, содержащие наименование «секретарь»

Каждая должность имеет свой код. Кроме того, разные должности имеют один код по ОКЗ, а это означает, что они объединены в одну группу. Название «секретарь руководителя» относится к группе 4115 (группа «Секретари»). Эту группу составляют следующие должности:

• делопроизводитель;
• секретарь незрячего специалиста;
• секретарь руководителя;
• секретарь суда;
• секретарь учебной части;
• секретарь-машинистка;
• секретарь-стенографистка.

Вот что сказано о секретарях в упомянутой группе: Секретари выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения организации или предприятия, используя компьютер, средства оргтехники и иные технические средства.

Их обязанности включают:

• организацию приема посетителей, телефонных переговоров, прием телефонограмм;
• ведение стенографических записей текстов, подготовленных руководителем документов, с последующей их расшифровкой;
• работу под диктовку или с письменными материалами, используя пишущую машину или компьютер;
• прием и отправку в некоторых случаях информации по телетайпу, телефаксу или при помощи иных технических средств;
• ведение делопроизводства;
• обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники;
• выполнение родственных по содержанию обязанностей;
• осуществление контроля за другими работниками[2].

На данном сайте есть удобное деление должностей по группам, из которого видно, что группа 4115 входит в старшую группу 411 «Секретари, операторы счетных (вычислительных) машин и родственные профессии». К последней, помимо секретарей, относятся операторы ЭВМ, стенографистки, машинистки и др.

В общем, вышеприведенные обязанности не идут в разрез с реальностью, разве что упоминание телетайпа и печатной машинки кого-то заставит улыбнуться (а кого-то и вздрогнуть). Однако любой – даже начинающий – секретарь, посмотрев на предложенный список обязанностей, спросит: «Как? И это все? А где визовая поддержка, организация командировок, протоколирование совещаний?» Мы ведь не раз говорили, что секретарь – это профессия, которая предполагает, что как минимум половину своего рабочего времени вы посвящаете бездокументному облуживанию руководителя и сотрудников. Строчка «прием посетителей» не передает всего многообразия обязанностей, которые приходится выполнять секретарю. Остальные обязанности чисто технические и относятся к работе с документами. Глядя на имеющееся описание, можно подумать, что секретарь сидит в отдельной комнате и только печатает на компьютере да пишет что-то в журнале регистрации. Но мы ведь знаем, что это далеко не так. Поэтому такое определение вряд ли может устроить специалистов.

Вернемся к классификатору: должность «офис-менеджер», равно как «управляющий офисом» и «помощник руководителя», в нем отсутствует. Зато есть должность «референт» (код 26088), входящая в группу 3431 – «Административно-управленческий персонал».

Данную группу, помимо различных наименований администраторов, распорядителей, составляют должности инспектора по контролю за исполнением поручений, референта, референта по основной деятельности.

Забавное соседство, не правда ли? В одной группе с референтом находится инспектор по контролю за исполнением поручений. Об этом контроле многие секретари знают не понаслышке, поскольку сами его осуществляют.

На сайте http://www.etks.info/ сказано, что административно-управленческий персонал и персонал родственных профессий осуществляет решение административно-координационных вопросов в деятельности организаций и их структурных подразделений, ведение документации и информационное обеспечение.

Их обязанности включают:

• ведение деловой переписки, протоколов и другой административной документации;
• планирование и организацию проведения заседаний совещаний, деловых встреч и поездок;
• согласование сроков проведения различных мероприятий, контроль за их соблюдением;
• помощь руководителям и сотрудникам в решении вопросов административно-организационного характера;
• подготовку проектов контрактов, договоров, ведение переговоров, организацию приема посетителей и сотрудников;
• выполнение родственных по содержанию обязанностей;
• руководство другими работниками.

Сколько обязанностей из этого списка вы выполняете? Как при этом называется ваша должность? «Секретарь»? «Офис-менеджер»? «Помощник руководителя»?

Если вспомнить о том, что традиционно работа секретаря делится на документное и бездокументное обслуживание и большинство из нас выполняет обязанности из списков для обеих рассмотренных групп («Секретари» и «Административно-управленческий персонал»), то можно сделать вывод о том, что исходя из выполняемых обязанностей, большинство из нас является секретарями-референтами.

Получается, что автор статьи в Википедии был прав. Однако открыв любой из сайтов для поиска вакансий, вы обнаружите, что объявлений с таким названием очень мало.

Что это значит? Почему в классификаторе не отражены такие должности, как «помощник руководителя» или «офис-менеджер»? Почему на практике должности есть, а в классификаторе их нет? Может, он устарел или составители не потрудились разобраться в ситуации на современном рынке труда?

Конечно, данный классификатор несколько консервативен. Но ведь орфографические словари тоже консервативны. Люди по-разному говорят и пишут, но существуют определенные правила, принятая специалистами норма, и грамотные люди ориентируются на нее. Все инструкции, классификаторы и прочие официальные документы, разработанные специалистами, подразумевают существование идеальной организации, где секретарь занимается работой с документами, контроль их исполнения осуществляют инспекторы, а визовая поддержка и работа с делегациями входит в зону ответственности службы протокола.

Не думайте, что так не бывает. Именно так построена работа многих крупных государственных учреждений и корпораций, администраций, заводов. Во-первых, потому что они существуют не один десяток лет и в своей деятельности ориентируются на должностные инструкции и регламенты, разработанные еще в СССР, когда ситуацию «кто в лес, кто по дрова» было сложно представить. Во-вторых, подобное разделение обязанностей во многом связано с секретностью. Например, на заводах, выполняющих военные заказы, у секретарей руководителей нет доступа в Интернет, а мобильные телефоны они оставляют в сейфе на проходной. В такой ситуации сложно осуществлять поиск информации или заказ билетов. Этим занимаются отдельные специалисты, имеющие доступ к Сети.

Кроме того, одно дело, если секретарь в компании, где работает сто человек, «и швец, и жнец, и на дуде игрец», и совсем другое, когда в компании работает несколько тысяч. В этом случае большинство рабочих процессов строго регламентировано и централизовано. За них не может отвечать один специалист, существуют целые отделы.

Кстати

Что касается наличия устаревших на первый взгляд названий (например, «секретарь-машинистка»), то в нашей стране и по сей день существуют организации, в которых некоторые документы печатают только на печатной машинке (ввиду секретности). Кроме того, наличие слова «машинистка» в данном определении чаще всего указывает на большой объем работы, связанный именно с подготовкой документов. В советское время как раз машинистки и выполняли данную работу, а в крупных компаниях с централизованным делопроизводством это сохранилось и по сей день.

Можно ли назвать эту должность, скажем, «оператор ПК»? Конечно, во многих компаниях так и делают. Но зачем, если в массовом сознании за данным понятием уже закрепился определенный список обязанностей? Язык не любит никаких искусственных нововведений. Когда этот термин потеряет свою актуальность, он исчезнет.

Почему же на практике существуют секретари, которые выполняют обязанности и референтов, и инспекторов по контролю за исполнением документов, и даже переводчиков? Потому что теория всегда отличается от практики. Компании, особенно небольшие, стремятся в первую очередь сэкономить, повесив на одного сотрудника массу разнородных обязанностей. Одна моя коллега дала такое определение должности секретаря: «человек, который делает то, что другие работники делать не хотят». Что ж, бывает и такое. Кроме того, как мы уже говорили, расхождение в обязанностях часто связано с невозможностью ввода определенной единицы в штатное расписание, а также непониманием работодателей градаций, существующих внутри профессии.

Сравниваем обязанности

Давайте посмотрим, что работодатель имеет в виду под тем или иным названием. Для этого обратимся к сайтам для поиска работы. Выберем несколько объявлений с названиями: «секретарь», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «офис-менеджер», отберем по три для каждой группы и сравним списки выполняемых обязанностей (повторяющиеся в различных вакансиях обязанности дублировать не будем)[3].

Офис-менеджер

1. Прием и распределение входящих звонков.
2. Делопроизводство, документооборот.
3. Выполнение поручений руководителя.
4. Жизнеобеспечение офиса.
5. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
6. Помощь в планировании рабочего времени руководителя.
7. Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации.
8. Прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч и переговоров.
9. Общение с клиентами в офисе, создание для них дружественной уютной атмосферы. Примечание автора: на менеджере по работе с клиентами данный работодатель решил сэкономить.
10. Прием звонков, поступивших на рекламную линию, и перевод их в нужный отдел.
11. Контроль порядка и чистоты в офисе.
12. Систематизация и классификация документов и информации, доведение их до непосредственных исполнителей. Примечание автора: вроде бы это и есть делопроизводство? Но нет, в данной вакансии оно указано отдельной строкой.
13. Доведение до сведения менеджеров информации, поступающей от клиентов.
14. Выполнение поручений сотрудников офиса по оформлению и передаче им необходимых поручений и информации.
15. Проверка правильности оформления документов в соответствии с установленными требованиями при приеме на работу новых сотрудников. Примечание: Так и знала, кадровика в компании нет!
16. Выполнение копировально-множительных работ.
17. Выписка доверенностей.
18. Ведение табеля учета рабочего времени. Примечание автора: Точно нет кадровика!
19. Взаимодействие с подразделениями компании.
20. Оформление документов и составление отчетов по расходованию средств на хозяйственные нужды.

Секретарь

1. Организация документооборота, ведение деловой переписки.
2. Исполнение поручений руководителя.
3. Подготовка необходимой документации и отчетности.
4. Организация и координация встреч, переговоров, совещаний.
5. Организация служебных командировок (заказ авиа- и железнодорожных билетов, трансферы, бронирование гостиниц и т.п.).
6. Организация приезда партнеров (бронирование гостиниц, трансферы и т.п).
7. Прием и распределение входящих звонков.
8. Обеспечение жизнедеятельности офиса.
9. Выполнение поручений руководства (поиск информации, составление отчетов, общение с поставщиками сырья, часто на английском языке).
10. Обеспечение почтовой и курьерской отправки.
11. Обеспечение внутрикорпоративного документооборота.
12. Почта.
13. Административная поддержка руководителя.
14. Контроль исполнения поручений руководства.
15. Работа с оргтехникой.
16. Подготовка организационно-распорядительных документов.

Секретарь-референт

1. Организация жизнедеятельности офиса.
2. Прием и распределение звонков.
3. Прием посетителей.
4. Организация встреч и переговоров.
5. Организация командировок (заказ и бронирование билетов, гостиниц, такси, визовая поддержка).
6. Ведение деловой переписки.
7. Отправка и получение почты, выдача доверенностей.
8. Делопроизводство.
9. Выполнение поручений руководства.
10. Работа с курьерской службой.
11. Взаимодействие с подразделениями компании.
12. Поддержание в офисе порядка, доброжелательной атмосферы.
13. Обеспечение административной поддержки графика дня директора.
14. Контроль исполнения поручений и согласования документации, инициированной директором.
15. Подготовка организационно-распорядительной документации.

Помощник руководителя

1. Прием входящих/исходящих звонков.
2. Работа с почтой/корреспонденцией, деловая переписка.
3. Анализ информации, сбор данных, отчетность.
4. Коммуникация с руководителями подразделений.
5. Выполнение поручений руководителя в заданные сроки.
6. Мониторинг своевременного выполнения распоряжений/служебных заданий.
7. Сопровождение командировок (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, гостиницы, мероприятия, экскурсии).
8. Организация и сопровождение приема руководством предприятия делегаций, посетителей, организация встреч, переговоров, презентаций.
9. Контроль за расходованием канцтоваров, при необходимости заказ.
10. Оформление, хранение подлинников информационных и организационно-распорядительных документов.
11. Жизнеобеспечение офиса.
12. Делопроизводство, документооборот.
13. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
14. Помощь в планировании рабочего дня руководителя.

Как видите, у специалистов, работающих на этих должностях, очень много сходных обязанностей. Все они занимаются (или принимают участие) жизнеобеспечением офиса, приемом и распределением звонков, организацией документооборота и выполняют поручения руководителя.

Посмотрите на списки обязанностей секретаря, секретаря-референта и помощника руководителя. Они практически идентичны. Разве что в одной из компаний от помощника ждут еще и аналитической работы. Несколько выбивается из ряда позиция офис-менеджера, от которого работодатели ждут исполнения функций инспектора по кадрам и работы. И, пожалуй, он единственный, от кого не ждут помощи руководителю (или это просто не указано в объявлении?). С уверенностью можно сказать, что помощнику руководителя придется помогать руководителю, что не избавляет его от необходимости «жизнеобеспечивать» офис.

Прежде чем делать выводы, давайте обратимся еще к одному параметру: какие требования предъявляют работодатели к специалистам указанных должностей (Таблица 2).

Таблица 2

Требования, предъявляемые работодателем к офис-менеджеру, секретарю, секретарю-референту, помощнику руководителя

Что ж, приятной внешности и высшего образования от офис-менеджера случайно выбранные нами работодатели не требуют. На наш взгляд, они не видят особых различий между секретарем и офис-менеджером. Требования к остальным трем позициям, как и выполняемые обязанности, практически идентичны. Только от помощника руководителя хотят опыта работы личным помощником, при этом не забывая об умении работать в коллективе (ни для кого не секрет, что многие помощники имеют тенденцию отрываться от коллектива – специфика работы того требует).

Конечно, на собеседовании окажется, что половину обязанностей просто «забыли» написать, и откуда-то появятся еще два десятка требований к кандидату. Но в целом тенденция понятна: работодатель видит офис-менеджером человека, который будет заботиться об офисе, всех сотрудниках да еще и о клиентах. А вот между секретарем, секретарем-референтом и помощником руководителя особой разницы не наблюдается.

То есть теория и в этот раз разошлась с практикой. Нам понятно, что секретарь должен осуществлять, скажем так, технический функционал (работа с документами и т.д.), а помощник руководителя или референт – выполнять более сложные функции (писать деловые письма, составлять аналитические обзоры и т.д.). Мне известна только одна компания, в которой обязанности распределены подобным образом. Но она из разряда идеальных. На практике такое деление скорее исключение, чем правило.

Подозреваю, что в большинстве случаев работодатели просто желают сэкономить, взяв на работу специалиста, который совмещает несколько функций. Кроме того, вводить дополнительные единицы в штатное расписание – та еще морока.

Почему же самое распространенное название для этой группы административных позиций именно «секретарь»? Во-первых, потому что оно давно у всех на слуху. Во-вторых, теоретически помощник руководителя может отказать в помощи сотрудникам отдела, а секретарю деваться некуда. В третьих, далеко не все знают, кто этот загадочный «референт», поэтому лучше не создавать лишних сложностей с терминологией.

Очевидно, что негласно принятое деление, которое ставит помощников руководителя выше, чем секретарей или секретарей-референтов, является, по сути, формальностью. Без сомнения, «ассистент директора» звучит солиднее, чем «секретарь директора». В этом, пожалуй, и вся разница. Работодателя больше интересуют ваши личные качества и опыт работы, чем то, какая запись стоит в вашей трудовой книжке. Конечно, с неразберихой в должностях мы так и не закончили. Однако тем, кто переживает по поводу того, что при всем многообразии выполняемых обязанностей его должность называется «секретарь», советуем отбросить все комплексы и на вопрос, кем работаете, гордо отвечать: «Секретарем».

[1]В оригинальной таблице нет порядковых номеров, здесь они введены для удобства.

[2]http://www.etks.info/okz/group-4115.html.

[3]Мы не меняли формулировки, но позволили себе внести коррективы в орфографию и пунктуацию авторов объявлений.

М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

6 мифов о секретарях — Work.ua

Секретарь — в буквальном смысле правая рука шефа, без которой он чувствует себя, в определенном смысле, беспомощным. Ведь только секретарь точно знает, где что лежит, когда и на какую встречу сегодня нужно ехать и кто когда звонил.

Говорят, что хороший секретарь ценится на вес золота. Это утверждение верно, с одной только поправкой: хороший секретарь ценится на вес золота. Это сотрудник, который приходит раньше шефа, уходит с работы позже него, осведомлен о том, какие процессы (в том числе и скрытые) проходят в коллективе, и умеет ими руководить. Хороший секретарь прекрасно изучил характер и все привычки руководителя. И если он вам говорит, что сегодня к «самому» лучше «не соваться», значит, так оно и есть. Хороший секретарь знает, когда нужно сказать свое веское слово, а в каких случаях стоит промолчать, как правильно (согласно деловому этикету) принять гостей и многое-многое другое.

Тем не менее, в отношении этой профессии существует немало мифов, которые, скажем так, несколько преуменьшают ее значение и престиж.

Миф 1. Секретарю не требуется большого ума и способностей. То есть им может стать каждый.

На самом деле. Да, действительно, чтобы работать секретарем, не обязательно иметь высшее образование, иногда достаточно окончить специализированные курсы или получить диплом об окончании колледжа, техникума, где преподают делопроизводство. Однако психологи утверждают, что ум человека — не только всем известный показатель IQ, но и так называемым «эмоциональный интеллект». Этот термин не так давно ввел один американский ученый, специализирующийся в области психологии. Под термином подразумевается умение личности тонко чувствовать и правильно реагировать на поведение окружающих. Другими словами, таких индивидов можно поэтически назвать «знатоками душ человеческих» или «мудрецами в науке жизни». Чтобы прекрасно разбираться в этой науке, вовсе не обязательно иметь кучу дипломов о высших образованиях, нужно просто уметь наблюдать. Удается это далеко не каждому, иногда умнейшие и не единожды «дипломированные» люди в обыденной жизни и в плане построения отношений с окружающими оказываются, мягко говоря, не на высоте.

Хороший секретарь имеет очень высокий уровень «эмоционального интеллекта», она прекрасно разбирается в людях, весьма тактична и ответственна. Согласитесь, при всем желании такого человека «неумным» назвать нельзя.

Миф 2. Секретарь — это высокая длинноногая блондинка. Ее основная задача — быть украшением офиса.

На самом деле. Этот расхожий миф, скорее всего, был придуман любителями пикантных анекдотов. На самом деле красота (согласно общепринятых канонов) не важна. Для занятия вакансии вполне достаточно иметь обыкновенную приятную наружность, поскольку существуют еще такие понятие как «чувство стиля» и «наличие вкуса». Хороший секретарь имеет и то и другое, поэтому она — образец элегантности, «деловое» лицо компании, поэтому, действительно, в некоторой степени, служит украшением офиса. Именно стиль одежды секретаря, ее поведение, умение грамотно изъясняется, действовать в соответствии с элементарными правилами этикета формирует первое впечатление о компании, а деловые партнеры уже на подсознательном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело. Руководитель, заботящийся о престиже, никогда не посадит в приемную красивую, но абсолютно непрофессиональную даму, не умеющую организовать работу шефа и офиса, потому что именно это — одна из главных обязанностей секретаря.

Миф 3. Секретарь — очень легкая профессия. В ее обязанности входит всего лишь варить кофе, подавать документы на подпись руководителю и отвечать на телефонные звонки.

На самом деле. Начнем с того, что секретарь — это прежде всего эмоционально выматывающая работа. Даже если дел у секретаря не так много (хотя такое случается крайне редко, частенько ее «нагружают» функциями офис-менеджера, «кадровика» и т. д), на нее возлагается «священная» обязанность «лелеять» шефа. А у боса может быть, например, плохое настроение, и первой под «горячую» руку попадает именно секретарь, принимающая на себя основной удар начальственного гнева. К тому же хороший секретарь, как уже отмечалось выше, должен улавливать малейшие оттенки настроения шефа и желательно предотвращать возможную «бурю». Кто-то не согласится с подобной постановкой вопроса. Действительно, вряд ли в служебной инструкции вы найдете соответствующую запись. Но дело в том, что от умения «держать удар» зависит, в первую очередь, уровень взаимодействия самого секретаря с руководителем. Шеф изначально, по своему положению, находится выше, поэтому «ключик» к его поведению придется подбирать именно подчиненному, а не наоборот.

Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык и с коллективом, налаживая со всеми ровные, деловые отношения, ни в коем случае никого не выделяя. Почему? Потому что секретарь — это своего рода связующее звено между директоратом и коллективом, его отношение к кому-либо, приязненное или нет, будет отождествляться с отношением руководства к этому сотруднику. Поэтому секретарю не рекомендуется «заводить» дружбу или враждовать с кем-либо на работе.

Помимо этой тонкой психологической работы, отнимающей, кстати, достаточно много эмоциональных ресурсов, в обязанности секретаря входит планирование рабочего дня шефа, ведение деловой переписки, ответы на телефонные звонки, прием гостей, контроль работы приемной или даже всего офиса. А еще секретарь должен быть всегда корректным, выдержанным, предельно тактичным. В больших компаниях в приемной работает по два-три секретаря, поскольку один сотрудник не может справиться с большим объемом работы просто физически.

Миф 4. Секретарь — профессия не престижная. Это кто-то вроде «девочки» для исполнения поручений, никакого решающего значения фигура секретаря в компании не имеет, принятие важных решений от нее не зависит.

На самом деле. Если говорить прямо, то хороший секретарь, успевший завоевать авторитет у коллектива и по достоинству оцененный начальством, — это «серый кардинал», который незримо, но существенно влияет на работу компании. Частенько именно она является последней, (и утверждающей) инстанцией, к которой за советом обращается руководитель. Потому что секретарь порой обо всем и обо всех осведомлен гораздо лучше, чем шеф и его заместители, и может дать правильный, выверенный совет. От секретаря, например, зависит, сможете ли вы вовремя попасть к шефу, насколько быстро будут подписаны ваши документы и т.д., хотя профессионал никогда не будет использовать свое служебное положение во вред кому-либо, мы уже это отмечали. Более того, именно секретарь задает тон рабочего дня, ведь руководству всегда приятно утром увидеть, что кабинет полностью готов к очередному трудовому дню, а на столе аккуратными стопочками лежат свежие газеты, все необходимые сводки, справки, аналитическая информация и т.д.

Миф 5. Секретари лишены возможности карьерного роста. Эта профессия не предполагает повышения в должности.

На самом деле. Миф верен отчасти. Действительно, хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя, образно говоря, на привязи, потому что это и правая рука, и первый помощник. Шеф постарается деликатно пропускать мимо ушей все намеки своего секретаря о том, что она уже давно «переросла» свою должность и может заниматься чем-то более значимым, например, возглавлять какой-либо отдел компании. Вопрос в том, кто заменит «повышенного» секретаря, поскольку его продвижение по карьерной лестнице может напрямую сказаться на рабочем комфорте шефа, который уже привык, что его с полуслова и полувзгляда понимают, стойко переносят любое настроение. И вообще, шеф точно знает, что на своего секретаря можно положиться в любых обстоятельствах. Где и когда еще он сможет найти такого специалиста. Как видим, профессионализм и преданность могут сыграть с секретарем «злую шутку». С другой стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного продвижения в границах той же компании.

Миф 6. Секретарь — сугубо женская профессия. Мужчины не занимают подобные должности.

На самом деле. Действительно, секретарями работают в основном женщины. Объяснить это можно тем, что в эмоциональном плане дамы более гибки, им легче подстроится под настроение и характер шефа, уладить какие-либо конфликты, где-то промолчать и т.д. К тому же женщины умеют сделать более комфортным кабинет и придать уютно-деловой стиль офису, что немаловажно и для работы компании и для «произведения» впечатления на посетителей. Мужчины тоже вполне способны справиться с работой секретаря, тем более, что многие крупные фирмы, точнее их боссы, предпочитают брать на эту должность именно представителей сильной половины человечества, даже переименовав ее на «помощник руководителя».

Источник: ladyjob.com.ua

Щоб залишити коментар, потрібно увійти.

референт — это… Что такое Секретарь-референт?

Секретарь-референт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Список обязанностей

• Прием телефонных звонков, поступающих руководителю
• Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация
• Планирование и подготовка приема посетителей
• Помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда — заказ гостиниц и авиабилетов
• Участие в подготовке деловых переговоров
• Заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда — обеспечение руководителя продуктами

По данным рекрутинговой компании MarksMan, секретарь — это одна из тех должностей, которые связаны с большим количеством переработок и работы вне рабочего времени. Секретари-референты, а также водители и работники некоторых других специальностей вынуждены приспосабливаться к рабочему графику своего начальства и большинство своего времени находиться в состоянии готовности^[1].

История

Слово секретарь происходит от латинского слова секрет. В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Первоначально они были мужчинами. При царских особах секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть^[2], что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь (статс-секретарь).

Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать женское лицо и к концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей-референтов.

Образ секретаря в коллективном сознании

Должностные обязанности секретаря часто ассоциируются с умением варить кофе и печатать на печатной машинке (персональном компьютере)^[3] или отвечать на телефонные звонки.

В фильмах и анекдотах особенно подчеркиваются сексуальные отношения («интим») секретарши и начальника^[4][5]. Нельзя считать это только мифом, поскольку Фёдор Достоевский женился именно на своей секретарше («стенографистке») Анне Сниткиной, также широкую огласку получили отношения Билла Клинтона с Моникой Левински.

Cекретарь в США

Отчасти это вызвано тем, что при приеме на работу одним из непременных ее качеств считается «приятная внешность»^[6]. Отсюда костюм секретарши иногда подразумевает миниюбку^[7]. Другим атрибутом секретаря считается блузка с воротником, переходящим в шарфик или бантик^[8].

Примечания

См. также

Должностная инструкция секретаря | Должностные обязанности секретаря, образец должностной инструкции секретаря — Rabota.ru

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

Скачать в .doc

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ________________

«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.

1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).

1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:

— законодательными актами РФ;

— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

— приказами и распоряжениями руководства;

— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.

2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.

2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

К списку должностных инструкций

 

Секретарь | Реальность и мифы

Секретарь

— офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных разговоров (регистратор) до помощника менеджера (личный секретарь).

Современный секретарь обычно требует навыков работы с персональным компьютером, знания иностранных языков, коммуникативных навыков, культуры общения, пунктуальности и аккуратности.

Для работы секретарем не обязательно иметь специальные знания, умения, у него может работать любой человек.

Не совсем так. Чтобы работать секретарем, не обязательно окончить университет, достаточно пройти профильные курсы. Курсы секретарей охватывают не так уж и мало: изучение делового общения, этики, скорочтения, практической психологии, делопроизводства, курсы набора текста, стенографии, получение умения обращаться с оргтехникой, мини-АТС, навыки работы в 1С. Кроме того, психологи указывают на важность таких качеств, как: способность человека тонко чувствовать других и адекватно реагировать на их поведение, устойчивость к стрессам.Психологи называют этот набор качеств «эмоциональным интеллектом». Это не то, что делают все, этому не учат в университете, это не зависит от интеллектуального интеллекта человека.

Секретарь должна быть высокой, длинноногой красавицей.

Его задача — украсить офис. Не совсем так. Довольно приятный внешний вид. Поскольку секретарь — это деловой человек фирмы. Поэтому обязательно должно иметь чувство стиля, наличие хорошего вкуса.Именно умение красиво одеваться, грамотно говорить, вести себя в обществе в соответствии с элементарными правилами делового этикета формирует первое впечатление клиентов о компании. Деловые партнеры, изначально общаясь с секретарем, интуитивно решают, будут они иметь дело с этой фирмой или нет. Глава бизнес-структуры, который заботится, прежде всего, о престиже своей компании, никогда не посадит в приемную красивую, но некомпетентную девушку. Желательно организовать работу начальника и кабинета — одна из многих обязанностей секретаря.

Работать секретарем несложно.

Вам просто нужно отвечать на звонки, варить кофе, подписывать документы. Нет, это не так. Представители этой профессии часто сталкиваются с репроцессингом, постоянной перестройкой своего графика в соответствии с графиком начальника. Работа секретаря часто утомляет эмоционально. Когда дел мало, что бывает очень редко, они часто перегружены дополнительной работой, например, функциями офис-менеджера и т. Д. А если у начальника плохое настроение, то первым под горячую руку попадает секретарь. ,Кроме того, хороший секретарь — это миротворец компании, он способен предотвратить возможную «бурю». Конечно, в сервисном руководстве этого нет. Но умение «держать удар» зависит от степени взаимоотношений секретаря и руководителя. Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык с командой, поддерживать ровные, деловые отношения со всеми сотрудниками, никого не выделяя. Помимо этой умелой психологической работы, секретарь отвечает за ведение деловой переписки, планирование рабочего дня начальника, ответы на все виды звонков, прием деловых партнеров, наблюдение за работой рецепции, а иногда и всего офиса.

Секретарь «девушка на побегушках» для исполнения «желаний» компании, решающей фигурой секретаря в компании не имеет.

Не совсем так. Секретарь, сумевший завоевать авторитет у коллектива и шеф-повара, незримо становится своеобразным «серым кардиналом», но может существенно влиять на работу компании в целом. Часто руководитель обращается за советом к секретарю, и именно от референта зависит окончательное решение повара. Часто он лучше осведомлен о делах фирмы, чем руководитель и его заместители, и может своевременно дать правильный, взвешенный совет.Секретарь задает тон на каждый рабочий день, косвенно влияет на менеджера. Например, хорошо организованное рабочее место, своевременно информированное необходимой информацией, облегчает работу начальнику.

Секретарь не имеет возможности карьерного роста.

Профессия не предполагает продвижения по службе. Отчасти так. Хороший секретарь будет держать голову возле себя. Начальник будет всячески игнорировать просьбы судьи о повышении по службе, если он уверен в своем сотруднике и знает, что на него можно положиться при любых обстоятельствах.Так что профессионализм и целеустремленность могут сыграть с сотрудником «злую шутку». С другой стороны, эти качества могут стать основой для карьерного роста. Дежурный секретарь должен участвовать во всех процессах на фирме, а это очень важно приобретенный жизненный опыт и прекрасный старт в будущем. Известно много примеров, когда после работы секретарем люди становились бизнесменами, высокопоставленными чиновниками, топ-менеджерами. К тому же квалифицированный секретарь в наши дни может неплохо заработать, на уровне крупного топ-менеджера.

Секретарь — женская профессия.

Мужчины не работают на аналогичных должностях. Женщины в основном работают секретарями. Объясняется это тем, что в эмоциональном плане женщины более гибкие, легче подстраиваются под настроение, привычки, характер начальника, улаживают конфликты и т. Д. Однако мужчины также способны справиться с обязанностями секретаря. Многие крупные фирмы отдают предпочтение представителям сильного пола, переименовав должность с «секретаря» в «помощник менеджера».

Профессия секретаря — одна из самых востребованных на рынке труда.

Да, это так. Любая компания просто жизненно необходима человеку, который будет следить за всей документацией, встречать клиентов, подавать кофе, защищать кабинет начальника от нежелательных посетителей. Кроме того, это была «визитная карточка» фирмы.

Любая секретарша — любовница лидера, у которого она работает.

Это устоявшийся миф. В этом уверен каждый, кроме босса и секретаря. Профессионал отличается тем, что если он не хочет таких отношений, то этого не произойдет.Хотя официальные романы — не такая уж редкость. Так сложилось, что начальник и секретарь много времени проводят вместе на работе, проходят все сложности бизнеса, поэтому между ними часто возникают неформальные отношения. Но существующую дистанцию ​​между начальником и секретарем в интересах фирмы лучше не сокращать.

Секретарша должна постоянно улыбаться.

Да, это так. В конце концов, никто не хочет видеть грустного, агрессивного или застенчивого работника.Должность секретаря обязывает относиться ко всем, кто появляется на пороге шефа, ласково, с улыбкой, вежливо выгнать не желаемое начальнику посетителей. Есть даже специальные тренинги, которые учат улыбаться, когда это необходимо.

,

Обязанности секретаря

Обязанности секретаря — что мы о них знаем? Иногда человек, который хочет стать секретарем, не имеет четкого представления о том, что включает в себя эта работа и какие обязанности ожидаются от хорошего и полезного секретаря. Здесь у нас есть хороший пост, который объяснит вам, что значит занимать этот пост в компании и что вам нужно делать.

Изображение: pixabay.com
Источник: UGC

Работа секретарем — отличное начало карьеры.Если вы планируете работать в больших компаниях, опыт работы секретарем вам очень поможет. Прочтите этот пост и узнайте о преимуществах и проблемах этой работы.

Кто такой секретарь и каковы его обязанности?

История этой профессии восходит к Древнему Риму, где у богатых горожан был особенный человек. Этот человек назывался секретарем и имел ряд конкретных обязанностей. Одна из основных функций такого человека — давать советы богатому хозяину и всегда хранить в секрете все, что хозяин сказал, сделал или намеревался сделать.Позже средневековые европейцы поняли роль, значение и ценность этой профессии и начали широко ее внедрять.

Изображение: pexels.com
Источник: UGC

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ : Кто такая медсестра: типы, роли и обязанности

Сегодня секретарши — это не просто одни из многочисленных сотрудников компании. Секретарь — это лицо компании. Внимание, порядочность, трудолюбие и доброжелательное отношение — необходимые качества секретаря высокого класса. Они помогают профессионалу эффективно общаться с людьми и формировать положительный имидж компании.

Хороший профессионал, выполняющий эту работу, должен обладать безупречными коммуникативными навыками, чтобы выражать свое мнение ясно, кратко и логично. Иногда секретари участвуют в переговорах как участники переговорных сторон. Присутствие и участие в переговорах требует особых навыков, и замечательно, если у секретаря они есть сразу при приеме на работу. Такой сотрудник — ценный член компании.

Чем должен заниматься секретарь: обязанности в среднем

Изображение: pixabay.com
Источник: UGC

В зависимости от специфики каждой отдельной компании обязанности секретаря могут различаться. Но в большинстве случаев они такие:

• Управление документами. Это секретарь, который контролирует правильность всех официальных документов, которые затем подписываются начальником. Это секретарь, который систематизирует все необходимые документы, время от времени их пересматривает, часть отправляет в архив компании, а остальные уничтожает.
• Создание рабочего плана начальника. Эта обязанность включает в себя организацию встреч, организацию брифингов и советов, а также других мероприятий, которые подразумевают участие многих сотрудников, начальника, а иногда и гостей или высшего руководства (в случае, если компания является филиалом более крупной структуры) ,
• Прием телефонных звонков, писем, электронных писем на адрес начальника. Кроме того, секретарь — это тот, кто контролирует и правильно форматирует все исходящие документы и письма.
• Контроль за своевременным выполнением поручений и задач начальника другими сотрудниками компании. В случае возникновения определенного нарушения в этой области секретарь принимает необходимые меры, чтобы заставить сотрудников выполнять свои обязанности и выполнять свои задания с большей ответственностью, усердием и преданностью.

Изображение: pexels.com
Источник: UGC

• Документальное оформление приема на работу или увольнения сотрудников. Все эти документы должны быть в полном порядке, как и документы сотрудников, подтверждающие их трудоустройство.
• Обязательно держите в тайне всю коммерческую информацию. Поскольку секретарь занимается всеми письмами, звонками, электронными письмами и другими источниками конфиденциальной информации, этот человек должен быть очень ответственным и заслуживающим доверия.
• Неформальная часть работы секретаря заключается в хорошем внешнем виде и хороших манерах. Являясь лицом компании, секретарь всегда должен выглядеть опрятно и свежо, иметь здоровую внешность, приятную улыбку, доброжелательные манеры и сообразительный ум.Хорошо, если секретарь владеет одним или несколькими иностранными языками, ведь среди гостей компании могут быть иностранцы.

Организация работы секретаря

Изображение: pexels.com
Источник: UGC

У секретаря множество обязанностей, поэтому необходимо максимально эффективно и комфортно организовать рабочее место и пространство. Место, где работает секретарь, всегда должно быть аккуратным и чистым, потому что это помогает гостям сформировать свое мнение о компании в целом.Вот почему так важно уделять много внимания тому, как секретарь выглядит, и месту, где он работает.

Кроме того, для работы с бумагами в офисе требуется множество различных канцелярских товаров и бытовой техники, например, ноутбук, планшет, хороший телефон с множеством полезных функций и т. Д. Также важно позаботиться о рабочем месте начальника и вовремя снабдить его всеми необходимыми инструментами и приспособлениями. Обидно, если нужно подписать важный контракт, а под рукой нет ручки, правда?

В обязанности секретаря входит и эта часть: обеспечить начальника всем, что может понадобиться в любой момент.

Список обязанностей и требований к секретарю, помогающему начальнику.

Изображение: pexels.com
Источник: UGC

Секретари помогают менеджерам на разных уровнях. Самые высокие зарплаты у тех, кто работает в компании на высшем уровне, но круг их обязанностей несколько шире. Эти обязанности предполагают большую ответственность и упорный труд. Вот описание таких обязанностей, чтобы вы знали.

• Основная обязанность такого секретаря — информационная и административная помощь.Проще говоря, секретарю нужно знать все обо всем, а также планировать и организовывать все мероприятия с учетом графика начальника.
• Такой секретарь напрямую общается с деловыми партнерами начальника, устраивает встречи и переговоры. Все это означает владение иностранными языками, отличное знание бизнес-этикета, а также национальных особенностей бизнес-этикета в разных странах.
• Секретарь такого ранга должен иметь безупречный вид.Если иной подход не является определенной политикой компании, классический формальный стиль будет лучшим выбором. Прекрасно сидящий деловой костюм, туфли классической формы (на среднем каблуке для секретаршей) и гладкая прическа. Женщинам также следует уделять внимание своему макияжу (без ярких цветов и толстых слоев) и украшениям (чем меньше предметов, тем лучше).

Изображение: pexels.com
Источник: UGC

• Иногда секретари становятся частью жизни своего начальника.Нередко начальник просит секретаря не только составить расписание или организовать встречу, но и забрать белье в химчистке. Если вы не хотите делать подобные вещи, спросите о возможности таких задач в момент собеседования для приема на работу. Это нормально, если ты не хочешь ничего делать, кроме своих рабочих задач.
• Если вы хотите стать секретарем, помните, что это непростая работа. Вам могут быть приказаны сопровождать своего начальника в деловых поездках, организовывать эти командировки, бронировать авиабилеты и нести ответственность за их комфорт, общаться с деловыми партнерами, не сообщая им коммерческую информацию о вашей компании, но проявляя крайнюю вежливость и уважительное отношение.Все это может быть довольно сложно.

Изображение: pixabay.com
Источник: UGC

Однако, если вы теперь знаете роль секретаря в большой компании, но вас все равно ничего не пугает, вы можете стать отличным помощником для своего начальника. Во-первых, если вы еще не прошли его, вам необходимо пройти специальный тренинг, который позволит вам узнать все правила работы с документами, их составления и так далее.

Затем, получив сертификат, вы можете начать поиск подходящего предложения работы на рынке.Тем не менее, вы должны помнить, что конкуренция в этой сфере довольно высока и вам нужно будет показать очень высокое профессиональное мастерство, чтобы быть выбранным среди других кандидатов.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ : Каковы обязанности ВМС Нигерии

.

Секретарь Карьера Информация — IResearchNet

Секретари, также называемые помощниками по административным вопросам, выполняют широкий спектр работ, которые сильно различаются от бизнеса к бизнесу. Однако большинство секретарей вводят документы, управляют записями и информацией, отвечают на телефонные звонки, обрабатывают корреспонденцию, назначают встречи, организуют поездки и сортируют почту. Количество времени, которое секретари тратят на выполнение этих обязанностей, зависит от размера и типа офиса, а также от их собственного профессионального образования.В США работает около 4,1 миллиона секретарей.

История карьеры секретаря

Сегодня, как и раньше, секретари играют важную роль в поддержании открытых линий связи. До появления телефонов сообщения передавались вручную, часто от секретаря одной стороны секретарю принимающей стороны. Их надежность ценилась, потому что жизни многих людей часто зависели от определенных коммуникаций.

Секретари в древнем мире разработали методы ведения сокращенных заметок, чтобы улавливать как можно больше слов своих работодателей. В Англии XVI века были разработаны современные предшественники методов стенографии, которые мы знаем сегодня. В 19 веке Исаак Питман и Джон Роберт Грегг разработали системы стенографии, которые до сих пор используются в офисах и залах судебных заседаний в Соединенных Штатах.

Оборудование, используемое секретарями в своей работе, за последние годы сильно изменилось.Практически каждый офис так или иначе автоматизирован. Знакомство с такими машинами, как коммутаторы, диктофоны, копировальные аппараты, факсы и персональные компьютеры, стало неотъемлемой частью повседневной работы секретаря.

Работа секретарей

Секретари выполняют различные административные и канцелярские обязанности. Цель всей их деятельности — помогать своим работодателям в выполнении их работы и помогать своим компаниям вести бизнес эффективно и профессионально.

Работа секретарей

включает обработку и передачу информации сотрудникам офиса и другим организациям. Они управляют офисной техникой и организуют ее ремонт или обслуживание. Эти машины включают компьютеры, пишущие машинки, диктофоны, копировальные аппараты, коммутаторы и факсы. Секретари также заказывают канцелярские товары и выполняют обычные обязанности, такие как ответ на телефонные звонки, сортировка почты, управление файлами, диктовка, а также составление и ввод писем.

В некоторых офисах есть текстовые редакторы, которые обрабатывают весь набор текста фирмы.В такой ситуации административные секретари берут на себя все секретарские обязанности, кроме набора текста и диктовки. Такой порядок дает им возможность отвечать на корреспонденцию, готовить отчеты, проводить исследования и представлять результаты своим работодателям, а также иным образом помогать профессиональному персоналу. Часто эти секретари работают в группах по три или четыре человека, так что они могут помочь друг другу, если у одного секретаря рабочая нагрузка больше, чем обычно.

Во многих офисах секретари назначают встречи для руководителей компаний и следят за рабочим графиком.Они организуют поездки для профессиональных сотрудников или клиентов, а иногда их просят путешествовать с сотрудниками в командировки. Другие секретари могут управлять офисом, пока их руководители уезжают в отпуск или в командировки.

Секретари ведут протоколы на собраниях, составляют отчеты, а также составляют и печатают письма. По мере изучения бизнеса они часто обнаруживают, что их обязанности возрастают. Некоторые отвечают за поиск докладчиков для конференций, планирование приемов и организацию программ по связям с общественностью.Некоторые пишут копии брошюр или статей до того, как договариваются о печати или микрофильмировании, или они могут использовать программное обеспечение для настольных издательских систем для создания документов. Они приветствуют клиентов и направляют их в нужные офисы, и они часто контролируют и обучают других сотрудников и новых секретарей, особенно в использовании компьютерных программ.

Некоторые секретари выполняют очень специализированную работу. Юридические секретари готовят юридические документы, включая завещания, ипотеки, контракты, документы, ходатайства, жалобы и повестки.Они работают под прямым наблюдением адвоката или помощника юриста. Они помогают в юридических исследованиях, просматривая юридические журналы и составляя брифинги для своих работодателей. Они должны выучить весь специализированный словарный запас, который используется в юридических бумагах и других документах.

Медицинские секретари берут истории болезни пациентов; назначать встречи; составлять и отправлять счета пациентам; отслеживать и собирать счета; оформить страховой биллинг; вести медицинские карты; и вести переписку с пациентами, больницами и ассоциациями.Они помогают врачам или ученым-медикам писать статьи, отчеты, выступления и материалы конференций. Некоторые медицинские секретари несут ответственность за заказ медицинских принадлежностей. Им также необходимо выучить целый специализированный словарь медицинских терминов и быть знакомыми с лабораторными или больничными процедурами.

Технические секретари работают с инженерами и учеными, готовят отчеты и документы, которые часто включают графики и математические уравнения, которые трудно отформатировать на бумаге.Секретари поддерживают техническую библиотеку и помогают с научными статьями, собирая и редактируя материалы.

Социальные секретари, часто называемые личными секретарями, организуют всю общественную деятельность своего работодателя. Они занимаются как частными, так и бизнес-социальными делами и могут планировать вечеринки, рассылать приглашения или писать речи для своих работодателей. Социальных секретарей часто нанимают знаменитости или руководители высокого уровня, которым необходимо вести загруженный социальный календарь.

Многие ассоциации, клубы и некоммерческие организации имеют секретарей по членству, которые составляют и рассылают информационные бюллетени или рекламные материалы, сохраняя при этом списки членов, записи о взносах и каталоги.В зависимости от типа клуба, секретарь может быть тем, кто раздает информацию потенциальным членам и информирует текущих членов и связанные организации о предстоящих событиях.

Секретари по образованию работают в начальных или средних школах или в университетских городках. Они берут на себя все канцелярские обязанности в школе. В их обязанности может входить подготовка бюллетеней и отчетов для учителей, родителей или учащихся, отслеживание бюджетов на школьные принадлежности или мероприятия учащихся, а также ведение школьного календаря мероприятий.В зависимости от должности они могут работать на школьных администраторов, директоров или группы учителей или профессоров. Другие секретари по образованию работают в административных офисах, государственных отделах образования или сервисных отделах.

Требования к карьере секретаря

Средняя школа

Для входа в это поле вам понадобится как минимум аттестат средней школы. Чтобы подготовиться к карьере секретаря, пройдите в среднюю школу курсы бизнеса, английского языка и речи. Также будут полезны курсы клавиатуры и информатики.

Послесреднее образование

Чтобы преуспеть в качестве секретаря, вам потребуются хорошие офисные навыки, включая быстрое и точное владение клавиатурой, а также хорошее правописание и грамматику. Вам должно понравиться обращение с деталями. Некоторые должности требуют набора минимального количества слов в минуту, а также навыков стенографии. Знание текстовых редакторов, электронных таблиц и управления базами данных очень важно, и большинство работодателей требует их. Некоторые из этих навыков можно получить на курсах бизнес-образования, которые преподаются в профессиональных школах и школах бизнеса.Специальные программы подготовки доступны для студентов, которые хотят стать медицинскими или юридическими секретарями или помощниками по административным технологиям.

Сертификация или лицензирование

Квалификация для присвоения статуса сертифицированного профессионального секретаря (CPS) или сертифицированного административного специалиста (CAP) все чаще признается в бизнесе и промышленности как фактор, способствующий продвижению в качестве секретаря высшего уровня. Международная ассоциация административных специалистов дает экзамены, необходимые для получения этих сертификатов.Секретари с ограниченным опытом могут стать аккредитованными юридическими секретарями (ALS), получив сертификат Сертификационного совета Национальной ассоциации юридических секретарей. Лица, имеющие не менее трех лет опыта работы в юридической сфере, могут быть сертифицированы в качестве профессионального юридического секретаря (PLS) от этой же организации. Legal Secretaries International предлагает назначение сертифицированного специалиста по юридическим секретарям (CLSS) в таких областях, как коммерческое право, завещание, уголовное право и гражданские споры, тем, кто имеет не менее пяти лет опыта работы в области права и успешно сдал экзамен.

Прочие требования

В этой сфере важны личные качества. Как секретарь, вы часто будете первым сотрудником, которого встретят клиенты, поэтому вы должны быть дружелюбными, уравновешенными и профессионально одетыми. Поскольку вы должны работать в тесном сотрудничестве с другими, вы должны быть представительными и тактичными. Также важны осмотрительность, здравый смысл, организационные способности и инициатива. Эти качества не только помогут вам получить работу, но и помогут продвинуться по карьерной лестнице.

Некоторые работодатели поощряют своих секретарей проходить курсы повышения квалификации и обучаться использованию любого нового оборудования в офисе. Требования сильно различаются от компании к компании.

Изучение карьеры секретаря

Консультанты средней школы могут провести тесты на интерес и способности, чтобы помочь вам оценить вашу пригодность для карьеры секретаря. Местные бизнес-школы часто приветствуют посетителей и иногда предлагают курсы, которые можно пройти вместе с бизнес-курсами средней школы.Программы рабочего обучения также предоставят вам возможность поработать в деловой обстановке, чтобы получить представление о работе, выполняемой секретарями.

Подработка или летняя работа в качестве регистраторов, файловых клерков и офисных клерков часто доступна в различных офисах. Эти рабочие места — лучший показатель удовлетворенности в будущем секретарским делом. Вы можете найти работу на неполный рабочий день, если владеете компьютером. Совместные образовательные программы, организуемые в школах, и «соблазнение» через агентство также являются ценными способами приобретения опыта.В общем, любая работа по обучению базовым офисным навыкам полезна.

Работодатели

В Соединенных Штатах работает 4,1 миллиона секретарей, что делает эту профессию одной из самых крупных в стране. Из этого общего числа 272 000 человек работают секретарями по юридическим вопросам и 373 000 работают в качестве медицинских секретарей. Секретари работают практически во всех отраслях промышленности. От здравоохранения, банковского дела, финансовых услуг и недвижимости до строительства, производства, транспорта, связи, розничной и оптовой торговли.Большое количество секретарей наняты федеральными, государственными и местными органами власти.

Начало работы

Большинство людей, ищущих работу секретарями, находят работу через газеты «Хочу объявления» или обращаясь непосредственно в местные компании. И частные службы занятости, и государственные службы занятости нанимают секретарей, а бизнес-школы помогают своим выпускникам найти подходящую работу. Агентства временной помощи также являются отличным способом найти работу, некоторые из которых могут превратиться в постоянную.

Продвижение

Секретари часто начинают с оказания помощи исполнительным секретарям и продвигаются вверх, изучая, как работает их бизнес. Первоначальное продвижение по службе с должности секретаря обычно осуществляется до таких должностей, как супервайзер, офис-менеджер или помощник по административным вопросам. В зависимости от других личных качеств, курсы в колледже по бизнесу, бухгалтерскому учету или маркетингу могут помочь амбициозному секретарю попасть в руководство среднего и высшего звена. Обучение работе с компьютером также может привести к продвижению по службе.Например, секретари, которые станут специалистами в области обработки текстов, могут получить работу инструкторов или торговых представителей производителей программного обеспечения.

Многие секретари по правовым вопросам, получив дополнительную подготовку и получив образование, становятся помощниками юристов. Секретари в области медицины могут продвигаться в области радиологических и хирургических записей или медицинской транскрипции.

Прибыль

Заработная плата секретарей сильно различается в зависимости от региона; тип бизнеса; а также навыки, опыт и уровень ответственности секретаря.По данным Министерства труда США, секретари (за исключением юридических, медицинских и исполнительных) зарабатывали в среднем 26 110 долларов в год в 2004 году. Медицинские секретари получали в среднем 26 540 долларов и варьировались от менее 19 140 долларов до 39 140 долларов в год в 2004 году. Юридические секретари зарабатывали в среднем 36 720 долларов в 2004 году. Заработная плата юридических секретарей варьировалась от 23 270 до более чем 56 590 долларов в год. Ранг адвоката в фирме также повлияет на заработок юридического секретаря; секретари, работающие на партнера, будут получать более высокую зарплату, чем те, кто работает на партнера.Средняя заработная плата исполнительных секретарей и исполнительных административных помощников составляла в 2004 году 34 970 долларов США, при этом заработная плата варьировалась от менее 28 500 долларов США до более чем 43 430 долларов США.

Секретари, особенно те, кто работает в сфере юриспруденции, зарабатывают значительно больше, если они сертифицированы. Большинство секретарей получают оплачиваемый отпуск и двухнедельный отпуск после года работы, а также отпуск по болезни. Многие офисы предоставляют льготы, включая медицинское страхование и страхование жизни, пенсионные планы, оплату сверхурочных и компенсацию за обучение.

Условия труда

Большинство секретарей работают в симпатичных кабинетах с современным оборудованием. Однако офисные условия сильно различаются. В то время как у некоторых секретарей есть свои офисы и они работают на одного или двух руководителей, другие делят переполненное рабочее место с другими работниками.

Большинство офисных работников работают 35–40 часов в неделю. Очень немногие секретари работают по выходным на постоянной основе, хотя некоторых могут попросить работать сверхурочно, если этого требует конкретный проект.

Работа не является физически напряженной или опасной, хотя давление в срок является важным фактором, и сидение в течение длительного времени может быть неудобным.Многие часы, проведенные за компьютером, могут вызвать у секретарей усталость глаз или проблемы с повторяющимися движениями. Большинству секретарей не требуется путешествовать. Неполный рабочий день и гибкий график легко адаптируются к секретарской работе.

Карьерный прогноз секретаря

Министерство труда США прогнозирует, что общая занятость секретарей будет расти медленнее, чем в среднем, в течение 2014 года. Однако возможности для секретарей, специализирующихся в юридических, медицинских и исполнительных областях, будут расти примерно так же быстро, как в среднем, в течение 2014 года.Те секретари, которые не специализируются в одной области, могут рассчитывать на более низкие, чем обычно, возможности трудоустройства. Такие отрасли, как административные и вспомогательные услуги, здравоохранение и социальная помощь, услуги частного образования, а также профессиональные, научные и технические услуги, создадут самые новые возможности трудоустройства. Как и в случае с крупными профессиями, необходимость замены выходящих на пенсию работников создаст множество возможностей.

Компьютеры, факсы, электронная почта, копировальные аппараты и сканеры — это некоторые технологические достижения, которые значительно повысили производительность труда секретарей.В некоторых случаях при сокращении и реструктуризации компании традиционные секретарские обязанности перераспределялись между другими сотрудниками. Наблюдается растущая тенденция к назначению одного секретаря для помощи двум или более менеджерам, что усугубляет спад в этой области. Хотя все больше профессионалов используют персональные компьютеры для своей корреспонденции, некоторые административные обязанности все же придется выполнять секретарям. Личные аспекты работы и обязанностей, такие как организация поездок, планирование конференций и передача инструкций персоналу, не изменились.

Многие работодатели в настоящее время жалуются на нехватку способных секретарей. Те, у кого есть навыки (особенно навыки работы с компьютером) и опыт, будут иметь наилучшие шансы на трудоустройство. Специализированные секретари должны пройти сертификацию в своей области, чтобы оставаться конкурентоспособными.

Для получения дополнительной информации:

,

Секретарь: описание работы | TARGETjobs

Административная роль иногда может быть способом получить профессию, особенно в СМИ или маркетинге.

Чем занимается секретарь или администратор? | Типичные работодатели | Квалификация и обучение | Ключевые навыки

Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, беря на себя административные и организационные задачи, обеспечивающие функционирование организации. Название должности «администратор» и «секретарь» могут использоваться как синонимы для описания одной и той же роли, или «секретарь» может быть другим, более старомодным именем личного помощника или исполнительного помощника.

Типичные должностные обязанности включают:

• Ответ на звонки, прием сообщений и обработка корреспонденции
• ведение дневников и запись на прием
• набор, подготовка и сопоставление отчетов
• подача
• организация и обслуживание встреч (составление повесток дня и ведение протоколов)
• управление базами данных
• приоритезация рабочих нагрузок
• внедрение новых процедур и административных систем
• связь с соответствующими организациями и клиентами
• Координация рассылки и аналогичных рекламных заданий
• счета или расходы на заготовку или обработку данных
• действует в качестве регистратора и / или встречает и приветствует клиентов
• , если старше, набор, обучение и контроль младшего персонала.

Административная или секретарская роль иногда может быть способом получить другую профессию, особенно в СМИ или маркетинге; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и СМИ, начинают с административной роли и «прокладывают себе путь вверх». Точно так же студенты и выпускники университетов часто выполняют краткосрочную временную работу в качестве администратора или секретаря через кадровое агентство во время каникул или после окончания учебы. Такой опыт работы в офисе может стать преимуществом в резюме.

Однако, если вы хотите специализироваться на административной должности, карьерный рост может быть обеспечен за счет занятия более высоких административных должностей; что именно это будет отличаться в зависимости от организации. В некоторых вы можете стать старшим администратором или руководителем группы; в других — личный или исполнительный помощник; в еще более, офис-менеджер. Также известно, что секретарский и административный персонал специализируется на работе в организациях в определенных секторах: например, фармацевтика или право.

Типичные работодатели секретарей и администраторов

В огромном количестве организаций в государственном и частном секторах работают секретари и администраторы.

Вакансии обычно можно найти на досках вакансий, непосредственно через веб-сайты работодателей, через кадровые агентства, а также в печатных и онлайн-версиях местных и национальных газет.

Требуется квалификация и обучение

Формальные академические квалификации не всегда необходимы, хотя некоторые работодатели требуют, чтобы вы получили образование на уровне GCSE / стандартов или A level / выше.Небольшое меньшинство может попросить ученую степень, и в этом случае степень в области английского языка, бизнеса, информационных технологий или информатики может быть полезной.

Большинство работодателей требуют, чтобы соискатели имели опыт работы в офисе или в администрации; соответствующий опыт можно получить путем соблазнения через кадровые агентства. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе.

Некоторые организации просят уметь печатать определенное количество слов в минуту или иметь опыт аудиотипирования; однако стенография больше не требуется в стандартной комплектации.Ряд курсов обучения секретарю доступен в Интернете или в колледжах повышения квалификации.

Ключевые навыки для секретарей

• Хорошие навыки общения, обслуживания клиентов и построения отношений
• Умение работать в команде
• Навыки в области организации и управления временем
• Внимание к деталям
• Навыки переговоров
• Напористость
• Гибкость
• Такт, осмотрительность и дипломатия
• Способность проявлять инициативу и проявлять инициативу: видеть, что нужно делать, и делать это
• Возможность использовать стандартные программные пакеты (например, Microsoft Office) и при необходимости изучать индивидуальные пакеты.

.